中小企业存货内部控制问题及对策

王仁祥

存货内部控制是企业内部控制的重要环节，是企业实现经营目标、贯彻经营方针和决策、维护流动资产安全与完整、保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。建立健全合理有效的存货内部控制不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生，还能使企业加强成本控制，实施低成本战略，促进企业生产经营持续稳步发展。

中小企业存货内部控制存在的问题

1、内部控制环境先天不足。控制环境是指由管理层倡导一种正直的伦理道德风气，宣传管理宗旨、经营方式和人力资源政策，使员工自觉管理其活动并履行他们的责任。我国中小企业大多是创始人经过艰苦创业，从小到大发展起来的，企业员工之间要么是亲属关系，要么是互相介绍形成的工作关系，约束员工行为的往往是非正式制度或者是以亲属关系维系的工作关系，缺乏良好的道德行为标准或行为准则。中小企业尤其是一些以产品加工为主的企业，对员工的要求是注重操作层面的使用上，对知识和技术要求不高，企业缺乏培训员工，提高员工素质的长远考虑，而员工也多着眼于短期利益。这决定了业主在选聘管理人员时多在家族内部考虑，任人唯亲的结果无形中将一些优秀管理人才排斥在外，在人力资源方面缺乏发展后劲。在企业发展过程中逐渐形成了家族式的经营管理方式和创始人独断专行的作风，所有权和经营权高度统一，决策和经营管理主观随意性较大，内部职责不清，大事小事全都集中到高层管理者。企业管理者往往对内部控制的认识不够或者不愿意建立和执行内部控制，一方面，受自身知识所限，认为自己经营完全可以保证财产的安全；另一方面，受到利益动机的驱使，完善的内部控制将使得虚列费用、隐匿收入、偷逃税款等不合法行为很难进行。

2、会计基础工作不规范。中小企业资产规模不大、人员不多且管理幅度较小，一般采用直线式结构进行垂直管理，企业管理者不重视会计制度建设，或虽有制度，实际并未认真执行，致使会计工作程序混乱、核算不实而造成的会计信息失真现象严重。如不少企业连常规票据分管制度，重要空白凭证保管制度，会计人员分工中的“内部牵制”原则均未建立，有的甚至认为会计、出纳可同时兼任，将财务章和个人名章、发票、收据、支票、信汇等重要空白凭证，交由出纳一人保管，为企业的资产流失留下了隐患。有的企业为了节省人员费用支出，不设专职会计，只请退休人员做代账会计。代账会计每月到企业两三天，按照业主提供的各类单据做账，成本核算采用倒扎或核定一个成本率来计算。由于代账会计根本不参与企业正常生产经营管理，账实严重不符。

3、内部控制机制不健全。内部审计是企业内部控制的一个重要组成部分，是由专职的内审人员对企业的经营管理活动进行的独立检查和评价活动，其目的是促进企业加强内部监督，遵守国家法律法规，维护企业合法权益，改善经营管理，提高经济效益。然而，据调查，大多数中小企业没有设置内部审计机构，即使设有内部机构的企业，其职能也严重弱化，内审人员的主要职能仍然是记账、算账、报账，不能正确评价企业财务信息和管理部门的绩效，导致各级管理部门更加有恃无恐，趁机钻了内部控制的空子。如一些业务经办人员，财会人员甚至管理干部大肆侵吞公款，利用虚假发票非法占有企业资产等。存货实物控制存在严重缺陷，大多数中小企业既无规范的存货管理规则，也没有相应的存货盘点制度，岗位职责分工不明，只注重存货的购买环节控制，而忽视存货的仓储与保管，领用与报废环节控制，造成大量的浪费。

加强中小企业存货内部控制的对策

1、完善内部控制环境。内部控制环境是内部控制系统的重要组成部分，是对企业内部控制的建立和实施有着重大影响因素的总称。内控环境主要包括三个方面的因素：(1)企业管理层对内部控制的重视程度。(2)制度执行者的态度和素质。(3)与企业性质及规模相适应的管理宗旨、经营方式、组织结构和企业文化等。中小企业管理者在企业快速成长的过程中，管理企业的能力并非同步增长，企业的发展大多得益于短缺经济，宽松的政策和优惠的投资环境。随着市场经济的深入发展，特别是全球经济一体化的今天，竞争愈加激烈，要想在遍布急流险滩的市场上，求生存谋发展实属不易。因此，中小企业管理者首先要摒弃小农意识，抛弃个人经验主义的过时东西，高度重视内部控制制度的建设，自觉接受内控制度的制约，力求使内控制制度在企业内部有效实施。其次，要培育遵守制度的企业文化。现代企业要成为“法治企业”，无论是企业管理者还是基层员工，都应严格遵守企业的规章制度，以制度为标准检验经营管理的对错和效果，充分发挥其保护、监督、制衡的作用。加强内部控制，实现从粗放式的管理向集约化、精细化管理的跨越，是中小企业做大、做强的必经之路。

