档案管理观念的阶段性分析

[摘 要]在长期的管理与工作中，人们对旧有档案管理观念不断进行批判，也不断涌现与确立新的档案管理观念，然而许多研究者在研究档案管理与利用方面的问题时，总是提出 “管理观念陈旧”，“转变观念”等问题或解决方法，那么，究竟什么是“管理观念陈旧”，“转变观念”，怎样解决诸如此类问题，本文从档案观念的含义和不同阶段分析入手，通过比较不同时期、不同类型的档案管理观念的形成和发展，将有助于我们更深刻的认识档案观念，提高档案管理和利用水平。

[关键词]管理观念 档案管理和利用 知识观念

所谓观念，就是指导人们行动的方法，《现代汉语词典》中说：观念：①思想意识：破除旧的传统。② 客观事物在人脑里留下的概括的形象（有时指表象）。如果从心理学角度认为存在显意识和潜意识，那么观念是属于显意识，是能够觉察和表达出来的那一部分心理过程，另外观念跟哲学世界观相关，也就是对世界总体看法，即与关于是什么的问题、关于如何认识的问题、关于价值判断的问题相关。观念是行为的向导，有什么样的观念存在，就有什么样的行为方式产生，观念一旦确立，人们的各种行为就必然服从于观念，观念一旦改变，行为也会随着观念而变化，就我国的档案管理工作而言，它经历了50年代的新建、70年代的动乱、80年代的新生及90年代以后的飞速发展，从以行政管理为主到依法治档、从手工作业到计算机、网络化管理及数字档案馆，从以管理为主到以社会需求为中心等等，可以说，我国档案部门在档案管理、利用方面取得了一系列成绩，在成绩背后，档案管理观念的转变与创新起着巨大的作用。在长期的管理与工作中，人们对旧有档案管理观念不断进行批判，也不断涌现与确立新的档案管理观念，促使我国档案管理工作走上一个更高的台阶。然而许多研究者在研究档案管理与利用方面的问题时，总是提出 “管理观念陈旧”，“转变观念”等问题或解决方法，那么，究竟什么是“管理观念陈旧”，“转变观念”，怎样解决诸如此类问题，就必须了解档案观念的含义和阶段，分析、比较不同时期、不同类型的档案管理观念的形成和发展，将有助于我们更深刻的认识档案管理工作，提高档案管理水平。

一、工具观念

工具观念即统治工具的观念，是将档案看作国家政治统治的手段和工具。自国家诞生以来，档案就成为阶级社会统治的工具，古罗马的奴隶主认为档案是“插入鞘中的剑”，欧洲封建主认为它是“国家事业的灵魂，君主的心脏、安慰和珍贵的铠甲”。由国家集中统一管理的档案在行使其作用时，首先是为政治斗争、巩固政权服务，其次才是为社会生活和公务活动提供凭证。进行科学研究和学术活动利用档案，必须经元老院和皇帝批准，利用对象严格限制在研究历法、天文、数学、医学方面。从历代王朝到建国以后的一段时期，我们对档案的认识，始终停留在档案为国家政权服务，“档案”两个字始终和神秘连在一起，封建时代的档案是藏之于“金匮石室”，作万世师表之用的，建国后我国的档案事业管理体制明确规定：在统一领导下，分级相对集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于机关利用。在利用时，政治利用、行政机关利用是主要的利用者，再加之《保密法》、《档案法》对档案利用的限制，社会利用也就难以提高。这一时期历史较长，档案管理体现着主要为国家、政权服务的特色，因而，档案的工具性较强，主要服务于国家政治，档案作为一种公器在很长一段时间只服务于专一领域，普通大众难以企及。

二、管理观念

档案作为人类社会活动中形成的各种以备查考的“原始历史记录”，从国家产生、文字形成之时起便已存在，对于这一客观事物，由于不同历史时期人们对其认知的观念不同，其管理理念、管理范围、管理方式和手段、管理功能发挥等各方面都存在着巨大差别。管理从本质上来说就是为解决具体问题而提出的，尤其是当前的紧迫问题。因而建国以后至目前阶段，许多人抱怨档案管理侧重于“为管理而管理”，重视作为国家财产的管理，轻视为社会公众的服务，本质上和社会大环境及人们的观念息息相关。档案管理理论依据西方管理理论将“效率中心”作为第一准则，也许可以这么说，这种管理的本质是“只见金子不见人”，同时这些管理理论所探寻的目标，也只是为了解决部分行业和部分人们的需要。由于在资源和环境的制约之下，全民性文化服务不具有普遍意义，所以效率中心的管理注定也只能服务某些少数机构或少数人。档案管理体制上的封闭性，也就决定了“为管理而管理”这种档案观念的滥觞。简单的管理就是封闭，长期封闭造成封闭的观念，不仅严重影响档案机构为社会服务的广泛性，也逐渐形成自身的管理思维惯性。

