加强油田地质档案管理质量控制

文/新疆油田公司勘探开发研究院 田爱军

近年来，油气地质资料向全国地质资料馆汇交趋于系统和专业，油田地质档案部门作为油田地质档案管理的具体实施者，需要确保地质资料收集、保管阶段的科学性和严谨性，强化油田地质档案管理，通过优化相关机构的治理体系，深入扎实地开展油田地质档案管理质量控制工作。

一、加强油田地质档案管理质量控制的必要性

（一）地质档案资源整合难度大。公司档案管理部门探索建立档案资源，集中共享机制，通过对地质资源开展系统化梳理，传统载体数字化转型，实现资源品质优化整合，达到线上一体化快捷利用。散布在公司各地的地质资料以往由多家单位管理，缺乏明确、统一的归档标准，现在逐条查漏补缺、去重纠错扫描。库藏档案处于不断流动的状态，变数大且不易掌控。库藏档案牵扯人员众多，外协及非专业人员介入其中，在工作中占据主导地位，不确定因素和管理风险较强。

（二）国家持续加强地质资料汇交标准系统性、专业性要求。国家加强对油气资源统筹利用，加快了油气资源平台建设。汇交管理改革力度加大，汇交流程不断更新，汇交资料的准确性、完整性、系统性要求日益增强。油田内部地质资料上交面临文件收集不完整，质量不达标等问题需要解决，油田内部管理监督体系亟待完善。

（三）地质档案信息系统功能较弱。油气地质档案涵盖种类多，具有继承性及重复利用的特点，需要自己专有数据库系统，进行全生命周期持续性规范化管理[1]。目前油田内部管理系统荷载量庞大，但功能不强，仅基础性归档利用流程，模式比较单一，尚无链接关联系统集成应用，存在单页在线浏览量少、电子文件批量挂接受限、上传容量受限、性能不稳定等诸多问题。

二、加强油田地质档案管理质量控制的措施

（一）整合历史老资料要明确标准，强化质量控制。将档案资源集中管理，工作量庞大，必然要与外协建立长期合作[2]。做好外协人员业务指导，开展持久性工作监督对保障档案实体和信息安全意义重大，可有效规避管理风险。外协人员具有一定流动性，存在不确定因素，强化外协人员的档案意识是提升其责任意识的关键，使之能快速进入工作角色。要加大对档案管理系统管控力度，慎重释放管理权限，明确操作标准，并对访问记录进行日常过程跟踪管控，有问题及时捕捉，以免出现严重后果。对于经验丰富的档案专业化外协队伍，要统筹协调相互职责，按照项目管理程序，在宏观把控前提下，注重细节管理，规避个人投机取巧的现象发生。档案监管人员职责重大，要有较为丰富的工作经验，原则性强、责任心强，能最大限度地降低风险。

（二）归档资料验收要满足向国家汇交的标准。油田地质资料立档单位众多，归档过程会出现各种问题。地质资料国家汇交标准涉及面广，归档人员须不断领会，经过持续实践才能逐渐把握。档案人员要拥有工作主动权，通过制度约束，做好动态跟踪。尤其应对职能新调整的单位加强业务指导，使其思想上足够重视，通过定岗定员协同配合。同时，采用不同培训宣讲方式，从源头抓起，明确资料统一归档标准及管理流程。责任分明，遇到问题决不迁就。

