大数据背景下业审融合助力集团物资管理水平提升

王玉来

案例背景

（一）实施审计项目的必要性

H集团为国内生产和销售纯碱、原盐、溴素等海洋化工产品的企业，产能居全国前列。2021年，公司经历实际控制权转移。为帮助新领导层了解企业实物管理水平及精细化管理现状，摸清企业家底，H集团审计部在全公司范围内开展了物资管理专项审计。物资是企业运行的重要保障和基础动力，开展物资专项清查，有助于优化资源配置，落实“两金”压控，盘活沉淀资金，推动降本增效，促进公司实现持续、优质、高效运营。

（二）物资管控模式及基本情况

H集团设有专业的采购部门，负责其下属单位的物资集中采购工作。各业务单位提出采购计划，采购部门与其共同参与物资验收，物资入库时直接进入各单位仓库，采购部门仅储备部分应急物资及钢材，协调各业务单位的平库、利库工作。各单位遵循集团统一的物资管理要求，根据自身情况建立符合自身需求的物资管理制度。截至2021年4月末，集团物资总金额为7800万元，已计提减值260万元，净值7540万元。

审计过程

（一）科学设计审计方案

1.明确审计对象、范围及期间。

审计对象主要为H集团下属单位存货中的辅助材料、备品备件、包装物等周转材料和低值易耗品，不包括大宗原材料、产成品、自制半成品。由于H集团大部分物资已实行集中采购，因此本次专项检查只针对物资采购计划和采购合同执行进行审计，具体物资采购过程不纳入审计范畴。审计范围涵盖H集团发生物资采购及使用业务的所有下属分（子）公司。审计期间为2020年1月1日至2021年4月30日（如有需要可向前追溯）。

为了厘清物资清查基本情况，结合各单位物资管理实际，审计组将H集团物资结构划分为三部分：一级库是各单位财务账面物资，存放于各单位主要仓库；二级库是车间仓库物资，指各车间已领未用物资，此部分设立车间管理台账；此外，还有一级为账外物资，指尚未建立管理台账的已领未用物资。

2.确定重点审计内容。

依据H集团相关制度规定，审计组对物资管理制度的健全及有效性、物资采购计划、合同执行、验收入库、仓储保管、领用出库、清查盘点、废旧物资处置等方面进行了重点审计。

3.审计人员分工和时间安排。

项目计划开展1个月，由3个审计小组分别开展现场审计，每组2人，分别由1名经验丰富的审计经理带队。根据现场进展，小组之间随时调配人员互相提供支持，确保规定时间内高质量完成任务。

（二）因地制宜制定审计策略

面对H集团十余家下属单位，审计组选择从物资结构清晰的单位入手，厘清审计思路，并突破SAP物料管理模块中的账龄功能使用限制，自行研究账龄分析模型，筛选重点审计的高风险物资，引领现场审计方向。从物资管理的时间流、实物流、资金流维度，审查物资全流程管理。针对不同物资类型的单位，因地制宜实施不同的审计策略。

1.业审融合分析物资大数据，锁定高风险物资。

审计组从单位微观层面出发，解构账内物资基本情况，在宏观层面，汇总展示了集团所有物资整体情况。审计过程中，由于H集团处在股权划转过渡期，因此原SAP物料管理模块中账龄分析功能不再开放使用。审计组突破系统账龄分析障碍，结合集团近三年出入库情况，还原库存物资的三年账龄分布情况以及收发动态模型。该模型可以筛选出本次审计重点关注的高风险物资，指引了审计方向。一是针对三年以上账龄物资，进一步判断是否为积压物资；二是针对期初库存较多且本期仍购入、购入后从未领用的物资，分析物资采购计划的合理性；三是制作物资抽盘表，检查实物数量与质量状况、领用是否遵循先进先出原则等。物资大数据分析情况如表1所示。