2、建立健全存货内部控制制度。中小企业应当根据财政部颁发的《内部会计控制规范——存货》等法律法规，结合本企业的业务特点，建立适应经营管理要求的存货内部控制制度。根据存货的业务流程，中小企业存货内部控制制度的建立，必须找准关键控制点，重点抓好存货的采购和领用的内部控制，其主要方法如下；(1)不相容职务相互分离控制。合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离，相互制约和相互监督。(2)存货采购控制：一是授权批准控制。采购材料、商品及其他物资，均应由采购部门根据企业生产经营计划和使用部门填制请购单，编制具体的采购计划，经主管领导批准后方可实施。二是采购合同控制。企业采购大宗材料、商品及其他物资，应与供货单位签订合同，以加强双方责任控制，保证按期、按质、按量发货。合同应经内审或其他部门审核，以防受骗上当。三是检查验收控制。企业所购存货运达后，要由材料供应部门，有关业务部门和质检部门，根据运单、发票、合同以及产品说明书于采购、运输验收部门或人员进行数量和质量查验，若验收合格，即填制验收合格单。验收后，保管人员应及时办理入库手续，填制入库单，建立保管责任制，保证存货安全。四是存货采购资金支付结算控制。会计部门接到通知承付贷款，应审核合同的签订是否符合规定；验收单、入库单是否真实可靠，是否与合同一致；进货发票是否合法，与合同、验收单、入库单、付款通知上内容是否相符。审核无误后，办理货款支付手续，进行支付结算。(3)存货领用与发出控制：一是授权批准控制。领用材料等存货，应由生产部门或管理部门，根据核定消耗或核定费用定额填制领料单，经部门负责人批准后实施。销售发出存货应由销售部门根据商品销售计划填制提货单，经部门负责人批准后实施，二是手续控制。发出存货时应有手续齐备的提货单，领用材料时应有手续齐备的领料单，以明确责任、防止差错，保证存货安全。三是合同控制，企业销售各类商品或其他存货，一般应与购货单位签订合同，以加强双方责任，保证按期供货，及时收回货款。(4)存货售出货款的结算控制。会计部门根据业务部门开据的销售发票和存货出库单，按购销双方约定方式及时收回货款。

3、加强员工培训，提高存货内控制度行为主体素质。存货内控制度行为主体是人，再科学的内控制度也需要人去执行。中小企业员工的整体素质较低，严重影响了内控制度的有效实施。因此，企业应结合自身实际，建立切实可行的员工培训机制。通过培训，使员工更具工作责任感，明确自己工作的重要性，养成良好的工作习惯，不断提高自身的职业道德水平和业务素质。要使每一个员工都认识到，内控制度不只是哪一个人的事，而是员工的整体行为。要打破任人唯亲的人才管理模式，大胆选用德才兼备的员工充实存货内控的关键岗位，形成育人、用人、留人的现代人力资源管理机制。

4、建立企业存货内部审计制度。内部审计是经济监督的再监督，是内部控制的组成部分之一，是企业改善经营管理，提高经济效益的自我需要。有条件的中小企业应单独设置内部审计机构，不单独设置内部审计机构的中小企业，可在财会部门设置审计人员，单独从事内部审计业务。为保证审计人员的独立性，内审人员应直接对企业最高领导层负责。存货内部审计主要包括：存货采购内部审计和存货领用内部审计。前者是由内部审计人员抽查存货采购合同，审查合同是否经过授权，是否有效，同时审查在途存货，审核各部门核算是否正确，各部门反映的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为，对存货的内控措施进行评价。后者是由内部审计人员抽查存货盘点表，监督存货盘点，审核保管部门和财会部门的日常核算是否准确，各部门的数据是否相符，有无违反程序和舞弊行为，对存发领用的内部控制措施进行评价。

(作者单位：江苏连云港广播电视大学)