海委档案工作发展回顾及对策建议

董 辰，王 凡，刘燕飞

（海河水利委员会信息中心，天津 300170）

在推动海河流域治理建设波澜壮阔的历程中，档案工作一路相随，在为党管档、为国守史、为民服务中实现了海委档案事业体系的构建和成长。深耕兰台数十载，故纸堆里书芳华，一代代海委档案人紧密围绕流域经济发展和水利改革发展中心工作，以实现“档案治理规范化、档案资源多元化、档案利用便捷化、档案管理信息化”为目标，以增强档案为流域治理管理的服务支撑功能为主导，把海河流域水利改革发展保管好、利用好、记录好、留存好，努力为流域水利高质量发展贡献档案力量[1]。

1 理顺体制，治理体系逐步优化

多年来，水利部海河水利委员会（以下简称海委）按照国家及水利部要求，不断提升依法治档管档能力，完善规章制度体系建设，以更高的标准在管理模式、工作方法、服务机制上改革创新。符合流域实际的档案管理体制和工作机制逐步建立并不断完善，成为海委档案事业发展的基石和有力保障。

1.1 建立档案工作管理体制

1980 年海委成立，开启了海河流域统一管理的新阶段，四十多年间海委档案管理机构也几经更迭，从最初由委办公室归口管理档案工作，到1999 年海委水利信息网络中心成立下设档案室负责委机关文书档案的日常管理工作，再到2004 年抓住机构改革和“三定”工作契机成立海河档案馆。委直属各管理局及所属二、三级单位均设有档案管理部门，海委系统档案行政管理机构覆盖到各级单位，逐渐形成管理网络[2]。海委档案工作在水利部的关怀指导和海委党组的正确领导下，基本确立了统一领导、自上而下、分级负责的档案管理体系，档案管理工作逐步迈向规范化、专业化和科学化。

1.2 顶层设计引领事业发展

为明确海委档案事业发展的指导思想和工作目标，确立各阶段海委档案事业建设的主要任务和保障措施，档案专项规划编制成为重要抓手。结合国家档案事业5 a规划和海河流域水利发展规划，海委于1996年制定了《海委档案工作“九五”计划》、2002年印发了《海委系统档案工作“十五”计划》。随着党的十八大以来习近平总书记对档案工作的关心重视，以及中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等政策规划的出台，海委于2012 年编制《海委档案事业发展规化（2013—2020）》、2021 年编制《海委档案事业“十四五”发展规划》、2022 年制定《深入贯彻习近平总书记重要批示精神进一步加强海委档案工作实施方案》，以顶层设计的高度和统领全局的视角，引导海委档案事业健康快速发展，不断提升服务流域水利高质量发展的能力和水平[3]。

1.3 健全完善规章制度体系

作为档案治理规范化中的关键一环，海委结合各个时期国家及水利部对档案工作的政策法规要求，不断制修完善档案规章制度，基本建成了以《海河水利委员会档案工作管理办法》为中心，由7个委系统层面的制度、9 个委机关层面的制度、9 个档案馆内部制度及若干工程项目专项档案管理办法组成的规章制度体系。其内容涵盖文书、会计、科技、工程项目、电子、音像、照片、涉密、党组、纪检监察等不同业务领域和不同档案类型，从基本原则和方法措施等角度，严格规范档案收集、整编、保管、利用、统计、鉴定销毁等全流程各环节的管控，充分发挥依法治档管档能力。

1.4 推进规范管理提档升级

以水利档案工作规范化管理为抓手，积极推进海委档案工作规范化管理进程。2016 年海委机关获评“水利档案工作规范化管理特级单位”，并于2020 年顺利通过复查。在抓好委机关规范化管理建设的同时，制定实施计划、逐级部署落实、积极组织协调，通过先指导、后评估，督导检查两手抓、培训答题双结合等方式，以问题为导向完成委属55家单位的规范化评估，在流域管理机构内率先实现规范化达标全覆盖，逐步建立起档案规范化管理长效化和监督指导常态化机制[4]。

2 规范管理，档案资源丰富有序

海委档案是海委在推动流域水利建设各项活动中形成的具有历史价值、科技价值、法律价值、文化价值的历史记录。为了全面客观地留存流域记忆、守护信息资源，多年来海委把资源体系建设作为首要任务，通过提前介入和主动服务等措施，不断丰富资源结构内容性质和载体类型。