2.从时间流、实物流、资金流审查物资管理全流程。

结合实物流转特点，审计组在采购申请、验收入库、清查盘点、领用出库、报废处置等环节，重点关注了时间流、实物流与资金流的真实性、及时性、准确性和完整性。时间流是指物资在各业务环节的时间节点，除特殊情况外，應与实物流转保持一致，同时关注各环节事前审批手续的完整性。实物流是指从物资验收入库，到领用或报废出库的实物流转，重点关注实物保管的质量状况、安全性、使用效率和效果。资金流是指物资流转中涉及的资金管理，包括购买或处置物资的资金收付、物资积压所带来的资金沉淀等问题。物资管理全流程如图1所示。

3.不同类型公司物资审计侧重点不同。

被审计单位可分为生产型、服务型、职能型三类，其中，以生产型单位为主。因单位类型和物资管控重点的不同，实施审计策略与程序也会不同。现场审计开始时，审计组理清审计基本思路，选择从物资结构简单、层次分明、库存金额适中的生产单位入手，探索单位物资具体管控情况，确保审计方案得到有效执行。

（1）生产型单位。

该类型单位的库存物资价值整体较大，主要包括机器设备所需的备品备件、工程物资、生产用包装物等，是维持必要生产经营活动所需的各类物资。因此，在基本审计思路基础上，低值易耗品、废旧物资、账外物资等易边缘化的物资，实际价值同样较高，也是重点审计内容。

（2）服务型单位。

该类型单位的库存物资主要包括为提供服务而准备的机物料、备品备件、办公用品等，因其周转较快，相较于生产型单位，整体价值较低。审计应重点关注实物保管、账务管理、信息化数据管理等物资的基础管理。

（3）职能型单位。

该类型单位的库存物资主要为临时性代存物资，负责H集团物资采购管理，包括采购计划审核，采购方式、供应商管控以及验收环节。因此，审计应重点关注在物资采购方式选择、物资平库利库、验收入库等采购职能履行过程中存在的物资管控风险。

此外，针对账面库存物资较少的单位或信息化程度不高的单位，由于SAP系统内难以追溯至最后使用车间或班组，因此审计组深入班组一线检查了出入库记录、台账及实物管理，以确保发现物资实际管理中的风险和漏洞。

（三）具体做法及审计发现的问题

1.从制度入手揭示内控薄弱环节。

审计组通过查阅H集团及被审计单位物资管理制度，从物资涵盖范围、可操作性及关键控制点的设计等方面，评价了制度设计与执行是否有效。

审计发现的问题主要有以下两个方面。一是个别物资管理制度缺失或实用性不强，如低值易耗品、工器具等未建立相应的管理制度来规范管理流程，存在物资流失风险。二是未及时修订相关制度，制度条款冗余或业务关键控制点设计有待完善，如制度规定按月编制物资出入库情况报告，实际执行中，每月只编制盘点报告，未编制物资出入库情况分析报告。

2.大数据技术分析引领审计方向。

（1）被审计单位层面：解构物资数据，明确现场审计主方向。

一是获取物资清查表。分为财务账面物资、车间物资和账外物资三种，包括物料编码、名称、规格型号、账面原值、减值准备、净值等基本情况，物资账龄的三年分布情况，盘盈盘亏情况，积压、报废及待报废等不良资产及形成原因。

二是重新分析账面库存物资三年账龄分布。库存物资即当年未领用物资，审计组获取了三年物资收发变动表、各期末物资盘点清单，基于先进先出法原则，用期末库存量减去当年购入量，即为期初库存物资。以此类推，三次便可得到库存物资的三年账龄分布模型。根据需要匹配每年收发情况，可还原物资三年内的收发动态情况。

技术手段：用Excel中的vlookup函数进行匹配，在期末库存物资表中，以物料编码为唯一标识，匹配上一年收发存情况表中相应物资的购入数量。需要注意的是，应先进行数据清洗，确保一物一码。物资变动情况表中，合并汇总同一物料一年之内的收发情况，以便进行全年的物资收发情况分析。

通过上述分析，审计组明确了现场审计方向，筛选出各单位重点审计的高风险物资，制作了物资抽盘表，其物资具体内容如下：期初较多本期仍购入物资；购入3年后未使用物资；存在“一码多物”“一物多码”等物资编码问题的物资；具有保质期的物资；金额较大物资。

