让最稀缺的高层时间锁定在最关键的节点上

ＡＭＴ研究院

沿着企业运行的轨迹，AMT咨询在研究中逐步发现，会议是高层时间支出的核心部分，是高层掌控企业、传达战略思想的一种基本方式。时间足稀缺的、不可替代的，而今天所讲到的重点正是：如何帮助企业高层在时间总量相对固定的前提下“管的更宽”，这将大大提高企业高层对战略的控制力!

时间总量与时机的管理

我们经常看到一些发展得非常快的企业，高层一天16个小时都在工作，感觉时间用得非常饱满，处理的事情非常多，但时间仍然过得非常快，企业仍存在大量他们认为只要自己有时间就能解决的问题。

然而时间是固定的，一天就是24个小时。时间管理总量不可能增加，不会因为企业规模从10个亿增长到100个亿而改变，也不会因为其他因素的改变而改变。

这就引出了高层会议管理的一个重点，即在时间总量相对固定的条件下如何有效工作。也就是说，在有限的时间里，管哪些才能管得住；当企业发展起来，少管哪些还能管得住。

时间管理的另一个重点在于对时机的管理。

在企业的实际应用中，时间有别于其他资本，它与企业中的固定资产、原辅材料相比，后者只要买来东西，可用也可不用，可以存着。但花在一个人工上的成本，当我们把这个人招聘来的时候，就开始支付工资了。也就是说，对高层时间的管理，其实就是对成本的管理。前者通过数量来控制成本，后者通过工作的有效性来控制成本。

同时，时间管理与其他资源相比，有着另一个显著的特征，即时机的把握。这就是我们中国人常常讲讲的“合适的时间做合适的事情”，“合适的时间”与“合适的事情”的匹配，即是时机。时机这个概念，我们可以进一步解释为：资源是一样的，但时机的把握决定了做这件事情能否成功。

高层以会议为解决问题的常态。在快速发展的企业中，经常可以看到，高层常常召开临时会议，以求问题的快速解决与推进，就是对时机的把握。时机分为二种：一种是重复的时机，一种是不重复的时机。我们以两个实际案例来进一步阐述时机管理在企业管理中的重要意义。

重复时机

每年学生即将毕业的时候，是公司招聘的时机；每年的十一长假，商场可以做促销，这就是我们讲的重复时机。把握这个时机的根源在于，利用这个时间点可以用少的成本做这件事情，错过了就需要付出更高的成本。在高层会议管理体系中我们用会议的节拍来安排这些会议议题，以稳定这类时机。重复性的时机管理对企业来说是核心的经营内容。

不重复时机

不重复的时机是什么呢?好比司机开车走在路上，不出事故是因为他在不断监控周围的环境。对企业来说，也一定要把“监控环境”的时间拿出来，尤其是一些关键的环境变化。比如政府高层和竞争对手的情况、KA的管理等，每隔一段时间要去关注一下，保证我们一直睁着眼睛，能够关注到关键点的变化。在高层会议管理体系中，这也是会议节拍与会议议题设计的核心。

以上，我们阐述了AMT为何提出高层会议管理的概念，并对其内涵进行了深层的剖析，接下来我们来看一看如何构建高层会议体系。基于会议的战略执行推动体系

有一句话叫做“看上去很美，做下去却很难”，为什么这么说呢?因为高层会议管理是管控的核心，在业务、流程等各个环节没有梳理清楚的时候，希望直接建立起一个会议体系是不可能的。首先，只有业务运作的各个环节是清楚的，才能知道管控点在哪里；其次，一个公司里面A部门开A部门的会，B部门开B部门的会，大家都要开会，就容易发生冲突，而如果中间没有一个人员、部门协调的话，就很容易造成混乱。

优化会议议题

会议议题的优化是提高企业决策效率的关键和基础。企业通过会议到底要讨论什么事情，首先要把议题定下来，这是会议本身正确的基础。议题的紧迫性和重要性是确定会议优先级的核心标准，企业运作和管理的节拍决定了需要高层解决的议题。

确定会议参与人

一个企业每年要开成千上万个会议，哪个会议由谁来参加，不能把一些无关紧要的人都请来参加会议。所以，事先确定会议的参与人员可以保证所有人及时参加正确的会议；保证知情权和决策权；不参与无关的会议；保证时间的有效性等等。

优化会议时间

会议的时间安排也是会议执行体系一个非常重要的内容。通过优化会议时间，可以降低各层会议之间的冲突，使高层80％的时间能够合理安排，从而提高工作效率。

每年根据业务重点、节假日等的变化调整会议，并且每年还要根据高层的时间安排等对会议的时间进行相应的调整。

建立行政、助理体系

行政、助理体系，是企业级会议体系运行和优化的核心。会议结束之后，一定要有相应的行政和助理体系去跟踪，从而支撑运营体系不断的调整、优化，推动会议管理机制的落实。

形成标准化的报告

标准化的报告，为讨论和决策提供支持。在会议中有相关的汇报人员对工作内容进行总结和汇报，而汇报的结果也是需要输出和梳理的。一份标准化的报告具有逻辑稳定性，数据同一性：多份报告使用同一份报表或数据，数据源共享和优化等特点。

IT工具的支撑

会议的内容需要一个IT体系的支撑，从而进行不断的调整和优化。通过IT工具，企业可以建立多个维度的会议视图：从总裁的视角，提供全年会议地图；从时间视角，每月每天的会议清单；从会议组织者的视角，每个会议的职责分工；从单个会议视角，每个会议的要素。

总之，高层会议体系是整个企业管控点的一个体现，也是企业业务运作节奏、节拍的体现，又是企业从一种管理模式向另一种管理模式转变的重要手段。希望通过会议体系的建立，支撑企业在规模不断扩大条件下的稳定运营。