新闻出版单位新冠疫情专项档案建设研究

文/求是杂志社 张天资

新冠疫情暴发以来，习近平总书记作出了一系列重要指示，对疫情防控工作提出明确要求，全国人民在以习近平同志为核心的党中央的坚强领导下，众志成城、齐心协力，有效控制了疫情的发展，打赢了这场艰难的抗击新冠病毒攻坚战，充分展现了中国共产党领导和我国社会主义制度的显著优势，极大地增强了民族凝聚力和向心力，提升了我国的国际影响力。

随着新冠疫情防控工作的全面展开，疫情防控相关政策文件逐渐增多，完好保存文件、完善归档资料就成了档案工作的重点。档案是历史的真实记录，疫情防控档案是党和政府领导全国人民抗击疫情的真实记录，是在疫情防控实际工作中形成的各种人员名单、应急策略、工作方案等文档资料，具有重要保存意义，对日后工作内容的考察研究、经验借鉴等方面具有非常重要的意义。

一、新闻出版单位建立新冠肺炎疫情专项档案的必要性

（一）为疫情防控工作指明方向，为日后工作查考、经验借鉴提供资料。疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，从源头上反映了疫情防控工作的特性和变化规律。现场的每一帧图片，每一份祝愿，每一次努力，生动形象地展现了抗击新冠疫情的动态变化和发展趋势，体现了全国人民万众一心、共同抗疫的宝贵精神。尤其是在习近平总书记的带领下，新冠疫情防控工作一直朝着正确的方向有条不紊地前进。疫情期间，原始的档案记录显得尤为重要，这些档案资源能够为疫情防控工作的开展提供宝贵意见。例如，“非典”时期的防控档案就对这次新冠疫情防控提供了诸多宝贵经验，“非典”疫情防控工作的领导机制、机构框架、应对思路和工作模式，对本次疫情防控的工作开展有着重要的启示作用，对制定应对策略、编制疫情防控、社区排查、医疗救治等方案提供了参考价值。同样的，这次新冠病毒疫情的防控档案也将为日后防疫工作提供借鉴思路。

（二）为疫情新闻宣传提供指导，为舆情管理提供遵循。新冠疫情暴发后，普通民众容易产生恐慌、焦虑甚至抑郁等负面情绪，新闻舆论对人民群众的心理引导变得极为重要，因此舆情宣传工作成了新冠疫情防控工作的重中之重。中宣部曾召开具有针对性的视频会议，学习抗击新冠疫情的方法与知识，落实习近平总书记关于抗击新冠疫情的相关指示精神，建立信息传递平台，加强权威消息宣传力度，充分解读各项政策规定，万众一心、凝聚力量，为新冠疫情防控工作做好坚实的后盾与保障。作为新闻出版单位，应加强正面信息的宣传报道，同时澄清谣言和不实信息，引导广大群众正确客观地认识新冠病毒，科学合理地做好防护措施[2]。

（三）丰富档案馆藏，完善重大突发事件档案建设。重大突发事件档案是档案的重要组成部分之一，应得到足够的重视。新冠疫情期间，疫情档案全面记录了以习近平同志为核心的党中央取得抗击新冠疫情胜利的伟大成就，记录了党中央为人民谋幸福、为民族谋复兴的孜孜追求，为后人留下宝贵的精神财富和生动教材。同时，疫情档案的建设也有利于建立健全重大突发事件档案管理工作制度机制，完善档案资源建设。2020 年11 月26日，为了保证应急事件和重大安全活动档案管理的科学性和有效性，保证档案记录的完整性、真实性、科学性，更好提高社区治理和社会治理能力，国家档案局审议通过了《重大活动和突发事件档案管理办法》，提出针对重大突发事件，应该提高部门工作的组织管理和领导能力，制定合理有效的工作制度，确保资料管理做到快、准、全，档案管理人员队伍齐全，整理能力全面，做到档案记录真实可靠，保管资料安全放心，记录内容实用有效。各单位应积极响应号召，遵从规定，以此为契机，建立、健全本单位的重大活动和突发事件档案工作制度机制，以此确保档案信息的完好。