此外，审计组还分析了采办采购计划合理性，结合现场抽盘，检查资产数量及质量状况。

（2）集团公司层面：汇总物资大数据，发现宏观管理问题。

审计组宏观展现了集团层面的物资数据基本情况，包括集团物资结构、账龄分布以及各单位物资基本情况，重点分析了不良物资以及普遍存在的物料编码、采购计划管理等方面的问题。

技術手段：利用Excel2016中的Power Query功能，快速合并被审计单位9000多行的物资数据。如有数据变动，直接在各分表中进行更改，在合并工作表中进行刷新即可快速更新数据。上述技术手段能够提高审计效率，确保数据准确性。具体步骤见表2。

在对被审计单位和集团层面的数据进行分析后，审计组发现的主要问题包括以下几方面。一是存在同一物资多个物料编码、同一物料串库等基础数据录入欠规范问题。二是三年以上库存物资金额为1623万元，占比30%，除部分应急物资以及由于设备或工艺升级造成压库的物资外，其余部分物资自采购后从未领用，采购计划欠合理，造成物资积压。三是6家所属单位的214项物资在库存较大且使用量较小的情况下，仍继续采购，不太合理，采购金额合计54万元。

3.现场监盘发现实物管理漏洞。

审计组抽取账龄较长、近三年无收发动态、金额较大、有保质期的物资等制作了监盘表，并从物资的时间流、实物流、资金流出发，结合被审计单位实际管理情况及不同类型物资管理要求，对物资管理全流程进行了审查。审计问题主要涉及验收入库、仓储保管、领用出库、报废处置、记录核算五大方面。审计思路及发现的典型问题具体如下。

（1）验收入库。

审计组重点检查了验收入库程序是否规范以及审查采购合同的执行情况，特别是规格型号、供货数量、货期、质量、违约处理等条款是否执行到位。

审计发现，个别单位验收环节缺少质量控制部门的验收人员参与，质量保障措施不太完善。个别物资验收入库后，私自联系优化改进退回，实际到货期晚于合同期限，降低了采购效率，未能确保物资及时投入生产。

（2）仓储保管。

审计组重点检查了仓储保管环境及基础设施，是否做好了防雨、防潮、防风、防热、防冻、防腐、防虫害等工作；货位堆放是否分区分类、科学合理。审查账、卡、物的一致性，确认资产质量状况，是否存在过期及变质情况，重点认定盘盈、盘亏、积压、毁损、报废情况。具体问题有以下几方面。

一是仓储保管工作有待加强。个别公司仓储保管条件简陋，出现房屋漏雨导致的物资锈蚀、露天存放的包装箱霉变或破损等现象。仓库灭火器管理有待完善，未按制度规定进行定期检查。个别监控设施未安装或不能使用，冰柜放置于就餐区未上锁等。

二是存在账内与账外物资混放现象，未实行分区管理。比如，个别钢材露天存放，部分账内物资和已领未用物资、退库物资混放，难以准确区分。

三是个别仓库未实现账、卡、物一致，未建立物资卡片或卡片填写欠规范。比如，卡、物编码不一致，存在物料管理系统中一码多物、一物多码现象，主要系未及时申请物料编码导致。又如，卡、物型号不一致，存在验收不合格却未通知采购和请购部门便私自退换货的现象。再如，账、实数量不一致，盘盈主要系新采购平台未及时开具发票或未及时办理退库导致的，盘亏主要系保管员未根据实际领用情况及时出库导致的，而领用出库手续也有待完善。审计发现，个别单位物资卡片填写有待规范，未登记物料编码、上年结存或以前月份收付情况，不利于盘点核对。

（3）领用出库。

审计组结合数据分析结果，重点抽查了期初较多、本期仍购入但发出较少的物资，检查发出是否遵循先进先出原则。审查领料手续是否合规完备，重点检查有无白条出库、以领代耗、领用后疏于管理、损失浪费等。

审计发现，部分单位储存期间的备品备件库存时间较长，未遵循先进先出法发出，形成积压。部分车间物资未及时退库，以领代耗造成成本不实，存在一定涉税风险。个别物资领用手续欠规范，存在使用A4纸打借条的白条出库、缺少领料审批等现象。

