文书档案安全管理实践策略分析

文书档案作为记录历史、传承文化的重要载体，其安全管理非常重要。进入信息化时代，面对日益复杂的档案安全环境，如何有效防范各类风险，确保文书档案的完整性与安全性，已成为档案管理领域亟待解决的问题。基于此，本文从多个维度探讨如何在流程、人员等方面构建一个全方位、多层次的安全管理体系，以保障文书档案的安全，期望能从理论层面对提升相关机构的文书档案安全管理水平有所助益。

一、文书档案及其安全管理的概念

文书档案是指企事业单位、团体等在各项活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，其是行政管理、业务活动的重要组成部分，也是历史档案资源的基本组成部分。文书档案安全管理是指对文书档案的信息安全进行全面、系统的保护，确保档案的完整性、可用性、真实性和机密性，防止档案丢失、损坏、篡改和泄露。随着新时期档案数字化进程的推进，文书档案安全管理的对象既包括传统的档案实体，即对纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等档案载体的保护，也包括对无纸化档案管理下数字化档案内容的保护。文书档案安全管理是档案工作的重要组成部分，对保护单位及个人信息、保证历史活动信息记录的延续以及发挥档案社会价值和文化价值具有重要意义。

二、文书档案的特征

（一）原始性

文书档案的原始性是指档案资料在其形成过程中自然产生的，未经人为修改或重新加工的最初状态。文书档案是伴随着单位的日常工作、决策、交流活动等直接产生的，是这些活动的直接产物，因此其是当时事件的真实记录，反映了当时的实际情况，没有经过人为的主观篡改或解读。这些都体现了文书档案的原始性是档案最为本质的特性，保证了文书档案作为历史凭证的真实可靠。

（二）全面性

全面性是文书档案在内容层面的重要特征。文书档案涵盖了单位工作中包括行政决策、业务执行、内部管理、外部联络等各个方面，确保了档案能够完整地记录发展历程和运作细节，为后续的查证、研究提供了丰富而翔实的信息资源。其中既包括单位决策的各项正式文件，也包括会议记录、工作计划、总结等内部材料，以及公告、通告等公布性文件，还有内部使用文件、记载性文件、报道性文件、契约性文件和证明性文件等多种，这些共同构成了组织活动的完整图景，体现了文书档案内容的全面性。

（三）唯一性

唯一性是文书档案作为历史记录和法律证据的重要特征。文书档案记录的内容是特定的，涉及具体的事件、决策、指令或交流信息，因此每一份档案的内容都是唯一的、独一无二的。同时，每一份文书档案的格式、布局、签名、印章、附件等也都有其特定的形式，即使是同一类型的文件，每一份的具体形式也可能有所不同。此外，文书档案的产生时间也是其唯一性的重要体现，这标志着文件形成的具体历史时刻，这一时刻之后的内容变化都无法体现在原始档案中。唯一性保证了文书档案的特定效用，是识别和区分不同档案的重要依据，因此，在对文书档案进行检索和利用的过程中，也要据此对文书档案进行特定的编号或标识，以便管理和查询。

三、文书档案安全管理的重要性

文书档案作为记录历史、传承文化、保障权益的重要载体，直接涉及单位信息，因此其安全管理对于保障档案的完整性、真实性和长期可用性而言具有重要意义。

文书档案作为历史活动的记录与凭证，是单位决策参考的重要依据，通过有效的安全管理，能够确保文书档案免受损害，维护其历史价值，为当前和未来的工作提供信息支持。进入信息化时代，随着文书档案逐渐向数字化转型，电子文档在提高存储效率与检索便捷性的同时，也使安全管理面临前所未有的挑战，增加了数据泄露、黑客攻击等新的风险。这一形势下，加强对文书档案全方位的安全管理，既是保护传统纸质档案的需要，也是应对数字化时代信息安全挑战的重要举措，体现了单位档案管理的规范化，以及高度的社会责任心。

