高职院校学生档案管理存在的问题与对策研究

摘要：高等职业院校学生档案管理工作事关学生成长、成才和学校长远发展。现阐述新时代背景下高职院校学生档案管理工作的重要性，分析学生档案管理工作面临的挑战和问题，尝试通过提高认识、完善规章制度、加强队伍及信息化建设以及提升学生档案管理的科学化水平等措施，促进高等职业院校学生档案管理工作的高质量发展。

根据教育部统计数据，截至2024年6月20日，全国高等学校共计3117所，其中高职（专科）学校1560所，占据了我国高等学校的半壁江山。高等职业院校对于我国经济社会的发展起着举足轻重的作用，其每年向社会输送的毕业生是中国特色社会主义现代化建设的一支强大的生力军。

为了充分发挥这支生力军的作用，在选拔过程中关注学生的档案材料，无疑会起到事半功倍的效果。因为学生档案是学生在校期间形成的、反映学生德智体美劳各方面综合素养以及家庭基本情况、主要的社会关系等相关信息的记录材料，是高等职业院校在选拔、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是学生毕业后工作单位和相关部门选拔录用人才的重要参考依据。作为高等职业院校的档案管理工作者，要以高度负责的精神从各个环节做好学生档案管理工作，为党育才，为国育人，从而促进学生档案管理工作的高质量发展。

高等职业院校学生档案管理工作的重要性

学生档案记录着学生成长、成才过程中形成的大量原始信息，这些原始记录材料十分珍贵。认真做好学生档案管理工作，对于高等职业院校学生工作的正常开展、学生成长发展轨迹保存、相关单位人才的选拔录用、高职院校的长远发展及建设中国特色社会主义现代化事业都具有重要的意义。

学生档案是做好日常学生管理工作的重要辅助工具

学生工作是面向人的工作，特别是新时代的大学生，他们思维敏捷、思想活跃、涉猎广泛，对社会现象有自己的看法和主张，为了做好学生工作，引导他们成长成才，最首要的是要了解学生的基本情况。学生档案记载了学生的履历信息、家庭情况、各学习阶段的成绩单、专业特长、兴趣爱好、党团材料、奖惩材料等相关资料。作为教育工作者，可以通过研究学生档案掌握学生的基本情况，这样在开展日常学生管理工作、教学工作、就业工作时，可以更加有针对性，从而提高学生工作的效率，促进学生工作的高质量发展。

学生档案是学生个人成长发展的重要佐证

学生档案对于学生的发展至关重要。学生在被单位录用、转岗定级、职称评定、评优评先、工龄认定、退休待遇评定时，都需要以档案作为参考依据。档案贯穿学生的整个生命周期，因此，学生档案不仅是学生成长道路的重要佐证，更是学生成长道路上维护自身权益的重要保障。学生档案是学生在校期间学习、生活的真实记录，是他们学习、成长和发展过程的重要证明材料。当学生离开学校走上工作岗位，用人单位首先通过档案了解入职人员的基本情况。此外，在随后的选拔考察和职称评审环节，档案材料发挥着不可替代的作用，特别是对进入国有企事业单位的学生，档案的重要性尤为突出。例如，核对出生日期，需要从最原始的档案中查找，主要参考入团志愿书等。档案材料对于学生今后个人权益的保障和维护都将起到十分重要的作用。

学生档案对学校长远发展起着促进作用

学生是学校发展的见证者，毕业后走入社会更是学校最好的“形象大使”。很多学生毕业后以各种方式回馈母校的培养和培育，支持学校的发展。同时，相关部门可以对众多高等职业院校形成的学生档案材料进行大数据分析，甚至运用现代信息化手段搭建大模型，直观地呈现相关信息，定期对学校学生生源地、专业特长、毕业去向及所从事的主要行业等相关资料进行分析，生源地分析可以总体把握学校主要生源地，提前布局各地招生指标计划；报考专业分析可以了解专业是否能够与经济社会发展相适应，以便根据社会需求及时调整专业设置；毕业去向分析可以了解学生毕业后主要流向哪个行业，总体就业形势如何等，进而为学校的长远发展提供一定参考和借鉴。

