《乡镇档案工作办法》实施背景下 乡镇档案工作现状、问题及对策

摘 要：乡镇档案能够全面、真实、系统地反映乡镇政治、经济、文化等各个方面的历史面貌，在推进乡镇治理体系和治理能力现代化建设中发挥重要作用。乡镇档案工作是我国档案事业的重要组成部分，2022年1月1日，《乡镇档案工作办法》的实施，有力保障了乡镇档案工作的法治化、规范化、科学化。本文以《乡镇档案工作办法》实施为背景，探讨了制约乡镇档案工作发展的因素，并有针对性地提出解决应对之策。

关键词：《乡镇档案工作办法》；管理发展；对策解析

在新时期，为进一步增强乡镇档案工作法治化、规范化、科学化水平，2021年9月，国家档案局颁布《乡镇档案工作办法》（以下简称《办法》），并于2022年1月1日正式实施。《办法》紧紧遵循新修订的《档案法》最新规定和要求，体现档案治理理念，更加注重档案信息化建设及档案安全管理要求。与《办法》要求相比，目前乡镇档案工作还存在着诸多亟待改善的问题，迫切需要加以重视。本文简要阐述《办法》的主要内容及其最新要求，分析乡镇档案部门落实《办法》存在的诸多制约因素，最后提出具体的应对之策，旨在助力促进乡镇档案工作管理水平。

1 《乡镇档案工作办法》内容及其要求

《办法》包括总则、机构、人员及其职责、设施设备、文件材料归档、档案保管与利用、档案信息化、附则，共7章36条，涵盖档案管理的主体、工作原则、责任及要求等内容。

1.1 明确工作主体，压实档案管理责任

首先是明确乡镇档案工作原则。第五条规定，乡镇档案工作坚持“统一领导、科学管理”原则。所谓的统一领导是指乡镇档案工作由各级档案主管部门统一领导。科学管理则明确体现在上级档案主管部门监督、指导乡镇档案工作。其次是明确乡镇档案工作机制。如组织上，要求将乡镇发展规划、考核体系应涵盖乡镇档案工作。主题上，除乡镇机关外，还明确乡镇企事业单位也是乡镇档案工作的形成主体。机制上，要求建立乡镇档案工作协调机制，即由分管乡镇档案工作领导牵头。人员上，要求明确指定人员负责。资源上，要求县级档案主管部门根据地区信息化发展水平，统筹规划做好乡镇档案信息化工作，并给予政策、资金、项目等支持，对跨区域、跨部门利用乡镇档案工作给予支持和保障。

1.2 明确工作内容，突出档案管理重点

《办法》第三章规定了乡镇档案管理的必要设施设备，如档案库房、业务用房、技术用房及办公用房，并要求按照类型或分区进行设置，要满足“八防”的标准和要求。此外，还要配备柜架、档案盒。第四章明确规定“文件材料归档”的责任主体、编制归档范围及保管期限表，并需要县级档案主管部门审核同意方可落实。详细规定文书类、科技类、会计类、实物类等不同类型档案归档标准和要求。第五章专门规定乡镇档案的保管与利用。保管坚持集中统一，乡镇企事业单位既可自行保管，也可委托代管。第六章详细规定乡镇档案的“档案信息化”内容，这与新修订的《档案法要求》相一致。

1.3 明确工作方法，贴近档案管理实际

《办法》从延续性、实操性和普适性三个方面，对乡镇档案工作提出了明确规定，更加贴近乡镇档案工作实际需要。首先从延续性来看，《办法》充分考虑到了乡镇机构改革过程中可能出现机构的增、撤、并及名称改变等实际情况。第一章第四条乡镇档案三个“纳入”中的第三个“纳入履行公共服务职能等机构职责范围”，就充分考虑到了乡镇档案管理过程中面临着新的部门档案管理工作主体问题。其次是实操性。《办法》还规定“乡镇文件材料归档范围和档案保管期限表”，从归档范围和保管期限两个方面进一步明确乡镇档案归档、整理等具体规定和要求，具有很强的可执行性。再次是普适性。《办法》考虑到乡镇档案管理工作与其他部门、领域的档案工作相衔接，提出“乡镇档案馆”“数字档案室”“数字档案馆”建设。搭建网络利用平台，实现跨区域跨部门档案利用。

