浅谈军贸产品技术手册编制方法和实践

徐永萍 官胜国 宋娜 李峰 李政阳

（中国运载火箭技术研究院， 北京， 100076）

长期以来， 发展军贸业务一直都是国家外交的重要手段， 受到国家的高度重视。 在 “一带一路” 的时代背景下， 我国军贸迎来了前所未有的发展机遇， 在做好军贸产品研制以及在提升产品技术、 质量、 性能的同时， 还应该通过高效的售后服务保障体系提升用户对产品的认可度， 提升产品的信誉和产品竞争力。 军贸产品技术手册（以下简称 “技术手册”） 是产品交付后， 最终用户在培训、 操作使用、 维修和技术转让过程中必须使用的重要文件， 也是产品维护保障和开展售后服务的技术依据。 技术手册编制过程是对产品操作方法和故障诊断与维修保障进行的二次设计。

目前， 军贸产品技术手册编制的主要依据是航天行业标准 《军贸产品技术手册编制指南》（以下简称 《指南》） 系列标准。 该标准发布以来， 某军贸型号严格贯标， 规范了相关文件管理， 深入探索了军贸产品技术手册编制方法， 提高了手册编写效率和质量， 提升了手册的使用性和便捷性， 得到了用户的好评， 取得了一定的经验和成果。

1 军贸产品技术手册编制要求

2018年， 国防科工局发布了航天行业标准《军贸产品技术手册编制指南》 系列标准， 该系列标准分为6 部分： 军贸技术手册编制通用要求、操作手册、 维修手册、 技术图册、 润滑规程以及培训挂图。 “操作手册” 指导现场人员如何正确的、 安全的使用设备， 是对装备进行一级维修和故障处理的技术文件； “维修手册” 规定维修人员使用随装配置的维修备件、 工具和设备及补充配备的其他维修备件、 工具和设备对装备进行预防性维修和修复性维修的内容； “技术图册” 规定维修人员需要了解并掌握的设计操作手册和维修手册中工作内容的装配关系和电缆连接关系；“润滑规程” 用于指导对地面装备通过润滑剂进行润滑作业的技术教程； “培训挂图” 用于培训过程中直观表现产品全貌和主要部件组成。

《指南》 对军贸产品技术手册的常规内容、文字格式、 表格、 图文标注、 附录等方面的内容进行了全面规定， 为军贸产品技术手册规范化编写提供了重要依据。 该标准对军贸技术手册提出的技术要求主要包括： ①文件代号、 版本受控， 修订历史可追溯， 安全提示显著， 知识产权保护全面； ②文件中描述方式应符合出口国家及国际通用表达习惯， 文字表达应简明、 通俗易懂； ③文件应具有统一性， 技术手册的文体、 术语、 符号、代号等应规范、 统一； ④文件内容应全面， 覆盖需向用户阐述的内容； 文件内容务实、 实用、 好用； ⑤文件内容准确， 引用的数据应准确全面，形成的结论可追溯， 使用的产品图样等资料应客观真实， 符合产品的技术状态， 做到文件、 图样、 实物一致； ⑥文件应符合保密要求， 经过保密审查； ⑦文件印制、 装订质量要能够满足使用要求。

2 军贸产品技术手册编制实施方法

2.1 纳入项目策划， 明确贯标要求

《指南》 发布后， 项目两总高度重视， 将该系列标准的贯标工作纳入项目全周期策划， 明确了《指南》 应用尽用的原则。 特别是在策划阶段要求项目管理人员需要根据合同规定、 结合项目与用户的特点， 提炼出本项目对技术手册的特殊要求； 对合同没有规定的内容， 则严格依据 《指南》； 同时结合单位档案管理办法和项目特点， 对技术手册相关文件管理要求进行明确规定。 上述管理要求纳入项目管理顶层要求中， 作为项目实施的依据。

项目策划阶段是布局军贸产品技术手册内容、 格式、 制作要求和管理方法的最佳时机， 应特别重视标准的选用分析。 对项目采取应用尽用的原则， 通过直接引用标准， 一方面能够保证策划内容正确、 全面、 合理、 可行， 具有可操作性； 另一方面较大程度提高策划效率， 节省细节规划的时间； 同时通过统一性、 规范性管理， 后续其他同类项目的产品技术手册能够使用本项目的工作成果， 提升后续项目的实施效率， 节约文件编制的人工成本。

2.2 加强标准宣贯， 提升专业水平

技术手册的编写人员大部分均为设计人员，在没有经过培训的状态下开展文件编写工作， 容易形成思维惯性， 将技术手册编写成技术分析文件。 为此需要在项目实施前， 着重对技术手册编写人员开展标准知识和管理要求培训。 首先， 从组织层面重视按照标准和管理要求进行规范化编写； 其次， 项目组织成员在手册编写过程中要熟练掌握标准和管理要求或者了解在需要的时候如何对标、 对哪些标； 最后， 通过培训让编写人员了解质量管理部门如何对符合性进行闭环检查，了解项目管理相应的奖惩措施， 提升对对标编写文件重要性的认识。

在技术手册的技术要求方面， 着重强调合同的有关规定， 即工作目标。 具体工作要针对目标开展， 既要满足合同规定， 又要最大限度的达到用户满意。 在符合合同要求、 满足国家相关出口管理规定的条件下， 充分借鉴国际上相关产品说明书与维修手册的编写内容与表述方式， 对以往高水平的产品说明书、 使用操作手册和维修保障手册进行分析与提炼， 以 “自己也是消费者” 的态度去理解提供给消费者的产品说明与维修指导等技术手册的重要性。 对于具体操作和维修过程所用到的保障条件与保障手段， 要在满足使用与保障基本要求的前提下， 充分考虑用户本地便于实现与落地， 尽可能降低保障条件， 以简代繁，以低代高。 明确对于操作和维修指导类的技术手册要着重在 “是什么” 方面下功夫， 尽可能不涉及 “为什么”， 这样既有效地保护了技术秘密，也能够更好聚焦于满足合同与用户需求。 技术手册要做到全面、 清晰、 细致， 逻辑和层次关系清楚， 操作方法和表述语句无二义。 实现有用、 好用、 管用和便于使用的目的。

