数字化时代档案资源开发和利用分析

一、引言

在当前信息技术快速发展的时代背景下，数字化已然成为档案资源管理的趋势，各种前沿技术的引入为档案资源的开发与利用开创了全新路径。档案事业在迎来新的发展机遇之余，也面临更多的问题与挑战，复杂化、多元化发展趋势愈发明显。作为档案工作的核心内容，档案资源开发和利用工作如何顺应数字化时代的趋势获得新突破与新发展，成为备受关注的焦点。现阶段档案资源的开发和利用依旧存在诸多问题，如资源较为分散、利用效率低下、管理不规范等，给档案事业的发展与创新带来不小的阻碍，不但影响着档案资源的开发与利用工作，也不利于档案服务质量与效率的提升。因此，对数字化时代档案资源开发和利用的现状与对策进行探讨，具有重要的现实意义。基于此，本文从数字化时代角度切入，对档案资源的开发和利用从多个维度展开分析，并提出相应的对策，以期实现对档案资源的全面开发、准确检索、快速共享与高效利用，实现档案管理工作向高质量、高效率发展，为档案相关工作的稳步、有序推进保驾护航。

二、数字化时代档案资源开发和利用的现状

（一）取得的成效

进入数字化时代，档案资源的开发和利用迎来前所未有的变革，档案资源的数字化进程不断加快，信息化水平大幅提升，网络化服务持续拓展，这些都使档案资源的保存、管理与利用获得诸多便利，迎来重要的发展机遇。

首先，档案资源的数字化进程不断vHqdFpuLzyQj308Aa19oeA==加快。新形势下越来越多单位积极致力于档案信息的数字化转化，将传统的纸质档案转化为数字档案，借助扫描、录入等手段将其存储在设备或云端，为档案资源的保存与管理带来了极大的便利。受此影响，数字档案资源的共享也变得更为便捷，用户只需借助互联网便可以随时访问、获取所需的档案资源，使档案资源的利用突破了时空限制。其次，档案资源的信息化水平得到了飞跃式提升。档案管理部门通过建立完善的信息化系统，并设立档案目录数据库、全文数据库等，为用户提供了档案资源的在线查询、检索与利用服务。在信息化技术的助力下，不但使档案资源利用的实效性与便捷性大幅提升，还实现了对档案资源的数字化加工、处理与分析。最后，档案资源的网络化服务也日趋完善。依托创建档案网站、设置在线服务窗口等途径，用户可以直接享受到档案资源的查询、下载等服务。如此，用户可以打破时间和地域的限制，便捷、高效地获取和利用所需的档案资源；还可以享受到个性化推荐、在线咨询等增值服务，进一步提高了用户的满意度。[1]

（二）面临的问题

1.技术标准不统一，资源共享利用困难

档案资源数字化进程中，技术标准不统一无疑是一项突出的问题。由于欠缺一套规范统一的技术标准，不同机构或系统之间的数字档案资源很难实现有效共享，所采用的技术标准与规范要求存在差异，便会使数字档案资源的格式、编码、接口等出现不同程度的偏差，加大了资源对接与互操作的难度。技术标准的不统一也不利于数字档案资源的利用，受格式与编码不兼容的影响，用户在获取、利用数字档案资源的过程中通常要进行较复杂的转换与处理，降低了数字档案资源的利用效率。[2]

2.复合型人才短缺，档案工作受限制

数字化时代对档案管理人员的技术技能提出了更高的要求。然而，现阶段档案领域的人才供给远远不足，尤其欠缺兼具信息技术素养与档案管理技能的复合型人才。一些档案管理人员的信息素养不高，难以胜任数字化档案资源的管理与开发工作。而拥有信息技术背景的人才，其档案管理技能往往不足，难以将所掌握的信息技术充分付诸档案管理实践中。复合型人才的缺乏严重影响了档案资源的开发与利用，使档案管理工作无法与数字化时代的发展需求相适应。

