高校图书馆档案建设与管理工作研究

方　敏

摘要 从高校图书馆档案管理的重要意义出发,针对目前高校图书馆档案工作中存在的主要问题,提出了具体的改革措施,目的在实现高校图书馆档案管理的科学化和规范化,适应信息化社会的需要｡

关键词 图书馆 档案 档案管理 档案建设オ

教育部教学水平评估对高校档案工作提出了更高要求｡高校图书馆档案是高校档案工作的重要组成部分,其管理是否科学､规范直接反映了图书馆的管理水平｡高校图书馆许多工作的开展都离不开档案工作的支持,档案工作已成为图书馆建设的重要环节和现代图书馆评估考核的一个重要方面｡オ

1 加强高校图书馆档案建设与管理的现实意义

图书馆是高校的窗口部门,是高校学术研究的服务中心,具有独特的文化特点｡同时又是相对独立的行政机构,工作中形成了大量具有保存价值的文件材料,特别是在合校扩招等新形势下,留下了大量档案信息资料,已成为领导决策､业务工作和学术研究的重要信息资源｡做好高校图书馆档案的建设与管理,对高校图书馆的现实发展和长期建设有重要意义｡

1.1 为高校图书馆发展提供依据和参考

信息是决策的基础,档案是图书馆活动的原始记录,是图书馆各项工作最真实最可靠的信息｡图书馆领导的决策､政策的制定､未来的规划是以这些及时､全面､准确反映图书馆发展概貌､活动规律档案信息资料为依据;图书馆人力资源建设是图书馆发展建设的决定因素,而系统､翔实的档案信息资料,是图书馆领导进行人才规划､人员培训､图书馆内部职务认定､专业职称考评的重要参考;图书馆信息资源建设和读者服务等基础业务工作,只有在不断总结的基础上才能不断提高,图书馆业务档案收集归纳了日常管理和业务流程中各类统计数据和统计报表,客观真实地再现了图书馆业务活动实际情况,是随时作为分析总结业务工作必不可少的一手资料｡

1.2 是高校图书馆科学管理的中介和载体

档案建设水平是高校图书馆管理水平的重要标志,没有完善健全的档案体系,不可能有良好的管理｡高校图书馆档案是在工作中形成的,直接反映工作中的成果和教训,能够体现图书馆的工作特点和活动规律,由此成为管理活动的中介和载体,为高校图书馆的科学管理提供了一个平台｡高校图书馆档案的归档范围涵盖图书馆的各项业务活动,通过这些资料,可以全面了解图书馆工作的全貌,及时迅速地发现问题,总结经验,提出最优决策,达到改进工作､实现科学管理的目的｡同时档案工作又是图书馆科学管理的重要内容,是图书馆自身科学管理的重要手段｡管理者也可以通过档案资料的标准化､规范化工作,实现对图书馆各项工作的标准化､规范化管理,从而发挥档案对各项工作的促进作用,提高了图书馆的实际工作水平｡

1.3 是国家和民族文化建设的需要

档案是我们国家和民族文化建设的历史记忆,是传承文明的重要载体｡图书馆作为高校三大支柱之一,作为学校的文化窗口,是知识和信息的集散地｡其档案建设具有重要的文化价值,是国家和民族文化建设的重要组成部分｡1.4 是图书情报理论和图书馆建设的研究资料保障

高校图书馆的档案信息资料,是高校图书馆自身发展建设的第一手资料,翔实可靠｡在知识经济､网络经济和教育全球化的新形势下,它对图书情报学､图书情报事业以及高校图书馆自身的发展和建设的基础理论研究和应用研究都十分重要｡高校图书馆的档案信息资源凭借其丰富的现实资料､数据以及新的知识,能为图书情报事业和高校图书馆自身的发展研究提供可靠的信息资源保障｡オ

