PRINCE2项目管理体系下的外文图书采访实践模式研究*

林如诗 孔令芳 吴晶晶 （浙江大学图书馆）

0 引言

高质量的外文图书资源是高校图书馆为读者提供优质信息服务的基础，更是高校高水平开展教学科研的重要保障。外文图书采访工作既受全球形势与经济发展影响，又在经费、人员、采访策略转型升级等方面面临诸多挑战。新冠疫情导致国际物流滞缓，外文图书采购周期加长；国际局势紧张，导致各渠道沟通低效。美国大学和研究型图书馆协会在《2020学术图书馆发展趋势报告》中引用“乌卡”概念，提出我们正处于充满不稳定性、不确定性、复杂性的环境中，馆员需重新思考如何驾驭变化、重构未来[1]。国际图联在《2021年国际图联趋势报告》中发布的第一条趋势即为“未来是艰难的（Tough times ahead）”，并提出馆员需具备“习得软技能（The rise of soft skills）”。说明采访馆员应当在常规服务中找到新的增长点[2]。外文图书采访工作需要探索一套符合科学管理与规范的运行方式，更好地适应不确定的未来。

本文以浙江大学图书馆（以下简称“浙大图书馆”）的外文图书采访工作为例，着重讨论馆员根据专家或读者选书而进行的外文图书采购管理，提出了一种基于受控环境下的项目管理体系（Projects in Controlled Environments 2，以下简称PRINCE2①数字2指的是受控环境下项目管理方法的第二个版本。）的外文图书采访模式，以期为高校图书馆的外文图书采访工作提供参考，助力高品质文献资源建设工作。

1 外文图书采访研究现状

1.1 外文图书采访面临的挑战与困难

1.1.1 经费预算紧张

高校图书馆文献资源建设普遍存在经费不足的问题。据教育部高等学校图书情报工作指导委员会公布的历年中国高校图书馆发展报告所示，文献资源购置费呈逐年波动下降[3]，高校图书馆总经费在学校经费中的占比不断下降[4]。而全球学术信息资源订购价格却持续上涨。订单延期执行、国际邮路不畅、清关周期延长等问题，也增加了采购成本。多种因素对处于紧迫资金环境中的外文图书资源建设工作提出了更高的要求。

1.1.2 专业采访馆员缺失

外文图书采访工作兼具知识性与技术性，馆员需具备完备的学科服务素养和专业技术涵养。采访能力须经过长时间培养，不可一蹴而就。近年来图书馆编制不断精简，难以招募到高素质专业人才；轮岗制度使得新老采访馆员更迭较快[5]51。这使得部分图书馆出现采访馆员青黄不接的情况。根据笔者对C9高校图书馆的调研，只有约三分之一的图书馆设置学科馆员，大多数高校只有1–2位外文图书采访馆员应对全校需求。有限的人力资源自然无法做到尽善尽美。

1.1.3 纸电融合采访要求高

近年来，读者对于电子资源的使用偏好以及资源本身的数字化趋势已势不可挡。随着需求驱动采访模式（Demand Driven Acquisition，DDA）、循证采访模式（Evidence Based Acquisition，EBA）等外文电子图书采购模式的应用，外文电子图书的采访策略与底层逻辑在不断调整与重组。同时，部分读者仍保留阅读纸质图书的喜好，学科经典著作亦有纸本收藏的需求。读者在不同情况下对纸电图书的需求，对外文图书采访策略制定提出新要求。采访馆员要灵活调整纸电融合采访策略，以满足读者的多元化需求[6]。

1.2 国外研究与实践

根据文献调研可知，近五年来，美国与英国的高校图书馆更关注文献资源的内容多元化和采访决策方式的合理性，并对电子书的采购有较多探讨[7-11]。在多元化馆藏建设方面，Apryl C Price讨论了北佛罗里达大学Thomas G Carpenter 图书馆在建设种族和民族多元化学术收藏时遇到的问题，从优化馆藏优先级、消除馆员采访决策偏见、协调馆员与出版商等角度探讨策略[7]；Stuart Hunt通过文献分析法，探讨英国高校图书馆馆藏整体发展情况，提出在更广泛的社会与知识背景下，结合馆藏进行文献资源建设考量[8]。