3.档案存储空间需求大，档案安全风险多

数字化档案资源包括文本、图像、视频、音频等不同类型的数据文件，需要占用大量的存储空间，如何将这些数据有效存储、妥善保护是档案管理工作中的一大挑战。由此可见，数字化档案资源的管理面临着巨大挑战，需要采用先进的存储技术，并且不断优化管理流程。与此同时，数字化档案资源还面临着数据丢失、篡改等安全风险，一旦出现硬件故障、自然灾害、病毒感染、网络攻击等情况，这些数据就会面临丢失或篡改的风险。[3]因此，必须落实好数据安全管理措施，比如要设置有效的访问控制机制、对敏感数据进行加密、监测数据访问行为等，以提高数据的安全性。

4.知识产权问题须重视，权限控制机制须健全

数字化档案资源还涉及知识产权与权限管理问题。一方面，数字化档案资源有时会涉及知识产权问题，在开发和利用期间须依循相关规定，尽可能地确保档案资源的合规性与相关权利人的权益。另一方面，数字化档案资源的开发与利用涉及多方主体，要求设置严谨有效的权限控制机制，基于用户的身份与需求界定访问权限，以确保数据的安全性与使用的合规性，避免权限滥用或非法操作问题，这些皆需要引起相关人员的重视。[4]

三、数字化时代档案资源开发和利用的对策

（一）注重规范管理，建立统一的档案管理标准

在档案资源的数字化进程中，建立统一的档案管理标准是关键所在，这不但可以确保数字档案的规范性，还有助于促进不同机构与系统之间的资源共享。对此，应致力于建立和完善统一的档案管理标准，进一步明确数字化档案的具体格式、质量标准、元数据规范等细则。首先，要明确档案资源的格式标准，规定不同类型的档案资源（诸如文本、图像、音频、视频等）应采取何种格式，方能确保档案资源在不同系统与软件中的兼容性与可访问性。其次，要明确数字化档案资源的质量标准，具体应包括数字化档案资源的分辨率、色彩深度、压缩比等参数，使数字化档案质量达标，为档案资源利用提供数据支持。[5]最后，要细化元数据规范。元数据作为描述数字化档案的重要信息，包含文件名称、文件大小、创建日期以及作者等内容。设置统一的元数据规范有助于用户更便捷、准确地查找、使用数字化档案资源，增强资源的可发现性与可访问性。需要注意的是，档案管理标准的制订仅仅是档案资源数字化建设的第一步，后续的推广与实践同样不可忽视，相关机构应以有效手段促进档案管理标准的宣传与应用，提供相应的培训与指导，确保档案管理人员深刻了解并遵循这一标准，促进数字化档案资源互联互通。[6]

（二）重视人才队伍建设，提升档案管理人员的综合素质

复合型人才不足是导致档案资源数字化开发和利用工作难以高效推进的重要原因，对此，相关机构须将人才队伍建设置于重要位置。一方面，要强化对现有档案管理人员的管理与培训，开展专业培训活动，引导他们踊跃参加。培训内容应涵盖数字化技术、档案管理理论、信息安全管理等不同方面的知识，使档案管理人员可以全面应对数字化时代的挑战。要使档案管理人员通过培训学习档案管理理论知识，掌握信息化管理技术，了解相关法律法规等，进而增强专业素养、精进自身能力。另一方面，要积极引入复合型人才，这样的人才除了应具备扎实的档案管理知识，还应熟练掌握数字化技术，为档案资源的开发与利用提供有力支持。对于新引进的人才，要多组织他们参与实践活动，诸如参与档案数字化项目、投身于档案咨询服务工作等，使他们可以通过实践不断积累经验，增强实操技能。[7]除此之外，在实际工作中，应设置合理可行的奖惩机制，借助行之有效的奖惩措施充分调动档案管理人员参与培训的热情与投身工作的积极性；并且拓展档案人员的晋升渠道，为其提供更多发展机会，引导他们在学习知识、增强技能的过程中拓展职业发展空间。

