新时代如何加强人力资源和社会保障系统档案管理探讨

摘要：随着经济社会发展的推动，档案管理迎来全新的发展机遇。但在人力资源和社会保障系统中，随着工作事务与业务种类的增加，档案数量也迅猛增长，现有的档案管理系统已经无法满足当前的档案管理工作需求，所以，需要转变管理理念、创新管理模式、实现档案管理系统的优化和完善，为用户提供高质量的服务。因此，本文针对新时代如何加强人力资源和社会保障系统档案管理进行了研究，首先分析了人力资源和社会保障系统档案管理的重要性；其次探讨了档案管理存在的问题；最后以信息化技术为依托，提出了一种人力资源和社会保障信息化档案管理系统，实现了人力资源和社会保障局的业务与档案一体化管理。

关键词：人力资源；社会保障系统；档案管理

引言

在人力资源与社会保障系统中，档案资料涉及大量的民生信息，档案管理工作不仅决定着系统能否高效运转，也关乎着人民群众的整体利益。但在当前档案管理中，随着人力资源与社会保障体系的覆盖面不断扩大与完善，档案数量愈发庞大，不仅加大了档案管理的难度，也影响了为人民服务的效率。因此，应该依靠现代先进信息技术，引入信息化档案管理系统，在提高档案管理质量的同时，最大化发挥档案资料的价值，从而更好地满足人力资源和社会保障系统对档案管理的高层次需求。

一、人力资源和社会保障系统档案管理的重要性

（一）有利于提高社会就业率与社会保障水平

社会主义市场经济发展的新常态下，随着改革的不断深入，市场经济条件与劳动力之间出现了不平衡的情况，人力资源和社会保障局的工作面临极大的困难和挑战。而做好档案管理，既能够促进社会就业率的提升，也能够在面对全球经济新问题下缓解国内严峻的就业形势，提高社会保障水平[1]。在信息化时代，人力资源与社会保障系统拥有了档案管理平台，无论是用人单位还是求职人员，均可以获得十分便捷的服务通道，确保他们能够第一时间建立有效的沟通，从而在档案管理的支撑下获得双赢的效果。

（二）有利于人力社保与政府部门科学决策

新经济时代，市场配置机制在人力资源市场占据主导位置，以信息技术为依托，加强人力资源与社会保障系统档案管理，可以辅助政府部门第一时间掌握当地人力资源变化趋势，并以此为基础制定和落实宏观调控，实现人力资源的合理分配。另外，在市场配置机制的贯彻落实中，政府相关部门制订与颁布的各项政策与法规为其提供了积极地引导与科学的管理。比如，下岗人员再就业的调查、市场与劳动力之间关系的论证等，这些都需要政府相关部门来协调，从而编制出行之有效的政策。而人力资源和社会保障系统档案管理可以为其提供真实有效的人力社保资料，从而提高政府决策水平。

二、新时代人力资源和社会保障系统档案管理存在的问题

（一）档案管理缺少统一性

新时代背景下，人力资源与社会保障系统暴露出档案管理不统一的情况。虽然在国家改革的推进中，很多地区的人力资源和社会保障局已经完成了融合，但仍有小部分地区的这两个部门还是分离状态，所以，两个部门的档案资料分属于不同的管理区域，因为部门分支过多，且部门职责、管理与条件存在很大不同，导致档案统一管理出现了根本性问题，相互之间无法实现信息的共享与利用。如果出现部门脱钩或者各自为政的情况，那么档案管理效果就会大大降低，甚至会发生重复建档、重复利用以及重复管理等方面的问题，从而造成大量的资源浪费，提高人力资源与社会保障系统档案管理成本费用的投入。

（二）档案管理模式滞后

在现今人力资源和社会保障系统中，通常情况下，档案管理工作主要负责个人档案，这些档案不仅数量庞大，还要频繁查阅，故此，就要求档案管理人员在进行具体工作时，应该选择与之相适应的管理方法和手段，如此才可以减少工作量，缓解工作压力，促进档案管理效果与效率的提升。但从当前整体情况来看，很多地区的人力资源和社会保障系统在档案管理工作中首选的是以“件”或“卷”为单位的档案管理模式，尽管此类管理模式均有各自的可取之处，但也存在很大的不足[2]。比如，以“件”为单位的档案管理模式，因为档案数量较多，统计难度较大，不仅会耗费大量的时间与精力，还会在档案归档过程中出现归档不齐全、漏项、错项等错误，导致档案资料缺乏真实性、全面性与有效性。而以“卷”为单位的档案管理模式，尽管方便保管，但具体组卷工作较为繁琐，会影响档案的保密性，也不方便利用。

