数字化时代档案信息化管理策略分析

摘要：随着信息技术的不断发展，我们已经迈入到数字化时代，各行各业都在积极探索数字化转型升级，档案管理领域也不例外。数字化时代，先进的数字化技术不断被应用到档案管理工作之中，使我国档案管理事业迎来了重大变革与创新。基于数字化技术，该文从纸质档案电子化转化、档案分类管理、档案数据存储、档案信息共享以及资源开发利用等多个层面入手，探讨档案信息化管理的优化策略，以供参考。

关键词：数字化时代；档案信息化管理；策略

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2024.07.082

中图分类号：G 270.7 文献标志码：A 文章编码：1672-7274（2024）07-0-03

Analysis of Informationization Management Strategies for Archives in the Digital Era

ZHAO Qiang

（Lingyuan Maternal and Child Health and Family Planning Service Center， Lingyuan 122500， China）

Abstract： With the continuous development of information technology， we have entered the digital age， and various industries are actively exploring digital transformation and upgrading， including the field of archive management. In the digital age， advanced digital technologies are constantly being applied to archive management， bringing significant changes and innovations to China's archive management industry. Based on digital technology， this article explores optimization strategies for archive information management from multiple aspects such as electronic transformation of paper archives， archive classification management， archive data storage， archive information sharing， and resource development and utilization， for reference.

Keywords： the digital age; information management of archives; strategy

0 引言

档案管理是推动国家档案事业向前发展的重要基础，档案管理的内容一般包括对档案实体以及档案中的信息资料进行收集、整理、分类、存储和利用等多个环节。随着数字化时代的到来，档案管理领域出现了一些新的变化，比如档案载体由纸质向电子数据转化，再比如档案内容呈现方式的多样化。面对这些新的变化，传统的档案管理模式以及管理手段已经不能适应当前的档案管理需求，为此需要深入推进档案信息化建设，不断提升档案信息化管理水平[1]。四化时代的档案信息化管理离不开数字化技术的支撑，数字化技术是伴随计算机、通信网络以及软件技术而发展起来的一类新兴技术。基于数字化技术的档案管理工作，需要完成对传统纸质档案的数字化转化，并能够在计算机上对其进行加工和处理，进而利用云计算、大数据等技术搭建相应的档案信息管理系统，最终构建一个功能完备的电子档案数据库和操作平台，以便更好进行档案数据资源的整合、共享和利用。

1 数字化时代档案信息化管理的特点

1.1 档案管理流程数字化

数字化时代档案管理工作在不断朝着信息化方向发展的过程中，出现了一些新的特点，首先体现为档案管理流程数字化。当前有不少地区正在深入推进档案信息化管理标准与流程体系建设，并建立了相应的电子档案管理信息系统，依托这一系统，实现了对传统档案管理流程的再造和升级，使得档案管理的各个环节，比如，档案信息资料收集、内容价值筛选、信息审核以及信息资源的传递和共享都具备了基本的数字化特征。这在很大程度上优化了档案管理的流程，打破了传统档案管理工作中存在的时间与空间限制，使得档案管理更为高效和便捷。

1.2 档案信息服务数字化

数字化时代，在推进档案信息化建设的过程中在档案信息服务方面也呈现出明显的数字化特点。在电子档案生成和运用的背景下，依托相应的数字化技术，档案信息服务，尤其是信息查阅和检索服务有了新的路径和流程，可以直接利用电子档案管理系统进行线上查询。线上查询主要是以专用的资源网和具有专业组织架构的服务器为基础，依托于大数据技术实现精准检索和信息查询。相关人员可以按照日期、关键词以及专用的检索目录来进行有关档案信息资料的调取，同时还会借助相应的加密技术最大限度地保障电子档案信息的安全。档案信息服务数字化改革大大提升了档案资源的利用率。

2 数字化时代档案信息化管理的优点

2.1 实现了对纸质档案原件的保护

传统档案大多都是纸质资料，在长期保存和管理的过程中很容易发生霉变和损坏，而当前借助于扫描仪、数码相机等设备可以实现对纸质档案资料的数字化转化，生成相应的电子档案，并进行副本保存。这样在进行一些档案资料的调取和查阅时，可以直接在计算机当中对副本文件进行查阅，不需要再进行纸质原件的复印或者是调取，这在很大程度上保护了纸质原件。另外针对一些年代比较久远已经发生破损的纸质档案资料，还可以利用现代技术加以修复，从而更好地确保档案信息资料的完整性和可用性。