（三）开发企业功能强大的档案信息集成系统。1.创新优化档案系统模块结构，实现档案专项管理。档案管理日臻完善的网络信息系统是信息技术与档案管理相结合的产物，不仅能还原档案管理各环节职能，还可开发档案系统专项管理模块，提升管理的有效性。油田要积极创新优化模块结构，改进归档利用模式，积极配合国家对矿权及地质资料的信息化管理。开发功能强大、性能稳定的油气档案管理系统，需要一线人员积极献言献策，做好前期目标指引及后期功能改进和测试。现今油田向国家汇交地质资料时，汇交管理性文件通过汇交辅助工具生成替代了著录项手工重复录入，汇交电子文件通过系统在线提交替代了以光盘等介质为载体的线下汇交。如果将汇交工具及系统部分功能链接到油田内部地质档案管理平台，向全国馆烦琐的汇交工作将会变得更加便捷。在向全国馆汇交地质资料的过程中，鉴于公司目前的管理水平，资料收集的齐全性及检查资料的合规性都是难点。二者在归档时能有效解决，向全国馆汇交将变得简单直接。档案主管部门要深入细致地做好需求调研，配合研发人员系统测试，促进公司内部形成多方联动的管控机制，实现系统间协同管理。譬如各职能部门在地质资料归档阶段，要加强基础信息记录的完整性和准确性。资料信息著录项不仅与地理位置关联，还要考虑与勘查项目名称即矿权证号关联上。档案人员汇交时可以在系统快速提取相关矿权全部资料及对应电子文件，同时将不同类别资料汇交格式模板嵌入档案系统，汇交人员通过系统筛选，方便导出具体矿权汇交资料目录清单。汇交验收重点工作提前到归档阶段，应安排实践经验丰富的员工，参照国家汇交标准，除验收当下资料的准确和完整性外，还要考虑其系统性要求是否达标，做到主动收集。员工间要开展定期的相互检查或分级抽查，发现问题随时整改，并就验收关键点开展重点监督管理，做到油田馆藏档案满足随时报送全国馆的要求。利用时效性得到保证，同时保障汇交全国馆的地质资料与油田委托保管地质资料的同一性。2.加快地质档案管理体系建设步伐，实现多渠道利用。在油田公司统一战略指导下，油田运转的若干地质资料信息管理平台从不同维度管理地质资料。建设高水平的地质资料信息系统，需要优化系统性能，适应多任务负载，增强数据存储能力，以应对不断增长的地质资料数据，提高资料收集效率，加速资料的国家汇交进程。近年来，油田地质档案管理先后对各类地质资料进行了数字化和信息化建设，“线上+线下”相结合的模式正在被大量线上模式所取代。面对用户的个性化需求，全面覆盖地质资料的电子化，建设灵活高效的云架构服务系统，探索用户检索资源方式，进一步加快远程利用能力，促进地质资料信息共享服务和综合开放。随着国家油气地质资料汇交体系的创新实施，国家对地质资料集中管理和信息服务能力大幅提升，有力支撑起国家对油气矿产资源的宏观掌控能力。

三、加强油田地质档案管理质量控制的方式

（一）落实岗位监督管理，实现员工自行检查和相互监督。业务主管领导负责制定公司档案工作管理办法、规范等，并将这些标准落到实处。健全监督管理流程，形成完善的监督管理制度。档案监督管理要实行责任到人，充分发挥个人责任心和主观能动性。表彰与惩戒结合，人人得到制度的约束。加强岗位规范管理，真正把主体责任落到每一个环节、每一个责任人。坚持问题导向，对质量问题“零容忍”。坚持依靠制度管理，削弱人治的力量。

员工日常工作要做到档案管理权属范畴明确，杜绝越俎代庖、推卸责任等现象发生。岗位工作环环相扣，要保证自身岗位的工作质量，以免对后续岗位的工作产生影响。要常怀对档案管理的敬畏之心，形成常态化自我监督，养成随机自检习惯。

对职责范围不明晰导致工作出现的问题，也不必推卸责任[3]。想要在工作中不断成长，就应该勇于担当。档案管理团队要努力营造相互学习和促进的氛围，个人工作完成的同时，也要了解他人岗位流程。发现同事工作疏漏，及时善意提醒，避免出现连环错误。临时接替他人工作时要保持沟通，事后应及时回应，在细节处提升档案管理质量。