在分析与比较采访决策过程与形式方面，主要围绕电子书的采访展开。Clara Y Tran等介绍了石溪大学图书馆运用EBA方式采购工程科学学科的电子书案例，比较了EBA方式与订阅方式下读者行为的差别[9]；Michael A Arthur总结阿拉巴马大学图书馆运用DDA方式采购图书时，在节约经费与提供资源利用率方面的作用[10]。Mei Zhang则通过决策模型分析和梳理了馆员进行电子图书采购的过程[11]。

1.3 国内研究与实践

结合近十年来的相关文献可知，国内高校图书馆主要关注外文图书资源体系建设和采访工作流程优化。其中，近三年来的研究主要集中在资源体系建设方面，具体可分为学科资源保障及评估。在学科外文文献保障方面，陈露等人以文献计量的方法对南京大学社会学外文文献资源进行考察[12]。杨莉从信息生态论视角探讨优化医学外文文献采访策略[13]。在学科资源评估方面，韩子静等人利用综合分析法构建馆藏评估标准，评估哲学外文纸本图书馆藏建设情况[14]。钟建法等人对高校文科图书引进专款项目资源建设成效进行总结[15]。早期的研究则关注外文图书采访工作流程的优化。其中，李海霞提出以读者为本的采访模式[16]；范春梅等人总结荐购图书处理的5个工作步骤[17]；李灿元等人提出加强联机联合编目工作和共知共建共享体系建设的策略[18]；王颖洁等人分析外文原版图书的采访途径中的问题并提出对策[19]。

笔者前期对C9高校图书馆的外文图书采访工作流程进行调研，发现采访馆员仍运用单线模式开展业务流程，较难突破现存难点与痛点。部分图书馆未完全开展纸电图书融合采访，尚欠缺通知读者图书处理结果的工作环节。

1.4 小结

国内外的研究主要从采访决策角度展开，就工作内容的优化分析较多，研究方法以图情学领域数据分析方法为主，较少从馆员角度研究与优化采访工作流程。实践上更多从出版业态与读者服务角度讨论。外文图书采访作为一种国际贸易行为，融合了采访决策需求、交易形式与政策规定等多因素，十分需要用商业中项目管理视角调整底层逻辑，审视工作流程、厘清业务策略。

2 PRINCE2项目管理体系与外文图书采访管理

2.1 PRINCE2项目管理体系

PRINCE2发源于英国的中央计算机与通信局（Central Computer and Telecommunications Agency）。1996年被正式作为通用项目管理体系发布，经过持续更新和修订，于2017年发布最新版本框架[20]3。PRINCE2框架主要包含：①1个应用基础：根据项目环节进行剪裁。②7大支撑主题：项目论证、组织、品质、计划、风险、变更、过程监控。过程监控贯穿整个过程链，可尽早发现计划与执行之间的差异。③7大流程：筹备、启动、阶段内控制、阶段边界管理、交付物管理、收尾和指导。④7大原则：持续的业务验证、吸取经验教训、明确定义的角色和职责、按阶段管理、例外管理、关注产品、根据项目剪裁。⑤6个绩效指标：时间、成本、质量、范围、收益、风险。前3个方面与项目实际展开紧密结合，可将相关内容与管理框架整合，如图1所示。

图1 结合项目进程的PRINCE2体系框架

2.2 PRINCE2体系与外文图书采访工作的结合

各类型的项目均涉及10大方面的管理：整合管理、范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、资源管理、沟通管理、风险管理、干系人管理、采购管理[21]184-194。PRINCE2 作为项目管理的框架与方法之一，以结构化流程和组织为中心的项目管理方法，可指导用户完成项目管理，其优势是适用于任何范围或类型的项目。其包含的“阶段内控制”与“阶段边界管理”具有较强的灵活性和实用性。同时，项目本身还要对上述10大方面进行合理的管理与谋划。图书馆的各项需要对流程与周期进行管理的业务工作可以有机嵌入该项目管理框架中。外文图书采访工作常面临经费、人员、采访策略、需求的不断调整，该框架的可变通性可帮助采访馆员动态协调内外部资源与边界管理，帮助各模块的成果在可控范围之内。

