浅议提高会计软件业务处理效率的若干途径

[摘要]会计软件正在取代手工处理成为会计核算的主要工具，但是会计人员在具体运用时，由于对电算系统处理业务中特有的功能、特点，以及它对手工系统的改进和提高，特别是各种软件当中提供的大量快捷功能、设置缺乏全面、深入地了解，因此在日常应用当中还保持着手工处理的习惯，在进行大量业务处理时没有利用一些高效的操作方法，大大降低了软件使用的效率。针对这种状况，笔者结合会计软件本身的一些特性，以及在会计软件运用中积累的一些经验，期望为会计人员提高业务处理效率提供若干途径。

[关键词]会计软件 基础设置 模式凭证

随着计算机技术在会计工作中应用的日益普及，各种类型的财务会计软件正在取代传统手工业务处理手段，逐渐成为会计人员进行会计核算的主要工具。按照企业管理信息化应用规模和级别的不同，会计业务处理的平台既有涵盖整个企业业务、管理、控制活动的ERP软件（主要是其中的财务子系统），也有企业财务管理软件中的财务会计模块，另外还有大量中小型企业在使用的一些小型会计核算系统。这些软件在功结构能、处理流程、使用方法上都有所不同，但是作为完成会计核算的核心功能账务处理模块（即总账），其功能则是基本一致的。账务处理是会计软件中进行业务处理最主要的功能模块，会计人员的大量日常工作都是在该平台上进行。利用会计软件既有特性，结合会计人员在日常工作中的使用经验，总结归纳提高会计软件业务处理效率的途径，将会给会计人员更好地使用这一工具带来很大的帮助。

许多会计人员在使用软件进行日常业务处理时，往往会感觉操作比较繁琐，并且容易犯错。特别是刚从手工处理转到会计电算的阶段，许多财会人员甚至会觉得电算化没有手工处理方便、快捷，对于一些计算机操作和使用不熟练的人来说，业务处理的速度、准确度、效率就更低了。对于一些已经比较熟练和习惯使用软件来处理业务的会计人员，他们则会觉得账务系统在处理日常业务时，还不够快捷方便，特别是机械、重复的数据输入过程。这种现象的存在，一方面将影响还没有使用或刚刚使用软件来代替手工系统的企业及会计人员的积极性，毕竟方便快捷的操作是选择会计软件的重要考虑之一；另一方面，出现这种状况的原因主要以下几个方面：

（1）会计人员在计算机及会计软件的操作使用上还不够熟练，这一因素会随着会计电算化的推进以及会计人员本身素质的提高而逐渐消失。

（2）会计软件在用户操作使用的设计方面还不够完善，与会计人员的业务处理习惯还存在一定差距。经过多年的发展，目前各种类型会计软件在功能设计、用户界面等方面已经趋向统一和成熟，软件公司也会根据用户的反馈，进一步在易用性上进行改进。

（3）会计人员在使用电算软件时，对于电算系统处理业务中特有的功能、特点，它对手工系统的改进和提高，以及各种软件当中都有提供的大量快捷功能、设置都没有全面、深入地了解，因此在日常应用当中还保持着手工处理的习惯，在进行大量业务处理时没有利用一些高效的操作方法，大大降低了软件使用的效率。针对这种状况，笔者将结合会计软件本身的一些特性，以及在会计软件运用中积累的一些经验，为会计人员提高业务处理效率提供一些帮助。

一、系统基础设置时，注意一些有助于提高业务处理效率的配置

对于大多数中小型企业来说，会计软件的启用，往往是在软件提供商的帮助下完成的，系统初始化工作也往往由软件公司的服务人员帮助完成。因此在一些基础参数的配置过程当中，往往忽略了一些对提高业务处理效率相当重要的参数，另外，摘要输入也是一样，对于在凭证输入当中经常要使用的摘要，完全可以在系统初始设置当中的“常用摘要”进行定义，日后在凭证输入时通过调用摘要代码，可以方便地完成摘要的输入并自动调出相关科目。

另外，在系统初始设置当中，有一些会计人员由于对软件功能特性了解不够，还保留手工业务处理的习惯，也会影响日后业务处理的效率。科目的辅助核算是电算系统当中非常重要的功能，如“应收账款”科目，可以按照企业的客户设置往来辅助核算，这将极大提高对这一科目核算管理的效率。但在实际工作当中笔者也发现不少中小企业在使用会计软件时，依然保留着手工操作习惯，即在“应收账款”科目下，按照经常往来的客户，设置明细科目，使得软件在日常业务处理的方便快捷上并没有比手工核算有多大的改善。其他类似的科目如“应付账款”、“预收账款”等，可以设置的辅助核算还包括“部门”、“个人”等等，这需要在工作当中加强对会计软件的学习和认识来改进。

二、在业务处理时，要善于利用软件提供的各种快捷方式

许多会计人员在使用软件过程中，往往按照软件固有的操作流程和一般的操作习惯来处理，而实际上由于会计软件的开发和应用已经有相当长的时间，在系统的设计当中，考虑到用户快速方便操作的要求，设置了许多快捷方式。这些快捷方式有的在系统帮助、系统操作手册当中有说明，有的则零星地可以在各种培训学习资料当中找到。另外，不同的会计软件在完成相同功能的快捷方式，大部分都比较一致，但也有所不同。以下提供在实际工作中应用比较多的常用快捷方式（以用友和金碟为例），希望能够为会计人员在业务处理时提供帮助。

以上仅仅列出在了在凭证处理时比较常用的一些快捷方式，其他的功能需要会计人员在运用时加以积累和运用。

三、在进行一些重复性业务处理时，可以利用系统提供的自动处理功能

在会计软件初始化完成以后，日常的业务处理有大量都是在每个月重复进行的，对于这样一些工作，通过软件系统提供的一些自动功能，可以极大的提高处理效率。如会计软件大都提供“模式凭证”功能，“模式凭证”既可以由操作人员手工定制，也可以通过输入某一张凭证来自动生成，在实际使用当中非常方便。类似的自动处理，在生成“冲销凭证”、期末转账当中都可以使用，它对于提高业务处理的效率也是一个很重要的手段。

总之，在会计软件运用中提高业务处理的效率，是一个日积月累的过程。会计人员在实际操作当中，只有通过加强对软件本身功能的了解和认识，学习他人的一些运用经验，优化业务处理的手段，并且不断地加以总结，才能真正发挥会计软件的优势，把电算化工作推上一个新台阶。

作者简介：林亦活（1965-），男，福建省尤溪县人，学士，从事行政会计、审计、计算机工作，审计师，财务科长，专业研究方向：财务审计。