三、技术观念

技术的运用是为了创新观念。对于档案管理来说，任何一种技术的加入，不论是缩微技术、计算机技术、网络技术或者数字档案馆，首先考虑如何有效地保管、保护档案，其次才是利用。随着办公自动化的进一步深化和CAD、CAM技术的推广应用，特别是电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。由电子文件“转会”形成的电子档案的入盟给档案管理带来了一次革命性的挑战。同时也对人们的思维观念带来深刻的影响。技术观念是什么？笔者认为技术观念应是在档案管理过程中，不断融合外来新技术提高管理、利用档案信息资源的过程，应用新技术为社会公众服务的过程。但现实工作中，技术观念却走向了另一极端，许多人就技术而技术，大肆夸大档案技术的重要性，忽略档案研究、管理的本质，一个较好的档案技术系统的应用，必需融入管理、利用和知识服务的观念，引进切实可行的档案管理技术，让档案管理系统服务于产生机关和社会大众。所以档案管理系统一定要架构于管理基础之上，以技术系统为核心、以控制为手段，以服务国家经济建设为目标，突出档案作为社会科学文化服务这一重要的时代功能，才能确保档案管理系统的有效性和实用性，现实各种中，一些档案管理机构使用了档案管理系统后反而工作更多了，服务效率更低了，主要原因是没有正确调整技术应用后对管理者本身的观念影响，造成利用服务与管理的定位问题本末倒置的缘故。技术观念的出路不在于能否应用新技术及其应用的迅速性，而在于明确技术永远是一种工具，将技术服务于管理和利用才是实质。

四、信息观念

1993年美国出版的《信息高速公路》一书迅速走红，成为当年《商业周刊》《幸福》杂志两大排行榜的重点之一，美国宣布正式启动信息高速公路计划，以加强美国工业在国家间的竞争力，信息经济、计算机技术、网络技术、通讯技术等与信息高速公路有关的词语和概念一时间成为全球的热门话题，我国当然也席卷其中，这股潮流不仅仅体现在信息技术和经济变革方面，更重要的是引起人们观念的变革，正像美国前国务卿舒尔茨所说的：“信息革命可望像上世纪工业革命那样决定性地改变我们星球的常规”当经济领域普遍感受到信息革命的热潮时，档案界也不例外，随着知识经济时代的到来，档案作为知识的结晶和信息源，越来越被人们和社会高度重视和利用。开发档案信息资源，适应社会信息化进程的需要，切实转变档案信息、知识服务方式，使之更好地为经济建设和精神文明建设服务，已成为档案部门的重要任务。档案管理从最初的缩微技术、单一计算机档案管理，局域计算机档案管理系统的开发应用及档案一体化管理，发展到网络数字档案馆管理及档案管理信息化等等。可以说信息技术带给档案机构更多的是观念变革。早期的档案管理系统大多是用于提高内部管理，而现在越来越多的人认识到档案作为信息资源利用的重要性，意识到档案服务于社会经济建设和大众需求的重要性。观念变革提高了人们对档案本身的认知程度和素养，使得人们从信息角度来认识档案，而不再就档案论档案，从利用和社会需求角度开发档案信息资源，不再将管理作为研究、实践的重点。因此，信息观念就是要认识到档案信息不同于一般信息资源，信息按其来源可分为原生性信息和派生性信息，档案信息一方面以其信息的本原性、可靠性等特点优于其他信息资源，另一方面档案信息本身的原始性和内向性等特点而使档案信息知识的系统性和传播功能低于其他信息②；其次，将信息技术应用和信息论的观点融入到档案管理中，信息技术和信息系统能有效地帮助档案机构管理和利用中，信息理论和档案管理理论结合，能进一步档案学科的综合化与现代化；第三，信息观念也是开放的观念，长期以来，由于过分强调保密性，档案和档案工作被蒙上了一层神秘的面纱，档案部门被确定为“保密重地”，为了避嫌，许多人不敢轻易地踏进档案馆的大门。这使得社会档案意识普遍淡薄，如有些同志把档案写成“党案”，不少同志不知档案到底为何物，不了解档案有什么作用，所以加大加快档案信息开放和机构信息的开放，尤其是档案机构的信息服务心态，将有利于档案信息观念的形成，提高我国档案信息资源利用的水平。