2.3 外文图书采访工作的项目管理模式

外文图书采访工作的业务模块大致分为学科专家选书、读者荐购处理、专款专用采购图书（如高校文科图书引进专款项目）、书展现采、电子图书采购、捐赠图书等。经对C9高校图书馆的调研，超三分之二的图书馆会定向邀请院系师生或成立科研专家小组选定外文图书。学科专家参与选书实则就是从读者的需求出发进行图书的采选，这样既能保证采访的图书更适合学科与学者的需求，也能确保所采图书的学术性和权威性[22]。本文以浙大图书馆学科专家选书为例，通过图2详细阐释PRINCE2项目管理框架下的外文图书采访工作项目管理模式。

图2 外文图书采访工作项目管理模式（以浙大图书馆专家选书业务模块为例）

该模型结合采访业务流程与逻辑，强调馆员主导项目进程，分割项目节点任务，进行网格化管理。项目的横向流程分为准备书目清单（预备期）、发送书目清单（启动期）、发订与验收（交付期）、读者知晓/使用图书（最后交付期）。垂直流程上以采访政策（项目指导）、采访馆员服务与实践（管理）、读者使用图书（交付）为维度。一横一纵将整个项目划分为多个网格模块。

① 预备期——准备书目清单

该阶段的主要工作是整理书目清单，采访馆员需注重整体管理。整体管理要求馆员协调书目清单涵盖的学科范围，清晰认识当前学校学科发展的需求，把控书目清单的质量、保留更契合学者研究方向的书目、补充重点学科书目、及时删减不适藏书目。再进一步结合采访政策，如剔除已有纸电馆藏的书目，形成并管理多个学科的多份书目清单文档。同时，采访馆员需补充更新学科专家库信息，组建采选工作流程，调整与优化往期工作中总结出的低效环节。采访馆员可将操作流程形成规范文档，确保即使人员调动也能持续规范开展项目。

② 启动期——发送书目清单

该阶段主要工作是向各学科专家学者发送书目清单，采访馆员需注重范围管理。范围管理即划定哪些工作是需要做的，哪些是不需要做的，其主要形式就是确定用户的需求。学科专家选书的目的不仅是采购到优质的图书，还在于与学者建立良好的沟通机制。在学者急需少量图书时，采访馆员可询问电子书情况，快速解决其需求。若遇到推荐系列丛书，采访馆员需将其整合至典籍建设中另做操作。最终，馆员需整合与汇总学科专家选书结果，并尽快将该文档进行馆藏纸电查重。

③ 交付期——发订、验收

该阶段主要涉及采购管理、风险管理与费用管理。采访馆员需了解馆配商的供货与服务能力，针对性发送订单。发订图书后，外文图书会遇到审读不通过、外商执行滞缓、清关时间长等风险。采访馆员要采取相应措施，如转电子书购买、限制阅读处理、取消订单并通知读者等。采访馆员不仅要控制好本期项目中的采购费用，还需通盘考虑全年文献经费预算，协调各学科的图书采购费用，进一步评估高额图书。采访馆员需比对纸电图书的价格，结合电子书平台的使用方式与部分图书收藏纸本书的必要性，择选购买纸电图书。

④ 最后交付期——读者知晓/使用

对于采访业务来说，只有读者使用图书或知晓图书到馆，或获取电子图书访问链接的信息，才算是项目的真正收尾。该阶段主要需要质量管理，要按照读者和学校发展的需求进行。外文图书采访工作是特殊的生产项目，馆员所采图书、纸电采购的图书品种与在其过程中产生的服务，都是质量管理的内容。因此，采访馆员需及时收集读者的反馈、横向对标评估图书质量与保障率、纵向比较历年图书采访数据。

