建筑工程合同管理信息化建设的有效途径研究

季敏健

(广西建工集团控股有限公司，广西 南宁 530000)

建筑工程项目在规模和复杂性上逐年增加。这意味着更多与合同、数据和利益相关的人参与其中。传统的合同管理方式已经难以应对这种复杂性。因此，信息化建设成为了必然的趋势。信息化建设可以帮助合同管理变得更加高效、精确和可控，从而提高工程项目的整体绩效。此外，建筑工程合同管理信息化建设也有助于更好地满足法律和法规的要求，提高透明度和合规性。在一些国家和地区，建筑工程合同管理信息化已经成为法律要求，企业必须在项目中使用数字合同管理系统。这使得建筑公司不得不投资于信息化建设，以遵守相关法规并减少潜在法律风险。

1 建筑工程合同管理信息化概述

工程合同管理信息化是指将现代信息技术与建筑工程合同管理相结合，以实现更高效、透明、精确和可控的合同管理过程。这一概念旨在利用信息技术工具和系统，如云计算、大数据分析、人工智能等，优化合同的签订、执行、变更、索赔、结算等各个环节，以提高建筑工程项目的质量、进度和成本控制。合同管理信息化的核心目标是提高合同管理的质量和效率，通过数字化合同文件、自动化合同履行监控、实时数据分析以及智能决策支持系统的应用，合同管理信息化可以帮助建筑项目管理者更好地了解项目进展、风险因素和潜在问题，从而及时采取措施来解决和预防合同纠纷，减少项目延误和额外成本。此外，合同管理信息化也有助于提高合同管理的透明度，使各方可以更清晰地了解合同条款和执行情况，减少信息不对称情况的发生和减少争议。工程合同管理信息化是一种现代化的管理方法，它将信息技术与建筑工程合同管理相融合，以提高管理效率、降低风险、改进决策质量，为建筑行业的可持续发展提供支持。

2 建筑工程合同管理信息化建设存在的问题

2.1 缺乏相关数据基础

加强数据的积累是建立良好的信息交换窗口和为 PIP 技术提供数据来源的先决条件。然而，由于建筑工程施工合同的资料收集还不够充分，相关的供应商、设备型号和原材料的信息都很少。缺少资料的支持，也没有统一的方案设计，导致材料、机械、供应商等方面的数据化程度有很大差别，甚至同一工程的各个阶段的数据都会有很大的差别。这就造成工程的整体管理难度提高，更谈不上信息化的精确管理。

与此同时，数据质量和完整性是另一个关键问题。不完整或错误的数据会导致信息化系统的不准确和不可靠，从而影响合同管理的效果。例如，如果付款记录存在错误或缺失，可能会导致合同支付的不准确，进而引发纠纷。工程进度数据的不准确性可能导致项目进度控制的失败。因此，建筑工程合同管理信息化建设需要解决数据质量和完整性的问题，确保数据的准确性和可靠性。

2.2 人才技能不足阻碍复合型信息化平台建设

工程建设与科技发展离不开高素质的人才支持，特别是信息技术的应用。在工程合同信息化建设中，建设工程承包信息化的建设和发展具有十分关键的作用。在深入分析了传统施工企业的工程合同管理方式与信息技术模型后，还需不断地招募具有高学历、高技能、具有相关技术水平的信息化工程合同管理人员，为实现全面的信息化平台建设提供助力。

与此同时，建筑工程合同管理的复杂性要求人才具备跨领域的知识和技能。建筑行业的合同管理涉及工程管理、法律法规、财务等多个方面，因此，需要掌握跨领域的知识。然而，传统的教育体系往往将不同领域的知识进行了分隔教学，导致学生缺乏综合应用知识的能力。这使得建筑行业中缺乏能够统筹各方面工作的复合型人才，从而制约了信息化平台的综合建设。

