RPA 在管理会计领域的应用

叶飞钜

（宁波原水有限公司，宁波 315100）

引 言

RPA 作为一种自动化工具，具备高效、准确和可靠的特点，能够有效地替代人工操作，提高工作效率。近年来，企业也面临着越来越严峻的成本压力，需要寻求新的节省成本的方式。RPA 的应用能够降低企业的运营成本，提高效率，从而降低企业的管理成本。同时，RPA 能够处理大量的数据，并能够在短时间内生成准确的报告和分析结果，提高了管理决策的准确性和效率。探究将RPA 应用于管理会计领域的路径，对企业管理会计价值的发挥有着积极的意义。

一、RPA 技术和管理会计

（一）RPA 技术基本概念分析

RPA（robotic process automation）即机器人流程自动化，是指使用软件机器人来自动执行业务流程中重复性、规律性、标准化的工作，从而提高效率和准确性的一种新型自动化技术。RPA 技术不需要编写代码，而是通过录制、编排和配置流程，让机器人模仿人工操作，以执行一系列重复性任务。RPA 技术具有以下特点。

（1）自动化程度高。RPA 技术可以自动完成大量的重复性、低价值、易规范化的操作，提高工作效率和准确性。

（2）易于实现和维护。相比传统的IT 项目，RPA 技术实现周期短、成本低，且易于维护和升级。

（3）灵活性强。RPA 技术可以灵活地适应不同的业务流程和系统，可以针对不同的业务场景进行定制化开发。

（4）安全性高。RPA 技术通过对机器人进行严格的身份验证和访问控制，保障了数据和信息的安全性[1]。

（二）管理会计的概述

管理会计是一种用于帮助管理者做出决策、规划和控制组织运营的会计学分支。它关注的是内部管理层面的会计信息，以提供有关组织内部活动和资源利用情况的数据和分析。管理会计的主要目标是帮助管理者做出明智的经营决策，它通过收集、分析和解释内部数据，为管理者提供关于成本、利润、效率、生产能力和绩效等方面的信息。这些信息可以用于制定预算、评估项目的可行性、制定定价策略、进行绩效评估和制订战略计划等。

二、RPA 对管理会计的影响

（一）积极影响

第一，自动化重复性任务。RPA 可以自动执行烦琐的、重复的会计任务，如数据输入、数据处理和报表生成。这样可以减少人力资源的投入，提高工作效率，使会计人员能够将更多精力投入分析和决策支持等高价值的工作中。

第二，减少错误和提高准确性。由于RPA 是基于预定义规则执行任务的，其执行过程不容易出现人为错误。通过减少人工干预，RPA 可以提高数据处理的准确性，并减少手工错误导致的会计差错。

第三，实时数据处理。RPA 可以与多个系统和数据库进行集成，实时获取和处理数据。这使得管理会计人员能够更快地获得准确的数据，并及时进行分析和决策。

（二）消极影响

第一，应用存在局限性。RPA 是基于预定义规则和流程执行任务的，对于复杂、非标准化的会计流程可能存在局限性。如果管理会计的工作涉及复杂的判断、分析和决策，RPA 可能无法完全替代人工的判断和决策能力。

第二，初始成本和复杂性。引入RPA 技术需要一定的投资，包括软件采购、系统集成和员工培训等。此外，RPA 的实施和维护可能需要专业技术人员的支持，增加了管理会计部门的复杂性和运营成本。

第三，潜在的安全风险。RPA 的使用涉及大量的数据和系统集成，这可能增加数据泄露、数据丢失和系统安全漏洞等风险。为了确保数据的安全性，管理会计部门需要采取相应的措施，如加强数据加密、访问控制和监测等。

三、RPA 在管理会计领域应用的建议

（一）应用RPA 促进财务会计与管理会计高度融合

首先，利用其实现自动化数据采集。通过RPA 技术，可以自动获取各种财务数据，并将数据自动导入相应的管理会计分析工具中，如成本管理系统、业绩管理系统等。这样可以消除人工采集数据的错误和滞后，提高数据采集效率和准确性。

其次，实现自动化数据汇总和分析。通过RPA 技术，可以实现自动化数据汇总和分析，如自动计算各项成本、利润等指标，并根据需要生成各种财务和管理会计报表，帮助管理层快速了解企业财务状况和业务情况，做出更加正确的决策。