3 浙大图书馆外文图书采访项目管理实践与成效

3.1 实践与运行过程

浙大图书馆外文图书采访工作综合考虑馆藏建设规划和读者需求，对纸电图书进行融合采购，业务模块包含学科专家选书（含专题定制书单选书）、学科典籍建设、读者荐购处理、电子图书采购（包含零星电子书采购以及数据库电子图书采购）。采访小组实践时根据PRINCE2项目管理体系，将各块业务视作独立项目，拆解任务、并行管理。同时，把控每个网格工作里的服务质量。在应对经费、人员、采访策略、读者需求的变化时，根据框架灵活机动调整。

3.1.1 学科专家选书

采访馆员每月收集学科专家的选书结果并采购。采访馆员还会主动结合学者研究方向关键词，为其提供契合度较高的定制书目清单。该模块工作对预备期工作的要求比较高，采访馆员要了解学科发展动态，研读学校战略报告、走访院系师生调研需求，剔除不适合本校师生挑选的书目内容。比如，教育学方向的书目清单在粗筛后还有超1 000条书目，馆员需筛选出契合本校教育学研究的内容，如数字化教学、教学理论与设计、教育技术学、高等教育等书目，以供专家学者挑选。

3.1.2 学科典籍建设

采访馆员每学期会选取特定学科，围绕学科外文经典论著进行建设[14]。学科典籍建设以纸本资源为主，涵盖学科基础理论、学术经典专著、参考工具书、大型文献等学术文献。该业务模块特别注重沟通管理。外文纸本图书到货周期较长，常会出现缺货、无法引进等情况。为保证读者能知晓图书流转情况，采访馆员与馆配商之间需进行有效的沟通与协作。“订单跟踪”是图2交付期阶段的关键内容。浙大图书馆规定馆配商需定期于在线协作文档中反馈订单执行情况，这样采访馆员能减少各环节的沟通与时间成本，及时向专家学者反馈。

3.1.3 读者荐购处理

浙大图书馆在2020年上线“求是荐书”平台，用于读者推荐图书以及馆员通知书目反馈结果。采访馆员每周定时在该平台处理读者推荐的外文图书。浙大图书馆十分关注最后交付期中图书的质量管控，以及读者评价。采访馆员会全面关注“求是荐书”平台、邮件、微信、QQ等平台上读者的意见与建议，及时向读者反馈图书处理情况。采访馆员充分关注作为交付物的图书，是否按时到达读者手中、读者是否知道电子图书使用方式、采购图书是否真正助力学科发展、经费使用是否合理有效。

3.1.4 电子图书采购

采访馆员通过DDA模式，在爱学术平台、易阅通平台、Proquest Ebook Central上采购图书，运用EBA模式批量采购德古意特电子书。这一模块在启动期需特别关注风险管理与费用管理，其管理目标是在保障资源安全可靠的前提下快速为读者开通电子书阅读权限。以电子书单本荐购工作为例，采访馆员要熟悉各平台的操作规范，防范因技术问题导致的访问不通畅，特别注意电子图书的审读问题。由于资源分散在不同平台上，采访馆员还需做好已购资源的汇总。该文档内容可用于馆员及时统计分析已用额度，便于经费结算。

3.2 成效与成果

浙大图书馆采用基于PRINCE2框架的外文图书采访模式，发挥其网格化管理、灵活处理资源需求、畅通的读者反馈机制3个优势，在读者参与度、图书采访质量、纸电融合采访方面取得成效。

3.2.1 读者参与度提升

浙大图书馆采访馆员按照上述项目管理模式，几乎能无时滞地响应读者荐购需求和反馈选书结果。快速的响应使得读者对各平台上的资源产生高黏性；灵活提供纸电图书资源，让读者对服务赞不绝口。例如有位老师在邮件中回复道：“非常感谢！你们这样做真是太棒了！我在上本科课程《政治经济通论》时就直接将新书的爱学术链接展示出来，给学生们推荐。”良好有效的沟通渠道，也使得图书的利用率显著提升。在学科专家选书与典籍建设业务模块中，采访馆员在邮件里主动附上数据库开通与试用的情况，让每期书单发送也成为一次资源推介。这种方式虽传统，但可以提升数据库资源的使用效率，也让馆员及时获取读者的资源需求。有老师反馈：“非常感谢每次寄来电子书和期刊数据库的信息！我每次都认真阅读并有选择地收藏在浏览器内。”