（二）油田档案工作的监督检查要分轻重缓急，分步实施。油田档案分管领导要具备专业档案知识[4]，从基层做起，熟悉整体业务流程，着眼于宏观把控，减少工作可能出现的大批量返工。同时，档案工作要关注细节，夯实基础业务的能力，才能更好地服务于科研生产。档案工作的监督指导要实行分工管理，分步管理，集中责任，提升工作经验，培养原则性，实现长效监督机制，保证档案工作地持续推进。1.定期检查。定期检查是档案管理工作的常态化检查，努力实现档案管理检查全覆盖，通过科学评分标准，作出相应评价。要列出详细明细，从方式到结果、从内容到形式、从线上到线下，多维度地开展检查工作。规范检查流程，避免前呼后拥式的“走过场”“作汇报”，摒除“一人做事，一群人签字”的现象。档案管理者要有敏锐的洞察力，在档案收集利用的过程中透过现象发现问题的本质，不断创新工作方式，着力解决好档案工作中遇到的“疑难杂症”。2.随时抽查。地质档案管理不同于科研课题，著录项庞杂零碎，格式要求复杂多样。馆藏质量掌握在员工点滴操作中，有很多潜在质量不过关的因素存在。监管人员要抱着严肃负责的态度，不定期地在线上开展随检，或去现场随机抽检，做好跟踪回访工作。3.重点检查。对档案管理关键内容要进行重点检查，包括管理系统中档案的分类、井名、井别、载体类型等涉及矿权信息的内容，以及纸质文件与相应电子文件的对应性及合规性等内容，为之后国家汇交工作扫清障碍。另外，由于纯电子档案没有实体档案做依托，应重点检测电子档案的完整性和可用性，建立电子档案常规检测工作方案，维护电子档案的安全规范性。

（三）工作整改后的二度监督检查十分重要。档案管理监督指导要按照管理层级分步实施，加大检查频次和力度，做到“指导要具体、落实有回应、检查见成效”。一方面，职场注重结果，工作要强化落实。现实中一项工作完成与否，工作是否做到位没人监督，出现问题由后人解决，这就要求档案管理工作不能“蜻蜓点水”，对待问题不了了之。另一方面，档案集中检查过程中发现问题并逐条罗列，下发整改通知，但之后却没有开展进一步的监督检查，结果不了了之，导致错误不断反复。因此，要巩固检查成果，就要开展二度监督检查工作，制定具体惩戒措施，一直跟踪问题，直到整改到位，档案合规为止。

四、加强油田地质档案管理质量控制的统筹协调机制

（一）启动并健全档案工作监督指导联动机制。地质档案管理不是由档案管理部门单独完成，只有开展油田档案管理一体化布局，才可能把企业的档案事业做好。企业及二级单位各部门是档案工作的责任主体，必须把档案工作纳入本部门工作计划和岗位职责，纳入部门及员工个人考核。资料形成部门存在层级惰性，如果不受制度约束，工作不积极配合，履行归档和利用责任不到位，档案人员再有想法和干劲也行不通。档案工作需要企业领导在组织协调和机制保障方面不断探索革新，健全企业监督指导联动机制，制定企业档案管理监督制度，为档案主管部门履行监督指导职能提供良好的政策和治理环境，便于更好地开展业务考核和检查指导，并依靠有章可循的制度对不符合业务及安全要求的部门及个人进行责任追究，从而打破档案工作创新发展路上的重重障碍。

（二）提升档案工作监督指导反馈机制。档案管理监督不只是档案部门对业务部门，或者档案部门领导对基层员工，反之也可以进行监督反馈，形成档案管理全过程循环管控的监督指导机制。人人得到制度约束和多层面监管，更加平等地认识自己和他人，扬长避短，迅速提升自身的管理水平，全面提升公司基础保障能力和档案管理整体层次。档案部门可以定期向业务部门、基层员工收集管理建议或意见，以公开透明形式在最短时间内给予答复或处理，从而解决基层员工的实际问题。团队成员相互认可，产生共识，在工作中相互促进，形成风雨同舟的团队凝聚力，促进油田地质档案工作地高效推进。

五、结语

强化对油田地质档案工作质量控制，建立公司统一领导下的档案管理组织，健全档案管理制度，对档案工作的监督指导融入公司日常业务，档案管理的创新发展融入公司整体改革布局，实现与公司长远目标有效统一。通过对地质档案资源深层次集成开发，努力为各级用户提供高质量的便捷服务，促进油田地质档案事业跨越式发展，助力国家油气资源大数据体系建设，影响并带动国家油气关联产业不断前行。