基于内部控制的公立医院往来账管理研究

陈旼 江苏省肿瘤医院财务处

引言

公立医院在实际运营发展进程中，与患者、医院职工、其他单位、个人或组织所发生的、具有临时性特点的结算款项都可以称之为“往来账款”[1]。从往来账管理的内涵来看，现阶段公立医院往来账款大致包含了应收账款、预付账款、其他应收账款、应付账款、其他应付账款等多种类型。往来账管理能够在一定程度上体现医院财务管理水平，通过强化往来账管理，可以保障资金安全，以提升医院内部管理质量，为医院管理层提供可靠的会计信息，为医院健康、有序发展奠定基础[2]。

一、内部控制视角下公立医院往来账管理的要求

（一）内部环境

内部环境是实施往来账管理的基础，往来账管理涉及医院的部门较广，业务事项较庞杂，需做好顶层设计，形成自上而下的往来账管理机制，加强领导层对往来账管理的重视，提升往来账管理的重要程度，通过组织机构设置与权责分配、内部审计机制、多部门协同的往来对账机制等形式，形成一个良好的往来账管理氛围[3]。

（二）风险评估

对公立医院各项业务活动中所产生的往来账款进行风险评估，可以便于医院及时采取针对性措施降低财务风险，提高往来账款管理水平。风险评估是实施控制措施的前提，往来账管理相关人员应厘清往来账款账目所涉及的内容，深入挖掘和分析当下往来账款中存在的各类问题。然后按照问题的属性、影响范畴等进行风险评估，建立行之有效的风险防范及应对策略。

（三）控制措施

控制措施是往来账管理的关键环节，是保障往来账管理质量而采取的方法和手段，是实施内部控制的手段、方式方法等。内部控制措施大致包含了岗位责任分工、内部授权管控、审核批准控制、经济活动分析控制、绩效考评控制等，针对往来账的性质和风险等级应采取不同的内部控制措施。

二、公立医院往来账管理中的常见问题

（一）公立医院往来账管理的问题

往来账款对财务收入的影响较为隐蔽，因此在公立医院管理中对往来账款的重视度不高，未纳入全面预算考量范围，对往来账款的审核批准不严格，管理的随意性较大。往来账管理一般有财务部门牵头，因此部分业务归口部门对往来账管理的敏感性不高。另外，目前大多数的往来账管理仅停留在制度层面，缺少相应的流程配合，致使操作性不高，在实际工作中容易产生“真空地带”，出现互相推诿的情况。

（二）往来账管理人员知识单一，对账务理解不全面

公立医院往来账款涵盖的内容较广，涉及医保管理、合同管理、资产管理等领域，这就要求往来账管理人员的知识结构相对较为全面。但在实际工作中，随着公立医院管理水平的不断提高，各岗位之间的分工逐渐细化，很多财务人员只对当前岗位有一定的熟练程度，对于具体业务了解较少，业财融合程度不高，在往来账管理中不能对具体业务实施管控与参谋，不能对往来账进行全过程的追踪，形成往来呆坏账，造成财务风险。

（三）往来账款会计核算不规范，清理不及时

近年来，由于医院产业规模的持续扩大，往来账款业务内容日益丰富，所涉及的会计科目越来越多。公立医院在组织开展往来账款管理工作时，存在会计科目选择不精准、会计核算不规范、虚挂往来账等情况。例如，一些公立医院为了提高经济效益“美观度”，将应计入收支的经济业务事项划到了往来账款之中，极大程度上影响着会计信息的真实性与精准度，触犯了相关法律法规的底线。另外，处理时账面信息记录方面部分公立医院存在摘要不清晰、往来账款涉及单位名称不详细等问题[4]，致使无法掌握往来单位或个人的信息。由于日常管理疏漏，对账、清理不及时，没有将财务账与业务台账相联系等原因，造成一些长期挂账的往来款项，难于溯源管理，形成呆坏账，不仅不利于医院资金的盘活，更是对医院财务管理埋下隐患。