2.2 提升了档案管理的质量和效率

在以往的以纸质档案为载体的档案管理工作中，档案管理人员主要通过人工收集和整理的方式来完成档案信息采集、分类加工以及归档等工作。由于不同类型的档案其归档要求和专业程度是不同的，这对于档案管理人员的专业能力和综合素质水平有着较高的要求，稍有疏忽就会影响档案录入的真实性和完整性。而数字化时代，档案管理事业在不断朝着信息化方向发展的过程中，依托档案管理信息系统和大数据平台，可以实现自动化的信息采集、分类处理，利用大数据分析和大数据挖掘等关键数字化技术，可以实现对一些专业档案信息的抓取并完成分类和数字化加工，在很大程度上避免了人工管理出现的失误，并大大提升了档案管理的效率，切实提升了档案管理的质效。

2.3 节约了档案管理的成本

数字化时代档案信息化管理还节约了大量成本。在传统的档案管理工作中，基于纸质档案的各项管理工作往往需要耗费大量的人力和物力资源，随着档案信息资料数量的不断增多，在传统档案管理模式下需要不断投入经费用于档案室建设、档案存储用具购买、档案管理人员招聘等。数字化时代的档案信息化管理不再以纸质档案为载体，而是以数字符号为介质进行数字化存储，只需要一次性投入建成相应的档案管理平台和数据资源库，就可以借助先进的云存储技术来进行海量资源的保存，并且云空间是可以随时根据档案信息资料的存储需求进行扩展的，这在很大程度上减少了档案管理的开支。

2.4 促进了档案信息资源的高效传递与共享

数字化时代档案信息化管理同时也促进了档案信息资源的高效传递与共享。档案管理工作开展的最终目的是实现对档案信息资源的有效开发和利用，要知道档案资源的价值就在于使用，而不是简单的保存。在数字化背景下，不少单位都注重内部的数字信息资源体系建设，也设定了相应的数字化发展目标，而档案作为重要的信息资源，档案管理理念必须要从传统的档案保管向资源开发、资源共享的方向发展。传统的档案管理工作，管大于用，再加上出于对纸质原件的保护，开发和利用程度是有限的。但是数字化时代，随着档案信息化建设的深入推进，依托云存储、数据分析以及数据挖掘等技术能够实现对档案信息资源的有效整合，通过精准提取和大数据检索能够为有关人员提供更为高效便捷的信息服务。

3 基于数字化技术的档案信息化管理策略

数字化时代要深化数字化技术对于档案信息化管理的支撑作用，为此需要着重探讨基于数字化技术应用的档案信息化管理策略。

3.1 加快纸质档案资料的转化

当前在档案管理数字化和信息化建设的大背景下，必须要加快纸质档案资料的转化，利用好先进的数字化技术，对传统纸质档案加以数字化处理进而生成可识别、可复制、可综合利用的电子档案。在加快纸质档案资料数字化转化的过程中，所运用的数字化技术主要是OCR识别技术。OCR识别技术可以简单地理解为文字识别技术，主要是指利用扫描仪或者是数码相机等设备，以字符识别的方式完成对纸质文件资料的扫描，然后对生成的图像文件进行分析和处理，获取文字及版面信息[2]。档案管理部门及工作人员要更加注重OCR识别技术在档案资料转化中的有效运用，加大相应的资金投入，购置专用的扫描仪等设备，针对纸质文件资料分批次完成电子扫描和数字化转化。

在应用有关技术进行纸质档案转化处理的过程中，有以下几个要点：一是在扫描录入的同时要检查原始纸质档案资料当中存在的疏漏和差错，在录入过程中要及时纠正和补充相应的信息资料和数据，以保证电子档案的完整性和准确性。二是在完成转化后，对于生成的图像文件要再次进行检查，看是否存在边缘不清晰等的情况，一旦发现不清晰图像，要重新扫描，以确保所生成的电子档案信息的可靠性和可用性。三是对于生成的电子档案要利用数字编码技术建立起与原始纸质档案对应的标识码，确保一档一码，实现纸质档案和电子档案之间的有效连接，便于日后进行档案原始资料的查找和管理。

