基于商用ERP的市场销售业务数字化建设探索与实践

卢超月、王园琳、于广莹、吴浩、乐金/北京微电子技术研究所

在当前元器件国产化以及国际形势紧张的大背景下，国产元器件需求数量激增，企业市场销售业务量翻倍增加，导致原有的市场销售业务系统不堪重负，市场人员工作量较大，加班成为常态，依靠人力来解决工作量的问题，治标不治本。为深入落实中国航天科技集团有限公司“数字航天”等各项战略部署，北京微电子技术研究所以数字化转型为抓手，开展市场业务数字化建设，引入商用成熟ERP（企业资源计划）系统，并根据企业市场销售业务的特点进行改进，其中针对产品在生产过程中需要验收、二筛、借还库等特殊要求，定制化配置了系统流程，使商用ERP 能够更好地适应生产单位。

ERP 是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策者及员工提供决策运行手段的管理平台，通过软件把企业的人、财、物、产、供销及相应的物流、信息流、资金流、管理流等紧密地集成起来，实现资源优化和共享，对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。传统生产研发型企业可依托ERP 系统实现数字化、信息化、无纸化办公，从而带动管理提升。在市场销售业务方面，ERP 不仅可以完成客户数据管理、合同管理、出入库管理以及开票管理等基础功能建设，同时也规范了合同签订、产品出入库以及开票的审批流程，实现了销售业务全流程的闭环管理，达到了为企业降本增效的目的。

一、现状及存在的问题

企业传统市场销售业务流程如图1 所示，需要先后在财务软件—神舟财务网上报销系统、库房软件—浪潮出入库软件系统、科研生产软件—任务单管理系统三个系统上交替才可完成。同一个订单在系统之间进行任务对接时，需要对初始的订单信息不断重复录入，导致工作效率低下、错误率增高，订单进度跟踪难度大，数据统计及管理仍需依赖人工电子记账。传统市场销售业务流程只能满足一定的市场销售业务需求，在业务量大幅增长的情况下，传统业务流程的问题日益凸显。企业传统市场销售业务流程主要由以下四个部分构成：

图1 企业传统的市场销售业务流程

一是合同签订。客户提出采购订单需求，共有X 条产品采购条目。业务人员需要在神舟财务网上报销系统中录入并提交订单信息，进行合同评审流程。由于该系统中一个合同单据只能录入一条产品的订单信息，因此完成该采购订单一共需要录入X次用户信息及产品信息。合同评审通过后，按照订货合同模板需要使用WORD 软件再次进行人工编辑用户及产品信息。完成合同制作后交给客户，客户盖章后及时收回原件保存。

二是出入库管理。完成合同签订后，在浪潮出入库软件系统上按照合同的品种、数量、质量等级填写借库申请单，并提交审批流程。审批通过后，在任务单管理系统上提交产品验收、二筛等试验任务的申请单。产品完成任务单的试验后填写还库单退回库房，业务人员按照合同的品种、数量、质量等级填写出库申请单，并提交审批流程。审批通过后，产品进行出库、包装，并交付客户。

三是任务单管理。在任务单管理系统上，按照合同的品种、数量、质量等级以及质保单位要求，以EXCEL 作为附件的形式汇总并提交产品验收、二筛任务申请单进行审批流程。审批通过后进行产品的二筛、验收试验，试验完成后将产品退回库房。

四是开票回款。用户收到产品并确认产品合格后，业务人员在神舟财务网上报销系统上参照合同单据生成开票申请单，提交进入开票审批流程。审批通过后，打印纸质开票申请单提交到财务部门进行开票。再将发票送交用户并催要回款，收到回款后业务部门需手工核销应收账款，完成整个合同流程的闭环管理。

