略论美国ＮＡＲＡ网站建设的特色

孙　逊

摘要：拟选取美国国家档案与文件暑(NARA)网站作为研究对象，分析其建设特色与优势，归纳其对我国档案网站建设的几点启示，以期完善我国档案网站的建设。

关键词：美国NARA网站网站建设启示

1美国NARA网站建设的特色分析

1.1特色之一：“互动一服务式”的功能定位，美国国家档案与文件署(NARA)，是美国联邦国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务领导机关，1949年由国家档案馆改组而成。改组后，国家档案馆成为该署的一个组成部分。在联邦制度下的美国，国家档案馆是联邦政府的独立部门，负责及时收集和妥善保管联邦政府机构具有永久保存价值的文件资料。

众所周知，美国是一个相互服务意识较为浓厚的国家。不管是公共部门，还是私人机构，人们都把“付出劳动”看作是“换取服务”的唯一途径。因此，各行各业的服务理念相当明显。在这种氛围下，美国NARA网站自然在其功能定位上也存在着“互动一服务式”的根本取向。其服务内容与实体档案馆有着一定的区别，档案网站不是档案馆的重现，而是开辟了一个多项目、多层次的服务新空间。

例如，NARA网站设有专栏，帮助二战退伍人员追寻历史和进行网络交流：一级类目“联邦登记”为民众提供了联邦法律、法规、声明等官方文本和总统文献：“数字教室”为研究人员、教师以及潜在的研究力量——学生提供了丰富的原始文献：还专门设有一级类目FAQ，用于列举用户最近提出的问题及其解答。NARA的所有类目都大力突出服务功能，前臺服务工作与后台基础工作没有明显的界限，经常是“你中有我、我中有你”。

1.2特色之二：“人性化”的检索工具。早在上世纪90年代中期，NARA网站便建立了档案信息导航系统(简称NAIL)。该系统拥有全国各种档案馆馆藏信息的联网数据库，将国内所有数字化档案资源，按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络中，形成联网可检索数据库，实现了网上集成化查询、检索和利用。近年来，档案信息导航系统已经发展为档案检索目录(ARC)，其功能与NAIL相比更为强大。

浏览NARA网站，我们发现“在线数据库和检索工具”(OnLine Database and Tools，设置在首页右侧的显著位置，最主要的检索工具有档案目录检索和全文数据库检索两类，

1.2.1“档案检索目录”。ARC提供“基础检索”(BasicSearch)和“高级检索”(Ad-vanced Search)两种途径。在“基础检索”中，利用者可以通过输入关键词、起始时间，限定结果数量，选择档案所在全宗、档案文件类型进行检索：在“高级检索”中，利用者可以通过输入关键词、起始时间，限定结果数量，选择档案所在全宗、档案文件类型、档案载体类型、档号、流水号、组织机构名称、责任者名称、内容主题进行检索。两种检索途径都能直接检索到所有的相关档案，点击档案题目后即可看到详细的档案条目信息。

1.2.2“档案数据库通道”。AAD提供“按类别检索”(Browse By Subjects)、“基础检索”(Basic Search)和“高级检索”(Advanced Search)三种检索途径。在“按类别检索”中，档案按照内容被分成167类(于2008年5月26日登陆http：//www.nara.gov)，按照字母顺序排列，利用者可找到所需档案所在类，然后逐项查找，找到所需档案后点击档案题名，即可阅读档案原文；在“基础检索”中，利用者通过输入关键词检索出相关档案，选定所需档案后点击档案题名即可阅读档案原文：在“高级检索”中，利用者可通过限定包含／不包含关键词来检索到相关档案，选定所需档案后点击档案题名即可阅读档案原文。此外，网站还设有最受欢迎排行榜(Most Popular)，能够比较直观地将浏览率较高的档案条目呈现在用户面前。

