行政事业单位内部控制信息化管理初探

[摘 要]随着信息技术的迅猛发展，行政事业单位内部控制的信息化管理已成为提升管理效率和风险防控能力的重要手段。文章旨在探讨行政事业单位内部控制信息化管理的理论基础、实施路径、关键技术、应用场景及面临的挑战，以期为相关单位提供理论指导和实践参考。

[关键词]行政事业单位；内部控制；信息化管理；风险防控；管理效率

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）22-0030-03

行政事业单位作为国家治理体系的重要组成部分，其内部控制效能对于确保公共资源的有效分配和高效利用至关重要。然而，传统的内控模式面临着信息不透明、程序复杂以及风险防范机制薄弱等问题。在此背景下，信息化管理作为一种创新的解决方案，能够借助技术手段，显著提高内部控制的效果与效率，正逐渐成为此类单位优化内控体系的重要选择。

一、内部控制信息化管理的理论基础

（一）内部控制的基本概念与原则

内部控制是指行政事业单位为了达成管理目标，通过制定规章制度、采取措施以及执行相关程序来防范和控制经济活动中可能遇到的风险的过程。它涵盖从风险识别到评估，再到应对与监控等一系列环节，目的在于确保单位的经济活动既合规又高效，并达到预期效果。

内部控制的基础原则包含了全面覆盖、重视关键点、相互制衡、适应变化及成本效益等几个方面。全面覆盖意味着内控体系需触及单位的所有业务流程，不留死角；重视关键点强调应将注意力集中在高风险区域和重要步骤上，提高整体控制效率；相互制衡指的是各控制机制之间形成有效约束，防止权力滥用；适应变化要求内控体系能够随着内外环境的变化而灵活调整；成本效益则是指在实现控制目标的同时，保证投入产出比合理，避免因过度控制而导致资源浪费。

（二）信息化管理的内涵与特征

信息化管理是借助信息技术手段来优化和重塑管理流程的一种方式，旨在提高管理效率与决策质量，其核心内容涵盖数据导向、自动化处理、资源共享以及即时监督等方面。数据导向强调通过对数据进行分析与挖掘，为管理层提供科学依据，从而增强决策的准确性与预见性；自动化处理指利用信息技术实现管理过程中的自动执行与监控，减少人为因素的影响，提高操作效率及透明度；资源共享意味着通过搭建信息平台，统一管理和分享信息资源，消除信息壁垒，确保信息的易获取性和一致性；即时监督是依托信息系统对各项管理活动实施实时追踪与预警，更加突出事前、事中监督，提升管理工作的灵活性和响应速度。

（三）内部控制与信息化管理的融合

将内部控制体系与信息技术管理相结合，目的在于利用现代信息技术促进内控流程的自动化、数字化及智能化转型，提高内控机制的有效性和运作效率。从细节上看，信息管理系统能够通过整合和解析各类数据，实现对内部管控环节的全覆盖监测，并能提前发出潜在风险警报，增强了内控措施的预见性和精确性；借助自动处理和智能辅助工具，可以规范并简化内控操作步骤，大幅降低人为因素带来的不确定性及错误概率。同时，基于网络平台的信息交换与即时追踪功能，使得不同部门之间能够无障碍地访问共享一致且最新的内控资料，提升了信息资源的价值及其一致性。

二、内部控制信息化管理的实施路径

（一）信息化管理平台的搭建

首先，提高数据整合能力，通过汇集来自不同业务系统的资料，实现信息的集中管理和资源共享，打破“数据孤岛”现象，提高数据一致性和实用性。

其次，流程控制模块是不可或缺的一部分，利用流程引擎和自动化技术，促进内控程序的规范化与自动执行，减少人为因素的影响，提高操作效率及透明度。风险预测机制作为系统的一项关键保障措施，借助建立的风险评估模型与指标体系，能够实时监测并预警潜在隐患，强化风险管理的预见性与准确性。

最后，辅助决策工具进一步扩展了系统的应用范围，通过对大量数据进行分析处理，采用直观展示手段，为管理者提供科学依据，优化决策过程的质量与效果。

（二）内部控制流程的优化与再造

优化和重构内部控制流程是行政事业单位实现信息化管理不可或缺的一环。通过全面评估现有程序并进行系统性改进，能够促进标准化、自动化及透明化操作，降低人为因素带来的干扰与潜在风险。