2 《乡镇档案工作办法》实施背景下乡级档案工作制约因素分析

《办法》对乡镇档案工作的主体、内容和要求均作出详细规定和要求，对新时代乡镇档案工作更具指导性。但落实《办法》过程中，还存在着诸多的现实制约因素。一是档案管理意识不强。乡镇基层干部档案重要性认识不足，不少乡镇干部的档案意识淡薄，对档案的关注不够。二是人员力量配备较弱。目前，乡镇档案馆（室）工作人员整体素质有待提高，一方面人员流动频繁。从事档案工作人员或参加遴选或中途选择其他岗位，工作时间较短，档案人员流动频繁，档案人员队伍稳定性较差。三是档案人员兼职较多。乡镇档案馆（室）的工作人员，一般由乡镇政府办公室的工作人员兼任，专职从事档案人员较少。兼职档案员极易造成档案移交不及时，甚至是遗失，造成难以弥补的损失[1]。印章的传递、会议安排、公文收发、文件传达、档案整理等乡镇政府办公室的综合职能工作，大多由一人负责。四是受制于管理体制。目前，乡镇档案管理工作缺少明确而具体的考评机制，乡镇档案工作信息化基础薄弱。缺少标准化档案库，也没有相应的档案处理设施，存在较大的安全隐患。

3  《乡镇档案工作办法》实施背景下乡级档案工作措施

3.1 转变乡镇档案管理理念

随着社会经济的不断发展，乡镇档案管理工作随之发生转变，乡镇档案管理工作不再是传统的、单一的信息收集、整理和归档的工作，而是要以时代需求为导向，以社会需求为核心，将信息收集和归档工作与社会发展相结合，对乡镇档案进行科学规划和有效利用。因此，新时期，乡镇档案管理要切实转变传统管理理念。要打破传统的档案管理模式，乡镇档案工作的管理与发展要结合实际情况，制定出切实可行的鄉镇档案工作规划，并将其与乡镇建设有机结合起来，促进乡镇经济和社会发展。同时还要加大对档案工作的资金投入，将乡镇档案工作所需经费列入乡镇财政预算。配备现代化设备，进一步提升乡镇档案管理人员的工作效率和水平。乡镇政府要加强对档案管理人员的关心和爱护，使其全身心地投入到档案管理工作中，更好地满足人们的生产生活需要。因此，要加大对乡镇档案工作的重视程度，充分认识到档案管理工作的重要性。同时还要不断完善相关管理制度和标准体系，提高其规范化、标准化水平。

3.2 完善乡镇档案管理制度

随着经济社会的发展，乡镇档案管理工作也得到了极大发展。然而，乡镇出台的档案管理制度不够健全，在某种意义上直接制约着乡镇档案管理事业的健康发展。因此，加强乡镇档案管理制度建设是十分必要的。要根据乡镇实际情况，建立健全乡镇档案管理各项规章制度。在建立乡镇档案管理制度时，要考虑到乡镇的实际情况，结合上级档案部门的要求制定适合本地区发展的档案管理制度。同时，还要根据本地区的特点制定符合本地区实际情况的管理制度。要严格按照相关法律法规建立健全乡镇档案管理制度，结合乡镇档案工作实际，确保档案管理制度具有可操作性和执行力。要优化乡镇档案工作流程。乡镇档案工作流程要持续优化、完善，保证档案工作流程的科学合理、简明扼要、可操作性强，确保各项规章制度和工作流程能够得到有效地贯彻落实[2]。严格按照《办法》的相关规定和要求，使乡镇档案管理制度的制定能够有效满足相应的标准和要求，并根据乡镇档案实际情况做出相应的调整和完善。同时，也要制定相应的考核制度和奖励机制。通过开展相关培训活动或对工作表现突出人员进行奖励等方式鼓励工作人员积极参与到档案信息化建设中来[3]。在此基础上，应确保乡镇档案管理制度内容的全面性和完整性，确保其能够满足乡镇实际工作需要。并将乡镇档案管理制度与其他相关制度进行有机结合，保证档案管理制度能够在实际工作中得到有效执行。

3.3 提升乡镇档案管理水平

加强乡镇档案信息化资源开发和利用。新时期，经济社会发展加快，信息技术在各个行业中得到广泛应用，乡镇档案管理工作也要加强信息技术应用，利用计算机、大数据、云计算等现代信息技术，加强对乡镇档案资源的开发和利用。尤其是要发挥乡镇信息化平台作用，实现资源共享和信息资源开发利用。作为乡镇政府档案管理工作人员，在工作中要积极推动政府档案管理信息化建设，为乡镇的档案室的建设争取经费，用于档案基础设施的投入及整理、数据录入、扫描、核对、装订成册等。乡镇档案管理要加强信息化建设，使乡镇档案管理工作更好地为乡镇经济社会发展服务，要制定完善的信息化建设方案。在进行乡镇档案管理信息化建设时，要加强对信息化技术的应用。如建立档案信息管理系统，实现对乡镇所有文件材料的收集、整理、归档等。同时，乡镇档案部门也要建立一个科学的数据库，将收集到的文件材料按照一定的格式进行整理，并制作成电子文档存入数据库中。在完成电子文档的归档后，要将其存入数据库中，不仅可以避免纸质文档在存放过程中出现丢失和损坏的情况，也能保证电子文档信息与纸质文档信息的一致性。要加强对档案信息化建设资金的投入。为乡镇档案管理工作提供必要的经费支持，要为其配备必要的设备、设施，提供专项经费。

