河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）2023年档案利用数据分析

2023年，河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）积极贯彻落实习近平总书记对档案工作“四个好”“两个服务”的重要批示精神，在提升业务水平的基础上，继续拓展民生档案跨省利用服务的广度和深度，省内建成了五级跨馆利用网络，省外与5家档案馆签署了跨馆利用协议，以科技创新为依托，不断丰富线上查档途径，切实为民众提供更为高效便捷的服务。为总结利用数据规律，提供更优质的利用服务，现对2023年档案利用基本情况和各项数据进行分析，具体情况如下：

一、档案利用基本情况

接待人次包括窗口接待、跨馆利用、电话咨询、电子利用、线上接待、档案邮寄、来信来函的全部人次，实际利用人次统计以实际调卷人次加电子利用人次为准，有效服务人次指查到所需材料的人次，统计以实际摘抄复印和拍摄人次为准。

二、档案利用数据分析

（一）2023年度数据分析

2023年，利用室共接待4035人次，摘抄2091页，复印7784页，盖章697个，调卷6798卷、896件，拍摄296页，电话咨询1228人次，电子利用1128人次，档案邮寄12人次。线上接待利用64人次。实际利用2201人次，占总接待人次的54.55%，有效服务1052人次，占总接待人次的26.07%，电话咨询1228人次，占总接待人次的30.43%（表1）。

由数据可见，2023年的接待人次有了大幅度上涨，涨幅达到了38.14%，实际利用人次、有效服务人次都比2022年有所增长，涨幅分别达到了45.57%、21.48%。但实际利用人次的占比和有效服务人次的占比变化不大。2023年接待总人次的大幅上涨，主要由于2022年底2023年初疫情防控政策改变，导致之前积压的查档需求迅速被释放，查档人数较之前出现明显上涨。2023年实际利用人次及有效服务人次占总接待人次比例较之前有小幅度上涨，但整体变化不大，基本维持在总接待人数的50%、20%左右（图1）。分析原因和前几年利用数据统计分析中所谈原因大致相同，主要有以下几点：1.因权限不足导致省馆（办）无权提供或利用者无权调取。2.因查阅内容非省馆（办）馆藏内容导致利用者无功而返。3.利用者提供的查阅线索不清晰，导致需要反复推理多次查询才能得到所需档案。4.在民生档案利用过程中，社保等部门对材料取证要求愈发严格，利用者往往需要查阅大量的会计档案辅助自己找到具体某个月的凭证，这也会导致有效服务人次占比较低。5.近几年，通过大力宣传，民众的档案意识显著提高，有问题找档案馆的人数逐年上涨，但部分利用者对档案馆职能不清，向我们提出了学历认证、职业资格证换证等超出省馆（办）业务范围的要求，这也导致了实际利用人次维持在总接待人次的半数左右。

（二）历年利用数据对比分析

1.查阅用途

省馆（办）档案查阅的用途主要分为文化需求、民生需求、工作参考和其他四大类（表2）。

文化需求具体包括学术研究、编史修志、宣传教育、建馆办展、拍摄纪录片等（图2）。2023年度文化需求1719人次，占比42%。文化需求类中占比较高的主要为学术研究、编史修志、建馆办展。其中，学术研究1079人次，占文化需求类的62.8%，编史修志201人次，占文化需求类的11.7%，建馆办展329人次，占文化需求类的19.1%。

民生需求具体包括补充档案、办理退休、落实待遇、房产过户、学历认证、民事诉讼、土地确权等。2023年民生需求1648人次，占比41%，补充档案和办理退休连续四年为民生类需求较高类别。2023年办理退休767人次，占民生需求类的46.5%，补充档案321人次，占民生需求类的19.5%。

工作参考具体包括清理文件、审计对账、土地纠纷、案件诉讼、查找依据、办案取证、资产划转等。2023年工作参考595人次，占比15%。

2023年工作参考、民生需求和文化需求人次占比对比2022年，变化较为明显的是文化需求占比出现了大幅增长，甚至超过了连续三年位于主导地位的民生需求，可见，在档案服务民生的作用愈发凸显的同时，档案在历史研究与文化传承领域的价值也在不断彰显。