具体来说，这样的流程改进可以从以下几个维度着手：以统一的标准流程及其操作指南作为基础，确保各环节执行的一致性和可行性；利用自动化工具和技术手段，推动流程的自我运行与监督机制建设，降低误操作的概率。借助信息平台达到对整个过程的可视化追踪，提升其公开度与控制力。

（三）数据治理与风险防控

在行政事业单位中，基于信息化管理的内部控制体系里，数据治理与风险防控占据着至关重要的位置。为了构建这一基础，必须建立并完善数据治理框架，确保信息的精确性、完整性及安全性。首先，强化数据质量管控，通过设定明确的质量标准和评价机制，保证数据的准确度与一致性。其次，加强数据安全防护同样不可或缺，需要采用详尽的安全策略和先进的技术手段，保护数据免受破坏或泄露。合理规划数据从生成到销毁整个生命周期中的管理流程也十分关键，有助于最大化地发挥数据价值。同时，运用大数据分析技术和风险预警平台可以实现对潜在威胁的有效监测和灵活应对，增强风险管理的预见性和精确性[ 1 ]。

三、内部控制信息化管理的关键技术

（一）大数据技术在内部控制中的应用

在行政事业单位实施内部控制信息化管理的过程中，大数据技术的应用显得尤为关键。这种技术能够通过深入分析大量数据，有效识别潜在的风险因素和异常活动，为内控体系提供有力的数据支撑及决策参考。

大数据技术支持对各类业务信息的即时收集、保存与处理，通过数据挖掘技术和机器学习方法揭示隐藏于数据背后的规律性特征和异常模式[ 2 ]。例如，基于财务记录的详尽审查，可以揭露非正常的开支模式或潜在的资金安全问题；针对业务流程数据的研究，有助于发现工作流中的障碍点及效率低下之处。

此外，借助于大数据工具，可以对过往资料展开回顾式研究，促进内部控制系统持续优化升级。

（二）云计算技术在内部控制中的应用

在行政事业单位的内部控制信息化管理过程中，云计算技术扮演了至关重要的角色。它通过提供灵活且高效的计算与存储资源，提升了内控系统的快速部署及扩展能力，降低了信息化管理的成本负担。具体来说，该技术实现了资源按需分配与弹性伸缩的功能，能够很好地适应不同业务场景下的需求变化。例如，在预算编制或资产管理等活动高峰期，云平台能自动增加所需计算和存储的资源，保证系统运行的稳定性。在这些活动较少时，可相应减少资源占用，达到节省运营成本的目的。借助云计算，可以实现应用程序的快速安装和更新迭代，进一步缩短了软件开发周期并减少了后期维护工作量。因此，通过引入云计算解决方案，不仅提高了内部控制体系的灵活性和效率，而且提升了组织信息化管理水平。

（三）区块链技术在内部控制中的应用

在行政事业单位内部控制的信息技术管理领域，区块链展现出独一无二的优势。通过运用分布式账本和智能合约，该技术能够确保数据以一种可信赖且无法被篡改的方式进行共享[ 3 ]，增强了内控系统的安全性和透明度。更具体地说，区块链支持数据的分散存储与多边共识机制，这有助于保证信息的真实无误及完整性。例如，在处理资产时，每一笔交易及其状态变更都会被准确记录下来，为资产管理提供了清晰且易于追踪的历史轨迹；在合同管理方面，智能合约可以自动执行预设条款，不仅保障了契约内容得到严格遵守，而且防止了任何未经授权的修改行为。借助实时的数据交换及多方验证过程，区块链提升了信息流通的开放性以及跨部门协作效率[ 4 ]。

四、信息化技术在内部控制中的具体应用与提升措施

（一）预算管理与绩效评价的信息化提升

在行政事业单位的内部控制框架下，预算管理与绩效评估的数字化革新是提高管理效能的核心环节。《中华人民共和国会计法》第八条的规定，国家倡导依法运用现代信息技术推进会计工作的开展。通过采用前沿的信息技术手段，构建从预算编制、执行直至绩效考核的一体化管理体系，提升预算控制的专业水平和透明程度。具体实施策略涵盖以下几个方面：运用信息系统及时搜集并分析预算相关数据，确保预算规划具备高度的准确性和科学性；借助信息平台实时监督资金流向，快速发SKiFR6T4/J5b0GFH50LMbg==现并纠正任何偏离既定目标的行为，保障预算执行过程中的效率与合法性。