3.4 提高乡镇档案人员素质

要注重对乡镇档案管理人员开展相关培训，提高档案管理人员业务能力和水平。此外，乡镇档案管理部门还应积极引进和培养专业人才。通过加强对专业人才的引进与培养工作可以提高乡镇档案管理人员的综合素质和能力。在进行考核时要注重对信息化建设情况和档案工作开展情况等方面进行考核。通过考核发现乡镇档案工作中存在的问题和不足，及时采取有效措施解决。将乡镇档案管理工作人员的信息技术水平和服务水平纳入年度考核当中，让乡镇档案管理人员更加重视，以此推动乡镇档案管理在运用信息技术方面开展工作[4]。乡镇档案管理工作人员要加强学习，从思想上提高对档案管理工作的认识，从深层次中认识到档案工作对经济社会发展以及部门工作的重要性。在实际档案管理应用中，乡镇档案管理部门可通过举办镇、村两级档案从业人员培训班，聘请专业的档案管理培训机构讲师来对档案管理人员进行培训和教育，提升乡镇档案管理人员的专业技能水平与档案管理能力，使其能够更好地开展工作。

3.5 推动乡镇档案管理创新

新时期，社会各个层面的创新是随时代发展而更新变化，乡镇档案管理工作也要与时俱进，不断创新管理与服务方式。首先，要提升档案管理服务意识。乡镇要加强对档案工作的重视力度，认真贯彻执行《档案法》《乡镇档案工作办法》等相关规定和要求，切实增强做好乡镇档案工作的积极性、主动性，增强服务的自觉性，确保档案工作能够适应当前社会发展的需要。其次，要不断优化服务模式，充分利用互联网技术，搭建数字化档案管理平台，实现乡镇信息资源共享[5]。利用数字化技术，将乡镇档案管理模式进行整合、分类和排序，提高乡镇档案工作质量和效率。最后，要不断提高服务质量和水平。乡镇要重视服务创新工作，使服务人员能够转变传统观念和思想意识。同时还要创新服务方式，比如通过开展现场办公、流动服务等多种形式为群众提供优质便捷的服务；通过数字化手段建立完善的网络平台等。通过这些创新措施可以使乡镇档案管理工作能够更好地适应当前社会发展需求，更好地为人民群众服务。

结语

综上所述，档案管理是乡镇行政管理工作的重要组成部分，在乡镇发展中具有重要意义。《乡镇档案工作办法》的颁布和实施，要及时转变档案管理理念、管理模式，了解制约新时代乡镇档案管理工作因素，结合实际情况，采取相应的措施，确保乡镇档案管理工作顺利开展。

新时代，做好乡镇档案管理工作意义重大、使命光荣，要围绕“四个好”（保管好、利用好、记录好、留存好）、“两个服务”（服务党和国家工作大局、服务人民群众）目标任务，提高政治站位，进一步改善乡镇档案工作现状，切实提高乡镇档案工作能力和水平，扎实地推动乡镇档案工作高质量发展，更好地服务乡村振兴、新型城镇化建设和基层治理能力现代化等各项工作。

参考文献

[1]张洋，殷春雪，朱佳煊.高质量发展视域下乡镇档案管理工作的阻碍与纾解[J].档案天地，2021（12）：35-38.

[2]张明毅.制约乡镇档案工作管理与发展的因素及其对策[C]//《决策与信息》杂志社，北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新學术研讨会”论文集（上），2017：243.

[3]王丽.乡镇档案管理工作现存的问题与对策[J].办公室业务，2014（11）：177.

[4]黄淑治.乡镇档案管理工作现状及其对策[J].云南档案，2007（09）：43-44.

[5]唐绵明，管永平.制约乡镇档案工作管理与发展的因素及其对策[J].档案工作，1991（04）：12.

作者简介：林英銮，大专学历，安溪县城厢镇人民政府馆员，从事乡镇档案档案管理。