电子计算机和管理信息系统

潘士弘

谈国外的一本有关读物

提起电子计算机，人们往往联想起导弹的发射，原子弹的试验，高深的数学运算，宇宙航行等等。不少人以为这才是电子计算机的主要应用领域。其实，这是一个很大的误解。诚然，上述领域的发展是离不开电子计算机的，但这方面的应用，在今日工业发达国家整个电子计算机应用中的比重，早已从二十年前的百分之九十下降为不到百分之十了。随着电子计算机的进一步推广，这个比重还在继续缩小。

电子计算机在国际上的应用，大体可以划分为以下几个阶段。

早期电子计算机由于技术和经济成本的限制，主要应用于上述领域，用户是国家。大约从六十年代开始，电子计算机被推广到大公司、大企业的商业活动中。被称为资料处理部(Data processing)的电子计算机中心，相继在北美和欧洲发达资本主义国家的企业中成立了。这个部通常隶属于财务系统，主要是在会计方面汇总帐目，提供报表。七十年代，资料处理部开始普及到中型企业，它们的基本职能仍是财会性质的。

进入八十年代，计算机中心开始脱颖而出，不再局限在财务方面，逐渐改组为管理信息系统部。一刹那间MIS(ManagementInformationSys-tem，管理信息系统)在国外成了一个热门的名词，成千上万的公司管理人员涌到大学夜间部选修刚刚开办的MIS课程。到底什么是MIS，它和电子计算机又有什么关系呢？让我们从一本讨论MIS的课本谈起吧。

摆在笔者面前的褐色硬本书，是一九八一年美国新墨西哥州大学两位各叫Hussain的教授编写的：《管理上的信息处理系统》(InformationPro-cessingSystemforManagement)，不少大学用来作为MIS的课本。该书是IRWIN图书公司出版的一套信息和决策(Decision)科学书籍中的一本。

和其他书相比，本书使人感到它有一种编写程序的风格。作者把全书分成五部分二十五章，并用编写程序的框图画出各部分的关系。在书尾，除了外国书籍不可缺少的索引外，还有一份名词解释和一篇概括短文。这篇短文使用了该书介绍到的全部术语，短文的每一行全附有编号，和另一份索引对应。此外还有重要缩写检索。作者之所以在索引上下了不少功夫，是因为在电子计算机及其应用领域中，新名词层出不穷，即使是专业人员也跟不上形势，字典更是无法应付。有了这一套索引，这本教科书也就同时成为一本专业辞典。

这本书是写给管理人员看的，而大多数美国管理人员，尤其是各级主管(Manager)对电子计算机还不熟悉甚或完全不懂，因此，该书第一部分用了五章对电子计算机作了概括介绍。

从一九四四年第一台电子计算机问世以来，不过四十年的时间，电子计算机技术发展之迅速，是史无前例的。第一台电子计算机叫MARK-I，它是体积相当于几间房的庞然大物，现在由于微电子技术的飞跃发展，具有同样性能的芯片比小指甲还小，而且把它们联结起来，可以使它的功率成倍增长。计算机的特点是运算快。书中举了这样一个例子：一杯打翻的咖啡大约要半秒钟落到地上，在这半秒中，大型电子计算机可以办这么多事：把二千张支票存入三百个不同的银行帐上；再检查一百个病人的心电图并指出可疑症状；再判定三千份考卷上十五万个答案并作出试卷分析；再处理一千名职工的薪金帐；还有余力干其他几件事。这种惊人的能力告诉我们，小型电子计算机就足以应付一般工矿企业的需要了。

大家全知道电子计算机的老祖宗是我们中国人发明的算盘，而算盘上层又恰恰和电子计算机一样使用二进位。二进位只有0和1两个数字，所以日本算盘上层只有一排珠。那么电子计算机除了用电路的开、闭代替算盘珠外，它们之间的根本区别是什么呢？这个区别就在于电子计算机拥有巨大的信息储存能力，并可以在瞬间按一定规则调出储存的信息，供其使用(见图)。

研制出更快更小的电子计算机无疑是相当吸引人的。但计算机可以在一秒钟运算几百万次，我们却无法在一秒中输入一个信息。这好比我们发明了一秒钟可行几千公里的火车，可每一个旅客上下就要好几分钟。显然这时主要的任务不再是设法使火车开得更快一些，而是如何提高旅客上下的效率——使若干旅客同时上下车。这种技术在电子计算机领域叫分时(TimeSharing)。它的方法是在一个电子计算机上连接不止一个终端(Terminal，即电视屏幕显示打字机)，用来同时输入信息，取得结果。计算机巡视每一个终端，对任何终端输入的指令，全都用不超过十分之一秒或百分之一秒的时间处理完。这有点象高明的象棋大师和几十个人对弈。大师只是一圈圈巡视他的对手们，凡是对手走了一步的，大师便迅速走一步，然后跑到下一个对手面前……。不过电子计算机大师实在太快了，以至坐在终端前的对手们以为大师就坐在他前面不曾走动呢。