由此可见，企业传统市场销售业务流程在完成合同全流程闭环管理过程中存在以下四方面不足：

一是缺乏顶层规划设计。各部门根据部门内部业务流程独立建设信息系统，造成信息“孤岛”，信息的连贯性、及时性、有效性和共享性无法得到保证。

二是工作效率极低。一个采购订单的信息需要在三个系统之间来回切换，经过多次重复填写和流程审批，才能完成整个市场业务流的闭环。

三是工作流程存在漏洞。多系统的流程并行，极易出现上一个系统审批流程未完成，而下一个系统已经开始走流程的情况，审批流程的时间顺序不符合审批工作流程规定。

四是需要手工记录台账。销售业务经历的各个环节都需要手工登记台账才能做到数据的实时更新，实现合同全流程的跟踪管理，以保证市场数据的完整性和正确性。

二、市场销售业务数字化建设实施分析

由于企业传统市场销售业务流程存在诸多问题，数字化、信息化建设刻不容缓。研究所通过顶层策划，梳理从采购、销售、生产等全部业务流程，进行统一部署，分阶段实施。在引进成熟商用ERP系统后，针对企业销售业务流程的特点进行改进，形成了全新的市场销售业务流程，如图2 所示，销售业务所涉及的全部流程只需在ERP 一个系统上就可完成，主要由以下三部分构成：

图2 市场销售业务采用ERP系统后的业务流程

一是合同管理。按照用户采购订单需求，在ERP 系统中录入订单信息，并提交审批。审批通过后，系统会自动生成合同，业务人员点击生效按钮，即可完成新订单的合同制作，整个过程只需要录入一次订单信息。通过该系统，可随时对合同的数据信息进行监测、统计、查看，实现合同的动态管理。

二是过程管理。合同生效后，根据产品的验收要求，在系统中提交审批流程并实现流水式借、还库中转，生成出库单并经出库员在系统签字确认后，由系统生成产品交付单，完成产品交付流程。

三是结算管理。已完成交付的合同，通过该系统提交开票申请，系统自动形成应收账款。客户回款后，在系统中生成对应的回款单，可自动核销该客户的应收账款，实现结算管理以及整个市场业务流的闭环。

ERP 系统实施后，市场销售业务流程更加简洁、规范，初始订单信息只需在系统中录入一次，该订单后续的合同、出库、开票等业务流程所需的信息可以直接参照订单信息，销售数据的完整性和准确性得到了保证。

三、市场销售业务数字化建设实施效果

市场销售业务数字化建设实施近两年来，在集成化管理、降本增效、规范和优化管理业务流程、数据和信息共享、无纸化办公等方面起到了至关重要的作用，同时也为企业后续安排生产任务、制定营销策略等提供了完备的数据支撑。

一是实现企业业务的集成化管理。通过ERP系统自身的集成性，很大程度地实现了数据和信息的共享，规范和优化了管理业务流程，避免了信息的重复录入，实现了跨部门的有效沟通，支撑企业管理集约化、精益化。提升工作效率和科学决策能力，整合规范合同流程、任务单流转，实现库存数据的实时传输，各个环节的动态更新，信息化协同，数据共享，解决多个部门的沟通难题，快速实现了库存资源优化配置。

二是提升生产和管理能力，实现降本增效。通过梳理、分析系统中产品的销售数据、库存数据、交付数据等信息，优化资源配置，合理安排生产计划，提高合同履约能力的同时，显著降低库存积压带来的生产成本，有效提升竞争能力。

三是规范、优化管理业务流程。实现了对订货合同、产品出入库以及开票和回款整个合同全流程的闭环管理，各流程环环相扣，杜绝违规情况出现。

四是实现了线上无纸化办公。通过ERP 系统，市场销售业务所涉及的流程和审批都可以在系统上进行，避免使用纸质材料，更好地协调生产和管理，提高整体运营效率。

四、几点思考

开展市场销售业务数字化建设，一是有助于市场管理业务流程更加规范、高效，依据各流程的管理规定，通过ERP 系统对各个部门的审批权限进行设定，加强了各部门之间的监督，实现内控管理目的；二是多个部门之间可以通过该系统实现有效的数据、信息共享和传递；三是数字化系统大幅度减少了市场人员的工作量，提高了工作效率和市场信息的及时性、有效性，推动研究所向高质量发展。

在市场销售业务数字化建设过程中，有两点思考：

一是优化和创新数字化系统建设。数字化系统建设需要不断迭代更新，要鼓励系统开发人员和操作人员在现有系统的基础上进行优化创新，使系统更加贴合使用需求。

二是多维度的数据挖掘。数字化系统实现了客户信息、产品信息、销售数据、库存数据、交付数据等信息的集成，可进行多维度的数据分析，为后续市场业务制定营销计划提供数据支撑，充分发挥对企业发展的前瞻性作用。