（四）往来账管理信息化建设进程缓慢

当前，部分公立医院往来账款管理中存在信息化建设进程缓慢的问题，很多操作环节仍然使用人工，增加了归口管理部门、经办业务人员、财务人员的工作压力[5]。医院涉及的业务供应商较多，往来账管理信息化程度不高，存在科目间挂账难以查找发现、数据堆积等问题，稍不注意便造成往来账项管理混乱。另外，往来账管理全过程存在较多人为手工操作环节，往来账数据源的准确性、完备性难以保证，对后期往来账款的分析评价造成困难。

（五）缺少对往来账的多维分析

公立医院往往更关注运营、收入、成本等指标的分析，从而忽视了常态化往来账款管理的必要性及重要性。此外，多数公立医院在往来账款管理中所采用的分析角度较为单一，侧重于分析往来账款是否及时回收、是否存在于支付层面等。尚未从医院效益角度上对往来账款中存在的问题及管理不足之处进行深度剖析。而实际上，往来账款的周转情况对医院资金流动性具有直接影响，对医院的财务成本也具有较大影响。

（六）针对往来账款管理的内部监督乏力

公立医院内部审计工作的侧重点一般放在经营决策是否合理、预算编制是否执行到位、存量资金盘活是否彻底、医院相关人员的经济责任审计等。但是在往来账款清理方面，内部审计力度并不大，很少有公立医院在这一方面投入过多的人力与物力[6]。例如，公立医院在内部审计过程中发现长期挂账、涉及金额较大的挂账，审计部门也仅是提醒财务部门做好催收工作，很多时候内部针对往来账的审计只流于形式。

三、内部控制视角下公立医院往来账管理的措施

（一）改善往来账款管理的内部控制环境

要想进一步提高往来账款管理成效，相关公立医院应当结合实际情况，努力对内营造良好的内部控制氛围，做好顶层设计与优化工作。公立医院管路层应当在日常经营管理中，提高自身对于往来账款管理的重视度，从源头上完善往来账款的控制环境。建立协同的往来账管理工作机制，多部门联动，共同管理。财务部门做好全流程的动态监控，定期公布往来数据，分解归口到具体职能部门负责。针对一些挂账时间较长，金额较大或者较复杂的账务，可进行跨部门的研讨，通过往来账分析会、调研会等形式，互相交流，共同探讨合理解决方案。

（二）建立多维度的往来账风险评估及风险预警机制

1.多维度的往来账风险评估

做好风险评估工作对于公立医院往来账款高质高效管理而言意义重大。通过风险评估，可以精准识别往来账款管理中存在的各类风险问题，科学判定风险等级，并在此基础上制定针对性风险防范与应对策略，最大限度上确保公立医院资金安全。由于公立医院往来账款所涉及的会计科目种类众多，并且不同科目下还会分设大量子科目。对此，公立医院应当按照科目重要性、风险等级做好往来账款分级管理工作，明确好重大风险防范点。公立医院往来账款风险评估可以是多维度的，一是基于往来账款金额角度的分析，可以按往来类别，将金额从高到低排列，重点关注排名靠前的往来项目。二是基于往来账款挂账时间角度的分析，可以按账龄从高到低排列，账龄越长，风险等级越高，形成呆账坏账的可能就越大。三是基于往来款对象的分析，由于医院往来款涉及的对象相对固定，可针对往来款的对象分析其信用程度，对于信用等级较低的单位或个人重点关注。

2.建立往来账的风险预警机制

应该建立对账机制，详细核对每月的往来账款，及时处理往来挂账，每月对往来账款余额进行账龄分析，构建预警机制，一是结合当前医院经营情况及发展需求设置“重要性水平指标”。相关公立医院可以结合不同会计科目评定金额重要性水平。例如，占据总额90%以上的所有往来账款明细都应当具有明确标识，以此作为财务风险预警提示。医院往来账款管理人员则需要加大对其的管控力度。二是做好往来账款预警设置工作，对不同账期设置不用预警方式。其中应当重点提示预警期较长的往来账款，并要求相关往来账款人员及时采取解决措施。对于资产类往来款项及时预警可以促进往来账管理人员追收款项，加快医院资金回笼的脚步，减少应收款项的周转天数，避免坏账风险。加强负债类往来款项的预警，有助于医院提前做好资金预算，督促归口部门严格按照合同要求支付账款，防止发生违约现象。