目前大型电子计算机可以联接几百甚至上千个终端，小型的也可以联接几十个。这些终端不必局限在一处，它们可以分布在任何地方，即使在地球另一端也可以。联接的工具，可以是普通的电话和两个把电话与终端、计算机联接起来的小设备。换句话说，你可以打电话给电子计算机。

把计算机仅仅看成是和飞机、火箭、大型化工厂一样的现代化设备是不妥的。这些硬件设备的用途比较清楚，只需要经过训练的人来操作就可以了。但一台只有硬件的电子计算机则如同一个健康的白痴——没有头脑，毫无用途。赋予计算机灵魂的是软件。软件不是什么设备，而是一系列指令：指挥计算机运行的指令是操作软件，解释计算机语言的是汇编软件。软件是利用电磁效应纪录在磁带、磁盘和其他一些设备上的。

我们讲中文、英文、法文；计算机“讲”FORTRAN，COBOL，BASIC等等语言。我们学会语言之后还要学习各种专门知识；计算机有了汇编软件后，则还要接受应用程序才可以为我们服务。聪明的学生可以举一反三；电子计算机却是个再笨不过的学生，只能接受填鸭式的教育。我们经过复习，学来的知识还会忘掉多一半，电子计算机过目不忘，无需复习；教师的工作是非常细致的，教育是耗时的；程序员就是电子计算机的教师，他们把百分之九十的时间用于修改程序中的错误(当然错误可不是计算机这个学生造成的)。编写软件是耗时的，这是软件成本高的主要原因，它在根本上限制了电子计算机的应用。

编写程序有些象旧时的私塾，单独教学效率低。而现在的软件公司则好比清朝末年兴起的“洋学堂”，它们采用高度组织的方式，集中多人智慧，在大量调查研究的基础上编出可以相当灵活完成某一方面特定功能的一组组软件，成批复制出售或出租，人们称之为软件包，甚至称为罐头软件，意思是即时可用。

电子计算机部之所以能发展成系统管理部，和这种软件包的发展是分不开的。有一批应用运筹学、概率论、拓扑学等知识编制的软件包是专门用来管理工程进度的。

我们在工程上往往喜欢提两个口号：“超额完成任务”、“提前完成任务”。可总工程师却很清楚，这两个口号并不总是对的。比如盖大楼，如果运输工人提前完成任务，在地基没挖好前就运来了水泥，一定会造成损失；负责门窗的工人不得过早完成任务，也不得超额完成任务。但打地基工作则不同，越早完成越好，因为地基一完成，若干工作即可同时开展了。这样的工作在管理学上称为临界工作。任何临界工作推迟一天，整个工程至少推迟一天。纲举目张，总工程师抓的重点就是临界工程。一个大工程有成千上万个项目，判定哪些项目是临界工作并不容易，而且随工程进度的改变，临界项目也会发生改变，会造成极复杂的相互关系和连锁反应。应用电子计算机有关软件，可以很好处理这类问题，可以模拟任何一个项目变动对全局的影响。

编制这类软件可能要几年的时间，但使用者只要回答几个简单的问题就可以得到所要的答案。当然在进行工作之前，还要把大批资料输入计算机，这好比请来一个好参谋，只有把情况全介绍给他，参谋才能回答问题。输入的信息要有机地储存起来，这便是该书第二部分介绍的信息技术——数据库(DataBase)，另一种类型的软件。数据库好比一个高效率的图书馆，每种图书只存一份，却可借助优良的检索方式同时供多人使用，修改，增删。这个系统既保证信息不会混淆，又保证信息的安全，有种种保密等级防止有意无意的泄露和损害发生。

上面两部分是讲工具的：硬件、软件全是工具。有了工具，我们还要建立一个信息系统。这好比有了汽车、火车、飞机之后，我们还要根据具体需要建立一个运输系统。这就是该书第三部分所讨论的。

信息(Information)俗称消息或情报。我们人类的任何活动，其实全是信息的传递。有的企业效率高，有的企业效率低，我们说这是管理问题，归根结底是信息的管理问题。出租汽车装上无线电话后，载客率成倍上升。这是因为信息传递速度加快了。如果调度员能在一两分钟内对几百辆汽车的位置、状况作出判断，则效率还可以再提高。这就非借助计算机分析信息不可。

建立一个系统要有一定的步骤：可行性调查，研究系统要求，设计，设备安置和检验运行。对于这几个阶段的描述，作者就使用了前面提到的工程管理程序，用框图把各项工作的往返关系清楚地画出来，使读者一目了然。一个大中型企业电子计算机化的工作，是需要应用其他电子计算机来分析的。有专门的公司承担这种工作，进行这种分析的工程师便是软件行业不可缺少的系统分析师(Systemanalysit)。这些专业人员在分析全局的之后，选择适合于这个系统的硬件和软件，而不是在预算之内尽量购置最大最新最快的计算机。

