突发公共卫生事件口述档案资源建设的实践探索＊——以南京市中医院为例

储丽莎

（南京市中医院，江苏南京， 210022）

2022年12月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》（以下简称《通知》），明确指出公共卫生事件等突发事件所形成的具有保存价值的历史记录属于“重特大事件档案”。［1］《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要深入推进档案资源体系建设，鼓励开展口述材料的采集，着力健全重特大事件应急处置档案管理机制。［2］为此，本文以口述档案为切入点，以南京市中医院突发公共卫生事件口述档案资源建设项目为例进行实践分析，以期为突发公共卫生事件档案资源建设提供借鉴。

一、 一个核心：突发公共卫生事件口述档案资源建设的内涵及特征

“口述档案”是指由专业团队根据规范和标准，通过有计划性地访谈事件亲历者，将其保存在大脑中的个人记忆转换为文字或声像形式的、具有长久保存价值的记录材料的集合体。［3］口述档案的采集过程是对受访者个体记忆的整理与输出，是联系历史、当下与未来的桥梁，是传承社会记忆的保障和建构社会记忆的基础。［4］突发公共卫生事件档案与其他类型档案相比，具有明显的突发性、复杂性和广泛性，收集范围更大、对象更多元、内容更丰富。运用口述档案，可以弥补宏观视角下微观叙事的缺失，特别是能够集纳人民群众、病患人员、医疗工作者等亲历者的所见所闻，最大限度描绘真实的事件经过。

二、 四大挑战：突发公共卫生事件口述档案资源建设存在的主要问题

随着服务型政府建设的不断深化，突发公共卫生事件档案面临的挑战也不断增多。整体而言，主要集中于四个方面。

1. 机制建设有待规范

《通知》虽然为重特大事件档案资源建设指明了方向，但与口述档案相关的内容还比较少，相关部门单位没有建立完善的机制，在口述档案收集、管理、存放、利用等方面缺少行之有效的规范、标准和程序。这导致了突发公共卫生事件口述档案的资源建设缺乏系统性和科学性，各个单位工作形式参差不齐，严重影响了资源建设的质量和效果。

2. 建档意识有待增强

突发公共卫生事件口述档案资源建设是一项系统性工作，需要充足的专项经费来完成。目前虽已有部分医院采用项目支持、专项拨款等方式来保障，但是档案管理工作尚未纳入国家三级公立医院绩效考核指标体系［5］，医院管理层不重视档案工作，导致医院专项经费的缺乏，口述档案资源建设工作困难重重。

3. 信息化水平有待提高

医院软件的结构和功能相对落后，无法持续推进口述档案信息化建设。口述档案资源载体以音视频资料为主，实现其开发利用需要建立专题数据库并为用户提供流媒体在线播放服务，目前大多医院无法推进此项工作，制约了口述档案的资源整合与利用效果。一些医院虽积极引进现代化设备与软件，但未掌握核心技术，仅利用这些工具进行存储与检索，没有发挥实质性作用。［6］一些医院在将口述档案资源进行数字化备份时，存在安全隐患。

4. 专业素养有待提升

医院档案管理人才队伍专业素养偏低。在实践过程中，医院口述档案管理人员并不具备必要的技术和知识，导致存在采集不规范、保存不当等问题，影响口述档案资源的质量和保存效果。由于医学专业术语的复杂性和方言的特殊性，会对收集、整理和保存口述档案资源带来一定的挑战，需要管理人员具备更高的专业素养。

三、 两大策略：南京市中医院突发公共卫生事件口述档案资源建设实践探索

针对以上挑战与困境，南京市中医院以“开放、共享、互助”为原则，具体在以下两方面进行了实践探索，促进口述档案资源建设的迭代升级。

1. 机制优化策略：夯实顶层设计，不断构建完善的制度体系

一是加强组织领导。南京市中医院高度重视档案管理工作，整合人力资源成立“突发公共卫生事件口述档案工作领导小组”，联合党政办公室、综合档案室、宣传处、信息中心、临床专业科室等部门，由分管副院长担任组长、部门负责人担任副组长、部门成员为工作组成员，组建15 人专业团队，专人专班统筹推进各项工作。

二是完善工作制度。修订《南京市中医院突发公共卫生事件口述档案资源建设工作方案》，重新明确各部门角色分工及职责等细则。针对口述档案采集工作异常繁杂、突发状况较多的情况，制定相关预案，科学精准落实举措，为常态化、高质量开展口述档案资源建设工作提供坚强的制度保障。

三是建立标准规范。南京市中医院在院级层面拟定《口述档案访谈计划纲要》，修订《医院突发公共卫生事件口述档案采集与管理规范》，优化南京市中医院突发公共卫生事件口述档案管理体系，切实保障项目顺利进行。

2. 完形建构策略：共建社会记忆，建立口述档案专业资源库

一是确定访谈对象，挖掘重要信息。面对社会各界人士开展口述访谈，采用滚雪球抽样方法，综合考虑在支援抗疫工作中作出突出贡献、担当不同角色、年龄差异化等因素确定医护采访名单，根据病患病情严重程度、年龄层次等因素确定病患采访名单，根据服务项目与时长确定志愿者采访名单，之后依次确定病患家属、档案管理部门的领导和其他社会人士，旨在通过不同对象的体验、感受和意见互为补充，提升口述访谈感染力、覆盖面和可信度。借助搜集基本信息登记表、阅览支援日记与新闻报道、预访等，准确掌握受访者的生活背景、工作经历、专业特长、兴趣爱好等资料，全面获取访谈第一手资料。

