就财务软件“反结账”的使用与周正良先生商榷

　　【摘要】本文分析了财务软件中设置反结账功能违背了有关的财会法规，可能会带来一定的危害，提出采用反结账操作时应采取的改进措施，以确保反结账留有其他痕迹或资料。
　　目前，用友和金蝶等国内知名财务软件公司为了方便财务人员纠正财务软件操作过程中出现的差错，在财务软件中基本设置了“反结账”功能。周正良先生在“在财务软件中巧用‘反结账’的方法”（《会计之友》2006年第七期中）一文中提到：“利用财务软件实现‘反结账’方法的开发，对于会计电算化实际工作和财务软件教学都有实用价值”。反结账功能的设置，给财务人员纠正财务软件操作过程中出现错误提供了便利，同时也给无痕迹的财务信息化带来了巨大的隐患。笔者就反结账从四个方面谈谈个人的粗浅看法，与周正良先生交流商榷。
　　
　　一、反结账功能的设置与有关财会法规相违背
　　
　　根据会计基础工作规范的要求，记账凭证若有错误，只能进行有痕迹的修改，某一会计期间在进行结账后就不能再处理本会计期间的业务；手工的账簿记录发生错误时，不准随意修改，只能采用规定的修改方法进行修改，这些规定的目的只有一个，就是对凭证、账簿的修改一定要留有痕迹；《会计核算软件基本功能规范》第十六条规定：会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能；《内部会计控制规范——基本规范（试行）中指出：“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施。”《北京市会计核算软件评审办法》第四条第七款规定：对计算机根据已输入的会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种报表数据，软件不能提供修改功能。从以上法规的规定可以看出，反结账功能的使用，对会计账簿的严肃性有一定的影响。反结账功能的目的是为了取消已结账的记录在以后重新正确记账和结账的过程。从本质上讲，它也是对错误的一种更正行为。而手工方式下记账后是不允许重新记账的，对于账本上的错误，应采用画线更正法、补充登记法或红字冲销法来更正，更正错误的过程中会留下痕迹，这样才能确保会计信息的质量和可信度。在财务软件操作过程中，采用反结账功能，实现对记账凭证的无痕迹修改，与上述法规相违背。执行反结账功能不仅不能留下修改痕迹，影响了会计的真实性，同时也为财务舞弊提供了可乘之机。因此，在财务软件中设置反结账功能的合规合法性值得思考。
　　
　　二、反结账功能可能带来的危害
　　
　　（一）增加了财务软件使用的风险
　　财务软件系统下，会计资料存储方式发生了根本变化，影响了会计资料的可靠性。手工会计系统中严格的凭证制度，在电算化会计系统中逐渐减少或消失，凭证所起到的较强的控制功能被弱化。在手工方式下，增加、删除、修改了的会计凭证或会计账册都可以从会计人员的笔迹和印章上分清责任。而会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁性介质中，用肉眼是看不见的。凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依赖计算机录入，有些业务无法被打印出来，因此极易被篡改而不留痕迹。这样一来，给一些不法之徒伪造、变造业务从而导致会计资料失真提供了可乘之机。因此，使用财务软件系统本身就存在一定的固有风险。使用财务软件的会计都知道，反结账以功能菜单和隐藏的方式执行，方便用户修改错误的同时，给财务数据的修改带来了极大的便利，使用户根据需要将已处理的数据恢复到记账前状态进行无痕迹修改成为了可能。反结账操作进一步增大了财务软件系统本身存在的固有风险，同时也增加了财务软件使用中的风险。
　　（二）给财务舞弊提供了可乘之机
