浅析办公自动化背景下医院文书档案管理

文/福建省南平市第一医院 陈君

近年来，现代信息技术被广泛应用于社会各领域。各大医院，尤其是公立医院、大型私立医院对内积极推行办公自动化系统，利用办公自动化将工作中的各种文件资料、通知、管理制度等以电子文件的形式传递给广大医务人员[1]。不仅节约了医院的办公成本，同时也提高了办公效率及质量。在办公自动化环境下，医院文书档案管理工作被赋予了全新的发展内涵。

一、办公自动化背景下医院开展文书档案管理的必要性

（一）有利于提高文书档案管理的时效性。从现阶段我国各大医院的文书档案管理情况分析，部分医院存在仍沿用传统文书档案管理模式的问题[2]。医院传统的文书档案管理模式存在较大的局限性：1.文书档案立卷归档难度较大。年终的整理归档过程需要耗费大量的人力、物力和精力，工作枯燥乏味。2.文书档案日常管理难度较大。医院文书档案管理流程复杂烦琐，任务量较大。3.文书档案的利用效率较低，精准度有待提升。医院文书档案管理人员的立卷水平不足，导致归档不合理、文书档案标题不精准等问题，这在一定程度上增加了文书档案调取、查阅难度。现阶段，多数医院仅设置了一个文书档案管理岗位，一些医院的文书档案管理人员甚至还兼任其他岗位，降低了文书档案管理水平及工作质量[3]。而办公自动化系统能够为医院文书档案提供便捷简单的管理手段，不仅能够提高文书档案归档的速度，还能够强化文书档案的共享性。办公自动化背景下的文书档案管理工作可以实现纸质档案向电子文件的有效转变，进而实现按件整理档案，提高医院文书档案管理的时效性及文书档案的利用率。

（二）有利于强化文书档案的共享性。针对医院运营与发展过程中产生的各类数据信息，医院成立专门部门进行针对性管理。例如医院综合档案室负责管理医院文书档案、科技档案、财务档案等，设备科负责管理设备、耗材档案，病案统计科负责病历档案等，各种档案分散于不同科室。虽然能够提高医院档案管理的针对性，但也降低了各科室文书档案间的有效共享及利用效率，影响了文书档案的完整性及安全性。在办公自动化背景下对医院文书档案管理工作进行创新，能够建立统一的管理系统，为不同门类的文书档案设置专门的管理模块，不仅可以提升文书档案管理工作的规范性，还可以提高文书档案的共享性，减少文书档案的使用时间，消除 文书档案的空间限制，实现对部门间工作重点的动态了解。此外，借助办公自动化系统，既能够为医院各部门工作提供信息化支撑，也能够保障文书档案信息的安全性[4]。

二、办公自动化背景下医院文书档案管理的现实困境

（一）电子文件的保密性受限。近年来，伴随着我国科技领域的创新发展，现代化信息技术给各行各业带来了全新的发展机遇。其中，最具代表性的转变就是纸质档案逐步转变为电子文件。相较于传统的纸质档案，电子文件内容具有较强的固定性，不会随着时间的流逝而失去固有形式，文件内容能够得到长久保存。此外，电子文件的保密性较弱，容易出现无痕迹修改、篡改等问题。现阶段，相关技术领域虽然已经针对电子文件的这些不足进行了技术研发与创新，能够在一定程度上防止电子文件造假、篡改等问题，但是电子文件在内容变化上的安全风险比传统纸质档案依旧大得多。此外，电子文件不具备特定字迹，使用者可以结合实际需求选择不同的字号、字体，从而形成电子文件。这一功能虽然为电子文件管理工作提供了便利，但也造成了无法从字迹上辨别真伪的问题[5]。电子文件无法进行亲笔签名或者盖章，这些都是制约电子文件保密性的重要因素。在网络窃密技术不断完善的背景下，医院要结合上述问题，提高办公自动化文书档案管理的安全性。

（二）文书档案管理人员的综合素养有待提升。办公自动化背景下医院文书档案管理工作的创新需要依托高素质、专业能力强的优质管理人才来实现。尤其是针对电子文件进行归档管理等环节，不仅需要文书档案管理人员具备掌握纸质档案管理的理论、原则、流程和技术，同时还要求懂得电子计算机技术、数据通信技术等[6]，这对现阶段医院的文书档案管理人员提出了较高的要求。但就现阶段我国各大医院的文书档案管理情况来看，多数医院都更注重培养医疗、护理技术人员的专业能力，并未将医院文书档案管理人员的培养纳入人才培养计划，导致医院文书档案管理人员的专业能力、管理水平和综合素养无法满足办公自动化背景下文书档案管理的新需求。

（三）文书档案管理缺乏规范性要求。医院在推进办公自动化发展的进程中，文书档案管理工作因涉及全院各科室，面广量大，呈现一定的复杂性，很难真正实现规范化统一管理。众所周知，医院日常运营发展过程中会产生大量的、多样的文书档案。现阶段部分医院并未将各类文书档案进行统一管理，而是采用多种软件进行分开处理及存储，导致数据运用过程中系统频繁切换、运行缓慢，无法充分发挥智能化的优势。此外，医院文书档案检索版块也存在一定不足。虽然当前文书档案检索方式分为人工检索和电子检索，但多数医院仍以人工检索为主，极大地降低了文书档案管理效率[7]。