二是聚力中医中药，促进内涵发展。以“第五届中国最美医院”“中医药在抗疫中发挥的重要作用”为主题开展中医药特色口述档案专题征集，让档案“亮”起来。访谈背景选取院内中医传统疗法特色治疗中心、中医经典病房等能反映医院特色和抗疫特征的地点，向外界展示南京市中医院的风采。访谈内容包括抗疫医疗队在支援期间的工作内容、压力情况和心得体会，如中医药救治新冠肺炎患者的成功经验、中药防疫方的预防效果、“养生功法”“五行音乐”等中医传统康复疗法的推广做法等。

三是注意访谈技巧，保障最佳效果。正式访谈前与受访者聊天，缓解面对镜头的紧张感，放松心情。访谈过程中，尽量让受访者脱稿讲述，或由访谈者顺着讲稿提问，保证录制效果；访谈者抓住时机，对受访者进行提示补充，以便超越提纲深入采访。访谈结束后签订口述档案采集、保存、使用授权协议书，保护受访人合法权益，也从受访者主观角度提升口述内容的真实性。在有条件情况下，部分访谈开展后续采集，呈现故事延展特征。

四是重视实物收集，丰富院藏资源。现场采集医护及其家属、病患及其家属、志愿者、档案管理部门领导等群体记忆、精神情感，以及捐赠或寄存的实物资料。利用数字化手段处理后，将带有方言口音的录制视频通过软件自动转换成普通话视频，与制作完成的“致敬最美逆行者”“感控卫士，筑牢医患感染防控安全之堤”等5期南京市中医院“战疫”口述档案视频，共同纳入南京市中医院抗疫医疗口述档案专题数据库。再与已经形成的非典等口述档案、社会各界口述档案和在线平台汇总的口述档案一并汇入南京市中医院突发公共卫生事件口述档案资源库，丰富院藏资源建设。

五是运用信息技术，促进共建共享。利用人工智能、云计算、区块链等技术，通过在线整合与共享，破解“信息孤岛”等问题，有效集聚同一主题档案资源，构建内容充实、结构完整、共享顺畅的区域乃至全国突发公共卫生事件口述档案资源生态圈。通过多元、优质的服务，扩大“市中记忆”档案品牌社会知名度和文化影响力，丰富金陵中医药文化博物馆馆藏；建立长效工作机制，开发利用口述档案深层次内容，实现从“记忆资源”过渡到“记忆资本”的突发公共卫生事件口述档案资源的普惠服务和利益增值。

为切实保障突发公共卫生事件口述档案的真实性和利用过程中的安全性，南京市中医院会同南京中医药大学和江苏理工学院，运用哈希算法加密口述档案，实现防篡改验证。此外，还采用对称加密算法之一AES、非对称加密算法之一RSA，加密解决口述档案服务中安全性问题。档案人员把公钥给查档人员，私钥留给自己，只要私钥安全，档案人员身份能够确定，档案就是安全可信的。

四、 四维规划：突发公共卫生事件口述档案资源建设的思考和设想

通过对南京市中医院突发公共卫生事件口述档案资源建设的实践进行具体解析，本研究从以下几个方面提出建议。

1. 立法的联动规划，以政策创新推动口述档案事业蓬勃发展

国家层面应针对突发公共卫生事件口述档案资源建设制定专门的法律法规，明确其职责、权限和程序等方面的规定，确保工作有法可依。制定突发公共卫生事件口述档案资源库共建规划，联合医疗机构、媒体机构、档案馆、图书馆、博物馆等实施主体，融合多元化叙事策略，开展突发公共卫生事件口述档案收集工作，口述档案资源建设提供统一标准，提升档案资源管理水平。及时更新规章制度，如音频、视频、文字等采集规范，进一步推广口述档案采集技术，提高信息的质量和时效性，持续改进完善口述档案资源建设的各个环节。

2. 基金的多维规划，积极向上争取项目政策资金支持

要靠前指挥，主动沟通，培养、强化领导和单位全体同志的档案意识，积极向上对接交流，及时掌握项目资金申报时机，定时汇报财务工作进度，适时反映短板问题，提高项目资金申报的有效性和精准性。多渠道寻求社会组织帮助。通过寻找与口述历史、口述文化或口述档案相关的基金会和机构来获得资金支持，或与具有类似目标的组织、机构和社区建立合作关系，共同寻找政策补贴，整合力量，协同开展突发公共卫生事件口述档案资源建设工作。

3. 技术的超前规划，助推口述档案事业实现转型升级

要增强抓好档案信息化工作的责任感和紧迫感，将口述档案信息化工作纳入未来发展的重点，配置稳定、可靠、安全和较高性能的计算机终端、网络连接、数字化加工和存储设备等硬件设施。要建立健全专题数据库平台，通过数字签名和非对称加密技术来实现口述档案的统一管理和线上共享，以满足信息化环境下档案收集、管理、利用等基本需求。

4. 团队的高标规划，建设高素质档案人才队伍

招录档案专业人才，尤其是既有医学背景又掌握现代信息技术的多学科档案管理人才，组建口述档案人才库，不断优化档案专业人才的结构和层次，加强人才储备。阶梯式培育一批年龄结构合理的高素质档案专业人才，建立适宜的培育机制，鼓励档案部门与高等学校合作办学，建设档案人才培训基地，分层次、分专题举办各类培训班，探索专业人才成长的发展通道，最大限度推进不同阶段专业人才的可持续发展。