最后，实现自动化预测和规划。通过RPA 技术可以基于历史数据自动生成各种财务和管理会计的预测模型，帮助管理层制订更加合理的业务规划，优化财务和经营效益。例如，某企业采用RPA 技术实现自动化数据采集和汇总，将各项成本和利润数据自动导入成本管理系统和业绩管理系统中进行分析。通过系统分析，及时发现某产品的生产成本过高，经过深入分析后发现是由于某个生产工序的设备效率过低导致的，随即对该工序进行优化，成功降低了生产成本，并提高了企业的利润率。这个案例说明了RPA技术可以帮助企业实现自动化数据采集和分析，优化企业的经营效益。

（二）梳理会计工作内容，拓展RPA 功能

对于会计工作的梳理和RPA 功能的拓展，可以从以下几个方面入手。

第一，梳理会计工作流程。企业需要对会计工作的流程进行梳理，识别哪些环节可以通过RPA自动化完成。比如，发票的录入、报表的生成、对账等环节可以通过RPA 实现自动化。以发票管理为例，RPA 可以自动识别、提取和归类发票信息，减少人工干预和误差，从而更好地支持企业的财务决策和预算管理。在具体实践中，RPA 可以通过以下方式应用于企业的发票管理。

（1）自动识别和提取发票信息。RPA 可以通过OCR技术自动识别和提取发票上的关键信息，如发票号码、开票日期、销售方名称和购买方名称等，从而减少人工录入的时间和错误率。

（2）自动归类和分类发票。RPA 可以根据发票类型、金额和日期等信息自动对发票进行归类和分类，从而更好地支持企业的会计和税务管理。

（3）自动审核和核对发票。RPA 可以对发票进行自动审核和核对，以确保其准确性和完整性，并提醒财务人员及时处理任何异常。

第二，确定RPA 功能的拓展方向。在对会计工作流程进行梳理的基础上，可以确定RPA 功能的拓展方向。比如，可以通过RPA 实现智能分类发票、自动匹配银行流水等功能，进一步提高会计工作的效率和准确性。

第三，定制RPA 解决方案。根据会计工作的具体情况和需求，可以定制适合自己公司的RPA 解决方案。比如，可以选择市场上已有的RPA 软件，也可以自主研发定制化的RPA 解决方案。

第四，建立RPA 运营团队。为了保证RPA 的稳定运行，需要建立专门的RPA 运营团队，负责RPA 的日常运维和维护，同时不断优化和升级RPA 解决方案，以适应公司业务发展的需求。例如，一家金融机构使用RPA 实现了银行对账自动化，该机构的财务人员每天需要对数百个银行账户进行对账，耗费了大量时间和精力。通过RPA 自动化对账，财务人员只需要对少数异常账户进行手动处理，大大提高了对账效率和准确性[2]。

（三）协调会计人员与RPA 的关系

协调会计人员与RPA 的关系是推进RPA 在管理会计领域应用的重要环节。一方面，会计人员需要积极、主动地适应RPA 的应用，掌握RPA 的基本知识和操作技能，不断提升自身的综合素质和专业水平，与RPA 形成有机融合，共同完成财务管理和决策任务。另一方面，RPA 技术的应用也需要由经验丰富的会计人员进行监督和管理，避免出现潜在的风险和误差。因此，建立完善的协调机制，加强人机协同，是推进RPA 在管理会计领域应用的必要条件。

具体而言，协调会计人员与RPA 的关系可以采取以下措施：①设立专门的RPA 管理部门或岗位负责RPA 的运维和管理，包括机器人的配置、调试、监督等工作；②加强对会计人员的培训和学习，提高其对RPA 技术的理解和应用能力，培养他们的人机协同能力；③优化工作流程，明确会计人员和RPA 的分工和职责，避免重复劳动和冲突；④积极探索新的应用场景和方式，拓展RPA 的功能和应用领域，为会计人员提供更多的机会和空间，使他们更好地发挥专业技能和能力。例如，某公司采用RPA 技术，实现了采购订单和库存管理的自动化处理。通过建立有效的协调机制，公司的会计人员与机器人进行了良好的合作，实现了订单数据的实时采集和汇总，有效控制了库存成本，提高了库存周转率，从而加快资金周转，提高资金变现能力，为公司的财务管理提供了有力的支持。