当信息系统建立起来了，也仍然离不开对系统的管理。因为这个系统是应用电子计算机处理信息的，因此如何保证计算机的正常运行，维修，软件的更新、发展，是管理的基础。在此基础上要保障信息的安全，复制备用。信息是供人使用的，处理好人和系统的关系，把信息及时提供给使用者，则是管理的根本目的。

人和电子计算机也会产生矛盾。这种矛盾往往导致该书称之为“人为阻力”(HumanResistance)的障碍。产生矛盾的原因有经济性的，技术性的，也有心理性的。有关人员因为怕电子计算机夺去自己的职位，往往从建立系统始就采取不合作态度；各级主管因为不懂计算机，一下从内行变成外行，也会阻止这个系统或错误地使用这个系统；计算机是新生事物，有关专业人员短缺，流动性强，也造成问题；会计师不敢把机器印出的支票不加检查就寄发出去，但若一张张检查，计算机也就不必使用了。

对此，该书有一句话很深刻：在应用电子计算机之后，管理人员应该认识到，最根本的改变是要求他们自己改变以往的管理方式和方法。用我们的话来讲，不在传统的管理方法上有一个突破，信息系统的效率是无法发挥的。不能穿新鞋走老路。

工业现代化的一个基点是社会性。这就是说现代化不能建筑在自给自足的封闭性经济体系中。比如一个山村即使买得起汽车，也有司机，也仍然不能自行决定运输汽车化，因为公路、零件、汽油绝不是一个地区可以单独解决的。只有少数人拥有电话时，安装一个自用电话十之八九会沦为一个摆设。如果说在单纯硬件系统中社会性还不那么突出的话，那么对于信息这种软件系统，社会性就是关键所在了。

比如银行建立一个有效的电子计算机会计系统，但电源不能保证，这个系统就最好不要使用。一旦用上了信息系统就不能退回到手工系统去了。这和汽车坏了，还可以马拉人扛不同。

再如图书馆想建立一个索引系统。但统一书号远远满足不了书的分类，人们又如何输入资料呢？那需要多少专家把书一本本鉴定分类呢？即使不惜代价作到这一点，另一个图书馆又是一套办法，结果图书馆之间仍然不能交换图书。

大家全听说过自动化仓库，但如果没有国家甚至世界性的统一尺码、标准和编号，计算机打出的订货单又有什么用呢？大家又如何利用型号查找零件呢？

全国若没有通畅的电话系统，农业部的大型电子计算机又如何把全国各县各乡的终端联系起来组成病虫害、良种、产量预算情报网呢？

这本书列举了美国的飞机票编码，国际统一书号(ISBN)，统一产品编号(UPC)和支票上磁性墨水号码等许多编码，尽管这些号码现在才大派用场，但美国编码的立法、设计、规则的制定，却是早在二三十年前就已开始了。我们中国如果不立即着手这一工作，将来即使生产了大批电子计算机，也依然无法推广使用，特别由于中文的特殊性，编码是处理信息的关键。邮政号码曾经一度不实际地强制推行，现在几乎消声匿迹了，需知这是需要十年宣传才能逐步推广的事物。社会性准备需要长期的，全面的，有预见性的，依靠突击、会战匆忙上马，是不能奏效的。

该书第五部分是使用信息系统，除了针对不同应用范围作了简单的介绍外，也简述了自动化办公室和个人计算机。

对前者，美国商人的广告是：今天使用明天的技术。事实上，在美国，办公室自动化已经是摆在眼前的课题了。有人把它称之为无纸办公室，固然夸大其辞，但大大减少了公文和纸张的流通量，显著地提高了办公效率，却是显而易见的事实。电子邮件，借助计算机终端在瞬时传递信件、报表、设计方案到千里之外；文件处理机可以编辑公文、信件，查改错字，统一格式，反复修改、存底而无需重新打字；办公室电话交换台可以组织小型电话会议，把不同地方的电话连在一起而不用劳动电话局；画图机、终端可以把数据、百分比变成彩色图形显现在荧光屏上、纸上或供投影的透明胶片上，使人们对数字表达的含义一目了然；详细的表报根本不用印在纸上，可直接转换到显微胶片上备查……

个人计算机这个名词并不很确切，因为大多数这类计算机对于个人来讲，目前的价格还是贵了一些，而且由于上面提到的社会性，今天对个人的用途还是很有限的。但这种微型电子计算机无论从价格上讲，还是从效率上讲，对于小型企业或办公室都是非常合适的。它们不但因其专门性更适合办公室用，而且可以通过电话或其他线路和大型计算机联系起来，要求大型机去承担它们无法胜任的工作，也可以由此直接把基层的数据汇报到上一级机构的大型计算机信息系统中去。

目前，国际上微电子技术的发展和应用，正在日新月异地飞速进步。一九八二年北美洲国际电子计算机展览，还以各种画图的软、硬件为主，而今年同样的展览则全是个人计算机和办公室自动化软、硬件了。因此，一九八一年出版的这本书，在这些方面的介绍不免已经显得有些落后了。