2.查阅主体

2023年度省馆（办）接待总量为4035人次，其中单位利用者1434人次，占比35.54%，个人利用者（含学生917人次）2601人次，占比64.46%。对比前三年的各项数据可知，一是2020-2023年连续4年个人利用者占比较高，这成为档案服务民生的重要佐证。二是学生身份利用者不断增加，2023年学生查档人数增幅达到了151.92%。清华、北大、复旦、普林斯顿大学等全国乃至世界各地名校学生正在成为档案利用的常客，且经统计发现含“博”量非常高，原因在于档案能够为学生的学术研究提供最真实的第一手资料，这是其他途径难以达到的（表3）。

3.查阅途径

除电子利用、现场利用、招生底册邮寄服务、电话咨询等查阅途径外，2023年不断织密民生类档案异地跨馆利用网络，同时开通了线上查档、手机APP查档服务（表4）。

一是持续加强与省外档案馆的跨馆利用合作。在与京津沪三地档案馆实现跨馆利用的基础上，2023年，与重庆市档案馆、山东省档案馆、黑龙江省档案馆、辽宁省档案馆、北京市丰台区档案馆签署了民生类档案异地跨馆利用协议。同时，与省内180家档案馆签订了授权书，这180家档案馆可以同省外协议馆直接实现跨馆利用。

二是推进省域内馆际共享向纵深发展。自2021年起，不断探索建立省、市、县、乡、村五级档案馆之间异地跨馆互通联查利用机制。2023年，持续深化河北省民生类档案异地跨馆利用工作，纵深推动省域跨馆利用向全省范围内的乡镇和行政村扩展，最终，成功与省内180家档案馆签署了跨馆利用协议和授权书，与704个乡镇、4552个村签订了跨馆利用协议，基本实现了河北域内省、市、县、乡、村五级跨馆利用。

三是开通了手机APP查档服务，拓展了线上查档渠道。2022年，河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）作为全国利用服务平台首批接入单位，自2022年7月至今，河北省的全国利用服务平台已经接待了105位线上查档利用者；2023年6月份，河北省档案馆开通了手机APP查档服务，利用者通过冀时办小程序，即可查询部分民生档案。截至2023年底，河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）手机APP线上查档已接近4000人次。

三、优化措施及建议

（一）以宣传为抓手，积极普及查档常识

通过微信公众号、政务外网、互联网、宣传视频等多种方式，向公众普及查档知识，要做好对跨省域及省内民生类档案跨馆利用平台的宣传，充分发挥跨馆利用的优越性。积极促进全社会增强档案意识，在各自工作与生活中重视档案的整理、存档与利用，夯实档案事业的基础，充分发挥档案的证明作用与文化价值。

（二）以新颁布《中华人民共和国档案法》为契机，持续加强档案开放审核工作

2021年1月1日起，新颁布的《中华人民共和国档案法》将之前“档案自形成之日起满30年开放”改为“档案自形成之日起满25年开放”，各地档案馆的馆藏档案开放审核压力明显增大。为了加大档案开放力度，省馆（办）自2020年起成立了开放审核专班，集中力量进行攻坚，取得一定效果。同时，到期应开放的档案尚未进行审核的，省馆（办）暂时由利用接待人员进行现场开放审核，审核通过后再利用。

（三）以利用需求为导向，不断推进馆藏档案数字化

档案数字化是对原始纸质档案的最佳保护，也是提高利用效率的重要依托。根据日常利用接待统计可知，利用需求较大的主要涉及先进优秀表彰、调动分配安置介绍信、职改办的各类任职资格通知、工伤认定伤残鉴定审批表以及部分民国档案，如果可以优先将此类内容完成数字化，可以极大地提高利用服务质量，满足利用者最现实最迫切的需求。

（四）以省馆（办）为中心，进一步拓展全省民生档案跨馆利用平台建设，织密全省民生类档案跨馆利用网络

如今，省馆（办）已经同省内180家档案馆签订了授权书，成功将省内各市、县、区档案馆纳入到跨省际共享网络中来，同时省、市、县、乡、村五级跨馆利用辐射全省11个设区市及定州、辛集。未来，横向寻求与省外各档案馆的合作机会，从而提高全省民生档案跨馆利用活跃度；纵向则是要继续向乡村延伸，覆盖更广泛。跨馆利用平台的不断拓展与深化，能够全面扩大省、市、县、乡、村五级民生档案资源互通联查，打通省、市、县、乡、村五级民生档案资源跨馆利用服务群众的最后一公里，实现河北省各级综合档案馆民生档案资源全方位、多层次的共建共享，快速、高效地打通河北省各级综合档案馆跨省际民生档案资源共享的通道，各级综合档案馆服务民生迈上一个新的台阶。

作者单位：河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）