四、文书档案安全管理存在的问题

（一）管理流程不健全

文书档案管理流程不健全是一个亟待解决的问题，其直接影响了档案管理的效率与质量。目前，一些单位在文书档案管理上缺乏一套系统化、标准化的操作流程，导致档案收集、整理、归档、利用等各个环节衔接不畅，容易出现信息遗漏、错误分类、查找困难等问题。这种不健全的管理流程还可能加剧档案的损毁和丢失风险，因为缺乏有效的监督和追踪机制，无法确保每份档案都能得到妥善保管和及时处理。此外，管理流程的不完善还可能导致档案利用效率低下，无法满足用户快速、准确获取所需信息的需求。

（二）管理人员专业素养不足

文书档案管理人员的专业素养直接关系到安全管理的专业性与规范性。首先，一些单位的档案管理人员缺乏应有的专业素养，对档案价值的认识不深、保密意识不强，在档案收集、整理、归档、利用等各个环节中无法高效、准确地完成工作任务。其次，部分档案管理人员只具备基础的档案管理知识，对最新的档案管理理论、方法和技术缺乏深入了解，因此难以运用科学的方法和手段应对日益增长的档案数量和越发复杂的管理需求。最后，随着文书档案管理数字化转型进程的加快，文书档案安全管理涉及越来越多的数字化设备，而部分档案管理人员习惯于传统的档案管理方式，对数字化设备和数字化管理系统缺乏使用能力，这些都影响了当前文书档案安全管理的有效进行，增加了安全管理的风险。

（三）数字化防护手段滞后

当前，一些单位在文书档案数字化转型过程中已经取得了一定的成果，逐步实现了文书档案无纸化管理，但与此同时，在档案安全管理的技术防护上仍存在明显不足。

一方面，数字化设施设备老化，如存储服务器容量不足、性能低下，难以应对大规模数据存储和高效检索的需求，增加了数据丢失和损坏的风险。另一方面，软件防护能力不足，缺乏先进的加密技术、防火墙系统以及入侵检测与防御机制，使电子档案极易遭受黑客攻击、病毒入侵等网络威胁。此外，新兴技术如区块链、人工智能等在文书档案安全管理中的探索和应用尚处于起步阶段，未能充分发挥其潜力。

（四）管理平台不完善

当前，随着文书档案数字化转型进程的加快，信息管理平台成为连接档案管理者与用户、实现档案资源高效利用的重要手段。然而，当前部分档案管理部门在搭设信息管理平台时存在诸多问题。首先，部分平台在功能实现上存在短板，如检索效率低下、分析功能不足等，难以满足用户多样化的需求。其次，用户体验也是衡量信息管理平台优劣的重要指标之一。部分平台界面设计复杂、操作流程烦琐，给用户带来不便；同时，缺乏个性化的服务设置，难以满足不同用户的个性化需求。最后，数据安全是管理平台不可忽视的重要问题。部分平台在数据安全防护方面存在漏洞，如数据加密措施不到位、访问控制不严等，容易引发数据泄露等安全事件。

五、文书档案安全管理实践策略

（一）完善文书档案安全管理流程

完善文书档案安全管理流程，有助于形成系统化的安全管理机制，使文书档案安全管理更加规范高效。档案部门要明确档案安全管理的目标、原则、责任和措施，定岗定责，为安全管理流程提供机制性保障。在此基础上，细化文书档案安全管理产生到销毁的全生命周期管理流程。

首先是档案收集，要明确档案收集的范围、标准、程序，确保档案的齐全性和准确性。其次是档案整理，要制订档案分类、编目、装订等整理标准，保证档案的系统性和便于检索，以方便日常管理和维护。再次是档案保管，这是档案安全管理的核心环节，要严格规定档案的存放环境、存放方式、保管期限，以及档案库房的管理和维护要求，并监督管理人员将相关工作落实到位。最后，对需要销毁的文书档案，也要明确工作流程，建立档案销毁的标准、程序和监督机制，防止不当销毁造成的损失。只有完善安全管理流程，才能使相关工作步入正轨，进而形成一套长效运行的安全管理机制。

（二）强化文书档案安全管理人员的专业素养

文书档案安全管理人员作为安全管理工作的主体，其专业素养直接关系到文书档案材料的安全和安全管理工作的质量。对此，单位档案部门必须加以重视，要利用多种形式提升其专业素养，确保管理人员能够满足安全管理工作多样性、复杂性的要求。

