人工智能在公文办理中的应用研究

摘要：随着科技的飞速发展，人工智能技术不断进步，其在公文办理领域的应用日益广泛。本文通过对当前公文办理现状中多种问题的分析研判，阐述了人工智能在公文办理中提高运转效率、降低人力成本，以及提升数据安全等方面的突出作用，并针对应用中可能存在的风险提出了相应的对策和建议。

关键词：人工智能；公文办理

引言

人工智能是一个覆盖诸多研究方向的科学领域，包括人脸识别、图像识别、语音识别、自然语言处理、计算机视觉等。其通过硬件软件相结合，生产出一种类似人类行为方式作出反应的智能机器，通过规则设置达到人类想要的功能预期。随着信息技术的飞快发展，人工智能的应用已覆盖各个领域，其中公文办理作为政府机关、企事业单位日常工作的重要组成部分，也迎来了人工智能技术的革新。本文通过阐述人工智能在公文办理中的应用，对未来公文办理流程优化、效率提升进行分析与展望。

1. 公文办理现状与挑战

作为政府机关和企事业单位履行职能、处理公务的规范体式文书，公文在日常工作中发挥了巨大的作用，而随着社会经济的各种新变化，公文办理中也呈现了一些不容忽视的问题，主要体现在以下两方面。

1.1 创作与审核的“高门槛”导致的“低效率”

不同主体的公文涉及政治、经济、法律、科技和社会学各个领域，内容繁杂，需要拟稿者丰富政策法规、数据信息、案例等素材的知识储备，同时公文创作有其相对规范和严格的格式和逻辑，涉及文种、表述、敏感词等多方面，公文创作中的疏忽反映到社会现实中，会影响发文单位的权威和公信力。与公文创作的高门槛严要求相对应的则是新入职人员往往需要投入大量时间和精力学习和积累，造成人力成本的浪费和工作效率的低下。最后传统的人工审核校对流程过于依赖审核者的个体素质，效率低下且易错。

1.2 “数据孤岛”现象导致的资源浪费

实践中，部门壁垒和保密等要求导致大量优秀的历史办文素材沉淀，办文过程中相关资料查找难、借鉴难。一方面，这些历史办文素材往往分散在各个部门、不同人员的手中，缺少统一、集中、规范的管理平台和整合工具，导致查阅困难。即使有了电子化的存储，但如果缺乏合理的分类、标签、数据整合，也会导致检索效率低下。另一方面，不同的公文有不同的背景、目的和要求。即使找到了相关的历史办文素材，应用中仍然需要剖析拆离，科学借鉴需要较高的判断和分析能力。

2. 人工智能在公文办理中的应用

自动化公文处理系统是基于人工智能和信息技术的新型公文处理模式，其基本架构包括以下多个方面。

（1）数据输入：负责接收来自各个渠道的公文信息，如OA公文、扫描件、电子文档等。

（2）初步处理：对接收到的公文进行初步处理，包括格式转换、光学字符识别（OCR）等，以确保公文的标准化和可读性。

（3）智能处理：利用自然语言处理（NLP）、机器学习等技术，根据预制公文规则库、格式库、敏感词库等（包括文中使用、书面格式安排、版面样式、用纸规格以及印装格式等要求），对公文内容提供实时语法纠错和词汇补充推荐，确保公文用词的准确性和丰富性，并对公文数据深度挖掘和分析，对公文的写作风格、用语习惯以及处理流程等方面的问题，提出改进建议，帮助公务人员提升公文处理的质量和效率。

（4）审批流转：AI可根据公文的内容、类型等特征，自动将其分类到相应的文件夹中。同时，还能根据设定的规则，自动将公文发送给指定的收件人，并自动抄送相关人员。收件人通过短信提醒跟踪办理，在办理过程中，可一键签批，也可语音签批。自动化功能可有效减轻公务人员的工作负担，提高公文处理的效率。

（5）数据存储：AI可记录办文流程、修订颁布，同时可对各相关附件和原始数据进行存储作为凭证，实现档案的数字化归档。运用AI图像识别和文本分析技术，可以根据档案接收部Bmf5im1zYlLJVQoec2cxl3Oyi6Y8S6X+wcc4n5zD4sQ=门归档要求及预设识别值，自动识别档案中的关键信息，如单位名称、主题或相关内容、文档编号、日期等，进行自动编目并完成归档规则校验，校验通过后上传至归档服务器。档案接收部门可根据档案管理时限，定期将数字档案从归档服务器同步至档案接收部门服务器，既可避免由于公文变更带来的麻烦，也可省去档案接收部门在档案数字化中的经费支出。

