财务档案信息检索及利用电子化探讨

于仁静

财务档案管理电子化的优势

提高安全性和可靠性 电子化财务档案可以进行定期的数据备份，即使发生数据损失或系统故障，档案信息也能够及时恢复，有助于避免因自然灾害、人为操作错误或设备故障等原因导致的档案丢失或损坏。并且电子化财务档案管理系统可以针对不同用户或用户组设置访问权限，确保只有授权人员才能查看或修改档案信息，有助于防止未经授权的人员篡改、删除或泄露敏感的财务档案信息。同时，电子化财务档案管理系统可以追踪档案信息的修改、访问和操作记录，记录每个用户的操作行为，有助于发现可能存在的安全风险或违规行为，并能够追溯责任。此外，电子化财务档案管理系统可以根据用户的角色和职责设置不同的权限，限制用户只能访问其需要的档案信息，有助于保护敏感的财务信息，避免信息被不相关的人员获取。

实现档案的高效检索与利用 具体来说，电子化财务档案管理系统可以通过关键词搜索和索引功能快速定位需要查找的档案，极大地减少传统人工检索的时间和工作量。同时，电子化档案系统可以通过多种检索方式，如按日期、按金额、按业务类型等进行检索，避免人工操作导致的错误和疏漏，提高检索的准确度。而且电子化财务档案可以通过网络共享和传输，在不同部门或地点之间进行快速和方便的共享和交流，这样可以提高工作效率和协同办公能力。另外，电子化财务档案管理系统可以采用权限控制和加密措施保护档案的安全性和完整性，防止未经授权的人员访问和篡改档案，确保档案的保密性和可靠性。并且电子化财务档案管理系统可以对档案进行数据分析和挖掘，提取出有用的信息和统计数据，用于決策分析和业务管理，能够提高档案的利用价值。

财务档案信息电子化的相关技术

档案数字化 财务档案信息检索及利用的电子化技术实施主要包括档案数字化，是将纸质档案转化为电子形式的过程，使得档案可以通过电子设备进行存储、检索和利用。首先，将纸质档案通过扫描仪转化为图像文件，可以使用高速扫描仪，一次扫描多个页面可以提高效率，扫描过程中可以设定扫描分辨率和文件格式，以满足后续的存储和检索需求。然后对扫描后的图像文件进行文字识别，可以采用光学字符识别（OCR）技术，将图像中的文字转化为可编辑的文本，还可以利用OCR软件进行批量处理，提高识别的准确率和速度。其次，根据档案的类别和属性对数字化后的文档进行分类和索引，可以将文档按照文件夹或标签进行分类，同时为每个文档添加关键词等元数据信息，以便后续的检索。接下来，将数字化后的档案存储到电子设备或云存储中，可以选择硬盘、服务器或云存储服务商进行存储，为保证档案的安全性和可靠性可以采取备份和加密等措施。最后，通过档案管理系统或文档管理系统实现对数字化档案的检索与利用，用户可以通过关键词、日期等条件进行快速检索，同时可以进行文档的浏览、打印或共享操作。通过数字化的实施可以实现财务档案的快速、高效检索和利用，同时数字化档案还可以节省纸张和物理存储空间，降低档案管理成本，并提高档案的安全性和可持续性。

档案存储与备份 财务档案信息检索及利用电子化的技术实施档案的存储与备份是非常重要的环节，档案存储与备份的目的是确保财务档案数据的安全性和可靠性。在电子化的技术实施中档案存储可以采用多种方式：一是本地存储。将财务档案数据存储在本地服务器或计算机上，这种方式存储速度较快，但存在单点故障的风险，需要进行定期的备份。二是云存储。将财务档案数据存储在云服务器上，通过互联网进行访问，这种方式可以实现数据的远程访问和共享，具有高可用性和弹性扩展的特点。三是磁带存储。将财务档案数据存储在磁带介质上，这种方式存储成本低廉，适合长期存储和归档，但数据的读取速度较慢。无论采用哪种存储方式，都需要进行定期的备份操作。备份可以分为完全备份和增量备份两种方式。完全备份是将整个财务档案数据进行备份，确保数据的完整性和可恢复性。增量备份只备份自上次完全备份以来发生变化的数据，这种方式可以减少备份的时间和存储空间。备份数据应存储在不同的地点，并定期进行验证和恢复测试，以确保备份数据的完整性和可用性。总之，档案存储与备份在财务档案信息检索及利用电子化的技术实施中是至关重要的环节，需要选择合适的存储方式，并进行定期的备份和安全保护。