（四）创新会计工作，全面防控财务风险

将RPA 应用在管理会计领域中，可以帮助企业全面防控财务风险。具体措施包括以下几点。

（1）引入RPA 机器人自动识别异常情况并及时发出预警通知，避免财务风险的发生。

（2）利用RPA 机器人对企业各项财务数据进行实时监测和分析，发现潜在的财务风险，提前进行风险预警和预防措施。

（3）利用RPA 机器人对企业的预算、成本、财务分析等方面进行智能化分析和预测，为企业决策提供有力支持，进而降低财务风险。

（4）利用RPA 机器人对企业的财务流程进行自动化管理，减少人为干预，避免财务数据被篡改或损毁，确保财务数据的真实可靠。

（5）利用RPA 机器人实现企业内部审计自动化，提高审计效率，避免财务风险的发生和漏洞的产生。例如，一家制造业企业引入RPA 机器人，对其生产成本进行实时监测和分析，发现某一生产线的成本明显高于其他生产线，通过RPA 机器人的预测和分析功能，企业可以及时调整生产计划，避免不必要的成本损失。

（五）重视信息化建设，保护数据安全

1.企业需加大信息化建设投入力度

随着信息化技术的发展，越来越多的企业开始重视信息化建设。在管理会计领域，应用信息化技术可以大大提高管理会计的效率和准确性，同时也能更好地保护企业数据安全。虽然信息化建设需要投入一定的资金和人力，但长远来看，它能够为企业带来更多的价值和效益。企业应该从长远利益的角度出发，加大信息化建设的投入，为管理会计的应用提供更好的支持和保障。具体而言，企业可以通过以下方式加大信息化建设投入：①增加信息技术人员数量和培训力度，提高企业信息化综合水平；②采购先进的信息化设备和软件，提高信息处理和存储的能力；③加强对信息化建设的投入和效果评估，不断优化和升级信息化设施和系统。

2.加大数据安全管理力度

因为管理会计涉及大量的数据和信息，这些数据和信息的安全性和可靠性直接影响到企业的经营决策和管理效果。因此，加大数据安全管理尤为重要。具体而言，企业可通过以下6 个方面来加大数据安全管理。

（1）加强信息安全意识教育，提高员工的信息安全意识。企业应该加强对员工的信息安全意识教育，提高他们的信息安全意识和保密意识，避免因为人为因素导致数据泄露或遭到攻击。

（2）建立完善的信息安全管理体系，包括制定安全策略、规范信息处理流程、强化安全审计等，确保企业的信息系统运行安全可靠。

（3）应用RPA 技术加强企业内部控制，及时发现和解决数据安全问题。RPA 技术可以监控企业信息系统的运行状况，及时发现和解决可能存在的数据安全问题。

（4）制定完善的数据备份和恢复方案，确保数据备份和恢复的及时性和可靠性。企业应该建立定期备份和恢复机制，确保数据备份和恢复的完整性和准确性，避免因为数据丢失或损坏导致企业无法正常运营。

（5）加强对外部系统和应用程序的审核，确保其安全可靠。企业应该对所有外部系统和应用程序进行审计和审核，确保它们的安全性和可靠性，并对可能存在的安全隐患进行及时处理。

（6）建立应急响应机制，确保在数据安全事故发生时能够及时处理和解决。企业应该建立完善的应急响应机制，对可能出现的数据安全事故进行预案编制和演练，确保在出现数据安全事故时能够及时处理和解决，避免对企业造成不良影响[3]。

结 语

随着信息技术的不断发展，RPA 技术逐渐在管理会计领域得到应用，为企业的财务管理提供了新的思路和方法。对RPA 技术的应用可以提高财务数据采集和汇总的效率，减少人工失误，优化财务流程，实现财务会计和管理会计的高度融合。在应用RPA 技术的过程中，需要协调好会计人员与RPA 的关系，创新会计工作方式，同时加大信息化建设投入，保护数据安全。这些措施都将有助于企业的财务管理工作更加高效、准确，为企业的发展提供更好的支持。