高等职业院校学生档案管理中存在的问题

高等职业院校对学生档案管理工作缺乏足够的重视

目前，不少高职院校不够重视学生档案管理工作，没有充分认识到学生档案对学生成长成才、学校长远发展的重要作用，重视多停留在口头上，没有或者很难将具体的措施落到实处。各高职院校普遍缺乏对学生档案管理相关工作的深入研究和宣传教育，学生档案管理标准化建设方面仍有较大改进空间，如学生档案库房标准化建设、相关设施的配备等。由于对学生档案管理工作重视程度不够，直接导致学生档案管理工作发展滞后，无法适应新的情况，严重制约学生档案资料作用的充分发挥，造成资源的浪费。另外，由于校方重视度不高，导致很多高职院校的学生对个人档案的重要性认识不足。例如，有的学生在毕业多年后因为工作需要，单位要核查个人档案中的相关信息时才想起档案，但本人对于档案的去向一无所知，需要耗费大量的时间和精力寻找；有的工作单位没有人事档案保管相关权限，单位也缺乏相应意识，将学生档案随意放置，甚至出现丢失或损坏现象[1]；有的高职院校由于制度不健全，部分学生在毕业后自行携带档案，由于学生缺乏相应的档案保护意识，家属或者个人出于“好奇”等原因私自拆封档案，使档案变成“死档”，导致单位无法接收人事档案，严重损害学生的权益。

高等职业院校缺乏相应的学生档案管理规章制度

目前，国家主管部门尚未颁布学生档案管理方面的相关规章。因此，不少高等职业院校也未制定相应的学生档案管理办法等相关规章，有的高职院校更是将学生档案作为一项临时性的工作开展，导致学生档案管理工作标准不一，存在不同部门分头管理的现象。例如，有的高职院校将学生档案划归学校档案馆或者档案室统一管理，有的又归属招生就业部门或者学生处；有的高职院校将档案管理权限下放在各二级学院（系）实行分散管理；有的高职院校由院系负责档案的收集与整理工作，学生处或者招生就业部门负责学生档案验收、毕业后档案的转递工作。这导致学生档案管理职责界定不清，容易出现多头管理，也容易导致无人想管，使档案管理工作无章可循。同时，由于制度欠缺，导致学生档案在收集完整性、规范性、严谨性方面存在诸多问题。特别是在网络投档招生的情况下，没有打印需要从系统导出的材料，导致高考档案缺失，学生档案材料不全；有的档案没有及时归档入团志愿书等相关材料，导致人事档案核查出生日期时找不到最具有权威性的佐证材料；有的档案没有及时归档获奖登记表等相关材料，导致用人单位在核对时无法在档案中找到相关佐证，由此甚至质疑学生诚信，影响学生顺利就业及以后的职场发展。在学生档案的规范性和严谨性方面，许多高职院校由于缺乏相关规定，用纸不规范，各类档案材料大小不一，大大增加了档案管理工作人员整理档案的难度。

高等职业院校学生档案管理人才缺乏

根据调研数据显示，许多高等职业院校缺乏学生档案管理人员，特别是有档案学相关专业背景的档案管理人员更少，绝大多数由辅导员或者其他工作人员兼任，这种情况直接影响了学生档案管理的专业化水平。有的高职院校学生档案管理人员由辅导员兼任。由于辅导员日常学生工作较为烦琐，时间和精力都有限，加之经常因为学校的安排，出现工作内容变动的情况，导致学生档案管理工作缺乏稳定性，工作中存在移交不及时、档案材料填写不规范等问题，甚至出现由于人员变动导致学生档案材料损坏或丢失的现象，直接影响学生档案管理工作的正常开展。从长远来看，这种情况导致高职院校学生档案管理工作的专业化水平长期停滞不前，不利于学生档案管理工作的正常发展和作用的充分发挥。

高等职业院校学生档案管理信息化水平欠缺

因学校对学生档案管理工作重视程度不够，甚至将学生档案工作看成临时性工作，导致不少学校对学生档案管理工作信息化建设投入过低，缺乏高效的信息化管理系统的有效支撑，数字化程度过低，日常工作主要以人力为主，工作效率低。很多学生的档案材料缺乏备份，成为“孤本”，如有破损丢失无法补全；学生档案信息难以实现共享查询，对学生档案的利用率不高，不利于学生长远发展，无法适应智慧档案和数字档案的发展趋势。

解决高等职业院校学生档案管理中的存在的问题具体措施

增强使命感、责任感，高度重视学生档案管理工作

高职院校要深刻认识到学生档案管理工作在促进学生成长成才、学校长远发展、推动经济社会发展方面的重要作用，不断与时俱进，勇于创新，加强组织领导，深入开展基础研究，及时解决学生档案管理实践中遇到的各类问题，适应新时代高质量发展背景下学生档案管理方面的新趋势，特别是数字档案、智慧档案新方向，提前谋划布局，完成学生档案管理工作的新任务，不断健全学生档案管理体系，加强标准化建设。同时，要通过各种方式，进一步加大学生档案重要性的宣传力度，把握新生入校、毕业前等关键时间节点，通过新媒体等途径进行档案重要性的宣传和教育，以此让广大师生特别是学生认识学生档案对自身成长、发展、权益保护等方面的重要作用，及时反馈相关问题。学生毕业时应按照学校相关要求及时核对登记个人档案去向信息，严禁个人自带档案，提前了解工作单位是否具有人事档案保管权限，知晓个人档案去向等相关信息，避免档案丢失和出现“死档”等极端情况。

