做好档案数字化副本接收工作的思考

档案数字化副本是指将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字化图像或数字文本。本文讨论的档案数字化副本仅指纸质档案经过数字化处理后形成的电子副本。县级档案馆推进纸质档案与数字化成果同步接收进馆工作是指纸质档案进馆前应该进行数字化扫描处理，其数字化副本必须与档案实体一同移交进馆。

一、推进县级档案馆档案数字化副本接收工作的必要性

档案数字化副本的接收不仅能推进基层数字档案室建设进程，减轻县级档案馆数字化工作量，同时还能促进档案馆（室）档案工作转型升级。

（一）档案数字化副本移交推动了基层数字档案室建设

基层数字档案室建设是指在档案管理中，对室藏档案进行数字化处理、数字化管理和网络化应用的过程。在数字档案室建设过程中，数字资源是数字档案室形成和建设的基础。基层档案室要建立目录数据库、全文数据库等，对存量传统载体档案数字化是其中重要内容，也是数字档案室建设的核心。多年来县级档案馆以接收纸质档案为主，在很大程度上致使基层档案室一直没有开展档案数字化工作，数字档案室也基本停留在目录数据库建设原地踏步走的阶段。建设数字档案室是推进档案信息化的有效载体，是档案事业发展的必由之路。县级档案馆启动纸质档案和数字化成果同步接收，倒逼基层档案室开展档案数字化扫描工作，因此档案数字化副本移交和接收，对于基层数字档案室建设又起到了促进作用，加快推动了数字档案室建设的步伐。

（二）档案数字化副本移交缓解了档案馆数字化压力

为了进一步丰富馆藏档案资源，我国正在不断推进“存量数字化，增量电子化”行动，实现档案馆数字化年增长率10%以上的目标任务。加强数字档案资源建设，加大档案馆对档案数字化副本、电子档案以及其他数字资源档案的接收，是档案馆融入我国数字化转型，实现自身工作现代化的需要。目前县级档案馆对于到期档案的接收，基本采用的是到期后集中接收的模式，档案积累到一定数量后集中接收进馆，再由档案馆统一进行数字化处理。如果今后进馆档案都需要档案馆进行数字化，那么就造成档案馆陷入无休无止的扫描工作中，影响其他工作的正常开展。双套制接收是今后县级档案馆必须完成的任务，是必须迈出的一步，也是档案接收的一个崭新课题。基层单位档案数字化是县级档案馆数字化的基础，把数字化工作关口前移到形成档案的各单位，接收数字化副本进馆是减轻档案馆数字化工作压力的有效途径。

（三）档案数字化副本移交提高了档案利用水平

档案是历史的见证，伴随着机关、团体、企事业单位和人民群众对档案重要性的认识进一步提高，档案的凭证作用日益凸显，档案的查询利用需求与日俱增，同时传统手工查询利用方式费时费力。在内外两方面的压力下，倒逼档案管理部门顺应时代发展要求，加快进行档案数字化建设。基层数字档案室的建设实践证明，数字档案的查阅不但能缩短档案查询时间，而且档案数字化副本替代了原件使用，有效地保护了档案原件，实现档案资源利用的最大化，深受广大群众好评。数字化副本既减少了办公用房的占用，又提高了档案利用效率。

二、县级档案馆数字化副本接收存在的问题

卢龙县档案馆从2023年开始尝试档案数字化副本接收工作，通过参观学习，制定接收细则，并深入基层开展业务指导，基层单位已经对这项工作有了一定程度的了解并开始数字化扫描，档案馆也接收了几家单位的双套制档案。但毕竟是新模式的开启，还在不断实践和摸索中，在实施过程中存在一些问题。

