关于强化电商企业存货内部控制的几点思考

摘 要：数字化经济发展背景下，电商企业焕发出更大的活力，已经和较多产业结合在一起，在扩大利润空间的同时，也为其他行业的发展指明了新方向。电商企业在运营管理中，存货内部控制是关乎企业整个财务状况和长期稳定发展的关键要素之一。但就目前实际情况来看，一些电商企业存货内部控制中还存在一些问题，影响了电商企业持续发展。本文首先对存货内部控制进行了概述，然后分析了电商企业存货内部控制存在的问题，最后提出了加强存货内部控制的策略，为电商企业稳定健康发展提供参考意见。

关键词：电商企业;存货内部控制;存货管理流程

随着电子商务的飞速发展，电商企业面临着复杂的存货管理挑战。存货内部控制作为企业管理的重要组成部分，在保证决策科学性、提高企业经营效率、减少资金占用、提高存货周转率方面起着关键作用。但就目前实际情况来看，一些电商企业还存在存货管理流程设置不科学、存货内部控制制度不够完善、存货管理中职责分工不清晰、存货多仓管理与存货流转问题突出、存货内部控制缺乏监督机制等问题，阻碍了电商企业发展。因此，研究强化存货内部控制的策略，对电商企业发展而言至关重要。

一、存货内部控制概述

（一）存货内部控制的含义

存货内部控制具体是指电商企业在存货管理过程中，借助一系列有效的制度、程序方法和信息系统，保证存货完整、安全、有效，最终实现成本控制，提高运营效率。电商企业运营发展中，存货不仅是重要资产，也影响着企业经济效益[1]。所以，加强存货内部控制非常必要。

（二）存货环节分析

第一，存货分类与编码管理。该部分工作属于库存管理的基础性工作，具体是指通过合理地分类和编码，清晰识别与有效管理存货。电商企业可以通过建立统一的存货分类和编码标准的方式，保证存货信息的准确性和一致性。

第二，采购管理。该部分属于电商企业存货内部控制的首要环节，起到非常关键的作用。采购管理要求选择合适的供应商，保证采购价格公正、采购数量适当。

第三，入库与检验。该环节是保证存货质量的重要环节，电商企业要建立严格的入库检验制度，按照相关标准与要求详细检查每一批次存货质量。同时，还要优化检验流程，确保存货数量、规格等信息与采购订单一致。

第四，销售与出库管理。销售管理要求电商企业制定准确的销售策略，使策略制定与市场需求保持一致，且能灵活调整销售计划，预防存货积压和滞销风险。出库管理要求电商企业在海内外仓库中，根据客户需求与订单信息，组织、协调、控制商品出库。

第五，存货运输管理。该环节中，主要是把货从国内输入到海外仓，处理中途出现物流公司丢货的赔偿工作。

第六，库存监管与盘点。库存盘点是指电商企业要定期对库存进行盘点，保证货数量与账面信息保持一致。该环节属于有效控制库存的关键，电商企业要结合历史销售数据、市场需求等因素，科学设定库存水平，并实时监控库存变化，在库存量偏离目标水平时，及时调整采购和销售策略，将库存量控制在合理范围内。

第七，存储条件与安全管理。电商企业要根据存货特性，制定合适的存储方案，保证存储环境的温度、光照等符合相关要求。另外，还需做好仓库安全管理工作，防止火灾、盗窃等安全事故的发生。

第八，呆滞品管理。对库龄1年以上的库存要进行清货销售处理，库龄超过3年的库存强制报损[2]。

（三）电商企业存货内部控制的意义

1.保证决策科学性

在电商企业运营管理中，通过实施严格的存货内部控制，可以实时监控库存状态，准确掌握库存数量、种类、质量及存放位置等，实现库存精确管理，从而为企业各项管理决策制定提供准确的库存信息。企业管理者就可以根据自身发展需求，制定和调整采购、销售和生产计划，保证决策科学性，避免决策失误[3]。

2.提高企业经营效率

存货作为电商企业财务管理的重要组成部分，直接影响着企业经营与财务状况。良好的存货内部控制，能使存货管理的各个环节控制更加合理规范，保证各环节工作有序进行。同时，精确的存货内部控制，能降低库存管理成本，增加企业利润，提高运营效率。另外，存货作为电商企业流动资产，管理与利用情况直接关系到资金占用水平和资产运作效率。电商企业存货内部控制的落实，能有效控制存货信息管理，确保资产安全，减少资金占用，提高存货周转效率。