近年来，参与学科专家选书的专家人数逐年增加，如图3所示。2022年春夏学期，采访馆员根据新一轮“双一流”学科评估结果，在与学院和专家充分沟通后，新增药学选书专家28位。此外，浙大图书馆已陆续开展18个研究方向的定制书单工作，如文化遗产资源管理、医学统计学、核科学等。该项服务也获得了许多读者的支持，近年来选书率高达90.2%。

图3 2018-2022年选书专家数

荐购图书一般为读者急需图书，采访馆员不仅在书目到馆后加急验收、优先编目、尽快上架，还密切关注交付期环节里读者是否知晓图书的上架情况。正因及时的反馈以及求是荐书平台功能的日臻完善，该平台上的荐购人数与推荐书目数量也逐年上升，如图4所示。

图4 2020-2022年荐购图书数量（种）与推荐人数

3.2.2 学科图书资源质量提升

根据PRINCE2项目体系的评估要求，浙大图书馆运用了各类评价指标与方法，对学科图书资源建设的质量与保障率开展阶段性评估与分析。例如，利用“全评价”理论指导，用综合分析方法对2016—2019年间开展的哲学外文典籍建设工作进行阶段性总结，分析哲学外文纸本图书馆藏的建设情况[14]。结果显示，在经费有限情况下，采取“知名学术出版社书目＋专家选书”的策略使得哲学外文纸本核心馆藏占比上升，学科专家也肯定了哲学学科纸本图书的结构与组成。

通过对学科图书资源质量的阶段性评估与把控，采访馆员总结有效方式和不足之处，优化项目流程。每学期开学前，采访馆员会根据学校“双一流”学科建设情况和专家选书情况，确定年度典籍建设重点；从学科史著作入手，梳理学科/主题发展脉络及学科经典著作；与馆配商合作，获取学科/主题相关核心书目、核心出版社、核心丛书等，将书目发送给相应的学科专家筛选。在实践过程中，采访馆员会密切联系学科专家，通过专题资源建设座谈会、一对一访谈、建立微信群等方式及时获取和回应专家需求。

3.2.3 纸电融合采访效率提升

多数图书采购管理系统无法满足纸电融合采访需求，且管理系统间还存在系统不统一、共享效果不佳、服务水平不高等问题[5]。随着本土化外文电子书集成平台的发展，外文电子书采访逐渐成为采访工作的重要组成[23]。浙大图书馆通过项目管理，打通纸电采访流程，将DDA零星订购的电子书、整库开通的电子书数据库、EBA订购的电子书整合至项目组中。

PRINCE2项目框架里交付期与最后交付期阶段的工作内容，最能体现采访馆员的服务质量。国内大多数图书馆反馈读者工作的效率低，这极大地打击了读者荐购信心[24]。浙大图书馆十分重视反馈环节，规定3个工作日内反馈读者处理结果，每月集中反馈专家选购图书的处理情况。纸本图书到馆后，系统会发送通知邮件，读者对其所推荐资源有优先借阅权。采访馆员还会整合电子书链接反馈至读者。这项服务也得到了读者们的肯定，有学者回信说：“非常感谢您反馈电子版图书，购买电子书速度快，还可以下载” “我平时习惯于使用电子图书来从事研究工作，谢谢您的付出和优质服务”。正是因为PRINCE2框架的灵活控制，采访工作能从单线程工作向多线网格化模式转变，提高纸电融合采访效率与经费使用率。