二、新闻出版单位建立新冠疫情专项档案的主要内容

（一）习近平总书记关于新冠肺炎疫情防控的重要指示批示。新冠疫情暴发以来，习近平总书记作出了一系列重要指示，对疫情防控工作提出了明确要求。“疫情防控要坚持全国一盘棋，各级党委和政府必须坚决服从党中央统一指挥、统一协调、统一调度、做到令行禁止。”习近平总书记在中央政治局常委会会议上的重要讲话，为打赢抗击新冠疫情攻坚战指明了方向。正是由于习近平总书记的亲自谋划、亲自指挥、英明决策、果断应对，在以习近平同志为核心的党中央的坚强领导下，全国人民万众一心、众志成城，把思想和行动统一到习近平总书记重要讲话精神上来，在短时间内迅速有效地遏制住疫情的进一步蔓延，取得了抗击新冠疫情攻坚战的胜利。因此，习近平总书记关于新冠疫情防控的重要指示、批示文件非常重要，是疫情专项档案的重要组成部分。

（二）上级机关印发的新冠肺炎疫情宣传报道提示。疫情的舆情管理和疫情的防控工作同样重要，新闻出版单位作为思想理论宣传和新闻传播的重要阵地，对社会舆情起着至关重要的作用。因此，上级机关对新冠疫情防控工作的宣传报道有很多指导性的文件，这对新冠疫情方面的新闻宣传提供了基本遵循，确保舆情引导积极、良好。良好的社会舆情有助于公众正确客观地了解疫情的进展、科学合理地进行疫情防控，避免不实报道，误导公众引发负面舆情，对防疫工作造成不良影响。这些疫情宣传报道指导性文件也是疫情专项档案的重要组成部分。

（三）新闻出版单位新冠肺炎疫情防控工作相关文件。以求是杂志社为例，该单位在疫情防控过程中不仅接到上级通知和工作部署及工作计划，同时根据这些规定因地制宜地制定符合本单位的应急管理防控措施，形成的工作文件、视频资料等都会被完整地记录保存，最后整理成典型案例，以供后期参考、学习。疫情防控应急物资的采购发放记录、疫情零报告制度等相关文件，该单位一并归档，将疫情防控具体举措作详细记录，具有重要参考价值[1]。

三、新闻出版单位建立新冠肺炎疫情专项档案的具体实施策略

（一）全面广泛收集，妥善整理归档保存。国家档案局2021 年4 月印发了《脱贫攻坚档案和疫情防控档案归集工作实施方案》，对这两类档案的归集范围、归集标准、归集程序等作出明确要求。保证疫情防控一线档案资料满足档案整理全、档案细节清晰、档案记录真实、档案资料全面等要求。各单位应认真学习该方案的相关规定，并严格贯彻落实到实际工作中，积极主动地将疫情防控工作作为一项重点工作，成立疫情防控专项档案，形成系列性工作归档。要做到档案管理工作的常态化管理，充分认识到档案管理工作不是一蹴而就的事情，仅凭借一个人或者一个团队是远远无法完成的，需要全国各族人民把握思想和行动的一致性，万众一心、迎难而上、最大化地确保将疫情防控工作全面、真实、形象、生动地记录下来。

疫情防控专项档案十分重要，资料的完整、真实性是档案有效管理的前提。疫情防控专项档案具备文件材料数量大、种类多、涉及部门广等特性。要确保疫情档案的齐全完整，首先要明确各部门的责任，明确具体的归档范围和各部门档案专管员。同时，加强归档人员的指导，使其各负其责，把工作落到实处，收集整理疫情防控过程中形成的具有保存价值的文件资料和实物等，做好分类存储保管，使得疫情档案应收尽收、应归尽归，做到不丢失、不散落、不损坏，实现档案信息的齐全完整。随着科学技术的发展，将先进科学技术引入档案管理，不仅可以提高资料保存的质量和数量，还能在一定程度上保障档案资料的完整性，提高工作水平。全面广泛地收集疫情档案，并实现疫情档案的数字化，能促使疫情档案地妥善保管[3]。

