内部控制视角下高校图书馆资源风险探究

张永彩 程超

摘要：从内部控制的角度出发对图书馆资产管理、典藏文献布局和多数据库协同管理三个方面存在的风险进行了分析，发现图书馆资源管理工作中存在账实不符、排架不合理、多数据库协同不足的风险。提出了建立多系统映射的管理方法将资产管理系统与图书管理系统建立关联，满架后下架本类最先索书号图书并上架新索书号图书的布局策略、利用RFID扫描时对比排序来判断架位顺序的分布式盘点方法。进而得出图书馆应重视资源建设的管理，规避风险。

关键词：内部控制 图书馆 风险管理 排架 RFID

中图分类号：G258.6;G253

Exploration of the Risks of University Library Resources from the Perspective of Internal Control

ZHANG Yongcai    CHENG Chao*

（Guangzhou Panyu Polytechnic， Guangzhou， Guangdong Province， 510000 China）

Abstract： From the perspective of internal control， this paper analyzes the risks existing in the asset management， collection literature layout and multi-database collaborative management of libraries， and finds that there are the risks of inconsistency between accounts and reality， unreasonable shelving and insufficient multi-database collaboration in the management of library resources. This paper proposes a layout strategy of establishing a management method of multi-system mapping which associates the asset management system with the book management system to remove the books with first call numbers of this category from the shelves and then shelve books with new call numbers when shelves are full， and a distributed inventory method of judging the order of shelves by comparing and sorting them during RFID scanning. Furthermore， it concludes that libraries should attach importance to the management of resource construction to avoid risks.

Key Words： Internal control; Library; Risk management; Shelve; RFID

内部控制是一个管理学概念，是一套保证资产安全、有序、高效的手段和方法。最早的内部控制是指由一系列的方法、措施、程序等组成的一个体系，主要是为了保证组织运行的规范与系统，用以实现组织目标[1]。为了保证组织运行，就要尽可能规避相应的风险。风险管理就成为了组织内部控制的重中之重。图书馆作为一个非营利组织，其目标主要是管理资源和服务用户。管理资源体现在对纸质文献采购、流通和电子资源管理中，服务用户则体现在资源推广、活动组织和主题服务等方面。相较于服务用户，图书馆资源管理中的风险是较大且需要深入研究的。

相关文献研究

在管理资源方面，宋海艳提出的常态化开展文献资源数据分析和核对是管理资源的基础[2]，倡导图书馆应摸清家底才能提出明确的管理方针。杨爱华通过调查提出了只有大类才需要排序而小类可以乱架的想法，用以解决图书倒架、上架困难的情况[3]。数字资源方面，有学者提出应常态化开展文献资源数据的分析和核对，使用内部控制方法从法律方面分析了数字资源国际许可方面风险成因及控制机制，提出图书馆应加强团队决策和加强对用户行为的监管，培养用户良好的习惯[4]。还有从多馆合作的基础上分析了图书馆的内部控制模式，提出了分馆间合作，突出异化的策略，对图书馆文献资源进行精细化管理，尽最大可能盘活资产[1]。

综上所述，管理资源主要集中在图书资产管理、典藏管理和相关软件管理三个方面，各学者研究都有其可行性。本文主要从图书馆典藏角度对资产管理、文献布局和多系统协作来分析其风险及应对措施。

图书馆典藏资源风险分析

内部控制风险分析方法有很多，本文采用经典的风险矩阵法（Risk Matrix）分析法，它是一种把危险发生的可能性和危害的严重程度进行综合评估的定性研究方法。风险矩阵法是风险控制过程中一个关键的步骤，是管理学中一个常用的可视化分析工具。该工具将可能性和危害程度各分为5级，分值依次为1-5分。

