信息化背景下投标档案数字化管理研究及创新

白雪娇

（辽宁省沈阳市城市精细化管理服务中心，辽宁 沈阳 110400）

1 实施投标档案数字化管理的重要性

投标是企业进行竞标、承揽项目的重要途径，而投标档案（以下简称档案）则是记录投标过程和结果的重要依据。传统的档案管理方式已经无法满足现代企业的需求，因此，数字化管理成为现代企业档案管理的重要趋势。

采用数字化的档案管理方式可以更快速、更方便地进行信息检索、查询和共享，提高档案管理效率，降低档案管理成本。对于投标档案来说，利用计算机技术将其从纸质形式转化为电子文档形式，可以更好地保护原始投标资料，避免因纸张破损、字迹模糊等原因导致的信息丢失。同时，数字化管理也有助于更好地进行数据分析、数据挖掘和决策支持，提高投标成功率。因此，投标档案的数字化管理已成为一种趋势和必要手段。

2 投标档案数字化管理的优势

（1）提高档案管理效率。实现档案信息的数字化采集，通过数字化技术将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的快速、准确采集，减少人工录入和错误率。建立数字化档案数据库，建立数字化档案数据库，将电子档案进行分类、编目和存储，方便档案信息的检索和管理。实现档案信息的自动化处理，通过自动化技术对电子档案进行自动化处理，例如自动分类、自动排序、自动索引等，提高档案管理效率。

（2）保障档案信息安全。制定严格完善的安全管理制度，对数字化档案进行加密处理，可以防止未经授权的人员获取档案信息。可以采用对称加密或非对称加密技术，对档案信息进行加密，根据用户的角色和职责，设置不同的访问权限，确保只有合法用户可以访问数字化档案。建立安全审计机制，对数字化档案的操作进行记录和监控，通过审计日志，可以追踪用户的操作行为，确保数字化档案的安全性和可靠性。

（3）提高档案利用价值。数字化管理可以实现档案的共享和远程利用，提高了档案的利用价值。传统档案管理中，查阅档案需要到档案管理部门进行现场查询，数字化管理可以实现档案的在线查询和共享，方便了用户对档案的利用，提高了档案的利用价值[1]。

（4）数字化档案可以节省存储空间并改善存储环境。将传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，可以节省大量的存储空间，同时也可以节省保管费用。

3 投标档案数字化的应用实践

3.1 档案当前数字化的现状

档案数字化是一种利用计算机技术、数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将传统载体的档案信息转化为数字形态的信息记录方式。具体来说，就是将纸质文件、声音图像文件等传统介质的文件，通过一定的技术手段转化为数字信号，并存储在计算机可以识别的存储介质中，形成有序结构的档案信息库。这种技术使得档案信息可以更方便地进行检索、维护和管理，同时也有利于档案的保存和备份。

档案数字化关键的技术包括数字化加工技术、扫描技术、录音（像）档案的模数转换技术、自动识别技术和方法等。需要注意的是，档案数字化工作的要求包括目标合理、遵守法规、遵循标准、管理集成、互相协作和强化核查等方面。同时，在数字化过程中还需要注意档案的安全问题，确保数字化过程中档案信息的完整性和安全性。

3.2 档案数字化的规范流程

（1）档案出库：对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。

（2）整理编码、核对：对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查，防止漏编错编。

在档案数字化整理编码核对过程中，可以采用一些创新性的技术和方法来提高效率和准确性。首先，OCR技术可以对扫描的档案进行文字识别。通过高精度的扫描设备将纸质档案转化为图像文件，利用OCR技术将这些图像文件转换成可编辑的文本，方便后续的检索、查询、编辑等操作。这个过程中，OCR技术的精度和准确性非常重要。如果OCR技术的精度不够高，可能会出现识别错误、格式混乱等问题，影响数字化档案的质量，OCR技术可以提高数字化档案的效率和准确性，数字化档案最大的优势是可以快速地进行检索、查询等操作[2]。

（3）电子目录的录入、校对、调整：将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保准确，避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。

电子目录的录入是数字化档案管理的第一步，根据档案的内容和特点，确定需要录入的目录项，如文件名、文号、责任者、形成时间等。根据确定的目录项，将数字化图像和相关信息进行录入，如标题、作者、出版时间等。根据要求将录入的目录转换为特定的格式，如CSV、XML等。

电子目录的校对是确保电子目录准确性和完整性的关键环节。将电子目录与纸质档案进行对比，检查是否有遗漏或错误的信息。如果发现错误信息，需要及时进行修正和调整，以确保电子目录的准确性。如果发现缺失信息，需要及时进行补充和完善，以确保电子目录的完整性。检查电子目录的格式是否符合要求，如字段类型、长度、格式等是否正确。