首先，管理人员要具备高度的安全意识，认识到档案安全的重要性。同时，单位要定期举行安全教育活动，使管理人员深刻理解文书档案安全对单位乃至社会的意义，认识到自身在安全管理中的责任和作用。其次，要加强专业知识培训。管理人员应具备扎实的档案管理专业知识，单位必须定期组织专业培训，更新管理人员的知识结构，使其掌握最新的文书档案安全管理技术和方法。同时，也要结合实操演练和技能竞赛，提高管理人员在实际工作中的操作能力，以及应对突发事件的处理能力。最后，在当前文书档案向数字化转型，各单位普遍实行档案无纸化管理的新形势下，管理人员也要具备一定的数字化、信息化素养。各单位要针对文书档案安全管理的需求，对数字化档案管理系统的熟练操作、信息安全防护技术的掌握等方面进行专门的数字化培训。对文书档案管理人员的培养是一项长期工程，单位要从多方面入手，通过持续的教育、培训和激励，打造一支高素质的文书档案安全管理队伍。

（三）加强实体档案和电子档案安全防护

实体档案和电子档案安全防护是文书档案安全管理的核心内容，这两者相辅相成，共同构成了文书档案安全管理的完整体系。

1.实体档案

首先，实体文书档案的存放空间，即单位档案馆（室）应配备有效的防火系统，包括火灾自动报警和灭火设备，以防止火灾对档案造成毁灭性破坏。其次，防盗措施如安装监控摄像头、门禁系统等，可以有效保证档案文书的安全。再次，防潮和防虫蛀也是实体档案安全管理的重要方面，需要通过控制档案馆（室）的温湿度，使用防虫蛀的档案装具和适当的化学方法来保护档案不受潮气和害虫的侵害。最后，档案的有序存放不仅便于管理和利用，也是实体档案安全的一个重要方面，应按照档案的分类和编号进行合理布局和存放。

2.电子档案

随着文书档案数字化进程的加快和文书档案无纸化管理的普及，档案信息安全防护显得尤为重要。

首先，数据备份是确保数字化档案信息不丢失的关键措施，应定期对档案数据进行备份，并采取多地存储的策略，以防万一。其次，病毒防护和防火墙技术可以有效防止外部攻击和病毒入侵，保护档案信息系统不受破坏。最后，对于敏感档案，加密处理和严格的访问控制是防止信息泄露的必要手段。这包括对电子档案进行加密存储和传输，以及设置不同的访问权限，确保只有被授权人员才能访问相关信息。

总之，要兼顾文书档案实体和电子档案数据的安全防护，以确保档案信息的安全、完整。

（四）优化信息管理平台

优化文书档案信息管理平台，对于文书档案的安全管理和高效利用具有积极作用。首先，引入先进的搜索引擎技术，如全文检索、自然语言处理等，提高检索的准确性和速度，同时提供多条件组合查询、模糊查询等功能，以满足用户多样化的检索需求；开发数据分析模块，利用大数据和人工智能技术，对档案数据进行深度挖掘和分析，提供趋势预测、关联分析、热点识别等高级功能，辅助决策制订。其次，采用简洁明了的界面设计风格，减少冗余元素，确保用户能够快速上手；根据用户的浏览历史、搜索习惯等信息，推送个性化的档案资源和服务。最后，完善数据加密措施，对敏感数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性；实施多层次的访问控制策略，包括用户身份验证、权限分配、访问审计等；定期对平台进行安全审计和漏洞扫描，及时发现并修复潜在的安全隐患；建立应急响应机制，制订数据泄露等安全事件的应急预案，确保在发生安全事件时能够迅速响应并妥善处理。

六、结语

综上所述，文书档案安全管理是维护单位活动信息安全的重要举措，同时也有助于维护其历史记录的完整性。各单位应通过多种形式降低文书档案安全管理的潜在风险，进而保障档案事业的健康发展。随着信息技术的不断进步，文书档案安全管理将面临更多挑战，文书档案管理人员要提升自身素养，持续在实践探索中优化和创新管理策略，以适应新形势下的安全管理工作，确保文书档案的安全与完整。

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（作者简介：李梦苗，女，本科，深圳市夏尔科技有限公司，助理馆员，研究方向：档案开发利用、档案保密管理）

（责任编辑 张云逸）