（4）报废处置。

审计组通过查阅废旧物资处置制度，审查了废旧物资处置过程管控是否到位，处置流程是否按照制度执行，处置范围是否纳入集中管理等。

审计发现，个别单位在处置清运车辆上的废铁时，逐车对毛重进行过磅，却未逐车对皮重进行过磅，因此不能确保每次过磅数量的准确性。对单价低、数量多的物资未集中上报处置，造成一定的效益流失。

（5）记录核算。

审计组重点检查了被审计单位物资台账建立的规范性，确认收发是否及时准确入账，是否与财务账保持一致等。关注信息化平台管理，基础数据的准确性，特别是手工账与信息化平台衔接是否及时准确。针对货到票未到物资，是否已暂估入账等。

审计发现，部分单位车间物资及废旧物资未建立保管台账，过程管控资料缺失。食堂物资使用频繁，手工记账业务量大，每周汇总提报一次成本，工作量繁重且缺少复核环节，难以保障与实物领用完全一致，信息化水平有待提高。部分新电商采购平台发票开具滞后时间较长，未及时办理暂估入库，金额达百万元。个别备品备件分批次供货，供货期达一年以上，未进行暂估入库。

审计查出问题的原因分析

（一）个别物资管理制度缺失或实用性不强

审计发现，个别单位管理意识薄弱，针对日常经营中价值较小但必不可少的物资疏于管理，造成一定的物资流失风险。此外，制度修订不及时，未根据实际业务完善相应制度，造成部分条款不适用于实际工作或关键业务流程规范缺失，精细化管理水平有待加强。

（二）采购计划性不强等原因造成大量库存积压

审计发现，个别单位长期积压或闲置物资较多，主要原因有以下几方面：一是设备更新或拆除，造成相应的备品备件等不可再用；二是采购计划审核有欠缺，未在采购计划提报前检查现有物资储备，对库存定额或限额没有制定科学的仓储方案；三是未按照先进先出法发出物资，造成先购入物资的长期积压。

（三）库管人员配备及业务培训有待加强

审计发现，个别单位未配备足够的库管人员，使其他岗位人员兼职管理车间仓库物资。同一单位不同车间物资管理台账记录格式不统一、收发记录不及时等，反映了库管人员业务能力有待提高，业务培训有待加强。

（四）信息化管理水平有待进一步提升

物资管理系统尚未完全实现系统与实物管理的一一对应和深度跟踪管理。由于各单位之间物资管理平台尚未实现联备互通，且未利用信息化手段对库存定额进行科学设定，造成采购计划不准确、积压的配品备件不能及时调配处置等问题。此外，个别单位仍用手工记账，复核对账出错率较大，需要建立相应的信息化平台，提升物资管理的信息化水平。

审计报告及管理建议

（一）审计报告

审计报告包含物资审计基本情况、对H集团物资管理的總体评价、审计发现问题及风险、提出的管理建议以及集团领导批示。集团管理层肯定了审计报告的客观公正性，要求物资管理部门牵头整改，制定压库方案。

同时，审计报告对被审计单位在物资管理方面的亮点做法进行了全集团范围内的推广，包括库容库貌管理规范、采购计划严格审核把关、修旧利废提高利用率、自行开发系统以实施全过程物资跟踪管理等。

（二）管理建议

1.建立健全物资管理制度体系。

针对个别类型物资管理制度缺失的情况，督促被审计单位及时制定相应管理制度，梳理业务流程及职责划分，明确关键控制点，以确保各环节有章可依。同时，及时修订不适用实际业务的制度内容，以提高物资管控的精细化水平。

2.尽快处置不良及闲置资产。

针对账外物资和积压、闲置、报废物资，建议被审计单位集中进行清查整理，优先内部调剂使用，未能调剂使用的进行清理处置，以盘活沉淀资金，提升使用质量和周转效率。

3.严格采购计划审核。

建议采购需求方做好库存物资的调查，对库存定额或限额制定科学的储备方案。针对不同项目的采购需求计划，计划审核员要做好审核监督，严格把控物资采购计划。此外，发货时要严格按照先进先出法发出物资，避免先购入的物资长期积压。

