谈大事记编写工作的五个转变

阎　杰

摘要：在信息化建设突飞猛进的背景下，大事记的编写在信息、重点、时间、写法、制度等方面发生明显的变化，应当分析这些变化，把握其规律，以充分发挥人事记的服务功能。

关键词：大事记编写变化

作为档案参考资料之一，大事记是人们了解和研究历史事件的概貌及其发展规律的一种重要信息资源。近年来，在信息化建设突飞猛进的背景下，大事记的编写发生明显的变化。笔者认为，这些变化表现在以下五个方面：

1信息由半封闭型向开放型转变

这里所说的半封闭，是指以往大事记所载信息除了保密信息之外，存在“四多四少”的现象。即往昔的信息多，当今的信息少；例行公务的信息多，有特殊意义的信息少：领导者活动的信息多。与人民群众切身利益密切相关的信息少；纸质的信息多，其他载体信息少。究其原因，主要是对信息公开缺乏足够的认识、必要的宣传和规范的管理，在一定程度上将许多本应公之于众的信息“养在深闺人未识”。目前，随着信息公开制度的逐步建立，档案馆(富)成为信息查阅的一个重要场所。大事记虽然不像新闻发布会、公告、公报那样具有法定的权威，但因其对大事进行实录而成为信息公开的一种有效方式。“全国人大会议代表的个人信息全部在网上公开”(《30年人大开放大事记》)颇能证明这一点。那么，大事记中信息公开的范围如何确定?可以这样处理：中华人民共和国成立以前之事、成立以来已满30年之事应当向社会公开，成立以来不满30年之事依据有关规定并结合具体情况确定：至于现今之事，则按照《中华人民共和国政府信息公开条例》等现行规定执行。此外，还要本着公正、公平、便民的原则，选择网络、纸质等使用广泛的载体，讲究科学的方法，依循严密的程序，让单位员工和社会公众知晓更多的信息。

2重点由记录历史型向服务现实型转变

纪录历史是大事记的基本特点，不过，以前的大事记常常是对史实作单纯的记录以供人们查阅而已，而今在让历史为现实服务理念的引导下，把大事记作为一种信息资源开发，努力提高其利用效益。主要有三点：一是围绕中心工作，从中央到地方，每个历史时期或阶段都有特定的中心工作，大事记的编写以此为第一要务。比如，深入推进西部大开发、全面振兴东北地区等老工业基地是党中央作出的我国现代化建设的重大战略部署，大事记也主动为这一中心工作服务，吉林省檔案局组织编写的《振兴吉林老工业基地要事录》就是对此进展情况的实录。二是记述重大事件。重大事件的发生能引起广泛关注，通过大事记的勾勒让人们了解其梗概。例如，《国家电网2008抗冰抢险大事记》记录了国家电网在2008年初我国南方遭受的冰雪灾害时全力投入抗冰抢险攻坚战的情况；《贝·布托政治生涯大事记》是在巴基斯坦前总理贝·布托遇刺后立即编发的。三是反映改善民生，民生档案是新形势下档案工作的一个重点。作为民生档案的组成部分之一。大事记源自于民、服务于民，有关就业、婚姻、住房、医疗卫生、社会保障等信息涉及人民群众的切身利益，把有关要事、实事、好事加以记载，会受到普遍的欢迎。

3时间由迟缓型向快捷型转变

除了昔日的历史事件外，当前的工作大事记按年度定期编写已成惯例，岁末“盘点”大事并非不可，但都是一年一期就显得滞后了。大事记的信息有时效性，新鲜信息的价值大，陈旧信息的价值则大大降低。因此，只有迅速地把信息传递给利用者，才能收到显效。具体方法就是定期与不定期并重，以最快的速度编写。在定期方面，打破一年一次的惯例，分为年度、半年、季度、月份、周等多个类别，根据目的、范围、事项来选定，尽量地缩短时间。如今，按月编写每月一期渐成风气，江苏省、黑龙江省、景德镇市等政府的大事记均采用此法。这种做法让人们在较短的时间内了解单位或社会大事，应当推广。当然，如有必要也可按周编写，如东县政府的大事记就是每周一期，在不定期方面，就是遇到特殊情况时，一定要抢时间，尽快编写。新华社于2008年5月15日发表的《汶川地震七十二小时大事记》，介绍从5月12日14时28分～15日14时30分汶川大地震的情况，面对突如其来的严重自然灾害，作者用大事记的形式实录最初三天的灾情及救援，写得快、发得快，让人们及时了解三天来该事件的概况。

4写法由传统型向创新型转变

关于大事记的写法，长期以来形成了惯用的模式。近来在借鉴已有经验的基础上进行新的尝试。在拟题上，过去多是单标题，如今又出现了双标题、小标题。如《为全面建设小康社会、开创中国特色社会主义事业新局面而奋斗——党的十六大以来大事记》就是双标题，正标题揭示主旨，副标题指明对象、时间和文种：有时也根据文中每件事的主旨或事实加拟小标题，作层旨提示。在正文上，往日一般是按时间顺序叙写，如时间+问题式、时期+问题式，现在除此之外以问题为主线布局的明显增多。内容复杂的采用问题+时间顺序式，先分文件、会议、活动等类别，然后再按时间顺序介绍；还有新闻集锦式，将若干问题按性质、范围排列，至于时间的表述则酌定，如《2007年教育大事记》概述了国家确定教育事业发展“十一五”规划、中央财政25亿元实施高教“质量工程”、远程教育覆盖一亿多农村中小学生、孔子学院让世界了解中国等17件大事。在表达上，文字与图片、表格并陈的情形渐多，二者相互补充，增强了表达效果。此外，浙江、长沙等档案信息网辟有“历史上的今天”专栏，着重介绍本地区当日曾经发生的要事，其实这是大事记的一种变体，呈现出大事记写法灵活性、服务方式多样化的趋势。

5制度由无序型向规范型转变

多年来大事记的编写基本上处于无序状态，写什么、怎么写、如何组织等多无具体的规定，尽管有的档案工作制度中提及大事记，但过于简略：也有少数关于大事记的规定，只用于基层档案馆(室)。随着档案工作规范化管理制度的推行，这种现象有了较大的改变。一些档案馆(室)不仅把大事记列入有关考核标准，而且制定了专门的编写规范，《北京市地方税务局大事记编写办法》即是。概括起来，其规范主要包括：全面、客观、准确、精练等原则；所记大事是当时影响大且事后影响久远，有教育、查考价值等标准：机关、事业单位、企业等大事记的记载范围；一事一记、突出大事和要事等要求：序时、纪实等写法；标题、目录、前言、正文、注释、附录等格式；随时记载、定期收集、分编、报送、汇编、审核、公布等程序。这些规范的出台是良好的开端。需要指出，应当自上而下地制定大事记规范，国家档案局适时制定《大事记编制规范》或《大事记编写指南》，使之具有普遍的指导意义：各地区、单位的档案馆(室)据此并结合实际制定办法，使之具有可操作性。这样，大事记的编写便沿着规范化的轨道运行。

总之，大事记的编写是随着信息化建设的进展而不断变化的。我们要认真分析这些变化，把握其规律，从而更好地开发大事记这一信息资源，充分发挥大事记的服务功能。