（三）引入前沿技术，推进档案资源数字化进程

引进新兴技术手段可以为加快档案资源数字化进程提供有力保障，依托这些技术可以快速、准确地将纸质档案转化为数字形式，实现档案资源的数字化存储与检索。例如，配备高速率、高精度的扫描设备，其自动双面扫描、批量扫描、多格式输出等功能可以大幅提升扫描质量与效率，减少不必要的人工干预。依靠图像识别技术可以实现对档案图像内容的自动识别与规范分类，提高档案管理与检索的自动化水平。通过自然语言处理技术如文字识别、OCR技术等可以准确且高效地识别档案中的文本信息，将纸质文档转化为可以编辑和搜索的数字化文档。利用数据挖掘和数据分析技术，可以广泛挖掘、深入分析档案资源中的隐藏信息与关联数据，致力于档案资源的智能化管理与利用。依托云计算技术可实现对档案信息资源的云端存储、快速共享与高效利用，提高档案的可访问性与档案资源利用的便捷性。随着科技的持续进步，各种新兴的数字化技术手段，比如虚拟现实、增强现实、区块链等也被应用于档案数字化领域，为档案资源的存储、展示与保护提供了更多可能性。因此，相关机构还应密切留意数字化技术的发展动态，并且应用好这些新技术，促进档案数字化水平的持续提升。[8]

（四）强化安全管理，夯实档案安全管理的基础

档案资源的安全是档案工作的基石，当前档案安全管理所面临的挑战不断升级。为有效应对这些挑战，须施以一系列兼具针对性与实效性的措施，以确保档案资源的安全性和可靠性。

首先，要建立全面、细致的档案安全管理规范，规范中应将档案管理的职责与要求细化到位，为档案管理工作提供明确的工作标准。无论是档案信息的收集、整理、数字化处理，还是存储、利用与销毁，每一环节皆须明确具体工作流程，安排具体的责任人，使档案工作的整个过程皆受到严密监控与科学管理。其次，强化技术防范是保障档案安全的另一有力手段。面对层出不穷的安全风险因素，须及时引入先进的安全技术手段。综合运用数据加密、访问控制、入侵检测等多元管理措施，为数字化档案的安全存储、顺利传输与高效利用筑牢安全防线；持续加大网络安全防护力度，通过设置防火墙、配备入侵检测系统、落实网络流量监控等，确保档案管理系统不会受到网络攻击或者恶意程序的入侵。[9]最后，为保证档案资源的安全性，还要有条不紊地推进定期的安全审计与漏洞评估，及时发现安全隐患并采取针对性的应对之策。档案资源在存储与利用期间可能遭遇各种突发情况，相关机构应编制应急预案，明确档案资源的应急处置流程与具体措施，确保及时响应、有效应对。

四、结语

总体而言，数字化时代为档案资源的开发和利用带来了更多的可能性，但是，其间存在的诸多问题同样不可忽视。数字化时代档案资源的开发和利用工作本身是一项需要持续推进、不断改进的长期任务，而非一蹴而就的短期工程。[10]对此，相关机构必须立足现状，从注重规范管理、重视人才培养、引入前沿技术、强化安全管理等方面着手，以促进档案管理工作在数字化时代实现更好的发展。

参考文献：

[1]丛薪郦.数字时代档案开发利用的创新策略研究[J].兰台内外，2023（33）：10-12.

[2]董霏.大数据时代背景下创新企业档案管理工作路径分析[J].城建档案，2021（12）：101-102.

[3]陈爱华，庞永真.数字化时代红色档案资源开发利用研究——以河北省为例[J].黑龙江档案，2022（05）：167-169.

[4]翟培元.数字化时代档案信息化管理策略探析[J].参花（上），2023（08）：107-109.

[5]杨帆.数字化时代人事档案资源开发与利用研究[J].行政事业资产与财务，2022（24）：94-96.

[6]邓丽欢.数字化时代基建档案信息资源共享的实践研究[J].城建档案，2020（02）：17-18.

[7]刘洁.大数据时代档案管理标准化、信息化与开发利用研究[J].兰台内外，2024（20）：28-30.

[8]杨陈丽.数字人文视角下综合档案馆档案利用服务发展策略研究[J].兰台内外，2024（23）：55-57.

[9]丁训华.基于大数据的高校数字档案资源共享平台建设的探索[J].办公自动化，2024，29（09）：57-59.

[10]周文泓，王欣雨，陈喆，等.我国公共数据授权运营的进展解析——兼论对数据要素化导向下数字档案资源开发利用的启示[J].档案与建设，2024（04）：11-17.

（作者简介：赵闽丽，女，本科，三明市劳动人事争议仲裁院，副研究馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 张云逸）