企业档案信息的特点作用及开发

朱永平　陈文芝

一、企业档案工作信息的特点及其作用

自《档案法》颁布以来，不少企业建立综合档案室，有的企业档案还上了等级，为企业提供信息，提高产品质量做了大量工作。但对企业档案的信息的特点、作用缺少研究，笔者也跑了几家企业，对企业档案工作作了一些调查，不少档案员认为，用户来查档案，本人能热情接待，就是提供了档案信息。这仅仅限于查阅范围，那是很不够的。笔者认为：企业档案信息包括以下明显特点：第一，企业档案信息具有动态性、政策性、依据性、预测性、反馈性、综合性、经验性、比较性、追踪性等属性。第二，企业档案的服务对象，目的要明确，其主要任务是为企业领导提供决策性依据，为企业提高产品质量发挥企业档案信息参谋助手作用。第三，企业档案一般不直接创造经济效益，它主要为企业领导提供信息，为生产第一线服务，如品牌、产品图纸、产量、质量、技改创造发明、生产管理、扶杆正气、市场经营反馈、知识产权等作用。第四，企业档案信息来源是：一是上级部门对企业管理要求文件，二是企业内部产生文件；三是企业各部门在工作(生产)经营中产生的各种档案资外；四是实行文书、档案、图书、资料、情报等信息。形成了档案信息为核心的企业“信息中心”。由于在管理生产开展新产品研究和经营中情况的各种变化，企业档案就有大量信息为企业各级领导和各部门服务。在档案信息反馈时，档案员本着对企业负责精神，经严肃认真的态度，对档案信息进行严格的筛选加工，核对把关，确认准确无误后可归档入库。如需要及时反馈的档案信息要进行手勤、腿勤、嘴勤传递，使档案信息保持及时性、准确性、真实性。上述企业档案信息具有的特点可以说明，企业档案信息对于促进企业管理、发展企业是须臾不能缺少的。这是企业基础工作的有机组成部分，具有很重要的作用：

其一，企业档案信息是提供领导开展各项工作(生产)的依据。在改革开放，建立社会主义市场经济的新形势下，企业新情况、新问题不断出现，企业领导者必须从档案渠道来获取信息，领导得要想完全靠自己亲自获取信息来满足企业管理、发展企业是不可能的。这就要求企业档案工作者对信息网络人员把企业服务各种信息编研为档案资料，为领导提供多渠道、多角度、全方位的档案信息服务，使领导始终保持耳聪目明，及时采取对策加以解决，把企业的各项工作(生产)始终建立在科学的基础上。

其二，企业档案信息是企业基础工作实现“两个服务” (既为领导服务，又为生产一线服务)的基本手段。下情上达，可以使档案信息转化为领导的决策和依据；上情下达，又把领导的决策变为各部门、车间管理人员职工的行动，对于企业领导来说，没有足够的档案信息，就会耳目闭塞。企业管理工作就会束手无策、难以指导、手足无措。

其三，企业档案信息是档案人员职能的主要职责。档案人员能掌握企业管理、产品动态等信息，及时为企业做好参谋，必将为企业促进管理、提高产品质量、更新产品起到积极作用。企业档案人员在管理开发档案信息的同时，应积极收集有关信息。一条好信息可能救活一家企业。对众多的信息中同一类情况，产品要进行综合分析，提出正确建议企业领导就会乐意采纳。

二、获取档案信息的主要方式

企业档案信息是一个大的范畴，获取企业档案信息也是一个大的系统过程。这一“工程”是以企业档案室为主渠道，这一渠道保证了档案信息的及时、准确，但仅靠这一渠道，所收集的信息、范围是有限的。因此，要在通过发挥这一主渠道作用的同时，充分利用其它方式来挖掘信息。

