交通档案数字化与信息化对档案工作流程的改进与优化研究

田 苗,武 岩

(辽宁省交通规划设计院有限责任公司 沈阳市 110166)

0 引言

交通档案是记录交通运输领域各类信息和数据的重要载体,具有提供参考和历史留存的功能。随着科技发展,数字化和信息化对于交通档案的管理和利用变得越来越重要。文章旨在探讨交通档案数字化与信息化的概念、应用以及对工作流程的影响,助力档案工作流程改进与优化,以期为相关研究人员和行业工作人员提供经验借鉴。

1 交通档案数字化与信息化概述

1.1 交通档案的定义和重要性

交通档案是指与交通相关的各类文件、记录和资料,涵盖交通运输系统的规划、建设、管理、运营以及相关政策、法规等各个方面。交通档案对于保留历史信息、支持决策制定、促进公众参与和保障交通安全具有重要意义。

交通档案作为历史信息的载体,记录着以往交通发展的经验、成果和教训,有助于把握交通行业的演变和发展趋势,为当下和未来决策提供参考。交通档案作为决策制定的基础,提供了详实丰富的数据和信息,支持政府部门和研究机构进行分析、评估和预测,进而优化交通规划,提升交通服务质量。交通档案也能够促进公众参与,提供透明、可靠的信息使公众了解交通事务并参与决策。

1.2 数字化与信息化在档案工作中的应用

数字化与信息化技术在交通档案工作中的应用是大势所趋。其可以将传统纸质档案转换为电子格式,实现档案的数字化存储和管理,从而提高档案的安全性、可靠性和可访问性。

通过数字化技术,纸质档案可以被扫描并转换为文本、图片、音频和视频等多种格式的电子文件。档案以电子形式长期保存,避免了纸质档案易受损、易丢失的问题。数字存储还可以通过备份和冗余存储来提高档案的安全性,确保档案不会因灾害或故障而丢失。信息化技术可以构建档案数据库和信息系统,准确分类、索引和检索档案数据,通过建立元数据和标准化的分类体系,档案组织管理更加便利。利用关键词检索和高级搜索功能,用户可以快速定位所需的档案信息,提高利用效率和准确性。数字化与信息化还可以促进档案共享与协作[1],不同机构之间可以通过共享平台或网络系统实现信息互通共享。这种跨机构的合作处理有效避免重复工作,促进资源优化配置和跨部门协同。数字化技术也为远程协作提供了便利,不同地点的用户可以同时访问和编辑档案信息,提高工作效率。

2 交通档案工作流程现存问题

传统交通档案工作流程在效率、准确性、安全性和共享协作方面存在明显短板。手工操作和纸质存储方式效率较低,需要大量的人力和时间进行文件整理、分类和检索,导致信息获取和提供服务变得困难。传统交通档案工作缺乏高效的协作平台和共享机制,相互独立的档案存储和管理方式导致资源利用不充分,各部门、机构之间的信息交流合作困难,跨部门决策和资源配置受阻。此外,纸质档案容易遭受未经授权的访问,存在安全隐患。交通档案的安全和完整对于维护历史记录和保护个人隐私而言至关重要,真实准确的交通档案对于政府部门和研究机构的决策和规划至关重要。

3 交通档案数字化与信息化对工作流程的改进优化

3.1 档案数字化的积极意义

档案数字化是将传统纸质档案转换为电子形式,并利用数字技术存储、管理和检索。这种数字化转变为交通档案工作流程带来积极影响和意义。

档案数字化显著提高工作效率。纸质档案需要手动搜索,而数字化档案拥有数据库和索引系统,信息检索快速准确[2]。用户可以通过关键词、日期范围等进行搜索,迅速找到所需信息,节省大量时间精力。相比于纸质档案,数字化过程中采用的自动化数据录入和分类技术大大减少了人为因素的干扰,从而避免人为操作可能引发的错误、遗漏或损坏。

人为操作纸质档案可能会将文件错放,丢失或意外损坏文件,这些问题会造成档案信息失准、残缺,增加了管理和检索的困难度。通过数字化档案,自动化的数据录入和分类过程可有效避免此类问题。数字化技术可以将纸质档案的内容精确复制和记录。数据录入过程通过扫描和图像识别,可以高效地将纸质档案转换为电子格式,并准确保存档案内容。数字化档案可以进行元数据标注、索引和分类,使数据的组织结构更加清晰和可访问,进一步提高信息完整度。准确的档案信息可以为研究、决策和法律程序等提供可靠依据,避免因信息错误或残缺造成争议。数字化档案更好地满足信息共享和远程访问的需求,方便用户快速、准确地获取信息。数字化档案增强了档案信息的安全性,纸质档案容易受到自然灾害、意外或破坏的威胁,而数字化档案通过备份和恢复措施,可以为信息施加多重保护。数字化档案还可以采用权限管理和加密技术,防止未经授权的访问和篡改,确保档案安全。

3.2 信息化在交通档案管理中的作用

交通档案管理中,信息化技术起到关键作用。除数字化档案外,档案信息管理还涉及建立信息系统、大数据分析和人工智能等技术和流程。

信息化技术通过智能处理实现了档案自动分类、标签化和归档。借助人工智能和机器学习等技术,交通档案可以被快速识别分析,文本、图像、音频等多媒体数据均可以被系统有效提取,档案处理的效率和准确性极大提高[3]。通过信息化系统分析海量交通档案数据,可以发现隐藏在数据背后的规律和趋势。这种数据驱动式的决策支持帮助决策者更好地了解交通发展变化趋势,基于数据进行合理的资源规划配置。建立专门的档案管理系统是信息化技术在交通档案管理中的另一重要方面,此类系统能够集中管理维护交通档案,使日常存储、检索和利用变得更加便捷高效。档案管理系统提供了便捷的远程访问功能,用户可以通过网络随时随地访问档案。档案管理系统的权限管理功能可以提高档案的安全性和机密性,通过设定不同的用户权限,限制或授予用户对档案的访问、编辑和删除权限,防止信息泄露或滥用。

3.3 数据共享协作平台的建立与应用

交通档案管理中,共享平台可以跨越不同部门和机构。建立一个有效的数据共享和协作平台对于促进信息流通至关重要。共享平台需要搭建一个统一的数据格式和接口标准,确保不同系统间可以相互连接和共享信息。通过标准化的数据格式,实现不同系统间的互通操作,提高信息资源的利用效率。共享平台使部门和机构能够便利访问和使用其他部门和机构的交通档案信息,促进各个部门和机构之间的协作。各方可以在平台上共享档案信息,交流经验并协同开展档案整理、分类和更新工作。共享平台可以提供实时协作工具,例如在线编辑和评论功能,便于多个参与者协同编辑和审阅档案[4]。共享平台也应该建立数据开放机制,将交通档案信息开放给公众和研究机构,促进行业研究创新,并为交通规划和政策制定提供数据支持。隐私保护是建立数据共享平台时必须重视的问题,应加强隐私保护措施,确保个人和敏感信息安全,采用数据脱敏、权限管理和加密等技术保护涉密信息。

4 结语

交通档案数字化与信息化应用为交通行业创造新的发展空间。通过数字化处理和信息化管理,交通档案的存储、检索和共享变得更加高效便捷。数据共享与协作平台的建立促进不同机构间的合作交流,提升了交通档案管理的效率和质量,推动交通行业智能化发展,对于促进交通运输系统高效运行和可持续发展具有重要意义。