图书资产管理

图书文献资源是整个图书馆的核心资源之一，同时也是图书馆风险最大的且最容易被忽视的风险点。随着信息技术的发展，图书馆文献资源管理已经开始步入现代化管理手段。文献资源内部控制已经成为了必须要面对的问题。与私立院校不同，公立院校中图书是作为国有资产管理的，因相关文件并未单独定义图书资产管理方法，图书一直被作为单件实物进行管理，即一本书的管理方法与一件大型机器的管理方法相同。在实际工作中这样的管理方法并不完全适合现实情况，或者说不易于对接到图书管理系统。通常情况下图书管理系统与资产管理系统是两套没有任何映射关联的系统，这就造成了资产数据不统一的风险。以往因为重视程度不够，技术能力有限，并没有明确提出图书管理系统应与资产管理系统数据保持一致，但随着信息技术发展，人工智能工具的加持，两系统数据不相符的情况会被逐步突显出来。随着时间的积累，旧问题将更加难以解决。再之，图书馆丢书后造成的资产损失，也很难在两系统中共同体现出来，即图书管理系统中已经将图书状态变更为丢失，但资产管理系统中仍没有从相应的数据条目中删除等情况。这不仅对图书馆精细化管理造成了风险，还对读者查找图书埋下了隐患。所以，按照风险矩阵法分析，应定其为严重程度且很可能再次发生，按分值则为8分，见图1。

典藏文献布局

典藏文献布局在整个图书馆界都是难题，布局的好坏对排架、倒架、上架图书、剔旧管理等都存在巨大的风险。布局的合理性会直接影响图书馆延续多年的管理，也是图书馆内部控制的一个重要风险点。因图书馆扩建、搬迁等情况，图书馆会遇到需要重新排架图书的情况，笔者调查了广州地区10所高校图书馆，7所图书馆依据员经验来确定各类图书所需的架位，1所图书馆采用外包方式精确计算，2所高校没有做过这方面工作。有学者提出了精确计算的方式排架[5]，这种精细化管理方法虽然有效降低了风险，存在以现状预估未来的采书量的情况，未来采书量受到学校学科结构、出版社状态、供应商到货情况等多种因素影响，致使这样的计算方法太依赖于理论，实际可行性较差。这些都对文献布局产生了风险，但短期内不易发现，而且非专业人员也很难考虑到这些。因此，可定为较弱程度且再次发生的可能性一般，按分值则为6分，见图1。

多数据库协同管理。

以“图书馆+RFID”为关键词检索中国知网的核心期刊，截止2023年6月18日得到143个结果，对上述结果使用CiteSpace进行分析。分析结果如图2所示，多集中于对服务方向的研究，对其应用研究较少。特别是对于目前的图书管理系统，图书借阅方式已与以前不同，不是一套图书管理系统就可以完成借还工作。现在多数图书馆至少有2种及以上的管理系统，例如广州番禺职业技术学院，有RFID系统、 Aleph图书管理系统、Primo等。多系统共同使用就会存在风险，如数据不同步、多库数据差异较大、数据与实物不相符等情况。数据不同步多发生于网络通信之间，一旦网络发生延迟或阻塞，那么就会对系统造成数据差异的风险，且这种风险不易被及时发现。而多库数据差异则体现在各数据库之间的数据不相同，如RFID数据库中存在的图书，在图书管理系统中却没有，或者图书管理系统中有，RFID系统中又查询不到，还有某个系统中更新了数据，另外一个系统需要手动更新的问题。这些情况普遍存在于多系统运行的图书馆中。数据与实物不相符的情况在高校图书馆中尤为严重，例如在检索系统中查到的图书，在馆内找不到；图书馆内找到的图书却无法办理借阅手续。这些风险对读者和图书馆评估存在较大影响，且因藏书量的增加这些问题会日趋严重。故而可定为严重程度且可能再次发生，按分值则为16分，见图1。

应对措施探讨

内部控制即是要控制风险，但风险并不是能完全控制的，特别是风险越小，付出的成本就会越高。为了达到成本和风险的平衡，笔者结合调研与基层实践工作经验，针对上述三方面的风险点提出以下应对措施。

进一步细化资产管理办法

图书管理工作和资产管理工作本身就是两种不同类别的工作。资产管理工作所涉及的客体较多，不仅包含大型的机器、家具、建筑，还包小型的图书、手持设备，而且其实还包含了很多无形资产。由于管理客体不同导致了管理方法也千差万别。图书管理具有其特殊性，不同于家具、设备管理中采用每一项资产都录入资产管理系统，图书只能在资产系统中以批次来管理。在图书管理系统中则作为本作为单册来管理。图书典藏工作中就应建立资产管理系统与图书管理系统的映射，即将资产管理系统中的一批图书对应到图书管理系统中的每一条数据，也就是说应建立一对多的映射关系。图书典藏工作还应将这种关系明确记录下来，并明确的、可操作的条例。