4.加强物资全生命周期的信息化管控。

审计建议，针对食堂等线下手工核算的业务，可一并纳入信息化管理。进一步规范信息化系统管控，通过物资二维码、条形码等手段实现物资从计划存储到领用处置各环节全覆盖，实现对物资的全生命周期动态管理，打破各单位间仓储障碍，实现集团与各下属单位两级物资的平库利库。

5.增强硬件设施配备，提高管理人员素养。

审计建议，针对条件简陋特别是存在安全隐患的仓库应增加投入，防范非正常因素造成的财产损失，切实保障物资安全。要尽快配全具有专业胜任能力的管理人员，尽量减少兼职情况，并及时进行制度宣贯，确保管理人员能够明确自身职责，按章行事。

审计整改亮点

项目结束后，职能部门牵头开展库存优化及管理提升工作，通过强化采购计划管控、严格平衡利库、重点物资分类管控、规范仓储管理、提升信息化管理水平等物资全生命周期管理，有效减少库存积压和资金占用，建立了物资管理长效机制。整改工作亮点如下。

（一）系统梳理物资现状

被审计单位对账内、账外物资进行了全面、细致的清查盘点，确保账实相符，重点对车间仓库物资登记建账，实现厂级管控、内部共享、优先消耗。对账内外库存物资逐项鉴别，明确物资利用价值，划分为可用、不可用物资清单，确定使用计划或不可用原因，对不可用物资进行公示、评估、处置变现。

（二）加强物资采购计划源头控制

落实平库机制，严禁提报未经平衡利库的物资需求计划；将部分通用标准件、日常频繁使用等长周期备件，设置最低或最高储备定额，降低库存储备量，推动库存结构更加科学合理。

（三）促进库存管理规范化水平提升

到货物资存放于一级库，确保可实时查询领用。车间级仓库按需领用，严禁以领代耗，除少量垫片、螺栓等易耗品外，严禁形成车间备件库存。严格履行“先入先出”“有期限的先发、简装先发”的发放原则，避免物资失效。按照重要程度、购置价格等关键要素，将库存物资进行ABC分级管理：A类为关键型物资，B类为重要型物资，C类为一般型物资。注重保障A类物资库存水平，明确物资管理重点，降低B类和C类物资库存水平，减少资金占用，提升物资整体管理效率。

（四）推动平库、利库工作常态化

对入库后长时间滞留的物资实施预警监控，将平库、利库工作贯彻供应链全流程管理。对长期滞库物资，积极进行内部消耗，各单位共计调剂闲置物资上百万。建立积压物资责任追究机制，查明积压物资产生的原因，分清责任，落实考核。

（五）有效提升信息化管理水平

借助新上线的管理系统，各单位强化物资管理集团化管控，实现对各单位仓储物资的宏观动态管理。一是实现物资数据“多维度”的实时查询，为集团物资管理提供及时、可靠、直观的第一手数据，实现数据说话、科学决策。二是实现各单位对物资的集中平库。针对入库物资进行实时监控；针对库龄半年以上物资，实现自动预警并纳入平库范畴。用信息化手段推进各单位间物资共享，实现先调剂、后采购。三是实现特殊物资，如积压物资、共享物资、应急物资等的系统标注。

（六）優化废旧物资处置工作

装置或设备进行报废处置时，各单位规定须同时落实库存备件情况，确保配套备品备件同步实施报废处置，以实现回收效益最大化。进行修旧利废工作流程优化，规范过程控制，实现闭环式管理，通过“抓源头、精维修、严验收、再利用”的控制环节，延长物资使用周期，助推企业降本增效。2021年，修旧利废累计节约300余万元。

H集团开展的此次物资管理专项审计覆盖面广、专业性强，以更加宏观的视角，将大数据技术手段与业务融合，设计了物资数据分析模型，发现了物资管控中存在的问题及风险，提高了审计效率和效果，达到压控“两金”和降本增效的效果，有效发挥了内部审计在统筹企业发展与安全中的保值增值作用，助推了集团物资管控水平的全面升级。

（作者单位：山东海化集团有限公司，邮政编码：262737，电子邮箱：wangyl116@haihua.com.cn）