2.3 信息化系统缺乏联动性

“信息孤岛”的产生，折射出施工项目在信息化进程中存在一定的独立性。目前，大部分的信息化项目都只是通过简单的通信和联网。而在实践中，采用的方法是通过相关的软件来构建一个统一的平台。而在信息化建设中，人们往往忽略了基础资料的积累，缺少科学的规则来规范项目的执行，造成了不同的信息资源和数据的缺乏，从而限制了信息的有效利用。

综合来看，我国采用信息化模式进行合同管理的技术方法较为新颖，但其发展空间很大，原因之一在于我国的建设规模庞大。而在我国城市化的进程中，由于信息的传播，必然会产生大量的虚假信息。而在国外，PIP 是一种很好的信息集成方式，可以有效地实现信息的集成，降低和避免差错。其次，PIP 技术并不需要太多的技术。国内的计算机技术发展也是蒸蒸日上。国家提倡低碳、节能、智能的建设，而利用工程合同管理信息化发展流程进行优化恰好可以有效避免资源浪费。如果能够获得大部分建筑工人的认同，能够让大量的青年工人和中坚力量学会使用这些技术，那么，他们就可以制定出一套完整的信息系统来进行管理。让所有人都能遵守行业规范，这样才能使合同管理信息化的技术更易于实施。

2.4 信息化系统软件应用效果不佳

近几年，我国在施工项目合同信息化进程中，能自行开发的管理软件寥寥无几。很多目前使用的软件都是从国外进口的。这些软件都是按照国外的技术要求设计的，在国内的施工合同中并没有很好地应用。另外，这些软件都是前沿技术，成本很高，而且购买之后，还要进行一些加工和改装。这就占用了大量的建设经费。有了这些软件，就必须要有专门的技术人员来改造和利用，才能让软件的价值最大化。这就要求对该项目的技术人员进行相应的培训，不然就不能保证其使用的有效性。

3 建筑工程合同管理信息化建设的优化建议

3.1 数据库管理统一性

第一，数据标准化和命名规范。在合同管理系统中，确保所有数据字段和表的命名都按照统一的规则进行，这包括使用统一的命名约定、数据类型和单位。这样可以避免数据混乱和冲突，使不同部门和系统之间的数据更容易交互操作。

第二，数据集成和交互性。统一数据库管理可确保各个模块和子系统之间的数据集成无缝衔接。通过使用标准化的接口和数据格式，不同模块能够轻松地交互和共享信息，提高了合同管理流程的高效性和准确性。

第三，数据访问权限控制。数据库管理的统一性还包括访问权限的一致性。不同用户和角色应该根据其职责和需求获得适当的数据访问权限。这需要实施强有力的身份验证和授权机制，以确保只有授权人员可以访问特定数据。与此同时，统一数据库管理还需要实施数据质量管理措施，以确保数据的准确性、完整性和一致性。数据清洗、验证和验证流程应该成为信息化系统的一部分，以防止错误数据进入系统。数据库管理统一性是一个综合性的工作，需要综合考虑技术、流程和人员培训等多个方面，以确保信息系统的高效性和可维护性。

3.2 全面完善财务系统的功能

首先，一个全面完善的财务系统应当具备强大的数据管理和分析功能。在建筑工程项目中，涉及大量的财务数据，包括合同成本、费用、收入等。一个强大的财务系统应当能够对这些数据进行高效的管理和分析，以便项目管理人员能够随时获取准确的财务信息，作出明智的决策。此外，系统应当能够生成各种财务报告，如损益表、资产负债表等，以满足内部和外部的报告需求。

其次，财务系统应当具备灵活的预算管理功能。在建筑工程项目中，预算管理至关重要，因为它能够帮助项目管理人员控制项目的成本，确保项目在预算范围内完成。一个全面完善的财务系统应当能够支持预算的制定、执行和监控，同时能够进行预算与实际情况的比对，及时发现偏差并采取措施加以纠正。此外，系统还应当具备多版本预算的功能，以适应项目变更和不同的管理需求。