五、知识观念

所谓知识观念，是档案管理观念高级层次，是在对档案信息资源进行有效的开发与挖掘的基础之上，将信息资源转变成知识，以提升个人素质和生产力。现实生活中，许多人将信息等同于知识，甚至二者混用。档案信息资源不同于知识，1998年3月，国家科技领导小组办公室在《关于知识经济与国家知识基础设施的研究报告》中，对“知识”做出如下定义：“经过人的思维整理过的信息、数据、形象、意象、价值标准以及社会的其它符号产物，不仅包括科学技术知识知识中最重要的部分，还包括人文社会科学的知识、商业活动、日常生活和工作中的经验和知识，人们获取、运用和创造知识的知识，以及面临问题做出判断和提出解决方法的知识。”按照知识管理理论的解释，人类知识应由两部分构成：一是隐性知识，是指大部分的经验知识，是不能表达和交流的、个体内部的经验知识；二是显性知识；是指大部分的理论知识，是能够表达和交流的、存在于个体内部或外部的理论知识。隐含知识是显性知识的基础，显性知识是由隐含知识转化而来的。隐含知识像雾一样，弥漫在人的意识活动中，是人类知识各层次融会贯通、触类旁通的关键，隐含知识和显性知识不仅互为前提，而且还在一定条件下，互相转换。那么，从目前看，我国国家各类档案机构虽然保存着大量的档案文件，但大多应归于显性知识，即未经社会公众需求验证的档案信息，虽然价值较高，却仍然不能转化为隐性知识，为社会经济发展和个人素质服务。因此，倡导档案管理的知识观念，需要对档案信息资源进行有效的开发与挖掘，最终将信息资源转变成个人素质提高和经济建设所需要的知识，形成这样的知识观念，首先是要树立一种不断学习的意识，使档案部门成为“学习社会”的知识基础，为“学习社会”形成添砖加瓦。当今，已有许多国家政府和领导提出要把自己的国家建成“学习社会”，人们越来越认识到建立学习社会的重要，根据“学习社会”的观念，学习将成为一种生活方式，学校只是学习的一种场所，人的一生无法区分成“教育阶段”和“工作阶段”，强调“终身性继续教育”。社会将根据个人随时需要，提供多渠道、多时空、多媒体的学习机会和方式，档案管理机构作为国家科学文化事业机构，有责任使自己成为“学习社会”建设的主力军；其次是强化档案服务意识，树立知识型服务理念。强化档案服务意识是《中华人民共和国档案法》的基本要求。在《中华人民共和国档案法》第一章第五条中明确提出，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这一原则体现了向社会开放档案，主动为社会服务的档案意识。随着“学习社会”、“终身教育”、“学习型组织”等许多新理论的出现，我国档案部门的服务应紧跟社会需要，在提高档案信息资源服务的同时，还应树立起知识型服务理念，符合社会的新需要；第三，树立“档案管理人员第一”的观念。有很长一段时期，档案工作一直以保管工作为主。部分档案向社会开放以后，档案部门走出了封闭状态，但强调更多的是“利用者第一”的观念。进入到知识时代以后，仅仅强调这一点就远远不够了。从知识时代的特点可以看出，知识时代直接依赖的是智力资源、人才资本，而人才资本又是通过人的知识、素质、技能、经验、对业务的熟练程度来体现的。换句话说，知识和人才才是知识时代的关键要素。具体到档案管理工作，档案人员在档案的收集管理、提供利用、信息开发及知识利用等方面都担任着重要角色。档案工作者不仅是档案信息库的建造者和维护者，更应该是档案知识传播的桥梁和纽带，是档案知识产品的设计者、操作者。所以说，具有创新精神的高素质的档案管理人员，是档案知识观念形成的根源所在。

参考文献

[1]查尔斯·汉普登特纳等著.《国家竞争力》[M]，海南：海南出版社，2001：23-26页

[2]冯惠玲、张辑哲主编.《档案学概论》[M],北京：中国人民大学出版社，2002年，48-49页

[3]吴季松著，《知识经济》[M]，北京：科学技术出版社，1998年：44-45页

[4]王文亮，《试论政府信息资源管理与开发过程中的问题及对策》[J]，《秘书》，杂志2003年5期，3-5页

作者简介：王文亮（1971-），男，汉族，陕西白水人，江苏徐州工程学院讲师，硕士，从事档案管理方面教学研究。