地质科技档案数字化探讨

宫华英

（新疆维吾尔自治区地质矿产研究所，新疆 乌鲁木齐 830000）

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设（以下简称科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。地质科技研究生产活动中便形成了各类地质科技资料档案，其中包含原始地质科技资料档案和成果地质科技资料档案，这些档案不仅展现了地质科技研究生产的成果，也为以后的地质科技研究生产提供重要的参考依据，所以地质科技档案的形成、保存和使用对地质科技研究具有非常重要的意义，地质科技档案的使用也非常广泛，地质科技档案数字化工作也非常必要，不仅为使用者提供方便，也使存储过程更加便利。

1 地质科技档案的特性

科技档案的突出特点是具有专业性、规律性和成套性，其中专业性主要表现在形成领域和内容性质两个方面。地质科技档案便是地质科技研究生产领域产生的档案资料，其内容也主要是关于地质研究生产方面，具有极强的专业性，所以地质科技档案对于地质科研人员具有极大的参考研究意义。专业性特点也是实现科技档案科学管理的重要依据之一。地质科技档案的管理体制，也是根据地质科学生产和研究建立的管理体制，地质科技专业档案管的组建也相应的根据地质科学生产和研究而建立起来的，地质科技档案的整理分类也是为了地质科技人员的使用而形成的，这些都是建立在科技档案专业性特点的基础之上的。

地质科技档案的规律性表现在地质科技研究生产的规律性。地质科技档案是在地质科技研究生产中形成的，体现了地质科技研究生产的过程和成果，对以后的科技生产具有指导和参考意义，它体现了地质科技研究生产的规律，所有地质科技档案具有很严谨的科技规律性。

地质科技档案的成套性在科技档案实体管理工作中起着十分重要的规定与制约作用，它不仅对科学管理档案有重要的现实意义，也反映了科技生产的过程。科技档案的成套性确定了归档范围，也是组卷的依据，是科技档案整理分类的基本方法。地质科技档案反映了地质科技生产的过程，包含了科技生产活动中产生的原始档案资料和成果档案资料，反映了地质科技生产的过程及成果，具有重要的科研意义，也对以后的科技生产有很好的指导和参考意义。所以地质科技档案的成套性、完整性及良好的保存尤为重要。

2 地质科技档案数字化意义

地质科技档案数字化是社会科技信息发展的必然要求。随着社会数字化信息的发展，地质科技档案数字化，不仅有利于档案的存储方便和安全，更有利于促进地质科技档案的服务能力和信息资源的利用发展，满足广大地质科研人员对现代信息服务的现实需求，更好地提高地质科技资料档案管的工作效率和现代化水平。

2.1 地质科技档案数字化有利于节省存储空间

传统的纸质档案的存储，需要大量的存储空间，对存储资料的档案室有较多的要求，因为大量资料的存储，对房屋的承重也有一定要求，一般需要设置在一楼，而在一楼容易遭受水患侵袭，造成档案的大量不可挽回的损毁。而数字化档案可以大大减少存储空间的需求，并从很多方面避免了一些自然灾害的侵袭，不但节省存储成本，也更利于档案的存储和保护。

2.2 数字化档案在使用中更便于管理和检索

数字化档案使用起来更加方便，以通过计算机系统进行分类、编目、存储和备份等操作，在使用过程中，可以利用搜索引擎等技术进行快速检索，也能更直观准确地找到所需档案，还能方便地进行数据对比和分析，从而为科学研究提供数据支持。同时，数字化档案还具有便于传输和共享的优势，可以通过U盘、移动硬盘及网络进行传输和共享，方便不同部门、不同地区的科技人员对科技档案进行访问和使用及共同研究。同时有利于管理标准化，提高档案的使用效率，为档案的利用和保护提供了有力支持。

2.3 数字化档案更有利于长期保存和保护

数字化档案不会受到纸张老化、污染、虫害等问题的影响，更利于档案数据的长期保存。数字化档案还可以通过技术手段，对档案数据进行定期检查和维护，及时发现和修复数据错误和损坏，还可以方便地进行数据迁移和数据恢复，从而避免由于自然灾害、管理疏漏等各种原因造成的档案损失，确保档案数据的安全和完整性。数字化档案还可以方便地进行数据加密和访问控制，从而保护档案数据的隐私和安全，可以为档案的保护和传承提供有力支持。