　　填制凭证和登记账簿仍然是财务软件系统业务处理的核心，财务软件中反结账功能的设置，无疑对填制凭证和登记账簿发生错误的修改提供了便捷和不留痕迹的财务数据处理功能，但不利于财务内部控制。对企业内部财务会计而言，财务软件中不规范的操作容易造成风险，有些财务人员恰恰利用内部防范制度的薄弱环节和财务软件反结账等功能设置的方便，不惜以身试法以达到财务舞弊的目的。对企业外部而言，相比于传统的手工记账核算体系来说，企业为了满足银行融资、税务偷漏税、企业并购或国家的相关审计、检查的需要而修改财务数据，即使工作量再大的财务会计核算系统也可在短时间内很方便地实现对已形成的会计资料的修改，且不留任何痕迹，更何况反结账可对近期甚至几年的业务进行处理，这就为企业“包装”财务信息提供了便利条件，造成了财务信息的失真，会给银行、税务或国家带来经济损失。
　　（三）有可能导致财务数据错误的出现
　　所谓反结账就是结账的逆向过程，即恢复到记账前的状态。记账逆向过程的实现依赖于进行记账核算处理时保留的记账线索。反记账处理时，沿着这些记账线索进行逆向处理，可使系统返回到记账前的状态。填制凭证和登记账簿时涉及到许多辅助核算数据，诸如部门核算、项目核算、固定资产核算和现金流量等，而这些数据在相关的功能模块中将被进一步处理，这些处理在记账的逆向处理中是难以全面、准确地实现的。因此，反结账容易导致财务数据错误的出现。尤其对大中型企业和业务比较复杂的企业来说，其财务核算比较复杂，涉及到多个模块和辅助核算，在反结账的过程中不仅财务系统进行数据处理时容易出错，而且极易造成操作上的遗漏或忽视，导致数据错误。
　　
　　三、尽可能避免使用反结账
　　
　　众所周知，操作过程中出现错误是在所难免的。出现错误时应首先分析错误可能发生的地方，一种可能是数据的输入过程中的错误，也就是说主要是填制凭证的操作过程中出现了错误。对此，可依据《会计核算软件基本功能规范》第十八条的规定进行处理，即发现已经输入并审核通过或登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或补充凭证法进行更正。对于这类错误，为保证提供财务信息的准确性，本期根据发生的错误调表不调账，下期通过采用红字凭证冲销法或补充凭证法进行更正，达到错误的更正效果；另一种可能是经济业务处理的错误。对于这类错误，可依据会计政策、会计估计和会计差错更正或资产负债表日后事项调整的会计方法进行处理。总之，能有办法修改错误的尽量采用其他方法修改，以减少对反结账功能的使用，确保财务信息的质量，防止财务舞弊行为的发生。
　　
　　四、若不得已采用反结账，应采取相应的措施，确保反结账留有其他痕迹或资料
　　
　　企业在实际应用财务软件的过程中，错误的发生是无法避免的。财务软件操作中出现的错误，有的可以通过其他的方法解决，有的只能通过反结账处理。比如辅助核算数据，如往来核算数据、存货核算数据和项目核算等；再比如年度账在结转的过程中明细科目出现数据错误，而在以后被发现，这类错误只能通过“反结账”进行修改，以防止可能带来的风险。笔者认为，可以通过以下手段来降低此风险：
　　（一）制定相应的制度来控制反结账
　　目前，部分实行财务信息化的企业或财政核算中心都制定了反结账管理制度，以确保会计资料的真实性和完整性。其内容主要包括：反结账要坚持严格的审批过程；专人负责反结账功能的管理；对执行反结账的使用时间、原因、执行依据等进行备案等。
　　（二）通过操作权限设置来对反结账进行操作
　　用友和金蝶等国内知名财务软件公司的产品均设计了灵活的操作权限设置和密码设置，对于财务填制凭证、审核、出纳签字、主管签字、记账等分别设置不同权限或人员来操作。这样要进行反结账操作时，相关人员都要取消相关的操作才能执行反结账，修改错误，可在一定程度上消除人为操纵因素，确保内部会计控制。
　　（三）保留财务软件操作日志并附说明
　　财务软件系统管理自动提供了财务软件操作日志，应对进行反结账的操作保留操作日志，并对日志进行详细的说明。诸如反结账的依据、进行了怎样的修改等，作为备查资料，同时也可将其作为审计的线索。
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