档案检索与索引 档案检索与索引是指通过一定的方法和手段，对财务档案信息进行分类、分级和排序，使得用户能够方便快捷地找到所需的财务档案信息。电子化的技术实施可以提高档案检索与索引的效率和准确性，具体包括以下几方面：一是数据库建立。将财务档案信息以电子形式录入数据库中，并建立相应的数据结构来存储和管理这些信息，数据库可以根据档案的属性、内容和日期等进行分类和检索。二是检索功能设计。在电子化系统中可以根据用户的需求和使用习惯设计相应的检索功能，比如可以设置关键词检索、日期范围检索、档案属性筛选等。三是索引标引。将财务档案信息进行索引标引，以方便用户检索和查找，索引可以根据档案的关键词、类型、日期等进行标注，并建立相应的索引表或目录，方便用户快速找到所需信息。四是检索工具和界面设计。开发适合用户使用的检索工具和界面，方便用户进行财务档案信息的检索和利用，可以采用简单直观的界面，提供快速搜索和高级检索等功能。五是全文检索技术。利用全文检索技术对电子化的财务档案信息进行检索，全文检索可以根据档案的内容进行检索，可提供更加精确和全面的搜索结果。通过电子化的档案检索与索引可以提高财务档案信息的利用效率和准确性，减少人工操作的错误和繁琐，有助于提高财务工作的效率和水平。

档案利用与共享 档案利用与共享是指利用电子化技术对财务档案进行检索和共享，以提高档案的利用价值和效率。其中要重视电子化存储，将财务档案数字化存储在网络或电子设备中，包括财务报表、凭证、账簿等各类财务文件，然后对财务档案进行标引，建立起合理的检索系统，可以根据财务科目、日期、项目等进行索引，方便用户快速准确地查找需要的档案信息。同时通过电子化系统，用户可以根据关键词或索引条件进行档案检索，系统将根据用户的要求快速筛选出相应的档案信息，并将结果展示给用户。可以建立一个统一的档案共享平台，允许不同部门或用户之间共享档案信息，通过设定权限可以控制档案的查看与编辑权限，确保档案的安全性和机密性。并且利用电子化系统提供的功能可以对财务档案进行数据分析和利用，通过生成报表、图表等方式对财务数据进行可视化表达，帮助决策者更好地理解和利用档案信息。由此可见，电子化技术的实施可以提高财务档案的检索速度、准确性和便利性，同时也可以促进档案共享和利用，能够提高整体的工作效率和质量。

档案数据安全与保密 档案数据安全与保密是财务档案电子化实施过程中需要重点关注和考虑的问题。想要确保档案数据的安全，需要建立严格的权限管理制度，对不同的用户进行权限分级和设置，确保只有授权的人员能够访问和操作档案数据。并且定期备份档案数据，确保数据不会因为硬件故障或人为错误而丢失，并建立恢复机制，以便在数据丢失时能够及时恢复。同时对档案数据进行加密，确保数据在传输和存储过程中不会被非法获取或篡改，或者使用防火墙和安全设备来防范网络攻击和恶意程序的入侵，以保护档案数据的安全。还可以建立监控和审计机制，对档案数据的访问和操作进行监控和记录，及时发现风险和异常情况。其次，为保护档案数据的保密性，需要采用加密技术对档案数据进行加密处理，确保只有授权人员能够解密和查看数据内容，即严格控制档案数据的访问权限，只有经过授权的人员才能够查阅和操作数据。可以建立档案数据的审批流程，确保数据的访问和使用符合相关规定和要求，并且有审批记录可查。此外，还需要加强员工对档案数据保密的意识培养和教育，建立保密责任制度，严禁泄露和散布档案数据。总之，财务档案数据的安全与保密是财务档案电子化实施的核心之一，需要建立相应的控制措施和制度，确保档案数据的安全性和保密性。

未来发展前景展望

简单来说，纸质财务档案检索及利用的过程常常需要大量时间和人力，而电子化可以显著缩短检索时间和提高工作效率，通过电子文档管理系统可以根据关键词搜索迅速定位所需信息，大大提高办公效率。并且电子化可以减少纸质财务档案的存储空间需求，从而减少实体存储和维护的成本。同时电子化还可以減少打印、复印等耗材费用，并降低人力维护的成本。

此外，纸质档案容易丢失、损坏和泄露，而电子化可以通过权限管理、加密技术和备份措施等手段提高信息的安全性。电子档案还可以进行追踪和监控，确保信息的完整性和可靠性，而且电子化的财务档案可以方便地进行数据挖掘和分析，通过数据分析可以发现潜在的商业机会，预防金融风险和优化财务决策，为企业的发展提供有力支持。与此同时，通过电子化可以实现财务档案的信息共享和协作，不同部门和人员可以同时访问和编辑档案，能够提高沟通和合作效率，也可以通过远程访问实现异地办公，进一步提高工作的灵活性。财务档案信息的电子化虽然有许多优势，但也面临一些挑战和问题，包括数据安全问题、技术平台和设备问题、数据一致性问题、法律合规问题以及人员培训和意识等问题，想要确保最终电子化管理的有效性，需要注重通过合理的规划和实施相应的措施，以有效解决这些问题，确保提高财务档案信息的管理效率和安全性。

总之，尽管电子化的发展前景广阔，但仍需要注意与之相关的挑战，如信息安全、隐私保护、存储容量等问题。因此，在推动财务档案信息的电子化过程中需要制定严格的政策和规范，以确保信息的安全性和合规性。

作者单位：中国石油天然气股份有限公司辽宁销售公司