（一）思想认识不到位

数字化档案副本的接收，不单是档案馆的事，需要各部门、各单位的配合。通过深入各单位指导，发现有些单位主管领导对档案数字化移交工作重视不够，在思想上还停留在传统纸质档案保管和利用的阶段，认为只要保管好纸质档案就可以了，没有必要浪费大量的人力、物力、财力进行数字化。有些领导虽然对档案数字化有一定的认识，但是以档案数字化副本的制作会增加档案移交的工作量，以单位人手少为由不愿配合，更有的单位以没有扫描设备为理由推脱，对此项工作具有抵触心理。而有些档案员也习惯于传统档案工作模式，固守成规，也造成了数字化副本移交接收工作很难推动。同时也有一部分档案员，因为自身年龄较大、对数字化加工技术不甚了解等原因，积极性不高，更有的以不会推脱。

（二）经费短缺

经费不足是目前档案馆室数字化遇到的最大难题。进行数字化必须购置相应的扫描设备等硬件，原来的平板扫描仪由于速度慢已经不能满足现在数字化工作的需要。高速扫描仪扫描速度快，对纸张要求较高，非常适合现在档案数字化扫描，但是价格比较高。因此对于基层档案室来说，购买一套扫描设备和软件，也是单位的一大笔开销。虽然县委县政府也很重视档案数字化工作，将县档案馆档案数字化经费列入每年的政府财政预算，保证了数字化工作的延续性，但是拨款有限，只能完成馆藏利用率高的档案数字化工作。

（三）专业人才不足

档案数字化工作是一项专业性较强的工作，它需要一支专业技术人才队伍，尤其是需要维护局域网、数据库、软件系统等，确保系统安全稳定运行。目前县级档案部门这样的人才匮乏，多数工作人员都是半路出家，只能靠聘请外来人员进行扫描、加工、数据库建设与运行、数据维护和管理。但这只是短期能为，如果不是数字化副本的接收，可能档案工作者信息化素养永远得不到提高。通过开展此项工作，迫使工作人员熟悉软硬件应用，短期内迅速提升数字化能力。而相比各基层档案室档案员，只要具有档案专业知识，同时有对档案工作的责任心，做好档案的原文扫描应该不是难事。

（四）没有统一软件

目前我县基层档案室基本普及安装了档案软件单机版，但是随着信息化的快速发展，此软件仍停留在对纸质档案目录数据和其数字化副本的辅助管理，以目录检索为主。目前一些开展数字化扫描的单位，用的都是扫描仪自带的软件，可以设置分辨率、图像格式等，但对扫描图像的命名功能不完善，不能连续自动批量命名，因此还需要增加重命名带来的工作量。另外扫描仪自带软件图像处理功能有限，一般只能对扫描图像进行简单的旋转，至于纠偏、去污、去黑等基本操作无法完成，还需借助其他图像处理软件。但是绝大多数扫描人员不会使用图像处理软件，造成了扫描后有质量问题的图像不能得到处理。档案数字化加工软件，不但能够轻松解决图像处理问题，而且还能减轻数字化的工作量，安装一套室藏档案数字化加工系统软件或者电子档案管理系统显得尤为必要。

三、加快县级档案馆档案数字化副本接收工作的对策

做好档案数字化副本移交接收是贯彻落实习近平总书记关于档案工作重要批示和国家档案信息化战略总体安排部署的需要。针对县级档案馆在数字化副本接收工作中出现的问题，要充分认识档案数字化副本移交与接收工作重要性，进一步增强责任感和使命感，加快推进档案数字化副本移交与接收工作。

（一）做好谋划安排，明确接收标准

数字化副本移交接收，是关系到全县档案事业发展的一件大事。因此要建立局、馆协商联动机制，高起点谋划和高标准进行，共同推动工作落实。局、馆要联合开展业务指导，共同督导档案数字化副本规范移交进馆进度。县档案馆要对档案接收范围、接收流程、数字化副本的格式等进行细化，做到任务明确、流程清晰，确保双套制接收工作规范有序，有法可依。为避免进馆档案数字化副本标准不一、格式各异等不规范问题以及无法兼容馆内档案管理软件而带来重复数字化问题，要制定纸质档案数字化加工流程及技术要求，包括档案数字化前处理、目录数据库建立核对、档案扫描加工、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。为确保接收进馆工作规范有序、保质保量，县档案馆要坚持关口前移，提前介入前期工作，对拟接收进馆档案先行摸底、全程跟踪服务，全方位指导前期档案整理及数字化副本加工工作。