3.2 优化改进档案的分类管理

数字化时代要进一步提升档案信息化管理水平，不断优化和改进档案分类管理的方式方法。在传统的档案管理模式下，其分类工作主要是依靠工作人员手工进行档案信息资料的分类整理，有时会存在分类不够细致、效率低下、不便于查找等问题。在数字化技术的支持下，依托大数据这一关键技术可以实现对档案信息资料的科学配置和精准分类。具体来看，主要是利用大数据分析技术、大数据挖掘技术，对相应的档案信息资料进行集中的分析处理和关键信息的精准提取，并建立相应的信息标识，根据相关指令对数据种类加以定义，在此基础上，利用档案信息管理系统或者是计算机软件，将过往的档案信息资料根据数据类型、标识信息以及业务流程等进行重新的归类，为后续数据资源库建设以及相关档案信息资料的整合利用奠定重要基础。

3.3 强化档案数据存储

如上所述，在传统档案管理模式下，档案信息数据存储的空间比较有限，还要投入大量的人力、物力和财力资源进行档案信息资料的保管。为此我们需要在充分应用数字化技术的前提下，做好相应的档案数据存储工作。随着信息技术的发展，社会生产和生活方式发生了翻天覆地的变化，这就使得我们日常生产和生活中产生的档案信息资料数量与日俱增，如果信息过度冗余会占用较多的存储空间，因此需要及时对这类信息资源进行规划存储，采用更为科学的存储管理办法。将数字化技术运用于档案保存工作当中，主要是利用云存储技术的分布式优势，来解决大量档案信息资源的存储问题。云存储技术是依赖于高速分布式互联网进行数据存储的一项关键技术。云存储技术的有效运用，能够更为科学地利用网络空间，通过建立相应的资源池[3]来实现对于档案信息资源的海量存储。比如对于一些政务服务中心来说，政务服务中心的档案管理部门可以针对相应的业务办理过程中产生的庞大的原始信息资料，利用资源网站服务器进行分布式存储，通过网络存储代替本地资源存储，进而降低本地资源占用空间，切实提升政务服务档案信息资源的存储质量和安全性能。

3.4 深化档案信息共享

数字化时代档案信息化管理要不断朝着纵深方向发展，因此要持续深化对档案信息资源的共享。仍然以政务服务中心为例，政务服务中心在开展各项业务的过程中，需要与各业务部门进行深度协作，打破信息孤岛，实现部门与部门之间信息数据的高度共享和高效传递。在这个过程中，可以借助相应的数字化技术实现档案信息与电子政务信息之间的共享，以大数据、云存储等技术为依托，在信息共享平台中开放统一接口，实现对各部门档案信息资源及有关数据的收集和管理，确保部门之间数据的有效对接。尤其是在窗口办理业务的过程中，以业务编号为基础实现对各类业务文件和目标数据的精准对接，以确保有关的业务信息能够及时被档案管理部门所接收，在此基础上，完成对档案信息资料的动态化整理和更新，确保电子文件的真实性和完整性，真正做到让技术服务于民。

3.5 多途径全方位进行档案资源开发

对于任何类型的档案来说，最大的价值都在于使用，数字化时代档案资源的开发将助力数字技术赋能，应依托先进的数字化技术实现对档案信息资源多途径、全方位的开发和利用。比如，应用元宇宙技术赋能数字档案文创开发，应用可视化技术助力乡村档案文化价值呈现，数字赋能非物质文化遗产档案资源整合，应用新媒体技术助力工业遗产档案开发等。数字技术赋能档案资源开发的基础就在于将多源异构的档案资源数据化，特别是将数字档案资源转化为可供计算机阅读、分析和处理的档案数据资源，进而推动档案资源向语义化、智慧化进阶[4]。

4 结束语

综上所述，数字化时代档案信息化管理要不断朝着纵深方向发展，立足于先进的数字化技术，要加快推动档案信息化管理成果的展现，从多个角度入手探寻档案信息化建设与管理的优化策略，更好保障我国档案事业的健康与创新发展。

参考文献

[1] 陈永光．基于数字技术发展背景下中小学档案工作信息化管理模式研究[J]．办公自动化，2022（14）：51-53.

[2] 黄思思．数字化技术在综合档案管理信息化中的应用[J]．兰台内外，2022（12）：16-18.

[3] 王庆，陈静．基于云时代背景的档案数字化管理及其应用策略分析[J]．办公室业务，2020（17）：181-182.

[4] 王争琦．新形势下的档案信息化管理的措施[J]．办公室业务，2013（15）：144-145.