2 目前图书馆档案工作中存在的主要问题

尽管高校图书馆档案工作是高校图书馆管理工作的重要组成部分,但是由于各种原因,目前我国高校图书馆档案工作仍存在一些问题｡

2.1 档案缺乏集中统一管理

图书馆业务档案与其他部门档案一样,是国家的财富和宝贵的文献资源,应归国家所有,但在实际工作中,上级档案行政管理部门对图书馆的档案工作往往缺乏监督和指导,图书馆的一些重要的需要长远保存的档案也没有按照规定报送专业档案馆保存｡

2.2 馆藏档案结构不合理

从档案门类结构看,许多图书馆的馆藏文书档案比重较大,以业务档案为主的特色档案亟待丰富;从档案载体看,纸质档案比重较大,其他载体档案的种类和数量相对较小,这样的馆藏档案结构和内容不能适应图书馆业务发展和信息化社会的需要｡

2.3 馆藏档案缺乏系统性和完整性

一方面档案残缺不全,图书馆档案一般来自上级有关部门和图书馆业务工作,有许多档案不是断档就是缺档,或者是应当立卷的而没有立卷,另一方面对收集､呈缴的许多案卷既没有进行案目登记,也未进行分类､标引､编目､排列,更没有进行二､三次档案文献的加工,使档案资源不成体系,难以得到有效利用｡

2.4 档案保管不善

表现为:一没有专人负责管理,二没有固定的存放环境,三缺乏保护措施,四没有严格的管理制度,结果造成图书馆档案的严重丢失､损坏､紊乱｡

2.5 档案价值缺乏鉴定

无论档案的详实､真伪程度和价值大小,所有图书馆档案文献长期存放在一起,没有通过必要的价值鉴定来确定图书馆现有档案资源的准确性和保管期限,导致图书馆档案文献的不断膨胀,给管理和利用带来不便｡

2.6 档案资源开发利用薄弱

重管理､轻利用,重保管､轻开发的问题制约着档案为高校图书馆建设服务功能的发挥,造成图书馆档案资源的闲置和浪费｡

2.7 档案资源的数字化建设缓慢

许多馆的档案资源还是单一的纸型文献和传统的管理模式,在信息化网络化时代,已无法满足人们多渠道获得档案文献资源的需求,特别是在已实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆,其自身的档案文献管理和利用手段没有与图书文献信息资源的现代化开发同步｡オ

3 加强高校图书馆档案建设的具体措施

要解决高校图书馆档案工作中存在的问题,充分发挥高校图书馆档案的优势与潜能,当务之急是在管理模式上进行改革,使档案管理走上标准化､规范化的科学轨道,使档案工作实现网络化､信息化的现代化管理水平｡

3.1 科学分类,建立系统的档案体系｡

档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序,使档案实体有序化､条理化,为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础｡档案管理工作要遵循档案的本质特性,保持档案文件之间的历史联系｡为更好地体现档案文件之间的历史联系,需要对处于无序状态的文件进行分类,按文件的来源､内容､时间或其他形式特征,划分为若干类别,分类工作也是档案管理诸环节中最难把握的程序｡根据《高校档案实体分类法和高校档案管理规范》的要求,以高校图书馆全部档案实体为分类对象,依据图书馆工作职能,结合档案构成的内容特点进行统一分类,一般划分为六类｡(1)党群工作类;(2)文书档案类;(3)行政管理类;(4)业务工作类;(5)实物声像类;(6)人事科研类｡此六类恰当地划定了高校图书馆的档案归档范围,对高校图书馆工作产生文件材料的梳理起到了指导性作用,是编制图书馆档案分类表的基础｡但只有进一步明确高校图书馆的二级类目和三级类目才能形成明确的档案表,才能够系统地揭示出档案之间的联系和规律,有条理地反映立档单位的历史全貌,保证具有查考利用价值的文件的完整性和系统性｡根据《高校档案实体分类法》和档案管理工作的实际经验,笔者研究编制出如下高校图书馆档案分类表(表中分类号,采用汉语拼音和数字相结合的方式)｡

