网络环境下档案管理工作的创新思考

文/四平市教育科学研究所 姜海龙

在社会主义市场经济迅速发展的环境中，互联网信息技术为社会各行各业的发展带来了诸多机遇，同时也对其提出了更加严苛的创新发展要求。当前网络环境下，信息化发展已经成为大势所趋，无纸化办公逐步成为社会发展主流。对于档案管理工作而言也是如此，传统的纸质档案管理工作方式已经难以适应当前时代的发展，需要档案管理者基于网络环境的实际状况进行深入分析，采取针对性措施，切实推动档案管理工作实现信息化的转型发展，以便为档案管理工作适应崭新工作条件的过程赋能，在档案管理工作取得进一步发展过程中奠定较为坚实的基础。

一、网络环境下的档案管理工作综述

（一）网络环境下的档案管理工作要求。1.建议完善信息反馈渠道。在具体的档案管理实践中，相对关键的基础性环节在于信息反馈，可以为档案管理人员提供更加有效、有价值的信息获取渠道[1]。为求确保档案管理人员可以获得有效的信息反馈，需要构建有利于信息反馈的具体机制，以便确保档案管理工作的效率及效果，进而发挥档案的现实价值。不仅如此，信息反馈渠道的建立完善还可以为档案管理信息系统的建设过程提供有力支持，为档案管理人员提供更加多元化的信息反馈渠道。2.有效确保档案信息安全管理水平。相较于传统的档案管理工作方式，基于网络环境下的档案管理工作方式更加易于受信息安全风险的不良影响，原因在于档案管理信息系统需要借助开放的互联网技术进行具体的管理工作，难免受到互联网技术带来的安全风险影响。因此，在当前的网络环境下，确保及提升档案管理相关的信息数据安全管理水平成了发展档案管理工作的重要抓手之一，需要切实地考虑到各种潜在的数据信息安全风险问题，采取针对性措施予以预防，同时设立相应的应急预案为潜在安全风险做足准备。

（二）网络环境下的档案管理工作发展方向。1.实现互联网在线档案管理查阅服务。在当前的互联网环境下，社会大众可通过互联网技术高效地进行生产活动，受其影响，各行业在工作方式上的优化也向档案管理提出了新的发展要求。在档案管理工作的推动过程中也是如此，社会大众对其提出了高效的查阅要求，期望利用互联网渠道进行档案管理，继而满足自身的具体需求[2]。而相较于传统的档案管理工作方式，互联网环境下线上档案管理实现有效创新，满足社会大众的查阅需求。2.推动档案管理相关的信息实现共享。信息时代，互联网的兴起带来了不同于以往的资源共享概念，社会大众在这一方面的关注度提升。因此，在档案管理工作的创新过程中同样需要将共享模式切实地予以体现。基于互联网环境搭建高效的信息化档案管理系统，为更多用户的相关信息数据服务需求提供资源共享渠道，更好地发挥档案管理的服务作用。不仅如此，还应根据时代与社会发展为档案管理工作带来的信息数据管理复杂化趋势，在推动档案管理相关信息数据共享化方面有所建树。3.分析、拓展档案管理工作及其服务范围。在科学技术和社会经济发展的推动下，各行各业呈现出愈发复杂化的发展趋势，与之相对应的档案管理工作也要顺势调整，在工作模式上做出相应地变化。需要切实通过有效创新适应档案管理发展的复杂化发展趋势[3]。因此，档案管理从业者须深耕档案管理工作，针对已有的档案管理理念及方式体系进行深入分析，通过有效的调整与优化进一步扩大档案管理工作实际的服务范围，为档案管理工作在互联网环境下取得进一步的发展奠定坚实的基础。4.针对已有的档案管理观念进行创新。随着档案管理工作方式在信息化转型方面的表现逐渐明朗，相对传统的档案管理理念已经难以适应社会变化，甚至在部分情况下已经影响到档案管理工作在互联网环境下的实际质量性表现。因而在立足于互联网环境进行创新发展档案管理工作时，需要深入地分析已有的档案管理理念体系，把握其中可能会为档案管理工作质量提升带来阻碍的部分，采取针对性措施予以优化和适配，适应信息化发展的档案管理方式，为档案管理工作的可持续发展铺平道路。5.探索档案管理工作的服务方式。考虑到档案管理工作在服务性特征方面表现较为突出，在创新发展档案管理工作，助其实现数字化进程时，可从服务性特征的角度出发，探索档案管理工作的服务方式[4]。在此过程中，需要坚持以人为本的服务理念，为用户提供便捷的档案管理相关数据信息的查阅服务，确保档案管理工作可以在服务效能方面表现出色。具体而言，一方面可以针对档案管理文件进行电子化处理，录入计算机数据库之中。另一方面可以切实地探索档案管理工作的在线服务方式。6.确保档案管理信息数据的共享效果。鉴于社会大众在档案管理工作资源共享化发展方面提出的各项要求，应确保档案管理相关工作在共享效率方面的实际表现，为创新发展档案管理工作的过程创造条件[5]。当前，应健全档案管理相关的信息化共享平台建设，更加主动地为用户提供优质的共享体验，立足于相关信息数据的有效共享，为档案管理工作适应互联网时代的新发展环境赋能。