（三）人员综合素质有待提升

新时代背景下，在人力资源与社会保障系统中，档案管理属于专业性较强且又系统的工作，所以对岗位从业人员的要求较高，需要整个工作队伍具有较强的专业能力与综合素质。然而从整体来看，人力资源和社会保障系统从事档案管理岗位的工作人员在综合素质上依旧存在相应的问题，表现在如下几个方面：（1）岗位人员频繁调换，工作精力无法集中，某些地区的人社局在档案管理上安排的是兼职人员，他们不仅要负责档案管理，还要负责本职工作，时间与精力都不充足，加之这些人员并非专业出身，无法熟练地应用管理流程，对管理规范也是一知半解，导致档案管理效果受到影响；（2）岗位人员服务意识薄弱，对档案管理重视度不足。最突出的表现就是在具体工作中违反纪律，滥用职权获取调取或利用档案资料，导致档案资料内容泄露或丢失等，不仅影响了档案管理水平的提升，也为人力资源和社会保障局带来巨大的损失。

（四）档案信息化管理不足

随着信息化时代的到来，各种信息技术相继涌现，为企事业单位带来全面发展与信息化改革的机会。从人力资源和社会保障局而言，其也应该在内部档案管理中科学合理地引入信息化技术，并通过信息化技术设计满足自身管理需求的档案管理系统，如此，既能够提高档案管理质量与效率，也能够高质量地为人民群众提供服务[3]。但从整体来看，我国大部分地区的人力资源与社会保障系统档案管理的信息化水平都比较低，在信息化管理建设上缺少专业、精准的信息系统，信息检索程序极为繁琐，极易出现资料误删等问题。另外，在实际管理工作中，人力资源相关信息不能第一时间更新、档案调取与利用缺少信息化管理，甚至一些人社局的档案资料还在利用书面记录的方式，如此不仅浪费了工作人员大量的时间，也极大地限制了档案管理工作效率的提升，不利于人力资源与社会保障系统的信息化发展。

三、人力资源和社会保障业务与档案一体化管理系统

某人社局结合自身实际情况与档案管理存在的问题，在既有业务系统与档案系统的基础上引入了一种业务系统与档案管理系统相融合的一体化管理系统。整个系统分为5个部分，由上到下依次为展现层、应用层、服务层、信息引擎以及数据层。在层级系统的辅助下可以实现人力资源和社会保障业务管理与档案管理的有机融合，提高了档案管理水平。

（一）业务与档案一体化管理系统架构

人力资源和社会保障业务与档案一体化管理系统中，主业务网核心可以贯通人力资源与社会保障系统，形成具有跨平台功能的综合网络系统，可以高质量、高效率地处理人社系统存在的一系列问题，从而推动人社各项工作的开展[4]。在整个人力资源和社会保障电子档案管理系统中，无论是网络节点的个数还是访问量，均在持续增长。在这一系统架构中，为了更好地发挥系统的应用功能，根据人社局及其档案管理的业务需求，设计了层级架构，在此基础上系统能够规范所有任务量，并分析数据访问是否具有合法性，保证用户端可以和数据库互联互通，从而更好地完成业务变更。在整个过程中不用进行用户端的更新就可以保证功能的补充。在人力资源和社会保障电子档案管理系统各种功能以及用户需求下完成相关请求。

（二）系统应用

1.业务办理

人民群众携带人社局要求的纸质材料来到办理大厅，经过办理人员审核后就可以开始办理业务。业务办理完成后，在打印的主表单上会生成条形码，（如果不是系统打印的主表单，可通过手工方式把条形码粘贴到特定的区域），然后办理人员就可以核验本次业务中所有附件的页数，并在系统页面上完成业务资料的归档操作，最后就可以把完成归档的资料给予分类摆放。

2.资料组卷

在组卷时，办理人员可结合档案部门要求确定可以立卷的页数，通常根据业务情况自行设置。如果材料页数满足设置的立卷页数时，系统会第一时间发出立卷的预警，业务人员就能够根据要求开始立卷操作。另外，当资料页数满足立卷要求时，还能够再次进行归档操作，但是否继续可结合实际情况来定。在完成立卷后，还要维护立卷后的各种档案信息，比如，案卷名称设置、起始时间设置以及文号类别确定等，一些立卷后的档案在完成参数的配置后还要进行组卷。最后业务人员经由业务系统就可以将组卷后的档案传输给档案系统，经由档案管理人员打印即可。