表1 高等学校图书馆档案分类表

DQ11党群工作

DQ11.1党务工作

DQ11.2宣传统战

1统战工作材料

2板报､馆刊等宣传材料

DQ11.3工会工作

DQ11.4共青团工作

SX声像实物

1录音､录像､照片

2奖状､锦旗､证书､奖杯､重要题词等实物

XZ16.1文书档案

XZ16.1.1档案管理

XZ16.1.2文件材料

1上级机关及学校有关图书馆的文件

2行业文件

XZ16.1.3涉外活动

1合同､协议

2外事活动文件材料

XZ16.1.4历史材料

1会议记录

2馆史､机构沿革､大事记

3部室会议记录､大事记

4部室及图书馆分时期情况综述

XZ16.2行政管理

XZ16.2.1行政工作

1图书馆工作计划､总结､规划､报告

2图书馆规章制度､岗位职责

3行政管理工作

4考核材料

XZ16.2.2财务工作

XZ16.2.3安全卫生

XZ16.2.4固定资产

XZ16.3业务档案

XZ16.3.1业务工作

1业务部门工作规范

2业务工作记录及评证

3业务培训､业务考核记录

XZ16.3.2馆藏资源

XZ16.3.3读者服务

XZ16.3.4自动化

XZ16.4人事科研

XZ16.4.1人事工作

XZ16.4.2科研档案

3.2 以分级管理,保证档案体系的完整性｡

高校图书馆档案建设的重点是保证图书馆各项活动中产生的文件材料的齐全完整,真正体现高校图书馆工作的历程和改革发展的成就｡高校图书馆的业务档案产生于图书馆业务各个环节,针对业务档案的来源特点,应实行分工负责,分级管理模式,即由各业务部门分别管理各自的业务档案,并指定专人负责｡如文献采购档案和文献典藏档案由采编部管理,读者借阅､读者服务档案由流通部､期刊部和信息咨询部管理,实行分级管理使档案管理成为各部门工作的一部分,这样便于工作人员日常管理和使用｡同时更能充分发挥档案的作用,使档案资料得到充分利用｡这种管理模式必须建立一种有效监督机制,定期按照档案收集范围对各部档案工作进行验收和检查,从而保证高校图书馆档案收集工作的顺利进行｡

3.3 以形式多样化丰富档案内容,优化档案结构｡

各类档案资料有其不同的形成特点和规律,做好档案材料的收集与积累,必须掌握各种材料的形成特点和规律,有的放矢做好前瞻性工作｡一方面高校图书馆应重视历史性材料的收集与整理,历史性材料是以文字形式直接反应和记录高校图书馆重大事件､重要活动的文字材料,包括大事记､重要会议记录､机构沿革等｡这部分材料由于分散､零碎,是最难收集和最易被忽视的｡由于业务部门只重视业务材料,而易忽视历史性材料的重要性,所以为了更好地收集这类材料,高校图书馆应针对这类档案的特点,作出具体的规定和要求,例如:为了保证全面记录图书馆发展和概述各部室每一时期的工作成果,要求每届馆领导､部(室)主任要对自已任职期间的工作进行全面总结,形成图书馆及各部(室)工作的综述性材料,然后记录存档,这对今后馆史和年鉴的编纂工作准备了翔实可靠的基础材料｡另一方面档案工作应重视非文字材料,如音像､实物､数字档案的收集与整理,根据当前载体多样化和形式多样化的特点,以音像､照片､光盘､奖杯､奖状等多种形式归档,应成为档案工作的重点,这类档案使记录更生动､更具体､更真实,是最难得､最有价值的佐证资料｡这部分档案是高校图书馆档案完整性､系统性的重要保证｡实际工作中,这类档案的收集存在许多问题,大量珍贵的照片､音像等实物资料都散失在个人手中,在利用时难以收集｡高校图书馆的档案工作者应对此类档案采取有效的管理措施,使此类资料在形成后及时规范地归档保存｡从而有效保证高校图书馆的档案形成文字､图表､音像､实物､数字文件等一体化的完整的档案体系｡