4 经验总结与启示

4.1 充分发挥馆员主观能动性，灵活调整项目实践过程

外文图书采访工作是一项复杂的系统项目工程。充分发挥采访馆员的主观能动性是项目顺利完成的重要条件。吴建中也提出需提升新时代图书馆馆员适应高质量发展的核心技能[2]。采访馆员需要有一定的领导力、协调力、谈判沟通能力，又需从工程技术角度解决问题，具备范围控制、任务拆分、计划安排、资源分配、成本预算等能力[20]10。网格化的项目管理进程规范每个时间节点的采访工作。采访馆员以月为节点划分每个学期的外文图书采访工作，将每个月内需要完成的学科专家选书、典籍建设、电子图书采购工作分成独立的小项目。

同时，要定期总结之前项目中产生的经验与问题，及时调整下一个项目的实施策略。比如，部分国外出版社的纸电图书销售折扣，会根据读者使用偏好与营销策略进行调整。采访馆员要及时在项目运行中增加对于价格横向对比的边界管理，有效控制成本，以确保图书在合理的价格下快速及时地交付给读者使用。正是在这样不断规范调整项目运行中，浙大图书馆外文图书采访工作得以在经费有限的情况下，深入探索优化采访流程、创新采访思路、推进纸电融合建设等工作。

4.2 注重过程与管理文档整理，整体统筹项目规范运行

外文图书采访是多线程工作，以学科专家选书模块为例，前后工作要持续1个月，外文图书到货又需3–6个月。往往上个项目还在交付期，新一期项目就开始了。为避免项目重叠造成信息混乱，浙大图书馆采用在线协作平台，实时更新、可视化呈现各项目的实践进展。

恰当的记录是项目管理的重要支撑职能。文档能够准确地反映项目进展，提升项目质量[20]25。浙大图书馆根据多年的实践经验，整理《月度学科专家选书处理流程》 《纸本图书荐购处理流程与规范》 《图书采购和验收流程与规范》等流程规范文档。这些规范性文档有助于采访馆员掌握项目进程，帮助新馆员尽快适应工作。从图2可知，学科专家选书有5类文档需要管理。保存完整的项目文档能辅助馆员及时追溯问题根源，快速完成采访统计数据、分析选书情况、核对书目清单等工作。

资源建设工作还需要更加智能的在线协作管理系统，打通读者、馆员、馆配商的需求，涵盖荐购、报价、下订、订单流转、上架通知等环节，整合采访流程、读者知识管理、图书使用与绩效评价于一体。采访馆员可节约工作时间，完整地监控项目进程，避免烦琐步骤。

4.3 有效地运用项目管理思维，形成科学业务管理系统

项目化管理思维在图书馆实践工作中尚不多见，但在商业公司与供应链中已使用多年。项目管理是“为了完成特定目标而进行的一系列活动”[20]1，高校图书馆的业务工作与之特点一致。项目管理可以一定程度上弥补经费预算紧缺、人员不足等问题，运用有限资源完成任务，达到目标[20]2。而业界在讨论文献资源的评估与绩效评价时，常借鉴项目管理评估中的层次分析法、熵权法、模糊综合评价法等方法。

文献资源建设工作具有极强的规律性、科学性、政策性，涉及范围极为广泛，建设周期较长。PRINCE2项目管理框架可根据项目大小和复杂度进行适应性调整，对高校图书馆各类型业务开展均有很强的指导性和操作性。除了外文图书采访工作之外，数据库、电子期刊等数字资源采访、中文图书采访、捐赠图书管理、特藏资源建设以及读者服务的相关业务内容，都可以结合业务自身的特点，开展科学的项目设计、组织、指挥、协调、控制、评价。系统化的项目管理工作思路，也可以在图书馆系统的整体运作时降低管理成本、提高工作效率、优化工作结构。

5 结语

浙大图书馆外文图书采访工作利用PRINCE2项目管理框架，提供了一系列增强采访计划、实施和管理的管理举措。该框架融合纸电采访的灵活需求，注重读者反馈，集合采访任务，提供有据可循的方式，优化学术图书资源体系。PRINCE2项目管理框架能够帮助高校图书馆，利用科学规范的管理机制，提供优质学科服务，在不确定性环境中寻求更佳平衡点。