三、办公自动化背景下提升医院文书档案管理水平的几点思考

（一）做好办公自动化系统内、外网的隔离。基于办公自动化背景下如何提高医院文书档案管理水平及质量，当务之急是针对医院内部办公自动化网络与外部网络做好物理隔离。这样能最大限度地确保医院办公自动化系统的安全运行，进而提高医院文书档案管理水平及质量，这也是最安全、有效、经济的措施之一。1.建立第一层安全隔离防护网——路由器。路由器能够自动过滤被系统屏蔽的IP地址和服务，医院可以先将所有IP地址进行屏蔽，然后从中筛选一部分地址，允许其进入医院内部办公自动化网络中。2.建立第二层安全隔离防护网——防火墙。无论何种类型的安全防火墙，均具备以下几方面特征：（1）筛查网络进出数据记录；（2）管理网络进出访问行为；（3）封闭某个禁止页；（4）记录信息内容及活动行为；（5）检测与警告对网络攻击的行为。对此，医院需要结合以上网络安全防火墙的共性特点，建立完善的防火墙，并定期对其进行维护与清理，提高医院文书档案管理的安全性[8]。此外，医院还应从制度上严令禁止外部人员私自下载或者随意篡改文书档案。

（二）加强文书档案管理专业队伍建设，培育高素质的新型管理人才。任何工作的顺利开展都离不开高质量人才的助力与支持，办公自动化背景下的医院文书档案管理工作更是如此。如何针对文书档案管理人员开展有效的专业培训工作，打造一支复合型文书档案管理队伍，是现阶段各大医院的重点工作内容。第一，医院应该紧跟时代发展步伐，积极打造良好的文书档案管理硬件环境。及时更新老旧硬件设备，并结合自身运营情况、文书档案管理的实际需求等采购先进的办公自动化设备。这不仅能够为医院办公自动化发展奠定坚实的基础，同时还让医院文书档案管理人员拥有充足的空间进行学习与实践。第二，医院应该加强文书档案管理人员的专业培训力度，开展办公自动化文书档案管理理论知识及实践技能培训，拓宽文书档案管理人员的知识结构，为办公自动化背景下医院文书档案管理工作的顺利开展提供人才保障。第三，开展系统化、针对性、专业化的计算机培训工作，例如医院可以组织开展文书档案管理软件操作培训、办公软件的使用技巧等[9]。与此同时，针对医院文书档案管理人员定期开展思政教育，帮助医院文书档案管理人员树立正确的岗位责任意识，提高他们的职业道德素养。

（三）建立健全医院文书档案管理制度。任何业务的顺利开展都离不开完善的管理制度作为支撑。第一，针对办公自动化背景下的文书档案管理工作，医院应结合本院文书档案的性质、特点、作用等，与办公自动化的特点进行有机融合，制定针对性的管理制度，例如，文书档案收集管理制度、文书档案编订及鉴定制度、文化档案自动化检索及借阅制度等，各类管理制度相互作用，形成一个统一的管理网络，这样能够提高文书档案管理工作的规范性及合理性[10]。第二，根据医院文书档案管理相关制度要求，进一步明确办公自动化工作需求，统筹布局文书档案管理岗位、职责，合理优化文书档案管理方法等。其一，医院需要建立健全办公自动化背景下文书档案接收管理制度，即文书档案管理人员从办公自动化系统中接收文书档案后，应该健全文书档案目录，对文书档案的名称、内容、发送部门等进行明确记录，以便后续核对与使用。其二，医院应该建立健全文书档案存储管理制度[11]，其中需要明确电子档案、纸质文书档案的分类管理制度，以发挥文书档案的效用。其三，建立办公自动化背景下的文书档案调取、借阅、销毁管理制度，明确基本流程，完善文书档案拷贝、分享授权制度，避免医院文书档案出现泄漏、丢失、篡改等情况。

（四）构建全新的办公自动化系统。在办公自动化背景下，医院文书档案的管理水平及工作质量受到医院内部办公自动化水平的影响。对此，医院应结合现阶段的实际运营情况、阶段性战略发展目标、新时代产生的新发展需求等，客观分析并正视当前文书档案管理工作中存在的各类问题，加强信息化建设投入力度，积极引进各类先进技术，构建更为完善的办公自动化系统，这样能够实现文书档案数据信息的自动化采集，并以数字化形式展现出来[12]。除此之外，医院还应借助办公自动化系统对文书档案管理流程进行合理优化，强化文书档案管理的信息化特点，为使用者提供如信息检索、自动化上传等方面的便利。医院还须注重提高文书档案的共享性，借助互联网技术构建文书档案处理中心，对各类文书档案进行分类，确保文书档案归档、调取工作的顺利开展。针对办公自动化系统，医院需要定期进行技术维护与安全漏洞排查，及时发现和解决系统中潜在的安全隐患，确保办公自动化系统处于稳定、安全的运行状态，科学管理医院内部文书档案。

四、结语

综上所述，医院要在激烈的市场竞争及医疗卫生体制深化改革的环境下进一步实现高质量升级转型与持续发展，就必须在日常管理工作中加强文书档案管理工作，将文书档案自动化管理置于管理工作的关键位置。医院应该结合新时代办公自动化的特点、功能等，进一步完善文书档案管理制度，构建办公自动化文书档案管理系统，提高文书档案管理人员综合素养。充分发挥办公自动化效用，提高医院文书档案管理质量及水平，促使文书档案能够灵活应用于工作实践，助力医院的可持续发展。