同时，资产数据相对来说是一种静态的数据，与图书管理系统不同。图书管理系统中因新增、丢失等原因每天都会发生改变，而图书资产数据则是定期更新的，所以为保证两套系统的同步，典藏工作应建立历史数据档案，并定期同步两套系统数据，使得数据在执行层面可操作。

制定科学典藏图书分布

文献布局是为了更合理的安排文献。图书整体调架一般发生在图书馆进行较大变动的时候，例如搬迁、建立分馆等情况。在这种情况下，图书馆大多采用按经验估算的方法来为图书安排架位，有学者也使用了计算的方法。这些方法多有借鉴之处，估算法需要对整个图书典藏情况了如指掌，这需要借助于馆员的个人数据能力和长期工作经验，对馆员要求较高，实际操作中还需要修正架位。计算法相对科学，但因其不可复制性和大量计算，其准确性依赖于图书管理系统中的数据，对馆藏定期盘点提出较高要求。

结合上述情况，图书馆应成立数据馆员岗位，由数据馆员与有相关经验的公司共同制订计划。可按照书架存放上限，即每组书架可存放600～700册图书来计算[6–9]，结合图书馆书架总量、近5年新增图书情况科学规划典藏分布数据，调查学校未来的学科发展，以及各主要出版社未来出版情况，然后制订调架方案。在高校学科结构未发生重大变动的情况下，同分类号的图书可进行循环上下架，来保证图书一直满架且无需再次倒架。这不仅可以充分利用图书馆有限的空间，还可为将来的自动化密集库提供基础。

数据资源与图书实现线上线下同步

RFID的普及，使得图书馆可以利用现有的设备轻易对在架图书采集数据，特别是盘点。在架图书的条码数据获取有两个重要的节点。

图书在RFID整体施工过程中的数据

这是一次很重要的数据，因为RFID项目施工时会记录条码注册的时间戳，理论上来说，这些时间戳与索书号结合即可确定架位排列的顺序，由图书管理系统中生成另外一份排列数据，即可比对出图书是否排架是否正确，即完成一次排架校验。再将错误的位置交于馆员重新核实即可。这方面还可以有其他的应用，如查找空出的条码号等。

日常架位维护

因RFID设备较小，且操作便利，图书馆可在任意时间分步的方法对任何一架图书进行扫描操作，开展多次少量盘点工作，获得的条码数据与图书管理系统比对也可发现错架图书。同时，图书的流通量也可以作用建立密集库的参考，减小了图书查到找不到的风险。

结语

图书馆相对来说是一个风险较小的单位，但随着时间的推移，图书馆注定会面临着评估、检查等事项，图书馆本身资源量大，排查困难，如果不利用好新技术，在制订空闲的时间自查计划，定期进行条码数据和错架图书自查并更新校验，那么图书馆很大概率会出现关键时间“掉链子”的情况。加强图书馆风险管理就是一项长期面对的工作。

参考文献

[1] 彭佳，郭晶，宋海艳.新形势下高校图书馆院系分馆管理探索与思考[J].图书情报工作， 2021，65（4）：13-19.

[2] 宋海艳，李芳，彭佳.高校图书馆文献资源内部控制框架体系构建与实施[J].图书情报工作，2019，63（18）：22-29.

[3] 杨爱华，李子霄.基于读者检索行为的智慧图书馆开架书库排架方式实证研究[J].图书馆杂志，2019，38（7）：44-50，59.

[4] 郎婷婷，宫力平.元宇宙环境下图书馆数字版权使用风险与应对策略[J].图书馆界， 2023（4）：1-5，18.

[5] 张连分.数据驱动的图书馆服务创新研究[J].图书馆工作与研究，2021（1）： 104-108，123.

[6] 曹智国.分析图书馆密集书库建设实践与策略[J].才智，2020（3）：248.

[7] 天津海运职业学院图书馆简介[J].图书馆工作与研究，2021（3）：129.

[8] 权倍平. 高校图书馆“密集书库”创建管理工作之我见[J]. 科技视界， 2021（24）： 195–196.

[9] 李霜. 浅谈公共图书馆密集书库建设与管理：以山西省图书馆为例[J]. 办公室业务， 2022（18）： 177–179.