电子目录的调整是为了满足实际需求而对电子目录进行的修改和完善。根据实际需求和分析结果，确定需要调整的原因，如分类不准确、字段过长或过短等。根据调整原因，制定相应的调整方案，如重新分类、修改字段长度等。

（4）档案文件扫描：将纸质档案文件放在扫描仪的扫描平台上，确保文件平整、无折叠或扭曲。选择合适的扫描模式，如彩色或黑白扫描。一般来说，对于以文字内容为主的档案文件，选择黑白扫描可以更好地保留文件的清晰度和对比度。调整扫描分辨率，建议选择300 dpi或以上。高分辨率可以更好地保留文件的细节和清晰度。点击扫描按钮，等待扫描完成。扫描后的文件通常以TIFF格式或JPEG格式保存，对扫描后的文件进行校对和修正。检查扫描的文件是否清晰、有无扭曲或缺失，如有需要进行修正或重新扫描。将修正后的电子化档案文件进行保存和备份，方便后续的检索、编辑和打印等操作。

（5）原始图像制作、数据初审、高清图像刻作：原始图像制作是指对已扫描的档案文件进行修整，包括在不影响材料内容的前提下，对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理，修整后对电子数据进行核查核对，防止在转换过程中出现错误。数据初审是指对原始扫描图像数据进行核查，确定其准确性，对数据的格式、文件名等进行检查，确保其符合要求。高清图像刻作是指对符合要求的图像进行处理，如调整分辨率、色彩等，使其清晰度和对比度更高，将处理后的图像进行保存和备份，方便后续的检索、编辑和打印等操作[3]。

（6）重新装订并检查：将扫描、处理完成的图片装订还原回原档案。

（7）数据总审入库：在完成上述步骤后，进行数据的总审入库，确保数据的准确性和完整性。

4 投标档案数字化的发展趋势

4.1 技术发展趋势

（1）全数字化发展。随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展，档案数字化已经成为了必然的趋势。全数字化发展是指档案馆将馆藏档案进行全面的数字化转换，使其能够以数字化的形式进行存储、管理和利用。

（2）智能化发展。智能化发展是指将人工智能技术、物联网技术等应用于档案管理中，实现档案的智能化分类、检索、整理、分析和利用。智能化发展可以提高档案管理的效率和精确度，同时还可以为档案管理提供更多的安全保障。

（3）网络化发展。将计算机技术、网络技术等应用于档案管理中，实现档案信息的网络传输和共享。网络化发展可以打破时间和空间的限制，使得人们可以在任何时间、任何地点获取所需的档案信息。此外，网络化发展还可以促进各地区、各机构之间的信息交流和合作，推动档案管理的现代化发展[4]。

（4）安全性提升。数字化技术的不断发展和应用，将更加注重安全管理的提升，包括数据加密、访问控制、权限管理等措施，还需要加强人员的安全意识和培训，提高整个系统的安全性。

4.2 法规与政策发展趋势

（1）法规体系日益完善。随着档案数字化的深入发展，相关法规体系也在不断完善。国家层面相继出台了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等法律法规，为档案数字化的健康发展提供了基本保障。同时，各级地方政府也结合实际情况，制定了一系列有关档案数字化的地方法规和实施细则，进一步细化了档案数字化的规范和要求。

（2）标准化建设加速推进。近年来，我国在档案数字化标准化建设方面取得了一系列重要成果。例如，国家档案局先后发布了《纸质档案数字化规范》、《录音录像档案数字化规范》等一系列重要的档案管理标准，为档案数字化的标准化建设提供了指导和依据。

（3）安全管理要求更加严格。国家层面，我国政府对档案数字化安全管理提出了更高的要求。例如，《中华人民共和国网络安全法》等法律法规对档案数字化安全管理提出了明确的要求和规定，这些法规和政策的出台，为档案数字化安全管理的有效实施提供了有力的保障。

5 结束语

利用计算机和网络等技术可以实现自动化、智能化的信息处理和档案管理，大大提高了档案管理效率；档案数字化管理可以减少纸质材料的消耗和存储空间的需求，降低档案管理成本。总之，投标档案数字化管理是必然趋势。通过加强培训和管理、强化数据安全保障、完善标准规范等措施，可以推动投标档案数字化管理的进一步发展，提高档案管理效率和协作效率，降低档案管理成本，实现数字化管理的优势。未来，随着技术的不断进步和应用场景的不断扩展，投标档案数字化管理将更加完善和成熟，为企业的可持续发展提供有力支撑。