二、电商企业存货内部控制存在的问题

（一）存货内部控制制度不够完善

部分电商企业存货内部控制制度建设没有实现全覆盖，部分环节的存货管理工作控制不到位;内控程序不够优化，无法对存货进行高效管理;缺乏独立的存货内控管理部门，管理效率较低，质量不高;缺乏专门针对存货管理的制度，存货内控措施实际执行有较多漏洞;存货管理环境有待优化，部分商品在存储过程中出现损坏情况，影响了商品销售。

（二）存货管理流程不完善，账实不符

部分电商企业随着企业规模的扩大，生产与销售的产品种类、数量逐渐增多，涉及多个海外仓库、网店、不同单位主体，由于库存管理流程与人员增多，于是便会出现库存混乱的现象，导致主体账面存货不能准确反映实际库存，出现账务数据与实物数据脱节的情况。另外，部分电商企业的仓库管理流程与制度之间存在脱节问题，不能指导员工工作，出库信息记录不准确或信息记录错误，也会产生账面信息与实际管理数额差异的问题。

（三）存货管理中职责分工不清晰

一些电商企业在存货管理中，职责分工不够清晰的问题较为突出，降低了存货管理效率与质量。当前，部分电商企业存货管理相关岗位人员，特别是销售部门人员，对存货管理流程不熟悉，理念不足，缺乏相关经验与知识，影响了存货管理工作。该方面问题的出现源于电商企业内控环境较差，内控氛围建设不够，无法培养员工参与存货内控管理意识。同时，部分电商企业组织结构设置不够合理，各岗位自我监督与相互监督不能实现，难以保证存货管理工作有效落实。另外，部分电商企业没有制定详细的岗位存货管理职责说明书，员工对存货管理相关职责认识不清晰，无法做好配合工作。

（四）存货多仓管理的模式与存货流转问题突出

电商企业作为数字经济时代的主要的经济主体，存货管理属于其日常运营管理中不可或缺的环节。但部分电商企业随着业务规模的扩大，合作仓库数量增多，因仓库间存货调拨流程较为复杂，涉及环节与系统较多，从而引发存货仓库管理问题频出。另外，由于第三方海外仓是一个独立的企业，电商购买的是第三方海外仓的仓储管理服务，仓库与人员都属于仓储物流公司管理，很多工作难以有效监管。

（五）存货管理信息系统功能开发不全面、智能化不足

信息化时代，电商企业在存货管理中要合理应用各类先进的信息技术，才能保证存货管理取得预期效果。但就目前实际来看，部分电商企业存在存货管理信息系统功能开发不全面、智能化不足的问题。一方面，部分电商企业在存货管理系统功能模块开发时，对存货管理需求、未来发展趋势等因素分析不够全面，功能模块开发不够，无法满足存货管理需求。另一方面，部分电商企业没有组建专业系统管理团队，无法定期对存货管理系统进行维护。在系统出现漏洞时，不能在第一时间进行处理，留下较多的安全隐患。

三、加强电商企业存货内部控制的策略

（一）完善存货内部控制制度，改善存货存储环境

首先，优化内控程序。电商企业应建立专门的内控部门，以确保内控制度建设、实施、监督有序进行，并取得预期效果。另外，内控部门建设，还应保持独立性，使其直接对董事会报告相关工作，进而对企业整体业务、部门进行监督，确保内控结果公开透明。

其次，制定专门针对存货管理的内控制度。存货作为电商企业重要的资产，只有专门建立针对存货管理的内控制度，才能将内控管理的各项措施落到实处。该制度的建设，要将存货流通管理的所有环节都纳入管控范围，实现从采购入库到市场销售等各个环节的科学管控。

最后，营造良好的存货存储环境。电商企业在存货维护管理时，应按照“重要的存货重点维护，一般存货一般维护”的模式进行管理，分轻重缓急。另外，电商企业销售的商品种类繁多，要结合存货特点，为货物存放设置合理的温度、湿度、时间等仓库管理条件，确保存货管理符合相关规定，防止存货损坏，影响商品质量。此外，还要时刻关注市场环境变化，在确保商品稳定供应的同时，避免出现库存积压的情况。比如，对于亚马逊平台举办的黑五、会员日等，每年11月—12月属于销售旺季，应提前3个月备货，尽早下单给工厂，保证在规定时间内从国内运输到海外仓。