1.3特色之三：“多元化”的远程服务。在综合分析美国NARA网站的基础上，我们发现其远程服务可大致归纳为三种方式：即广泛性服务方式、交互性服务方式以及个性化服务方式。所谓广泛性服务方式，即档案网站利用档案馆藏资源以及档案部门掌握的动态信息，向社会大众提供信息服务。如发布馆藏信息(多以Gif形式呈现)，提供有关档案机构的新闻与事件报道(News andEvents)、档案出版物信息(Publications)等。

所谓交互性服务方式，即档案部门与用户之间通过档案网站，实现需求交流，双方共同完成某种服务的方式。它主要包括实时咨询与非实时咨询、在线咨询与非在线咨询等。如美国NARA网站上的常见问题解答(FAQ，Frequently Asked Ques-tion)已经相当成熟，在已解答问题资料库里设有30项分类栏目，分别有“Bankruptcy Records”“Borrowing Materials”、“CapturedGerman Records”、“CensusRecords”等。

所谓个性化服务方式，即根据不同用户的需求，利用档案数字资源开展不同层次、多种类型的个性化服务方式。如美国NARA网站在首页的显著位置，将服务人群作了详细的划分，如For General Public、Genealo-gists、Educators and Students等，点击“教师和学生”(Educatorsand Students)这个一级栏目后，可以看到“欢迎来到数字教室”(Digital Classroom)。“数字教室”里有“档案馆里的学术研究”(Conducting Research atthe National Archives)、“教师培训”(Training For Teachers)、“多媒体会议”(Video Confer-ences)等11个下级栏目。“数字教室”不仅仅是一种有效的远程服务方式，而且它以历史档案为基本素材，注重培养社会公民的档案意识，如民主、参政意识，个人价值、个人品格意识等，是十分值得提倡的。

2美国NARA网站对我国档案网站建设的启示

借鉴国外档案网站成功经验，是优化我国档案网站建设的一条重要的途径。不难看出，美国NARA网站“互动一服务型”的功能定位、“个性化”的检索工具和“多元化”的远程服务方式等，不能不说给我国档案网站建设带来了诸多启发。具体有以下几点启示：

2.1实现档案网站功能定位从“宣传一展示型”向“互动一服务

型”转变。作为档案信息服务的窗口，档案网站已经成为我国档案部门开发档案信息资源为社会发展服务的一种新的形式。但由于受到数字化资源缺乏、检索水平不高、人才匮乏及经费有限等客观条件的限制，大多数档案网站建立伊始就定位为“宣传－展示型”网站。其内容多为工作动态、查档指南、馆藏目录、珍品馆藏等展示性信息。这种浏览式的单向信息传输使浏览者只能被动地接受有限的信息，根本无法满足其利用需求。“宣传－展示型”的定位使网站只能作为粗略了解档案馆的窗口，起不到详细查询档案，解决具体问题的作用。绝大多数档案网站还具有“行政－展示式”的特点，行政味道比较浓厚，基本上是把档案馆工作简单地“移位”到网络中，对实体档案馆服务内容的模仿程度相对较高，甚至可以说是实体档案馆“行政图”的电子版。

然而，网络本来就是一种双向互动式的服务手段，档案网站作为档案馆与档案利用者之间的平台，应该成为社会档案意识和档案社会意识相融合的舞台。美国NARA网站定位则是以本网站为核心的信息服务中心。他们认为，档案网站不是档案馆的简单再现，而是需要开辟一个新的服务空间：档案网站在建设时必须树立以用户为中心的信息服务理念。从符合本馆数字化馆藏和用户信息需求的实际情况出发，从服务功能的充分实现出发做好档案信息网站的定位。

“互动一服务型”档案网站是档案利用与网络服务发展的必然趋势。它不仅开拓了档案利用的渠道，增强了档案网络咨询业务，还与一直提倡“以人为本”的档案工作作风相吻合，有利于促进档案工作人员的服务更加个性化、人性化。再者，它有利于增强社会的档案意识，激发公众对档案工作的关心。鉴于其利用的方便快捷，服务的专指性，增强了用户的信任程度与依赖感，档案网站成为用户获取档案信息的首选途径。