二、网络环境下档案管理工作的有效创新策略

（一）确保和改善档案管理信息系统实际完整性表现。在推动档案管理工作实现信息化转型发展的过程中，与之相对的档案管理信息系统在完整性方面的实际表现起着较为关键的基础性作用。具体而言，需要确保信息系统逻辑关系表现良好，进而为档案管理工作所需的各数据库正常的运转奠定基础。此外，还应切实针对信息系统实际运行状态进行深入分析，以便解决其中不利于完整性表现的要素。

（二）保证长时间维持电子化档案的可读性。在进行实际档案管理工作的具体过程中，各项相关数据信息在可读性方面的实际表现较为关键，可以决定数据信息在价值实现过程中的具体状况，进而影响到档案管理工作整体的工作效率及效果[6]。因此，需要切实确保电子档案可以长时间保持较为良好的可读性。具体来说，可以从严格限制进入档案管理数据库的档案文件格式，以便借助更加统一的文件格式，确保档案管理信息数据的兼容性和可读性，进而为档案管理工作在互联网环境下顺利开展铺平道路。

（三）在设置软、硬件条件时参考档案管理工作实际需求。档案管理工作在软、硬件设备的选择将直接决定档案管理最终的工作效率及工作效果。档案管理工作在良好的软、硬件设备支撑下，综合运用互联网技术，以档案管理工作实际需求为前提进行引入，实现更加理想的档案管理效率及效果。

（四）围绕网络平台建设拓展数据信息交互分享方式。在档案管理工作实际的进行过程中，相关数据信息的采集与交换是其主要工作内容之一。在当前的互联网环境下也是如此，需要切实地推动档案管理工作在信息数据交互渠道拓展方面取得一定的发展与进步，以便深入挖掘档案管理数据信息的潜在价值。在此过程中，可以围绕网络平台的建设进行，以便为档案管理相关的数据信息交互与共享过程提供更加有力地支撑，进而实现档案管理工作的价值。

（五）基于档案管理信息数据分享搭建在线工作平台。在当前互联网环境下，档案管理各项工作均可通过互联网平台进行，为档案管理工作有效性带来了诸多便利[7]。当下，信息化的工作平台可以为档案管理工作的价值实现过程赋能，最大限度地发挥信息化工作平台的积极作用。在此过程中，需要尤为关注工作平台的安全性，预防信息安全风险可能带来的不利影响。

（六）确保档案管理服务的多样化创新发展成效。针对实际服务对象而言，档案管理工作需要服务不同类型的用户，这也就需要在档案管理服务形式方面实现一定的差异化处理，进而使其在多样性及复杂性方面的表现愈发突出。因此，需要围绕档案管理服务的多样化发展方向进行深入分析，以便创新地采取适合档案管理工作的有效方向，为用户提供更加优质的服务，实现档案管理工作的价值。考虑到信息化转型发展带来了更多的档案管理对象，需要档案管理人员改变自身的档案管理服务意识，切实地适应当前的互联网环境。

（七）从确保有效性及全面性出发，改良风险防护体制。鉴于各种潜在的风险性问题均会为档案管理工作产生不利影响，需要针对当前的档案管理信息数据防护机制建设状况进行深入分析，从有效性以及全面性表现的角度出发，对其进行科学合理的改良与完善，进而有效地预防和应对信息化转型发展带来的信息数据安全风险问题，为档案管理工作在互联网环境下实现创新发展的过程创造更加有利的条件。

（八）有效统一档案管理相关数据信息的格式。在实际的档案管理工作中，信息化转型发展不仅带来了诸多便利，同时还提出了不同于以往的崭新要求[8]。具体而言，档案管理相关的数据信息需要在格式层面达到有效的统一，以便数据存储与处理工作能有效开展。档案管理人员需要从实际的工作状况出发，统一采用相同格式进行数据信息的有效管理。

（九）以确保安全性为前提，建设信息化档案管理系统。在信息化环境下，为求发展档案管理工作，与之相对应的信息化档案管理系统在安全性上的表现较为关键。系统需要为用户的档案管理数据信息安全提供坚实的保障。在此过程中，档案管理人员应当首先树立档案管理信息安全意识，确保信息化管理系统的安全。

三、结语

综上所述，网络环境为档案管理工作带来了诸多便利与变化，需要切实地结合网络环境状况进行深入分析，以便通过有效创新适应当前的社会发展环境，确保档案管理工作的效率性及效果性。一方面，需要深入地把握档案管理工作在网络环境需要面对的崭新变化，不仅应当把握网络环境为档案管理工作提出的要求，建立健全信息反馈渠道，还应当有效确保档案信息安全管理水平。另一方面，应当切实把握档案管理工作在网络环境下的有效发展方向，实现互联网在线档案管理查阅服务，推动档案管理相关的信息实现共享，深耕档案管理工作拓展其服务范围，针对既有的档案管理观念进行创新，创新探索档案管理工作的服务方式，确保档案管理信息数据的共享效果。同时，采取改善档案管理信息系统完整性措施，保证电子化档案可以长时间维持良好的可读性，根据档案管理工作实际的需求增加软、硬件设施，围绕网络平台建设拓展数据信息交互分享渠道，基于档案管理信息数据分享搭建在线工作平台，确保档案管理服务可以实现多样化的创新发展。