（三）全面提升往来账控制措施

1.完善往来账管理制度，明确职责与流程

建立健全往来账款管理制度，财务部门应当充分发挥好带头作用，依据实际情况梳理好业务流程。同时明确好各部门、不同岗位职工的经济责任。这样就可以进一步提高公立医院往来账款管理的规范性及实效性。切实可行的往来账款管理制度，不仅可以加强各部门沟通与协作，同时还可以避免部门之间出现责任推卸的情况，真正实现临床部门、各归口管理部门、财务部门的协同合作。

2.将往来账管理纳入全面预算管理体系

全面预算管理工作是公立医院往来账款管理的先决条件，其中大致包含了：资产负债管理、利润表制作、现金流量表及财务报表指标核算。基于此，公立医院应当为往来账款管理专门设置全面预算考量范畴，重点考量往来账款规模是否科学、其中是否潜在重大经济风险、各类突发经济事件对往来账款的影响等。利用完善的全面预算管理体系，可以提高资金的使用效率降低医院信用风险与资金成本。将往来账管理纳入全面预算管理体系的关键点在于：一是确定合理的往来账预算额度；二是保障往来账款预算的编制全面性；三是考核预算年度往来账款的预算执行情况并进行相应的处理。

3.提升会计核算的准确性

公立医院在组织开展往来账款管理工作中，应当注重提升会计核算的精准度与客观性，注重定期更新往来账款管理人员的专业知识结构及专业技能。通过定期组织内部专业人员进行工作交流，深化对往来账款管政策、理论知识的解读，不断提高财务人员的专业能力与综合素养。通过对财务人员专业技能培训，确保往来款项管理过程中可以精准选择会计科目、确保预算结果的真实性与精准度，保证审批手续完整。此外，财务人员在处理账面信息时应当确保往来账款单位信息完整，对外部往来单位应当备注单位经办人、精准划分经济业务活动中的收支、往来款项等，避免将各类收入、支出结余纳入到往来账款中核算。

（四）完善信息与沟通机制

1.提升往来账管理的信息化水平

提升往来账管理的信息化水平有助于提高管理效率，保障往来数据的真实精准。第一，推行线上审批模式。公立医院可以借助信息技术对往来账款业务进行电子凭证审核与审批，归管理部门仅需要将报销材料上传至系统，财务部门就可以在线上进行逐级审批。这样就可简化审批流程，缩短审批时间，提高审批效率；第二，利用合同管理系统形成合同起草、审批、结算等一体化管理流程。特别是对按阶段付款的合同，通过对应付款项进行动态化的跟踪，从而最大限度上调动起归口管理部门对往来账款业务处理的积极性与主动性；第三，对现行财务信息化系统进行升级改造，真正实现多维度查询功能。同时增设时间提醒功能，针对长期挂账或者涉及金额较大的挂账进行及时预警，以便财务人员密切关注处理。此外，逐步推动手工报销转变为系统自动化报销模式，提高准确率的同时减轻财务人员工作量；第四，实现各系统间的互联互通。归口管理部门经办人员、供应商业务员在往来账款业务工作中，可以在自身权限范围内及时查询往来账款的实时信息，从减轻财务人员的对账压力，一旦发现问题，相关部门之间还可以进行及时沟通。

2.注重与往来账相关者的多维沟通

注重与往来账款相关者的交流沟通，是公立医院组织开展好往来账款管理工作的重要一步。业务部门应当与第三方往来单位加强信息交流与沟通，从而提高往来账款清理与管理水平。借助信息共享，可以减少公立医院往来账款中的个人主观判断、经验判断等情况，提高往来账款管理的科学性与规范性。

（五）发挥好内部审计的监督作用

通过往来账管理内部审计监督来加强医院往来账管理，规范财务核算、核对工作，定期清理往来账，最大程度上提升往来账管理水平。审前充分调研，多角度分析，确定审计重点；审中聚焦业务事项，逐笔核查；审后积极反馈，落实整改。

结语

综上所述，公立医院进一步做好往来账款管理工作具有较强现实意义。不仅关注着公立医院的资金使用情况，同时也影响着医院的运营情况。基于内部控制管理视角，公立医院应当做好往来账款内部控制与管理工作，致力于提高往来账款管理质量，逐步完善财务部门的基础性工作，有效控制好各类财务风险，提高资金使用效率，从而为公立医院良性发展奠定坚实基础。