最后，财务系统应当具备风险管理功能。建筑工程项目常常伴随着各种风险，如合同变更、供应商问题、市场波动等。一个全面完善的财务系统应当能够帮助项目管理人员识别、评估和管理这些风险，以降低项目的潜在风险。系统应当能够建立风险预警机制，及时警示项目管理人员可能出现的问题，帮助他们采取适当的措施来应对风险。

3.3 提高信息化专业人才的素质

首先，加强培训和教育。为了提升信息化专业人才的素质，必须建立起完善的培训和教育体系。这包括提供丰富的培训课程，涵盖信息技术、合同管理、数据库操作等方面的知识，使员工具备必要的技能和知识储备。同时，培训也应该定期更新，跟随技术的发展和行业的变化，保证员工始终处于一个学习、进步的状态。

其次，提供实践机会和项目经验。理论知识的学习只是提升专业素质的一部分，实践经验同样至关重要。通过参与实际的项目工作，员工可以将所学知识应用到实际操作中，锻炼解决问题的能力，提升工作的实操水平。同时，实践也能够让员工更好地理解项目的特点和需求，从而更有效地进行合同管理。

最后，建立一个良好的团队合作氛围。团队合作不仅可以促进成员之间的相互学习和交流，也能够激发团队的创新和合作精神。建立一个相互信任、相互支持的团队，能够使得每个成员在项目中发挥出最大的潜力，从而提升整个团队的工作效率和质量。

3.4 提高信息化系统软件的应用水平

首先，系统功能全面、定制化优化。建立一个全面、完善、符合实际合同管理需求的信息化系统软件，包括合同管理的各个环节，如合同起草、审批、签订、履行、变更、索赔等。根据不同企业的特点和需求进行定制化优化，使软件系统更符合企业的实际运营需求，提高软件的适用性和实用性。同时，设计简洁、直观的用户界面，确保合同管理人员能够轻松上手，降低培训成本。采用直观的图形、图表、表格等方式展现数据，让用户一目了然，快速找到需要的信息，提高操作效率，减少误操作。

其次，智能化数据处理和分析功能。加强信息化系统软件的智能化功能，能够自动处理、分析合同管理相关的大量数据，实现数据的快速汇总、分析和生成报表。例如，自动识别合同中的关键信息，自动生成合同摘要或提醒关键合同日期，辅助决策者作出及时、准确的决策。

最后，安全保障和数据隐私保护。信息化系统软件要具备强大的安全保障机制，确保合同管理过程中的数据安全、隐私保护，避免信息泄露和恶意攻击。采用先进的加密技术、权限控制等手段，保障系统和数据的安全。开发实时监控和预警功能，及时发现合同执行过程中的异常情况，如超时、预算超支等，以便及时采取措施进行调整，避免损失扩大。提供多种预警方式，如邮件、短信、系统消息等，确保管理人员能够及时响应。

4 结语

建设项目合同的关键在于建设项目的合同信息数据库，避免重复处理相同的问题，减少工期和人力。以系统软件开发与应用、主要因素集成化、电子商务和数据库技术作为实现信息系统实现的重要手段，构建符合工程项目实际运作的数据库，为建筑工程合同管理信息化建设给予扎实的理论基础。经过本文研究，发现建筑工程合同管理信息化建设存在的问题包括缺乏相关数据基础、人才技能不足阻碍复合型信息化平台建设、信息化系统缺乏联动性、信息化系统软件应用效果不佳。最后，总结出建筑工程合同管理信息化建设的优化建议包括数据库管理统一性、全面完善财务系统的功能、提高信息化专业人才的素质、提高信息化系统软件的应用水平。希望经过本文研究，可以帮助更多单位提高建筑工程合同管理信息化建设质量水平，合理规避其中存在的风险，提高经营管理实力。