2.2整合档案网络资源。深入开发检索工具是档案网站维持生命力的保障。美国NARA网站的成功之处，还在于它基本实现了档案网络资源的整合。目前，已经由初期的NAIL信息导航系统升级至ARC(档案检索目录)。美国国家档案与文件署将于2009年以前将其全部档案数字化，届时美国档案信息网络将成为真正意义上的一体化无缝网络，用户通过总网站即可检索到全美国所有的数字档案资源。

然而，目前我国尚未建立统一的全国档案信息网与大规模的国家档案数据库，还无法实现对外一体化的档案信息服务，使得档案信息化的效用大打折扣，不能很好地满足网络条件下社会公众对档案信息的需求：国家档案管理部门仍然没有出台实质性的网络档案资源整合措施：地区之间、部门之间的合作与协调仍然没有引起足够的重视并付诸实践，这将严重阻碍我国档案信息化建设的进一步发展。此外，相比之下，我国档案网站建设普遍采用的检索工具过于简单化或者专业化，用户很难通过输入关键词或任意词进行检索，甚至是跨字段检索，从总体上看，逐渐从案卷级目录检索向文件级目录检索过度的趋势明显，但能真正实现全文检索的档案信息网站凤毛鱗角。其原因可能是全文数据库的建设尚未完善，纸质版的档案还未能得到全面的数字化。

整合档案网络资源，深入开发检索工具，是档案网站维护其生命力的重要措施与保障。整合档案网络资源，可以在很大程度上丰富和充实网站信息容量，如美国NARA网站内容涉及各個层次、类别的档案信息，包括馆藏档案信息、本档案机构的新闻与事件、档案出版物信息、档案专业学会及讨论组的信息等，其中保留的珍贵视频材料都多达100万段，不断更新的网站内容，可以吸引大众的眼球，NARA专门设有“See Todays Documents”(今天的文件)一栏，激起公众强烈的查看欲望。不仅如此。还要将深入开发检索工具，实现有效的跨库检索，作为我国档案网站建设的一大目标。不断加强以用户为中心的服务意识，才能很大程度地推动档案网站的长远发展。

2.3加强档案网站远程服务有助于增强社会的档案意识，关于美国NARA网站的远程服务方式，前文有所介绍。对于广泛性服务方式，在我国档案网站上也有所体现，一般都设为“新闻动态”、“行业要闻”等信息栏目，向社会公众提供信息服务。但是。对于交互性服务方式与个性化服务方式的开展情况却不如人意。就我国档案网站FAO的实际开展情况来看，笔者参考了有关“档案网站开展咨询服务的现状调查”发现，各级档案网站虽然建立了问题库，但是库的数量比较少，一页就能显示完毕。而美国NARA网站的FA0设有30项分类栏目，如“Bankruptcy Records”、“Borrowing Materials”等。这类交互性远程服务，一方面在一定程度上反映了档案网站的服务意识，另一方面，也关系到社会公众对网站的重视与关心程度，对于档案网站长期的发展有着重要的意义。

不得不提的是，美国NARA网站个性化的服务方式——“数字教室”(DigitM Classrom)的开展。它是一套较为完备的利用档案开展远程教育服务的窗口，旨在实现对社会公众的档案意识、历史思维能力等方面的培养。“数字教室”里将为教师与学生设置的信息分别放于两个栏目里，所展示的信息没有统一的形式，往往以文字说明为主，配以照片、录像与声音，生动别致。此项服务的开展将有利于培养和提高社会的档案意识，拉近公众与档案的距离，进一步促进社会公众利用档案的积极性，然而，目前我国尚未开展档案网站远程教育服务体系，这点对我国的远程教育服务体系的建设有着十分重要的借鉴意义。