（6）智能推荐：基于大数据和机器学习技术的智能推荐系统在公文办理中的应用，包括个性化推荐、自动化处理、实时优化等方面。

3. 案例分析

在公文办理中，人工智能的应用越来越广泛，本节将以漳州市芗城区为例，探讨人工智能在政府公文办理中的具体应用。

3.1 公文办理

（1）智能撰写，解决公文处理量大问题。快速拟定签批文头，通过关键字段，精准识别拟文意图，快速形成审批稿件。

（2）审核校对，解决人工出错及发文格式问题。系统能够对公文进行语法、语义、格式等多方面的自动校对，确保公文的准确性和规范性。对于发现的错误，系统会提供详细的修改建议。

（3）智能审批流转，解决办理流程缓慢问题。系统通过算法分析预测审批路径，自动将公文推送给相关责任人，并提醒及时处理、制定催办时间。

（4）来文自动提醒，解决文件接收消息滞后问题。因工作性质，在政府日常工作中，公文的来文时间无法确定，特别是半夜紧急来文，自动接收提醒功能可以解决文件接收消息滞后问题。

（5）智能推荐，解决文案素材沉淀问题。公文推荐，盘活历史公文资源，形成知识图谱，历史公文精准匹配参考。

3.2 政务服务

漳州市芗城区利用人工智能技术开展政务服务。融合大语言模型和新兴技术，打造“语音申报模式”创新服务应用场景，提升政务服务事项网上办理的现实需求。主要服务内容有：（1）整合提供语音申报模式和传统申报模式，两种模式随时随意切换，符合用户各阶段需求；（2）用户语音表述转换为文字信息，内容抽取后自动回填到相应的表格中，减少用户填写动作；（3）通过感知用户的办件意图，多次命中后即可触发办件，自动提示可进行业务办理流程；（4）定制专业的公务员形象，页面交互创新，数字人同步语音答复用户问题，语言表达自然。

3.3 政务工作

文会事协同助手通过自然语言分析和OCR技术，支持根据公文内容，一键发起会议和督办，并结合历史同类型任务分解主题推荐历史分解信息，完成对督办任务详情、办理部门、办理时间准确分解。

总的来说，人工智能在公文办理中的应用已经取得了显著成效。通过引入AI技术，政府部门不但实现服务大众，同时也实现了公文的高效流转、协同编辑、版本控制以及写作辅助等功能，从而提高工作效率、降低错误率并提升公文质量。

4. 人工智能在公文处理中的优势与挑战

任何事物都有两面性，作为一种新兴技术，人工智能已经不可阻挡地进入社会生活各个领域，并开始发挥越来越重要的作用。ChatGPT已经向世人展示了人工智能在文字创作领域的巨大优势。应当科学看待人工智能的正向作用，同时警惕存在的风险，在充分认知的基础上规划好、应用好人工智能，在公文处理领域同样如此。

4.1 人工智能在公文处理中的优势

4.1.1 提高公文处理效率，减少人力成本

智能编辑与流转：基于深度学习和自然语言处理技术的AI系统，可以根据预设模板和特定场景，自动生成公文的基本框架和内容，如针对通知公告等常见公文类型，AI能迅速完成初稿，并在语法、用词规范等方面提供实时校验和修正建议。同时，分析预测审批路径，提醒相关人员及时处理，从而缩短公文审批时间。

4.1.2 降低人为错误率，提高公文质量

精确的数据处理：人工智能具有强大的数据处理能力，能够快速、准确地处理和分析大量数据。在公文办理中，AI可以自动识别和提取关键信息，避免因人为疏忽或错误导致的信息遗漏或错误，避免因错误累积而导致的公文质量下降。

4.1.3 实现24小时不间断服务，打破服务时间局限

实时响应与快速处理：人工智能系统不受工作时间限制，能够全天候实时响应和处理公文办理需求。这意味着无论是白天还是夜晚，政府部门都能及时接收、处理和反馈公文，大幅提高了工作效率。

4.2 存在的风险和挑战

4.2.1 数据安全与隐私保护问题

在政府公文办理中，人工智能的应用带来了便利和效率的提升，但同时也面临数据安全与隐私保护问题的挑战。

（1）数据泄露风险。政府公文往往包含敏感信息，如政策文件、机密数据等。在利用人工智能进行公文处理时，如果系统存在安全漏洞或被黑客攻击，这些敏感信息可能会被泄露，给政府和社会带来严重损失。

（2）隐私侵犯问题。人工智能在处理公文时，可能需要访问和存储个人信息，如果使用不当或滥用这些信息，就可能侵犯个人隐私权。

（3）数据加密与保护。为保障数据安全，需要对数据进行加密和保护。然而，人工智能在处理加密数据时可能会面临性能下降或无法处理的问题。

4.2.2 技术更新与人才培养问题

（1）技术快速迭代。人工智能领域的技术发展日新月异，新的算法、模型和工具不断涌现。政府公文办理系统需要不断更新和升级，以适应这些新技术的发展，确保系统的先进性和有效性。