3.领导审核

档案部门接收到案卷后，就可以通过档案系统提交给部门负责人审核，待其查验案卷及其卷内的各项信息，且确定没有任何错误后，根据流程就可以传送到扫描中心。

4.档案移交

案卷完成部门领导审批后，档案管理人员就可以通过档案系统对备考表进行打印，然后将纸质的材料传送到扫描部门，由该部门完成影像化处理[5]。人社局早期采用的档案移交方式，必须在打印的备考表上签署立卷者姓名以及检查人姓名，而当前仅需要把档案管理人员与部门负责人的签名图片事先扫描到档案系统中，并通过系统中根据移交流程参与操作即可，完成操作后二者的签名会自动出现在备考表上。

5.档案扫描

在档案通过确认没有错误之后，就可以办理交接手续。在实际工作中，扫描工作者根据实体档案，逐一核对档案的实体信息以及电子目录信息，以防电子信息出现错误。然后借助高速扫描设备针对生成的图像依次展开检查、纠偏等方面的处理，确保扫描的档案内容清晰且没有缺项。

6.批量挂接

在完成扫描后，档案管理人员就可以根据档案目录数据，把通过扫描形成的影像以图像文件的形式进行存储。然后结合该图像文件名和系统数据库内此类文件对应的档号，构建相互对应的关系，确保档案资料的完善性与不重复性，达到目录数据可以批量挂接图像文件，保证客户可以快速精准地查询与调阅档案资料。

7.档案查阅

系统中会对不同级别的用户严格设置访问权限，对应级别的用户才可以执行相应的操作，比如，查询操作、录用操作以及打印操作等。操作权限的控制主要根据人社局各部门人员的角色来确定，即档案类别对应档案门类再对应人社局部门，比如，业务档案对应社会保险管理档案门类再对应医保中心支付稽核科等，整体上根据由上到下的级别来设置相应的权限，这样可以最大化保证档案信息安全。通常，每个部门或者科室的人员只能查阅各自部门或科室的档案信息，如果要跨部门调阅档案信息，务必提前在系统中提交申请。通过审核后才可以查阅需要的信息。

（三）资料归档方式

在人力资源与社会保障系统档案管理中为了更好地查阅与循环利用业务档案，通过一体化管理系统，根据某些特殊要求，可采用如下几种资料归档方式：

1.一事一件归档方式

一事一件归档方式在人社局档案管理工作中比较常见，简单来说就是一笔业务归属一件档案，积累到若干件档案就可以进行组卷，各件档案的主表单上会标有条形码。比如，参保单位人员增减业务、社保卡信息采集业务等，在案卷目录内，同样的文件标题，会有不同的责任人员、不同的文件号[6]。

2.一事一卷归档方式

一事一卷归档方式在人社局档案管理工作中，主要用在一案一件相关的业务方面，即一笔业务具有独自的案卷，且案卷内的目录统一由该业务的各项附件名称组成，同样在主表单上附带条形码。比如，人社局工伤部门出具的工伤认定、提供的工伤鉴定业务等。不同的文件标题，无论是责任人员，还是文件号，都可能存在不同。

3.总分归档方式

总分归档方式在人社局档案管理工作中，主要用于存在包含关系的相关业务，简单来说一个案卷包括一个汇总文件以及多个附件。其中，这些附件就是整个汇总文件的所有明细，属于同类业务。比如，人社局下属医保中心以及医疗机构月结档案等，其中，无论是责任人员，还是文件号，均属于不相同的范畴。

结语

综上所述，新时代背景下，在人力资源和社会保障局管理中，档案管理扮演着重要角色，对人社局业务水平与服务能力的提升具有重要的促进作用。但在信息化发展的推动下，人力资源与社会保障档案管理系统已经无法满足内部各项业务需求。所以，人社局应该以现代信息技术为依托，引入先进的档案管理系统，使其与组织内部业务系统有机结合，实现人力资源与社会保障业务与档案一体化管理，从整体上深化档案管理队伍信息化水平，提高档案管理效果，推动人力资源与社会保障事业健康发展。

参考文献：

[1]罗虹.人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用探讨[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022，（14）：152-154.

[2]梁公.人力资源和社会保障局档案管理优化策略探析[J].文学少年，2021，（06）：393.

[3]薛克凤.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理[J].现代经济信息，2018，（01）：78.

[4]杨春茂，杨淑红.人力资源与社会保障电子档案管理系统的设计与实现[J].电子技术与软件工程，2021，（23）：138-139.

[5]王齐雨.信息化时代人力资源和社会保障档案管理工作探析[J].兰台内外，2024，（08）：7-9.

[6]刘伟东.信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理[J].中国集体经济，2015，（31）：113-114.

（作者单位：福鼎市人力资源和社会保障综合事务中心）

（责任编辑：豆瑞超）