2.1 加大档案收集力度

海委档案工作始终坚持统一领导、分级管理原则，档案资源建设的前期工作主要依靠委内各部门、单位的收集归档和档案部门的定期接收。海委以归档制度建设为抓手，1992 年出台《水利部海委关于机关档案保管期限的规定》，1996 年制定《海委机关档案价值鉴定办法》，2012 年制修《海委文件材料归档范围及保管期限规定》，同时在会计、科技、工程项目等类型档案管理办法中进一步明确归档范围及保管期限，确保反映海河流域水利事业各方面活动的档案资源全面收集并及时归档。各门类文件材料归档工作的责任主体认真履行归档职责，自建委以来年归档量大幅提升，1980—2022 年，归档档案从110卷/件增长至9 529卷/件，多出近86倍。档案资源内容不断丰富，囊括了流域治理、行政管理、机构改革、制度规划、财务管理、干部人事管理、水利工程建设、信息化建设等诸多方面。载体形式多样，分为纸质、电子、音视频、照片、实物、图纸等。

2.2 加速档案数字转型

2007 年，随着国家档案局将电子文件管理确定为档案资源建设的重点任务，海委按照国家逐步落实档案资源存量数字化、增量电子化的战略要求，于2008 年率先开展馆藏纸质档案的数字化加工，高站位提前部署推动档案数字转型，分7 期基本完成馆藏全部文书档案的数字化加工和部分重要文件的文字识别，建立了全类型档案题录数据库、文书档案全文库、重要文件识别库等多个专题数据库，档案管理系统现存案卷级信息条目4.4万条、文件级信息条目20.3 万条、数字化电子原文100 万页。2015—2017年开展了3 期音像档案数字化，完成全部传统录像带的数字化转换[5]。经过十多年人力和资金的持续投入，海委逐步构建了档案数字资源体系，保证了信息资源的完整、安全和可用。

3 强化服务，档案利用便捷多元

档案利用是档案服务于行政管理、服务于业务工作的重要体现，也是档案效能的充分发挥。海委档案工作积极践行习近平总书记“让历史说话，用史实发言”的重要指示精神，纵向挖掘档案资源深度，横向拓展编研成果类型，着力发挥档案资政育人作用，促进海河水利文化建设和发展。

3.1 高效提供档案利用服务

海委对各类型档案实施了有效管理，馆藏各类档案目录齐全，并编有全宗指南用以整体介绍档案管理情况，为档案的便捷利用创造了条件。档案部门在做好档案查借阅服务的基础上，不断丰富扩展服务的内容、对象和形式，通过线下与线上相结合的方式，紧密围绕海委中心工作，在工程建设、行政许可、灾害防御、水资源调度、巡视巡察、土地确权、资产清查、编史修志等多项业务工作中主动提供决策支持，年平均查阅利用及咨询服务总计约5 000 人次、25 000 卷/件次、复制13 000 页，在提高工作效率和质量上取得显著成效。

3.2 积极拓展档案文化宣传

近年来，海委高度重视档案编研宣传工作，借助“国际档案日”重点宣传期，精心打造文化宣传阵地，通过展览陈列、新媒体宣传、文创产品制作和档案馆开放日等方式，提高档案服务能力、档案认知程度和档案整体意识。围绕海委工作重点和利用需求，不断提升档案资源整合和开发利用水平，在续编传统编研成果的基础上充分利用馆藏档案资源进行档案编研工作，编制了《海委发展历程图文选粹》《海河流域地图集》《海委职工科技论文题录及摘要汇编》《海委预算项目实施方案汇编》等13 类19 册编研成果，编著出版《水利档案工作实务》。同时，积极配合重要时间节点和重大纪念活动，创新文化宣传形式，努力推出有价值、高品位的档案文化产品，不断增强档案文化的传播力和影响力。

3.3 持续推动档案信息化建设

20、21 世纪之交，信息技术开始融入各项业务工作，海委档案业务的发展也紧跟时代步伐，以档案信息化建设带动各项档案基础业务工作，促进档案事业迈上新台阶。1999 年，启动传统档案管理模式向现代化档案管理模式的转变。2004 年，围绕电子文档管理、公共数据库建设等成果应用，编写了《档案管理系统功能需求报告》。2008 年，建成了以业务为基础、基于水利电子政务公用平台、与综合办公系统紧密结合的综合型档案管理平台。2018 年，海委机关顺利通过天津市机关数字档案室测评，获得“机关市级数字档案室示范单位”荣誉称号。2022年，经过多年在档案信息化建设上的实践与积累，海委基本建成以档案信息基础设施为平台、档案信息标准规范为引领、档案信息资源建设为基础、档案信息服务为目的、档案信息安全为保障的档案信息化管理体系。按照数字孪生流域建设要求，结合海委电子政务项目的实施，初步搭建了基于国产化自主可控的综合档案管理平台和工程项目档案管理平台，并获得“电子档案多层加密平台”“多全宗分级管理档案信息平台”软件著作权及相关科技成果鉴定。正是这一个个里程碑，实现了档案资源数字化、生成空间虚拟化、信息利用全员化和档案管理自动化，有效推动了海委档案工作不断走向开放和现代化。

