电算化会计档案管理存在的问题和对策分析

麻玉林

1目前电算化会计档案管理存在的问题

1.1工作人员对电算化会计档案的重要性认识不到位，许多会计档案管理人员和单位财务领导对电算化会计档案的组成内容不甚清楚。往往是移植传统的会计档案管理办法，只对计算机系统中的数据进行有效管理，对存储在软盘、光盘等存储介质上作为备份使用的档案管理不规范，对做好电算化会计档案的收集、保存、利用等方面的重要性缺乏正确认识，造成现有会计数据、备份档案和其他会计文档资料未及时归档。

1.2电算化会计档案管理制度不完善。实行会计电算化后，一些单位没有及时修订本单位的会计档案管理制度，没有制定相应的电算化会计档案人员责任制。

1.3人员培训和管理不到位。由于从业人员专业技术培训的缺乏以及管理的不到位，造成个别会计电算化档案管理人员素质不高。会计电算化档案管理人员存在不愿干或不会干的情况。有些管理人员对计算机知识知之甚少，不能独立备份数据和定期检验数据，致使调用这些数据时。出现备份不全、存储介质损坏、备份数据与当前软件版本不符等问题。

2电算化会计档案管理中需要重点解决的问题

2.1强化电算化会计档案归档意识。管理人员必须树立“与时俱进”的思想，认识到电算化会计档案是总结本单位经营管理经验的重要资料，对贯彻党和国家的经济方针，编制预算决算，节约经费，加强内部经济管理等工作都有十分重要的作用。基于此，必须做好电算化会计档案的归档工作。一套完整的电算化会计档案，应当包括三个部分：一是会计凭证、会计账簿、会计报表等纸质档案材料；二是存有数据的软盘、硬盘、光盘等其他介质的业务记录资料及其备份：三是系统软件、应用软件等配套软件。

2.2建立健全电算化会计档案管理制度。第一，建立电算化会计档案保管制度。对磁性介质会计档案应以只读形式保管，采用质量较好的存储介质，做双份备份，每份要注明档案形成的时间与操作员姓名，并贴上保护封签，分两个地点存放。这样做既可防止自然灾害造成磁盤损坏丢失数据，又可防止一些人为因素破坏会计数据。第二，建立定期检查制度。电算化会计档案管理人员应定期将相应的会计数据备份到磁性介质上，并设立备查登记簿，认真登记备份的时间、数量及保管方式等。由于磁性介质的特殊性，管理人员还要定期进行检查、半年复制一次，以防止会计信息丢失。做到妥善保管、有序存放、方便查阅。第三，建立电算化会计档案的整理和利用制度。从“重保管、轻开发利用”向“保管、开发与利用并重”转变。电算化会计档案管理人员每年对归档的信息进行加工整理，编制历年数据的比较分析信息资料，为决策者在遵循市场规则的前提下制定出适合自身发展的措施，以改善管理，提高效益。第四，严格执行会计档案的保密制度。会计计算机软件经批准投入正常运行后，必须对源程序和数据库予以加密，存有会计数据的磁性介质未经单位领导批准不得拷贝给制度规定以外的单位和个人，会计数据磁盘不得带出档案室，对需要查询会计档案的，须经单位主管领导批准并进行登记。第五，严格执行会计档案的鉴定与销毁制度。电算化会计档案的鉴定与销毁，是会计档案工作中一项科学性很强的工作。会计档案形成的特殊性、保管期限的多样性、形成数量的广泛性决定了电算化会计档案较之其他门类档案的鉴定复杂得多。因此，科学鉴定、及时销毁失去保存价值的会计档案，可以大量减轻档案管理人员的工作负担，使会计档案管理人员能够集中精力管理好永久长期保存的档案，并腾出更多的时间从事会计档案的编研工作，主动开发会计档案的信息资源，为经济发展服务。

2.3提高电算化会计档案管理人员素质。要加强和重视对电算化会计档案人员的培训，进行专业知识的教育，如派管理人员外出进修，举办有针对性的业务培训班或开展多种形式的业务研讨交流活动。提供和创造条件全面提高会计电算化档案管理人员的政治素质、业务素质和职业道德素质。电算化会计档案人员要自觉地加强学习，更新知识。勇于探索，努力掌握档案专业、会计专业和计算机的基本理论知识和技术，掌握现代科学管理知识和技能，并在工作中吸收借鉴同类型信息机构的经验，以提高档案管理能力。

2.4加大电算化会计档案工作的投入。由于电算化会计档案的特殊性，对管理档案信息的环境、方式和过程都提出了更高的要求。所以在硬件方面应当加大投入力度。如：购置在性能上与电算化会计工作要求相匹配的计算机及相应的软、硬件；创造与保存会计档案资料要求相一致的室内环境，做好库房的防火、防磁、防潮、防尘。库房内温度要保持在17℃～20℃，相对湿度保持在35％～45％为宜，库房应配置湿度测量仪器和空调器。配备防尘吸尘设备，严防灰尘对磁性介质的污染和破坏；购置杀毒软件，定期对计算机杀毒，杜绝潜在的威胁会计档案安全的因素。