福利院档案标准化管理研究

邓良梅

（三明市社会福利院 ，福建 三明 365001）

档案管理规范化、标准化的依据主要包括两个方面：一是国家法律法规；二是行业标准。其中，前者主要有《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等；后者主要有《中华人民共和国档案行业标准》（DA/T34-2019）等。

1 福利院档案管理的规范化、标准化要求

1.1 档案保管

福利院档案保管工作主要是指对档案材料的收集、整理、分类、编目、检索、保管与利用等一系列活动。①福利院应建立健全档案管理制度，明确档案管理责任，确保档案收集齐全完整，保证各类档案的系统性和完整性。②福利院应配备专职或兼职的档案管理人员，负责档案的收集、整理和保管等工作。每个部门的专职或兼职人员都要配备专用档案箱、库房和其他必要的设施、设备。③福利院应定期对档案管理工作进行检查，及时发现问题、解决问题，保证档案管理工作正常开展。检查可分为定期检查和不定期抽查两种方式。④福利院应确保所收集的档案资料能够得到及时更新与补充。

1.2 档案收集

福利院的档案收集工作主要包括收集、整理、分类、编目和归档等过程，其目的是为档案的保管与利用提供前提条件，使之能够更好地为福利院儿童、老人等特殊群体提供服务。在收集过程中，工作人员应严格按照要求对各种材料进行分类，并根据其价值选择使用。

在收集档案材料时，工作人员应严格遵守相关规定，保证各种文件材料的完整性，不得遗漏。另外，档案材料的收集范围也要符合相关要求，不能出现交叉重叠现象，并且要对收集到的材料进行登记管理，做到有档可查、有案可查。

1.3 档案编研

福利院档案的编研是指对已形成的档案资料，通过有目的、有计划地进行加工、整理，以提供利用的一种活动。档案编研是福利院档案管理工作的重要组成部分，也是福利院档案信息资源开发利用的重要手段。通过档案编研工作，可以为领导决策提供依据，为各项工作提供指导；可以为社会各界了解和研究福利院提供方便；可以为各种学术活动提供资料；可以为有关机构进行档案统计和调查提供方便。在编研过程中，应注意保护好档案原始记录，对各类文书、文件、图表、音像等各种形式的原始记录均应进行严格的检查和鉴别，对破损、污损的应及时进行修复或复制。

1.4 档案利用

根据《中华人民共和国档案法》规定：档案的利用是指根据国家有关法律法规和规章规定，对所保管的档案材料进行查阅和复制。福利院应当建立健全档案利用制度，明确档案查阅范围、审批权限和相关要求。同时，可以将档案利用情况作为福利院工作人员考核评价的依据之一，对利用质量不佳或造成严重后果的工作人员，要追究其相应责任，对于违反档案管理规定造成严重后果的，要依法追究法律责任。

2 福利院档案管理规范化、标准化存在的问题

2.1 缺乏专业的档案管理人才

福利院档案管理工作的专业性较强，对于档案管理人员的素质也有很高的要求。然而从实际情况来看，许多福利院的档案工作人员缺乏档案管理的专业知识和专业技能，导致他们在进行档案管理工作时往往不能对所接收的资料进行科学的分析和整理，从而使得福利院档案价值得不到充分发挥。同时，很多工作人员对于档案管理工作缺乏正确的认识和理解，认为是小事，没有必要进行专门的学习和培训，还有一些工作人员在进行资料整理时不懂得如何利用现代化技术进行资料整理。

2.2 档案管理工作内容不明确

目前，很多福利院都存在着档案管理工作内容不明确的问题，这也导致了工作人员在实际的档案管理工作中不能够进行有效地落实。因此，福利院要想提高档案管理工作的水平，首先需要明确岗位工作内容，根据行业特点来选择适合自己的档案管理模式。具体来说，福利院的档案管理工作内容应当包括以下几个方面：第一，根据福利院的实际情况，制定相应的档案管理计划，并对其进行有效地实施。第二，根据福利院实际情况制定相应的档案管理制度和要求。第三，根据福利院实际情况建立相应的档案管理队伍，对其进行有效地培训和教育。第四，在对档案进行有效收集和整理之后进行有效地总结和分析，并对其进行合理分类。