（2）人才短缺。目前，人工智能领域的人才供给相对不足，尤其是既具备技术能力又了解政府公文办理流程的人才更是稀缺，导致政府在引进和培养人工智能技术人才方面面临一定的困难。

（3）教育体系滞后。目前，我国的人工智能教育体系尚未完全建立，尤其是在政府公文办理领域，缺乏针对该领域的人工智能课程和教材，导致政府公文办理人员在接受人工智能培训时缺乏系统性和针对性。

4.2.3 法律法规问题

（1）数据保护与隐私安全。人工智能系统在公文办理过程中会处理大量的个人和机构信息，包括敏感数据和隐私信息。如何确保这些数据在收集、存储、处理和使用过程中的安全性和合规性，避免数据泄露和滥用，是当前面临的重要法律法规挑战。

（2）法律责任界定。当人工智能系统出现错误或故障时，如何界定法律责任是一个复杂的问题。

5. 对策与建议

基于上述人工智能在政府公文办理中面临的数据安全与隐私保护、技术更新与人才培养以及法律法规等问题，提出以下几点对策和建议。

第一，在数据安全与隐私保护方面：（1）强化数据加密技术。使用先进的加密算法对数据进行加密，确保数据在传输和存储中的安全性。（2）严格访问控制。建立严格的访问控制机制，限制只有经过授权的人员才能访问和处理公文数据。（3）定期安全审计。定期对系统进行安全审计，发现潜在的安全隐患并及时修复[1]。

第二，在技术更新与人才培养方面：（1）加强技术研发和投入。政府应加大对人工智能技术研发的投入，鼓励和支持科研机构和企业开展相关研究和创新，推动政府公文办理系统的技术更新和升级。（2）建立人才培养机制。政府应建立人才培养机制，加强与高校、科研机构和企业的合作，共同培养具备技术能力和政府公文办理流程知识的人才。同时，政府还可以通过设立奖学金、提供实习机会等方式吸引更多的优秀人才加入该领域。（3）加强国际合作与交流。政府应加强与国际组织和其他国家的合作与交流，学习借鉴他们在人工智能技术应用和人才培养方面的先进经验和实践，推动我国政府公文办理领域的人工智能技术发展和人才培养。

第三，在法律法规方面：（1）制定和完善相关法律法规。政府应制定和完善相关的法律法规，明确人工智能系统在公文办理中的权利、义务和责任，规范人工智能系统的开发、使用和管理。（2）建立监管机制。政府应建立对人工智能系统的监管机制，对人工智能系统的开发、使用和管理进行监督和检查，确保其符合法律法规要求。（3）加强公众教育和宣传。政府应加强公众对人工智能技术的了解和认识，提高公众对人工智能技术的信任度和接受度，同时，加强公众对人工智能技术在公文办理中应用的监督和反馈机制，确保人工智能系统的合法、合规使用[2]。

结语

人工智能为公文办理工作带来了诸多便利并提升了工作效率，其在自然语言处理、智能审批和流程管理、智能推荐和预测、效率提升与自动化、数据驱动决策、优化用户体验等领域已经取得了一系列令人瞩目的成就，使公文办理效率得到了前所未有的提升，用户体验也得到大幅度优化[3]。通过智能问答系统，用户可以快速获取所需信息；通过智能推荐系统，用户可以更轻松地找到相关的公文或资源[4]。人工智能在政府推动公文办理现代化、智能化方面的重要作用不断凸显，不仅提高了政府工作的效率和质量，还推动了政府数字化转型和创新发展。未来，随着技术的不断进步和应用场景的不断拓展，人工智能将在政府工作中发挥更加重要的作用。

参考文献：

[1]杜胜贤，廖晨阳，于劲松，等.公文处理系统智能化服务的提供方式[J].办公自动化，2021，26（9）：33-36.

[2]方义，齐鹤，陆鹏，等.基于人工智能技术的铁路电子公文数据智能化分析及关联方法研究[J].铁路计算机应用，2024，33（1）：67-71.

[3]段洋.互联网时代机关单位审校工作的新思路[J].记者观察，2022（29）：34-36.

[4]佘恒健，黄焕清，余钟昌，等.基于BiLSTM-CRF的政务公文实体识别[J].电脑编程技巧与维护，2022（8）：119-121.

作者简介：沈源，本科，高级工程师，研究方向：人工智能在行政服务管理中的应用。