2.4 数字化档案有利于环保节能

数字化档案不需要纸张等物理介质来存储和传输信息，可以减少纸张的使用，从而减少树木砍伐、能源消耗和环境污染的风险；数字化档案的存储和传输过程中，不需要消耗大量的能源和水资源，从而减少了能源和水资源的消耗；数字化档案的使用和共享也更加便捷，人们可以通过网络方便地访问和共享数字化档案，避免了物理档案的运输和传递，从而减少了交通运输过程中的能源消耗和环境污染，对环境保护和节能减排具有积极作用。数字化档案的环保节能特性不仅有利于环境保护和可持续发展，也符合当今社会对绿色、低碳的发展要求。

总之，科技档案数字化是档案管理现代化的重要手段，对于提高档案管理效率、保护档案数据安全、促进知识共享和科技创新具有重要意义。

3 地质科技档案数字化实施

地质科技档案数字化实施是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节；需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。

（1）在地质科技档案数字化实施之前，充分的调研和立项非常重要。根据行业需求和社会信息化的发展，了解地质科技档案管理的现状和需求，评估数字化实施的可行性和价值，确立开展档案数字化的目的任务，成立档案数字化领导小组，明确数字化实施的目标、范围、时间表和预算等关键因素，下达地质科技档案数字化任务，制定数字化实施的具体计划，为后续工作提供明确的指导和规划。安排相关单位部门积极参与到档案数字化工作中来，确保实施过程的有序和高效。

（2）在地质科技档案数字化实施之前，进行充分的论证是非常重要的。这一步骤旨在评估数字化实施的可行性、技术方案、风险和成本等因素，为后续工作提供科学的决策依据。具体而言，在论证过程中，需要对数字化实施的技术方案进行评估，确保其符合地质科技档案管理的实际需求，并具备良好的可扩展性和可维护性。同时，需要对数字化实施的风险进行评估，包括数据安全、系统稳定性、法律法规等方面的风险，并制定相应的风险应对策略。此外，还需要对数字化实施的成本进行评估，包括软硬件购置、人员培训、系统维护等方面的成本，确保数字化实施方案的科学性和可行性，降低实施风险和成本，同时也有助于提高数字化实施的成功率和效益。

（3）在地质科技档案数字化实施过程中，软件开发和平台构建是确保数字化系统稳定性、可靠性和安全性的关键环节。软件开发方面，需要根据地质科技档案管理的实际需求，开发相应的数字化系统软件。软件开发需要遵循一定的规范和标准，确保软件的质量和稳定性。同时，需要考虑软件的安全性，采取相应的安全措施，如数据加密、访问控制等，保护数字化档案的安全。平台构建方面，需要选择可靠的硬件和网络环境，搭建数字化系统的基础设施。平台构建需要考虑系统的可扩展性和可靠性，确保数字化系统能够满足不断增长的业务需求。同时，需要采取相应的安全措施，如防火墙、入侵检测等，保护数字化系统的安全。通过软件开发和平台构建，可以确保数字化系统的稳定性、可靠性和安全性，为地质科技档案管理提供可靠的数字化支撑。

（4）在地质科技档案数字化实施过程中，资源准备是非常重要的一个环节。在资源准备过程中，需要收集大量的地质科技档案资源，包括纸质档案、电子文档、图片、音频、视频等。收集过程需要确保档案资源的完整性和准确性。整理过程需要对档案资源进行分类、编目和整理，确保档案资源的有序和可检索。数字化过程需要将纸质档案和电子文档转换为数字形式，以便于存储、管理和利用。数据标准化过程需要对数字化后的档案数据进行标准化处理，包括数据格式、字段定义等，确保数据的一致性和可交换性。质量控制过程需要对数字化后的档案数据进行质量检查和控制，包括数据完整性、准确性、一致性等方面的检查，确保数字化档案数据的质量。通过资源准备，可以为地质科技档案数字化实施提供必要的档案资源和数据基础，确保数字化实施的顺利进行。

