档案信息化管理给档案人员提出的新要求

王怀亮

电子环境下，网络环境中档案管理工作的全新变革带给我们的不仅仅是技术上的巨大进步和工作效率的极大提高，更重要的是，它引发了我们工作方式乃至思维方式的重大转变，人是电子文件和档案管理工作的主体，在汹涌而来的一体化浪潮中，档案管理工作人员发挥着至关重要的作用。

1电子环境下档案工作人员素质要求的新特点

1.1技术性。靠一张纸、一支笔制作、生成文件的时代已经过去。现代办公环境中，文档一体化管理的实现必须以高科技为依托，应落在用计算机编程语言开发的文件、档案工作自动化系统的平台上。

电子环境下文件和档案管理工作的技术性必然要求文件和档案工作人员要具备操作计算机等现代办公设备的能力。

1.2全程性。文件、档案一体化的管理模式将文件工作和档案工作之间的人为界限渐渐淡化，两者有机地融为一体，互相渗透，从文件产生、接收之初到归档保存是一个完整的、密切联系的过程，任何一个环节都会对其他环节产生影响。

全程性的特点要求培养文书、档案人员的团队合作精神，要有大局意识和整体意识。具体地说，文书人员在办理文件的过程中，要了解档案保管的规则和要求，严格按照这些规则和要求履行自己的职责，进行相应的文件处理工作：档案人员的工作也应提前介入文件工作，不是被动地接收办理完毕的文件，而应积极参与和指导、监控文件管理活动，这种提前介入即实施前端控制的理念既包括按档案管理的要求对文件管理进行监督和指导，也包括及时、深入地了解文件信息，进行综合开发和知识管理。

1.3互动性。电子文件办理的过程与企业业务活动开展的同步运行，档案信息的开发利用直接影响企业决策的及时性与科学性，文件、档案工作与业务活动的密切联系在一体化环境下得到充分体现：业务人员在业务开展过程中也会渐渐地对文件、档案管理系统产生依赖，两者是互动的关系。必须了解和关注机构业务活动的动向，熟悉机构的业务活动，掌握文件和档案产生的背景信息，为文件、档案信息的深层开发做好准备。

1.4全员性。电子文件管理工作是企業业务和管理活动的主要工具与信息通道，档案工作是企业现行工作的信息源，机构的每一项工作、每一位工作人员与电子文件、电子档案工作都存在着密不可分的联系，因此，电子文件、电子档案工作也具有全员参与的特性。

2数字化建设对档案人员提出的新要求

2.1树立创新意识，培养创新兴趣。在知识经济时代，为了适应全新的电子环境下的文件、档案工作，必须使文书人员和档案人员充分理解创新是知识管理的目标，创新是知识经济的灵魂，创新是新形势下发展档案工作乃至一切工作的关键。应不断地向档案人员渗透创新思想，开展创新实践。要充分运用各种激励手段，必要时可以施加一些压力，逐渐培养文书、档案人员创新的意识、兴趣和技能，开拓思维，挖掘潜力，培养创新的观察力、记忆力和实现力。

2.2培养信息处理能力和开发能力。在数字时代，无论哪一个行业的发展，都离不开信息技术的支撑。以提供信息进而提供知识为己任的档案管理工作者，尤其如此。文书和档案工作人员要成为信息进而成为知识的提供者，必须学会利用计算机网络和多媒体技术存储和检索、挖掘、开发、加工信息，使信息增值，将信息转化为知识。同时，还应该成为系统开发和维护过程中，功能需求的提供者，并且能够根据不断变化的管理与技术的变迁，完善功能需求。

2.3树立终身学习的观念，关注现代科技的发展。目前在石油企业中，档案专业队伍中缺乏既懂地质、档案专业又熟悉信息技术的“全才”。这种现状阻碍了石油企业档案管理水平的提升。

学习是创新的基础，创新是学习的升华。“对每个人而言，教育应是贯穿一生的过程。我们得尽快放弃认为教育只限于青年时期的观点。在如今这个世界，人在20岁时懂得的东西有一半到了40岁就不再正确；40岁时懂得的东西有一半在20岁时尚未被发现。”尤其在科学技术一日千里的数字化社会，每天都会产生许多新事物，停滞就是落后，落后就会被淘汰，更谈不上创新。因此，要树立终身学习的观念，主动学习，从书本上学、从工作中学、从生活中学。“学不可以已”。既要学习本行业的基础理论、关注最新发展动态、努力思索如何将理论运用于实践，又要积极关注现代科技的发展，学习其他基础学科的理论，要加大档案人员知识更新力度。要紧密围绕石化企业地质资源管理重点、难点、热点问题，积极开展前瞻性、全面性、操作性和权威性对策研究，对资源进行整合，工作进行规划，在地质资料管理机制、档案管理标准制度等方面，进行高质量的成果研究。掌握办公自动化的发展方向以及哲学、社会学等基础理论，还应该努力学好外语，掌握更多的信息资源和全球信息管理的前沿动态，这样才能使自己的知识结构不断更新，紧跟社会的发展，与时俱进。