在技术手册的管理要求方面， 明确规定手册主要章节要求和基本内容与表述方式， 并确定各手册共有部分的具体文字内容， 要求每一本手册都要制定编写大纲并组织审定。 同时， 还对质量闭环检查要求、 项目奖惩措施一并培训， 强化标准实施要求落地。 通过宣贯提高项目人员贯标意识， 熟练掌握标准和管理要求， 最终实现同类文件技术状态横向一致。

2.3 构建责任矩阵， 严格质量把关

经过周全的项目策划、 详尽到位的人员培训， 项目团队的所有相关人员对技术手册的编写要求有一个从全局到细节的了解， 至此项目团队开展技术手册编制工作的基础已经具备。 如何按照进度规定落实相关标准和管理要求， 编制完成高质量的技术手册， 需要在项目实施过程中压准压实团队各岗位人员的责任， 按照工作事项和人员职责构建责任矩阵， 并以此为依据进行工作安排。 项目管理人员需要将技术手册编写工作按照流程进行汇总和分解， 要详细分解到责任部门，落实到具体的责任人； 对每项工作符合性的闭环管理工作需进行分解， 指定责任人负责文件的符合性检查， 授予其文件质量管理岗位相应的权力和责任； 每份技术手册要有相应的责任部门领导全面负责， 在接收到质量或进度预警信息时， 负责协调部门资源、 采取措施进行处理， 消除或降低局部风险。 任务分解和分配工作需要基于每项具体工作的全过程、 全要素进行综合考虑， 与各环节责任人沟通协调到位， 达到纵向贯通。

为了确保技术手册符合质量要求， 在文件编审过程中， 可专门动员一批相关人员站在使用者的角度对技术手册进行审阅。 审阅人员以 “找得到、 看得懂、 做到位” 为原则， 提出正式审阅意见， 以帮助文件编写者完善文件。 在技术手册正式批准签署前， 所有审阅意见均应处理完毕。 此外， 为了加强技术手册质量管理的严肃性， 相关工作完成情况纳入技术质量管理考核。

2.4 及时监督检查， 实现闭环管理

在技术手册编写过程中， 项目管理人员深入一线， 定期在项目内分享经验、 总结教训、 举一反三， 及时协调解决策划有缺失、 标准理解不准确、 管理要求不到位等情况， 并提炼编写过程中形成的最佳实践， 在讨论一致获得认可后在项目团队内及时发布推广实施。

3 标准实施经验

通过在项目中贯彻实施 《指南》 标准， 提高了策划效率， 节约编制成本， 达到了用户满意，取得了良好的社会效益和经济效益。 取得的主要经验如下。

a）技术手册编写是一项技术工作， 也是一项服务工作。 最终使用者使用的时间节点是在产品交付用户之后， 对产品往往并不那么熟悉， 因此要时刻对标文件用途进行内容策划， 从用户的角度考虑和设计章节， 确实关注并解决用户的实际需求。

b）充分使用技术手册， 使其在项目已有的工作基础上起到提高效率的左右。 对于违背标准和管理要求的内容要坚决进行修正， 确保项目下所有技术手册文件格式与表述的统一、 规范性。

c）技术手册执笔人尽量是售后服务人员或者参加过售后服务的人员， 可以安排产品设计人员负责对内容的正确性进行审校。 尽量避免设计人员将编写技术分析报告的思维带入到技术手册编写中，避免过度进行原理性解释。 售后服务人员可以更容易采用直观、 简单的方式解释操作动作的方法、 效果和目的， 使文件内容更能符合用户需求。

d）对合同中规定的内容与标准进行比对分析， 在项目实施中重点监督检查， 确保交付文件的合同与国家军贸管理规定的符合性。

e）随着技术发展和产品升级， 相应的内容也需要动态更新， 并且更新的频率越来越快， 为此项目管理团队需要加强动态管理， 维护标准和管理要求的正确性和可操作性。

4 标准改进建议

结合项目实践过程， 建议对2018 版 《指南》进行如下改进。

a）从项目全周期维度， 扩充项目推介阶段需要编写的项目建议书、 产品技术规格书、 推介宣传材料等编写要求。

b）从技术文件内容维度， 扩充军贸设计图纸、 工艺文件、 验收文件、 技术条件等文件的编制要求， 提高统一性和协调性。

c）从技术文件管理维度， 扩充军贸产品文件编号规则、 文件版本控制要求、 文件修订要求、 文件包装要求、 文件交接手续、 文件归档要求等， 提高规范性。

军贸产品技术手册编制工作是提升产品使用便捷性、 实现产品设计意图、 提升产品市场认可度的重要途径。 《军贸产品技术手册编制指南》为军贸产品编制技术手册提供了依据， 提升了交付用户的相关文件的质量， 按标准编制的军贸产品技术手册具有较好的可读性和指导性。 项目实施过程中充分贯彻标准， 实现了提升工作效率、降低工作成本、 提升工作质量的综合效果。 后续， 军贸业务要按照用户特点和要求， 用好标准工具， 创新应用模式， 进一步发挥标准对军贸业务的服务与支撑作用。