2.3 档案标准化管理制度不健全

档案管理是一项复杂而细致的工作，需要有一套完整的制度来对其进行规范和约束。但是从我国目前各大福利院的档案管理现状来看，虽然有很多规章制度，但是对于档案管理工作来说，很多都是原则性的内容，缺乏操作性和针对性。一些福利院没有制定相应的档案管理制度，没有形成一个完整的体系，更没有对其进行统一管理。同时，在档案管理工作中也缺乏必要的监督和制约机制。很多福利院在档案管理过程中都是由工作人员直接对其进行管理，使得档案管理工作缺乏必要的监督和制约。由于没有建立健全的档案管理制度，也就无法对档案管理工作进行有效监督和控制。因此，要想从根本上解决福利院档案管理中存在的问题，就需要制定一套科学合理、操作性强、具有一定针对性和指导性的档案管理制度，只有这样才能保证福利院档案工作顺利开展。

2.4 缺少有效的监督与约束机制

在福利院档案管理工作中，由于缺乏有效的监督与约束机制，导致一些福利院存在着档案管理不规范、资料保存不完整、归档不及时等问题。一些福利院虽然对档案管理工作制定了相应的规章制度，但是由于执行不力，导致这些规章制度形同虚设。此外，由于监督与约束机制的缺失，导致一些福利院工作人员对于档案管理工作存在着不同程度的认识偏差。有些福利院工作人员认为档案管理工作没有太大作用，在日常工作中不重视档案管理工作；有些福利院工作人员认为档案管理只是对以前的资料进行简单的整理归档，没有什么价值；还有一些福利院工作人员认为档案管理就是单纯的整理归档，并没有其他方面的作用。这些问题导致很多福利院的档案管理工作都没有得到严格落实，不仅造成了资源的浪费，还对档案管理工作造成了不良影响。因此，必须加强监督与约束机制建设。

2.5 信息化建设水平较低

信息化建设水平是衡量一个国家现代化水平的重要标志，也是社会发展和进步的重要标志。在信息化时代，档案管理工作实现信息化，可以提高效率，减少人力资源浪费。但是从目前我国各大福利院的档案管理工作来看，信息化建设水平较低。一些福利院虽然配备了计算机设备，但是由于计算机硬件配置较低，导致计算机在处理大量信息时效率不高。

3 提高福利院档案管理规范化标准化的有效措施

3.1 树立档案管理意识，增强档案管理工作人员的责任感

在福利院的档案管理中，档案管理人员是管理者和实施者，其素质和能力对整个工作的顺利进行有着直接影响。因此，福利院要加强对档案管理工作人员的培训，提高其综合素质，增强其责任感。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第十一条规定：档案管理员要积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务；做好档案统计工作和利用效果反馈记录。此外，在对档案管理人员进行培训时要从各方面严格把关，尤其是要提高其思想意识，让其充分认识到档案管理工作的重要性。另外，在对档案管理人员进行考核时要制定严格的考核制度，对其工作进行量化和细化。同时还可以通过开展奖惩制度来提高档案管理人员的工作积极性和责任心，通过这种方式可以有效地提升档案管理人员的综合素质。

3.2 加强档案管理制度标准化建设，使之更加规范化

福利院档案管理的规范化、标准化需要通过制度来保证。所以福利院应当建立健全档案管理制度，以确保档案管理工作的顺利开展。首先，建立档案管理标准体系，这是实现福利院档案规范化、标准化的前提。因此，可以依据国家相关法律法规和标准制定出一套完整、科学的档案管理标准体系，并对其进行科学合理地分类，保证在档案管理的各个环节都有法可依。其次，通过完善福利院档案管理制度，使之更加规范化、标准化。福利院要严格按照国家相关标准体系建立健全各项规章制度，确保各项工作都有规可依。