此外，系统还能自动产出绩效分析报告，提供多角度的数据支撑，增强评价结论的真实性和公正性。

（二）资产管理与风险防控的信息化策略

资产管理与风险防控构成了行政事业单位内部控制体系的关键组成部分。《中华人民共和国会计法》第二十五条的规定，各单位需建立健全内部会计监督机制，将其整合进内控框架之中。借助信息技术手段，能够实现资产从购置到报废整个生命周期内的精细化管理，有效防止资产流失和浪费现象的发生。

具体的实施方案涵盖以下几个方面：通过信息管理系统，追踪记录资产获取、保管、使用、维护直至最终处置的全过程，确保资产状态的高度透明化；系统应具备异常检测能力，在发现问题时能够自动触发警报，以便及时采取措施避免潜在损失。此外，通过对资产使用效率的数据分析，提出优化建议，旨在减少资源闲置情况并降低非必要的消耗。

（三）合同管理与合规性审查的信息化实现

合同管理与合规性检查构成了行政事业单位内部控制系统的关键环节。《中华人民共和国会计法》第二十五条的规定，所有单位都应建立健全内部会计监督体系，将其整合进本单位的内部控制体系中。借助信息化管理平台的搭建，可以实现从合同起草直至归档过程的全程覆盖，确保每个步骤既符合规范又高效运行。

具体的实施方案涵盖以下几个方面：利用标准化模板自动生成合同文本，降低人为错误率，提高文档准备阶段的工作效率和准确性；实施自动化的多层级审查流程，保证审批过程公开透明且合法合规；实时监控合同执行情况，自动生成进度报告，以便迅速发现并处理潜在问题；推动文件电子化存档，加强数据安全防护，提升历史资料检索便利性。

五、内部控制信息化管理面临的挑战与应对策略

（一）技术与人才的制约及应对

在推进公共部门内部控制信息化的过程中，技术条件与人力资源的限制成为急需解决的关键问题。实现高效的信息化管理依赖于先进的技术支持和强大的系统整合能力。

然而，目前许多单位面临着技术基础设施落后、不同系统之间兼容性差以及技术更新缓慢等问题。信息化管理不仅要求工作人员掌握信息技术的基础知识，而且必须深入理解内部控制的操作流程及风险管理机制。但单位对人才培养投入不足，导致能够同时精通技术和业务操作的复合型人才非常稀缺。因此，在推进公共部门内部控制信息化的过程中，增强技术实力、提升系统集成度，积极培养兼具技术能力和业务专长的人才队伍，成为克服当前障碍不可或缺的措施。

（二）数据安全与隐私保护的挑战及应对

在行政事业单位推行信息化管理时，保障数据安全和个人隐私显得尤为关键。此过程中包含了大量敏感信息的获取、存储、传输及处理等环节。如果这些资料不幸被泄露或遭到未授权访问，可能导致严重的安全风险和法律纠纷。现阶段，在单位的数据安全管理实践中仍存在多方面不足，例如加密技术的应用范围有限、访问权限控制不够严格以及数据备份与恢复机制有待优化等问题。此外，针对个人隐私保护的相关法律法规体系尚不健全，这也给实际操作中有效维护个人信息安全带来了挑战。

（三）制度与流程的适应性及应对问题

在行政事业单位推动内部控制信息化管理时，制度与流程的适应性至关重要。然而，在实践中，许多单位在此方面仍面临诸多挑战，如规章制度更新滞后、操作流程复杂且与信息技术的应用不匹配等。这些问题不仅影响了信息化管理的有效实施，而且可能导致工作效率下降和风险管理能力减弱。

六、结语

信息化管理在行政事业单位中的应用，对于增强单位的管理和风险控制能力具有至关重要的作用。通过搭建高效的信息化管理系统、改进内部流程、引入先进技术以及扩大实际应用范围，能够显著提高内部控制的效能与效率。尽管如此，在推进信息化建设的过程中，还存在诸如技术障碍、专业人才短缺、信息安全保障不力及制度适应性不足等多方面的问题，这要求相关部门在实施过程中持续探索和优化解决方案。

参考文献：

[1]刘燕珊.内部控制视角下事业单位财务管理信息化构建策略探析[J].活力，2024（18）：73-75.

[2]王彩虹.内部控制视角下行政事业单位财务管理信息化建设研究[J].财会学习，2024（24）：28-30.

[3]陈乐健.行政事业单位内部控制信息化建设探究[J].行政事业资产与财务，2024（11）：32-34.

[4]胡婕.行政事业单位内部控制信息化建设探索[J].行政事业资产与财务，2024（07）：40-42.