1、通过会议来获得。因会议的特殊形式，决定了其信息的丰富和信息量的充沛，所以通过会议获得信息是简便易行的方法。一方面档案工作人员通过参加某些会议，从与会人员的发言、讨论以及一些会议，材料中获得信息，还可以就有价值的信息向有关人员直接调查了解。另一方面，档案工作人员也可以就某些重要信息来专门研究，围绕着中心充分讨论，广泛收集，使信息更准确、更有代表性。

2、通过观察来获得。它是通过档案工作人员的主动出击，有目的地去对有信息价值的对象进行观察，将观察客观地记录下去，加以整理、分析、研究，从而获得准确信息的一种方式。

3、通过走访来获得。这是通过调查访问者和被调查者，与被调查者进行面对面交谈而获取信息的一种方法。这种访问既可以有目的，也可以是无目的。有目的的访问就是围绕着某一信息去进行重点采访，以了解信息的准确程度，以及有关信息价值的某些问题。五目的访问就是定期、不定期地到有关部门、有关人员处去拜访，从访问中去发现有价值的信息。

4、通过信函获得。这是常用的间接获得信息的方式，即把所要了解的信息设计成问卷，或就某一信息直接提问，发给某一单位、某一特定范围的人，通过他们的复函了解情况。

5、通过博览来获得。这是广泛借书报杂志以及各种材料，而获得信息的一种方式。这种方式需要档案工作人员具有敏锐的判断力，在日常视听中，及时发现与本职工作有密切关系的信息或线索，快速加以收集和反馈。

三、做好企业档案信息工作应处理好的几个问题

1、处理好依靠网络与主动采集的关系。建立健全的档案信息网络是搞好信息工作的基础。要“眼观六路，耳听八方”，有灵敏的信息来源，没有健全的网络是办不到的。因此，对信息网络要始终抓住不放，并不断疏通和扩展信息渠道，努力建立一个上下连结、纵横畅通、反映灵敏、快速有效的信息网络。所以，档案员必须发动各信息员收集信息，应变“坐等信息”为“主动采集信息”，主动向各信息点、组要信息，或自己深入实际，到各部门、下车间与职工一道，动手采集重大信息和高层次的信息。

2、处理好广收博采与精筛细选的关系。信息和广收博采与精筛细选是相辅相成的，没有博采，没有一定的数量，就难于精选并保证质量。“精”往往寓于“博”之中。因此，收集信息在像“韩信点兵”，多多益善。而在筛选信息时，则应是“孙子用兵”，以一当十，以精取胜。质量低劣的信息，不仅无助于领导者决策，反而会造成财力和精力上的浪费。

3、处理好报喜与报忧的关系。报喜，是指反馈成绩、经验、好的做法等；报忧，是指反馈缺点、问题、教训等。应当肯定，这两种信息都是需要的，可以从不同侧面给领导决策提供依据。而两者比较，从某种意义上说，报忧与报喜更为重要。报忧能够帮助决策者更全面、清醒地看到问题，有助于分析原因，及时采取调整措施。这就要求档案信息工作者不但要有坚强的原则性，而且要有敢于碰硬的精神，既要报喜，更要报忧。当然，在报忧的同时，还要为领导出谋划策、排忧解忧，做到既协助领导解决实际问题，又为领导决策事先排除障碍。

4、处理好动态性档案信息与综合性档案信息的关系。所谓动态性信息，就是对新发生的事件或事物运动中的新动态、新情况，及时加工而成的一种信息资料，重在说明已经发生或正在发生客观情况。它可以起到及时快速沟通情况、交流情报的作用。所谓综合性信息，就是围绕某一个问题、某一个事件、某一个主题、某一个产品，按照企业需求和内在联系进行归纳、整理成形的比较系统的，综合地反映带有全局性企业产品动向、变化的问题等。它既有以上情况概括，又有产品市场经济导向，使人既能纵揽全局，又能掌握市场经济动态。高质量的综合信息，对企业领导决策，了解情况，能起到较大的作用。在采编档案信息时，要做到动态性信息与综合性信息两者兼顾，不能偏废。

(作者单位：浙江省象山县档案学会)