（二）优化存货管理流程，建立账实动态稽核管理机制

一方面，电商企业要优化存货管理流程。一是做好采购管理。电商企业要根据市场环境变化、自身经营与发展实际，制定科学的采购计划，依靠智能化信息系统，实现智能备货。二是与重要的采购供应商保持良好合作关系，保证商品供应充足，补货迅速，避免出现缺货、断货情况。三是选择专业性高的海外仓仓储管理企业，将海外存货委托于该企业进行保管。比如，谷仓、西邮等都是著名的海外仓仓储物流企业，电商企业可以与其建立长期的合作关系。另外，当企业发展到一定规模时，还可以在国外自建海外仓进行存货管理。

另一方面，电商企业要建立账实动态稽核管理机制。第一，定期检查库存。电商企业要建立定期检查制度，通过库存盘点活动，及时发现库存差异，保证账实相符。同时，对于存放在海外仓的存货，应定期与受托管理企业进行存货对账，确保企业的存货账与受托企业账务相符。第二，完善信息管理系统监控机制，开发存货自动预警管理系统。电商企业应借助云计算、大数据等信息_{72b1d99d00ab85d601e6ea69f89929e8b739d32ff7defc58ec74b3b2000c175a}技术手段，建立存货自动报警系统，实时监控库存情况。当库存量低于或高于安全标准的情况时，应自动报警，及时提醒相关负责人员尽早处理。

（三）优化组织架构，合理划分岗位职责

首先，优化内部控制环境。电商企业应结合自身内控管理实际，定期或不定期组织内控文化理念教育宣传活动，将内控与企业日常管理活动融合在一起，营造良好的内控文化环境，逐步培养全体员工内控管理意识，使企业员工能认识到存货内控管理的重要性，积极参与存货内控工作，实现全员参与。电商企业具体可以通过组织专业讲座、内部培训与分享会议的方式，培养员工存货管理意识。

其次，优化组织结构设置。电商企业应成立专门的海外仓存货管理部门，对存放在海外仓的存货进行有效监督管理。该部门建立后，要明确各个岗位工作职责，实现各部门及各岗位相互监督、自我监督。

最后，合理划分各岗位职责。由于存货管理涉及的环节较多，且各个环节业务处理内容较为复杂，只有合理划分各个岗位职责，明确岗位工作内容，才能提升管理效率与质量。电商企业应制定全面的岗位职责说明书，明确各个岗位在存货管理中的职责权限、工作流程等，使各个岗位员工对自身职责有清晰认知。

（四）梳理仓库间存货调拨流程，实现第三方仓库数据动态连接

第一，梳理仓库间存货调拨流程。电商企业要结合存货调拨流程，分析各个环节中需要重点关注的内容，才能确保出库调拨流程更加科学合理。电商企业要严格按照调拨需求审核调拨单、出库操作、运输与在途管理、入库操作、财务结算等，使各项具体操作环节符合电商企业管理要求，避免操作失误。另外，在仓库间存货调拨过程中，相关部门还应做好监督工作，规范操作行为，使各个环节的工作符合相关标准。

第二，实现第三方数据动态连接。电商企业应提前与第三方仓库做好沟通协作，与能实现数据实时对接的、专业的第三方仓储服务企业合作，并引入库存管理信息系统，明确数据传输方式、格式与更新频率等，为数据实时衔接做好准备工作。同时，还应建立数据监控机制，对数据传输过程进行实时监控，及时处理数据传输错误、失败等情况，保证数据传输完整、准确。

（五）健全信息管理系统的存货管理模块建设，增强存货内控管理信息化、智能化技术支撑

一方面，建立健全信息管理系统的存货管理模块。电商企业应充分应用云计算、大数据和人工智能技术，健全信息管理系统中的存货管理模块，确保存货管理实现智能化、可视化，全面掌握存货管理状态，简化工作流程。在进行存货管理模块功能建设时，要提前做好功能模块需求分析工作，确保功能模块建设符合电商企业运营管理需求。

另一方面，组建系统运行技术部门。电商企业应组建专业的信息化管理系统运行技术管理团队，安排专业人员全程监测系统运行状态，定期做好系统更新与维护，完善存货管理模块功能，提升存货管理效率与质量。

参考文献：

[1]倪一宁，马野青，孟宁.跨境电商促进了企业创新吗？[J].中南财经政法大学学报，2023（3）：83-93.

[2]邹华玲，翁家铭，罗宁霞.跨境电商的机遇与挑战[J].企业科技与发展，2023（10）：81-84.

[3]魏婷婷.关于加强企业存货管理内部控制的对策分析[J].中国民商，2022（05）：66-68.