（二）选择适合方案，完成扫描工作

目前数字化加工形式分两种，一种是选择外包形式，一种是自行加工形式。采用何种加工形式，要考虑数字化设备及数字化档案的数量再决定。通常选择外包形式更专业，而且速度快，效率高，但费用比较高。自行加工是单位人员自己进行数字化，速度慢，但比较节约费用。因为经费比较紧张，加上也没有那么大的数字化量，我县绝大多数单位还是采用自行加工的形式。档案数字化扫描需要运用专业的扫描设备和软件，以及一定的操作技术。考虑档案数字化加工对加工人员的专业技术要求并不算太高，基本上是单调、重复性的工作，只要工作人员能够认真，完全可以胜任此项工作。综合考虑经费和人员的实际情况，也为了减少数字化工作阻力问题，可以因地制宜采取三种方案进行：一是购买设备进行数字化，二是租用设备进行数字化，三是利用档案馆数字化设备，采用集中办公形式开展数字化。租用设备以及到县档案馆集中办公进行数字化的形式，解决了短期内购买数字化设备资金缺口问题，缓解了各单位资金压力，同时也为扫描工作的顺利开展奠定了一定的基础。

（三）做好审核把关，确保接收质量

档案双套制移交和接收工作量大，对质量要求高，因此要严格移交接收程序，严把进馆质量关。数字化副本形成单位在移交纸质档案及其数字化副本前，应逐张检查图像质量，包括图像排列顺序与档案原件是否一致，有无漏扫、重张等情况，图像有无黑边、污点、折角以及图像偏斜度、清晰度、失真度等，发现不符合图像质量要求时及时进行调整改正，确保进馆档案质量，减少进馆后档案检查的工作量。县档案馆更要克服人手少任务重的困难，尽快熟悉双套制接收技能，认真做好对数字化副本核对质检工作，发现错误及时反馈给移交单位改正，并对数据进行挂接与备份，坚持“合格一家、接收一家”原则，保证数据进馆后的安全管理和有效利用。检查包括条目和图像两个方面：一是条目数量及其著录项目内容的准确性要进行逐条检查。二是图像应符合规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率VaGvRtxxGnfjErFbBvgxLQ==要100％；扫描图像完整性要求100％正确，完整性包括不准缺页、漏页，图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽检合格率达到100％。

（四）完善软硬件配套，逐步形成机制

基层档案室数字化需要使用扫描设备、档案数字化加工、电子档案管理系统以及安全备份与存储设备等软硬件。档案数字化和数字档案室建设不是一蹴而就的，是一项长期的工作任务，因此要将室藏档案数字化和档案信息系统的运维及升级费用纳入年度部门预算，逐步配套完善，最终完成数字档案室建设任务。目前大多数单位现有的档案管理软件多停留在目录数据的录入、检索上，还不能对数字化副本进行管理，更不具备管理电子文件、电子档案的能力，已经不能适应档案信息化的需要，因此迫切需要升级。另需考虑数字档案室建设与县域电子政务和信息化建设衔接，实现电子文件的归档和有效管理问题。有了信息化档案管理平台系统，有了信息化的相关设备，档案的自主数字化将是现在或今后档案人员的常规工作。室藏档案数字化项目的持续开展，将推动档案信息化建设进程，夯实档案服务民生的基础。在开展室藏存量档案数字化的同时，档案管理部门还要积极推进机关数字档案室建设，为全县建成数字档案馆奠定坚实的基础。从源头上做好增量档案电子化工作，促使存量数字化推进与增量电子化双套制接收同步展开、同步进行，使双套制移交成为档案接收的常态化工作。

参考文献：

[1] 浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则[J].浙江档案，2007（2）：22.

作者单位：卢龙县档案馆