3.4 采用文档一体化的操作管理模式,实现档案管理工作的信息化､现代化建设｡

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,档案信息化建设是一个由档案管理向档案信息管理转变的过程｡其目标是最大限度地延长档案的寿命,最广泛､最快捷地提供档案信息｡在高校图书馆档案信息化建设工作中,首先应将档案管理与文件处理两个过程结合起来,纳入到一个统一的管理系统中,实现文档一体化的操作模式,这种模式的作用有两个方面:一是避免重复劳动,提高工作效率;二是提高档案管理水平,使大量的文件输入工作在文件处理过程中一次性完成,更有利于信息资源的共享｡随着计算机的大量普及,高校图书馆的纸质文件与数字化文件同时大量并存,极大地拓展了高校图书馆档案管理的工作内容,为高校图书馆档案资料的收集､整理､存储､使用带来了新的机遇和挑战,使文档一体化的管理模式成为可能｡同时由于电子文件传递与处理是通过标准化文件格式完成的,这有助于解决纸质文件的弊端,也为高校图书馆档案管理工作带来了实质性进步,为各级档案工作者提供了一个真实的操作平台,使档案管理工作变得更为具体､直接,使档案查考利用变得更为方便快捷,对于工作效率的提高具有极大作用,也对高校图书馆的档案管理工作走向科学化规范化轨道起到了关键作用｡

3.5 完善管理制度,保证档案工作健康有序地发展｡

由于档案资料具有产生和形成分散的特点,给文件的收集和积累的准确性､完整性带来了一定难度,因此我们必须以制度管人管事,建立健全相应的管理制度和工作规范,使大家能够按要求做好各自的分内工作,为档案资料的收集提供有效保证｡要通过大力宣传档案工作的重要性,提高领导和各部门对档案工作的重视,增强他们对档案工作的认识,提高他们对档案工作的关注,使他们将档案工作列入到他们的职责中去,确定专人管理,明确职责划分,实现各项工作与文件材料归档工作同步进行,从而全面体现档案工作在各部门的重要地位｡

3.6 做好档案信息资料编研工作｡

高校图书馆应对其档案信息有目的､有计划地筛选､分析､研究,编制出具有典型性､规律性,具有使用价值的各类档案信息｡如根据某项专题或某项实际需求,编制文献汇编､资料文集､专题调研､大事记､简介等｡高校图书馆也可将本馆历年的重要活动记录分析整理,编制出图书馆年鉴､图书馆馆史等重要资料｡还可根据图书馆的馆藏变化､基础设施建设､服务功能创新等有关档案存储信息,编制出《图书馆使用手册》､《高校图书馆入馆指南》等对读者进行宣传教育或作为文献检索课教学使用教材｡另外,随着高校办学规模不断扩大,办学层次不断提高,图书馆研究职能的不断强化,高校图书馆也可将本馆的科研､学术活动情况,编制出图书馆科研工作实录､图书馆专业论文汇编､科研成果文集等,在馆内外宣传､介绍､交流,提升档案信息资源的传播效果及影响力｡オ

参考文献

1 施振宏.高校图书馆档案分类体系研究.图书馆论坛,2006(2):179-180

2 张国华.高校图书馆档案信息资源的整合与开发利用.大学图书情报学刊,2004(4):17-18

3 曾庆霞等.高校图书馆档案管理问题的思考.科技情报开发与经济,2005(11):75-76

4 吴小凤.高校图书馆档案管理之我见.杨凌职业技术学院学报,2006(5):79-80お

作者单位:哈尔滨师范大学图书馆,150080

收稿日期:2007年5月21日

The Study on the University Library Archives Construction and Management

Fang Min

Abstract:The Archive is an important part of the university library management. This paper first describes the meaning of the university library archives construction and management. It then elaborates on the concrete problems of university library archives management and the way of computerized archive management under the current situation. The paper will be of great value in terms of the achieve management and construction in the university library.

Keywords:Library; Archives; Archives Construction; Archives Management