（5）系统试运行和项目验收是确保数字化实施成功的关键环节。在系统试运行阶段，需要对数字化系统进行全面的测试，包括功能测试、性能测试、安全测试等。测试过程需要模拟实际的业务场景，确保系统的各项功能和性能指标符合预期。同时，需要记录测试结果和问题，并及时进行修复和优化。在项目验收阶段，需要对数字化实施项目进行全面的评估，包括项目目标的达成情况、项目实施的质量、项目的经济效益等方面。评估过程需要依据项目合同和相关标准进行，确保项目的实施符合预期。同时，需要记录评估结果和问题，并及时进行改进和完善。通过系统试运行和项目验收，可以确保数字化系统的稳定性、可靠性和安全性，同时也有助于提高数字化实施的成功率和效益。

（6）数字化系统的运行维护也是确保数字化系统长期稳定运行的重要环节。地质科技档案数字化系统的运行维护包括数据备份、系统升级、安全维护等方面的工作。数据备份是指定期对数字化系统中的数据进行备份，以防止数据丢失或损坏。备份数据需要存储在安全的地方，以防止数据泄露或被非法访问。系统升级是指定期对数字化系统进行升级，以确保系统的功能和性能符合最新的技术和业务需求。升级过程需要确保系统的稳定性和可靠性，同时需要考虑升级对业务的影响，并制定相应的升级计划和策略。安全维护是指定期对数字化系统进行安全检查和维护，以确保系统的安全性。安全维护包括漏洞扫描、入侵检测、防火墙配置等方面的工作，以防止黑客攻击、病毒感染等安全问题的发生。通过数字化系统的运行维护，可以确保数字化系统的长期稳定运行，同时也有助于提高数字化系统的安全性和可靠性。

4 地质科技档案数字化过程中遇到的问题

地质科技档案数字化应遵循“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，首先在收集过程中就面临许多问题。地质科技档案资料不仅对以后的科学研究有重要的参考意义，更能反映出地质科技研究的历史，以及地质地层发育变化的历史，对后世科技人员的研究具有指导作用，所以早期的地质科技档案资料对今天的地质科研工作一样有重大意义，而早期地质资料档案由于年代久远，存在资料损坏的情况，再加上早期纸张制作技艺相对来说质量达不到今天的先进水平，长期储存的地质资料档案纸质老化、脆化，数字化过程中对原始资质档案资料也存在一定的损伤，所以地质科技档案数字化本身对地质科技档案的存储就有一定程度的损毁。我们在地质科技档案的收集过程中，一定要做好档案的保护工作，进行妥善的处理，既能很好地做好数字化工作，又不损坏原存储资料档案。在收集资料过程中，除了存在对原始科技资料的保护问题，收集资料的过程也是对原始科技资料档案的整理和审核，及时对历史科技资料档案的整理，并随着研究的深化和革新，进行资料的进一步筛查整理，对以后的研究也有重要的参考作用，所以原始科技资料的数字化工作也是对原始科技资料的整理和保护。

收集整理扫描后的电子科技档案资料，形成保存前期的图像后，还要对扫描后的图像进行处理，如去噪、纠偏、增强等，以提高图像质量。对电子图像档案处理完成后，便需要将数字化后的档案数据存储在数字档案管理系统中，并进行备份和管理。并建立档案检索系统，方便用户对数字化档案的查询和利用。采取必要的安全措施，如数据加密、访问控制等，确保数字化档案的安全。遵循相关的档案数字化标准和规范，确保数字化档案的质量和可交换性。同时还需要对数字化工作人员进行培训，确保其掌握数字化技术和档案管理知识。总之，科技档案数字化需要在档案整理、扫描、处理、存储、检索、安全和标准化等方面进行全面考虑和实施，以确保数字化档案的质量和可利用性。

建设地质科技数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享，满足广大科技工作者对现代信息服务的现实需求，我们要努力做好科技档案数字化工作，更好地服务于广大科技工作者。