（二）积极利用好新冠疫情档案信息资源。新冠疫情防控专项档案的归纳，旨在为以后的工作提供一定的学习和研究价值，新冠疫情这种实用性很强的档案尤其如此[4]。因此，要根据疫情防控工作的要求，将一线防疫工作资料整理完善，主动提供给疫情防控部门进行存档管理。同时，也可以针对以前的突发事件进行经验总结，例如“非典”时期的相关档案资料等，其中含有对抗击新冠病毒有参考价值的部分可主动提供给相关部门或领导，帮助防疫工作的顺利开展。

（三）建立健全重大突发事件档案收集管理工作制度机制。按照《脱贫攻坚档案和疫情防控档案归集工作实施方案》要求，需要总结归纳疫情防控相关经验，制定应急管理工作机制，进一步加强重大事件、重大活动等领域的档案工作。制定科学合理疫情防控档案管理机制，形成一套完善的收集管理工作方案，确定负责人收集管理人员名单，同时制定合理的考核激励机制，充分调动工作人员工作主动性和积极性，形成闭环式内生动力循环模式。科学合理的制度机制是工作顺利开展的前提，因此，档案管理者应该严格按照规定贯彻落实，建立健全重大突发事件档案收集管理工作机制，明确各部门的职责划分，责任落实到人，明确档案收归范围、移交办法、保管期限等，使档案归档有规可依，促进档案工作的规范化和科学化。

四、新冠疫情专项档案的建设成果及重要意义

新冠疫情专项档案建设不仅可以加强档案管理人员队伍的建设，打造专业能力强、综合素质高的专业人才，而且丰富了档案资源库，形成全方位、多层次、多元化、系统性的新冠疫情防控资源管理库。通过学习新冠疫情防控政策文件，全国各地的相关医疗单位和疫情防控部门按照要求，专门打造一支学习能力强、职业素质高、思想觉悟好、踏实肯干的档案管理人员团队[5]，既熟悉并掌握新时期档案管理知识，又了解疫情防控档案记录的流程，是一支综合型专业人才队伍，为我国未来新冠疫情防控档案管理奠定了基础。疫情防控档案收集管理工作不仅见证了党和政府领导全国人民抗击疫情的信心和决心，而且见证了新冠疫情从开始、发展和有效防控的全过程。不仅如此，疫情防控档案准确记录了疫情发生的时间、开始发病的地点、患者的基本信息等情况，这些一手资料可以帮助各地卫生组织精准研究新冠病毒的传染规律和传播途径以及预防措施。将这些资料汇编成册，并且通过线上宣传和线下宣传的方式，将有效预防的措施和办法传递给全体民众。

以求是杂志社为例，经过该单位档案工作人员的努力，收集整理并归档了新冠疫情档案几百余件，囊括了习近平总书记关于新冠疫情的重要指示批示；上级机关对新冠疫情宣传的指导文件；该单位疫情防控工作的相关文件如疫情防控政策举措的相关通知、疫情零报告制度的相关文件、疫情防控物资的购买发放记录、疫情防控工作中涌现出的先进典型案例和表彰材料，疫情防控不力、工作严重失误等的处理材料，该单位建立疫情防控的工作机制等形成的文件材料等各个方面，文件内容翔实，是日后查考研究的重要资料。同时，以此为契机，单位进一步完善了重大突发事件专项档案建设的工作机制和相关规章制度，为日后工作提供了完善具体的制度规定和基本遵循。

五、结语

综上所述，新冠疫情防控档案记录管理工作具有持久性特点，档案内容记录形式复杂多变，内容繁杂、范围多变而且具有分散碎片化等特性。要想做好档案管理工作必须调动工作人员积极性，积极搭建全网信息更新系统，保证档案管理有效更新，确保档案记录的真实有效性、全面综合性，真正发挥新冠疫情防控档案记录工作的价值与意义。新冠病毒疫情档案作为突发事件档案，要收集、整理、保存、利用好，这也是档案工作者义不容辞的责任。要尽职尽责地做好这一工作，并不断吸取经验，完善工作体制机制，为单位的长远发展打下基础。