完善学生档案管理规章制度，做到有章可循

高等职业院校负责档案管理的相关领导及工作人员要认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《干部人事档案工作条例》等法规和文件要求，深入开展学生档案管理工作相关研究，在学生档案的完整性、规范性、严谨性方面狠下功夫。高等职业院校可以制定符合本校实际情况的《学生档案管理办法》等相关制度，进一步细化学生档案的收集范围、时限、类别；规定学生档案管理过程中档案材料归档时相应材料的纸张规格、填写标准等具体注意事项，使学生档案管理工作的各个环节都严格依照制度执行；不断优化档案服务体系建设，及时告知学生档案去向等相关信息，使学生走上工作岗位后能够更好地利用档案中的相关材料。除此之外，高等职业院校应加强各档案统一归口的协调力度，可建立由校领导担任主要负责人，各相关业务部门领导参与的协调组织机构，通过定期召开会议、听取汇报的方式形成长效的沟通反馈机制，从档案形成的源头加强管理和协同，定期审核和归档学生档案材料，及时沟通反馈材料缺失或信息填写不规范等情况，通知相关部门尽快补充缺失材料，从而确保学生档案材料的真实性、准确性和完整性[2]。

加强学生档案管理队伍建设，提升工作人员素养

学生档案管理是一门科学，随着新形势的不断发展和信息技术的广泛应用，学生档案管理工作面临许多新的挑战，这就要求学生档案管理工作人员不断提升自身综合素养。不少高职院校缺少专职档案管理人员，临时安排辅导员或班主任负责收集、整理学生档案材料。由于缺乏专业的指导，使得档案管理工作开展过程中问题层出不穷，学生档案管理水平效率低、质量也无法保障。为此，学校层面要加强学生档案管理人员队伍建设。一是招聘有档案学相关背景的工作人员，配齐配足相关人员。除了考察专业背景、业务能力，考虑到档案工作的特殊性，还需要考察相关工作人员的政治立场、是否具有较强的责任心等[3]。二是不断加强档案管理业务培训，提高学生档案管理专业化水平。学校可以坚持“引进来、走出去”的策略，既可以邀请档案学相关领域的专家、其他高校具有丰富档案管理经验的工作人员来校开展专题业务培训，也可以组织学生档案管理员外出培训交流，学习其他学校好的经验和方法，从而不断提高学生档案管理水平。

利用信息技术手段，不断提升档案管理科学化水平

为了学生档案管理工作的可持续发展，更好地服务学生成长成才的全生命周期，高职院校应结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，搭建学生档案管理的信息化平台，在查询、查阅、分类统计、归集整理、永久保存等方面借助信息化手段，进一步简化办事流程、提高办事效率，让信息“多跑路”，让人员“少跑路”。各高职院校可以结合当下数字化校园、智慧校园建设契机，将学生档案管理纳入其中，提升数据接收、存储、备份能力，提前布局数字档案资源库的共享建设，为全校师生及学生档案管理人员提供更方便、快捷的个性化服务。学生档案数字化是趋势，这就要求高职院校改变传统的“手工作坊”模式，将现代信息手段运用到日常的学生档案管理中，通过建设互联互通、共享水平高的学生档案信息资源库，既可以大幅减少人力资源的投入，也可以使学生档案管理更加方便、快捷和高效，从而促进高职院校学生档案管理工作的高质量发展[4]。

综上所述，高等职业院校要充分认识到学生管理工作对学生成长、成才及整个全生命周期的重要作用，坚持问题导向，有的放矢，在师生中加强学生档案重要性的宣传教育；配备专职学生档案管理人员，不断完善学生档案管理相关规章制度，加强业务培训，不断提升其专业素养；加强学生档案管理的信息化水平，提高学生档案管理工作的质量和效率，充分发挥学生档案的价值，从而更好地为学生的发展提供支持和服务。

2021年度深圳市教育科学规划课题“阐释与展演：《诗经》‘家国情怀’现代传承路径的研究”（szjk21007）。

（作者单位：深圳信息职业技术学院）

[1]乔南.高校学生档案管理现状分析与对策研究[J].产业与科技论坛，2023，23（10）：281-283.

[2]安岚.“三全育人”视域下高校档案馆育人功能探究[J].新疆开放大学学报，2023，27（02）：22-26.

[3]宋筱薇.高质量发展背景下高校学生档案管理工作的实践创新[J].黑龙江档案，2023（06）：144-146.

[4]曲红霞，史美玲，吴文辉.新时代基于高校学生档案管理工作的思考[J].办公自动化，2024，29（06）：70-72.