3.3 提高档案管理人员素质，提升工作人员业务水平

福利院的档案管理工作离不开档案管理人员的努力，只有提高档案管理人员的业务水平，才能够更好地服务于福利院。因此，相关部门应当在这方面投入更多的精力，加强对档案管理人员的培训，定期对工作人员进行专业培训和业务学习，以保证他们能够满足社会发展的需要，真正做好档案管理工作。此外，相关部门一方面可以通过完善考评机制，将考评结果与职工的绩效工资相挂钩，以此来激发工作人员的积极性和主动性。另一方面，注重对工作人员综合素质的培养和提升，鼓励工作人员学习一些现代化信息技术，让他们能够在工作中不断提升自身能力和水平。除此之外，还应该让他们了解档案管理工作中存在的困难和问题，以便及时解决问题。

3.4 注重档案基础设施建设，保证档案资料的齐全完整

福利院档案管理工作是一项长期而繁琐的工作，因此必须要注重基础设施建设，只有保证档案资料的齐全、完整，才能够保证档案管理工作的正常开展。因此，在实际工作中，要积极对档案基础设施进行建设和完善，以保障福利院各项工作的开展。要建立相应的档案室，这是做好档案管理工作的基础。在建设档案室时，要注意以下几个方面：一是要选择合适的地方作为库房；二是在库房里设置专门的档案盒，并且要保证档案盒整洁干净；三是要安排专人负责档案管理工作，确保档案资料能够得到妥善保管；四是要配备相关的档案管理设备；五是建立相应的安全管理制度，保证在档案管理过程中不出现任何问题。通过对这些方面进行建设和完善，能够让福利院档案管理工作具备更加良好的条件和基础，从而为福利院各项工作开展提供更加有力的保障。

3.5 加强档案管理信息化建设，不断提升档案的利用价值

当前，信息技术已全面融入社会发展中，并且为经济发展带来了巨大的影响。福利院档案管理信息化建设是当前时代发展的必然要求。随着社会的不断进步，福利院档案管理工作也需要随之做出相应调整。当前，福利院的档案管理工作主要是以纸质形式存在，但是纸质文件易损坏，难以长期保存，而且信息共享率较低。因此要充分利用现代信息技术，实现档案管理的信息化、现代化。首先，要建立健全福利院档案管理信息化系统，不断提升其管理质量和水平；其次，要重视对计算机及网络技术的应用，为档案管理信息化建设提供技术支持；再次，要加大对档案管理人员的培训力度，让其认识到档案信息化建设的重要性以及必要性；最后，要积极探索新的档案管理模式，不断创新发展，最大程度地发挥出档案资源的价值和作用。只有这样才能保证福利院各项工作顺利开展。

3.6 加强信息安全保障，切实保护好档案安全

福利院档案是记录福利院发展历程和历史的重要资料，是我国社会福利事业发展的重要成果，在整个社会中具有很大的影响力。因此，在信息时代背景下，必须要加强信息安全保障。首先，要建立健全档案安全制度，对档案管理人员进行相关专业的培训，使其具备良好的思想政治素质、职业操守、工作能力和专业水平。其次，要对档案材料进行严格管理，将其妥善保管在专门的档案室中，并建立完善的档案室温湿度记录和监控系统，使其能够保持良好的运行状态。同时，还要定期对档案室进行检查，发现问题及时解决，及时更换一些老化及损坏的设施设备。最后，要定期对档案进行检查，及时发现档案中存在的问题并加以解决，确保档案安全。

4 结语

随着我国社会福利事业的不断发展，福利院在其发展过程中产生的档案资料也越来越多，档案管理工作对福利院各项工作的开展也显得尤为重要。福利院要充分认识到档案管理工作的重要性，把档案管理作为一项基础性工作来抓，不断强化员工对档案管理的重视，加大对档案管理人员培训力度，提高员工专业水平和职业素质。福利院要制定科学合理的档案管理制度，制定详细的工作流程和操作规范。在日常工作中加强对档案资料的收集、整理、归档、保管和利用等各个环节的把关。另外要充分发挥档案馆在福利院档案管理中的作用，将其打造成具有特色的档案馆，为福利院各项工作提供有力保障，促进福利院各项事业顺利发展。