4 筑牢底线，档案安全稳步提升

“安全第一，预防为主”是海委档案安全始终坚持的工作方针。加大档案安全工作人、财、物投入，健全人防、物防、技防相结合的档案安全防范体系，是海委档案管理中常抓不懈的重点工作。

4.1 基础设施建设不断完善

从早期使用铁皮五节柜作为档案装具，到使用智能密集架保管档案，海委档案基础设施建设也更加注重现代化、自动化和安全性。随着档案数量的逐年增长，为满足业务需求，2008 年9 月，按照国家档案馆建筑标准设计建设的海河档案馆楼落成并正式投入使用，档案专业用房面积达1 070 m2，其中库房面积达670 m2，相比最开始的80 m2增长近9 倍。近年来，恒温恒湿空调通风系统、门禁系统、红外线监测系统、视频监控系统、七氟丙烷气体灭火系统及服务器、计算机等各种软、硬件设施设备的配备，为保障海委档案集中统一管理奠定了坚实基础。

4.2 安全保管机制逐步提升

在落实档案实体保管保护基础设施建设的基础上，海委逐步建立健全安全管理机制，深入开展风险隐患排查治理，完善安全检查制度，逐级落实安全主体责任，建立响应迅速、整体联动、处置得力的档案安全应急协调机制，委托专业公司对消防安全系统进行巡检和维护保养，定期开展消防安全演练，增强档案人员保护档案、应对险情的能力。为进一步确保档案信息安全，对档案管理系统存量及增量数据采用磁盘、光盘等多种介质备份存储，并与珠委档案馆互为异地备份基地。档案数字化加工采用设置独立加工室、安装监控摄像头、严格出入库记录、签署保密条款等方式加强安全管控。实体安全与信息安全齐抓共建，确保档案万无一失。

5 新时期海委档案工作发展对策建议

进入新发展阶段，海委档案工作要以习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要批示精神为根本遵循，以“走向依法治理、走向开放、走向现代化”和“四个好”“两个服务”为引领，坚守“为党管档、为国守史、为民服务”的职责使命，在服务海河流域水利高质量发展大局中，适应信息化社会要求，围绕海河水利发展需要，开拓创新，积极作为，努力提高档案收集、管理、利用和服务能力。为此，应做好以下4个方面工作。

5.1 档案治理更加规范

切实加强党对档案工作的领导，发挥党管档案制度优势，建立健全由分管领导、档案部门、业务部门共同组成、运转高效的档案工作管理网络，确保分工明确、各司其职，密切配合、执行有力，打造“人人需要档案、人人支持档案”的事业发展环境。依托高等院校、科研机构、知名企业等探索建立档案事业发展战略智库，提升档案学理支持和智力支撑能力。提升依法管档治档能力，建立档案监督检查长效化管理机制，创新档案业务监督指导方式，建立档案数字治理新模式，研究开发档案监督检查、规范化管理评估、水利工程档案验收等相关业务的动态化管理系统，推进档案业务在线监督指导，提升档案治理网络化、智能化、精细化水平。

5.2 档案资源更加优化

数字世界中，人类记录社会生活的能力超速增长，越来越多的事物以数字方式全量、全程、全要素记录储存，具有档案价值的信息日益泛在化，档案和档案保管的概念都需要更新拓展。在突破了存储空间对于档案业务的局限后，档案资源收集将从“选时代”迎来“全时代”。为此，必须积极推动档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，全方位收集反映推动新阶段水利高质量发展各项工作形成的各类档案材料，着力健全重大活动、突发事件应急处置档案管理机制，围绕海委重点中心工作，建立专题档案数据库。同时，着力推进在各类新建的水利智能业务应用中同步规划、同步实施电子文件归档功能，及时收集整合数字孪生流域建设产生的海量数据资源，加快完成档案资源数字转型，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，搭建工程记忆和流域文化相结合的信息资源汇聚平台，多维系统立体展现馆藏档案资源。

5.3 档案利用更加开放

开展信息资源管理，通过数据挖掘技术，将档案的潜在价值和潜在用户以及用户的潜在需求挖掘出来，从而大大提高档案的价值。进一步规范和简化档案利用程序，积极推进互联网和移动端查询利用，通过在线浏览、智能筛选和主动推送等技术手段实现更便捷、更开放、更精准的服务。以文化建设为依托，创新展示宣传形式，推出系列活动，打造档案文化精品。通过多媒体等各种现代化技术辅助，努力建设集展示、宣传和教育意义为一体的实物档案展馆，以档案展示承载海委历史变迁，将档案工作融入海河文化传承。

5.4 档案安全更加稳固

在新一代科学技术的赋能之下，档案管理的数字化、智能化程度也随之不断提升。档案管理对象从传统的纸质档案向数字信息转变，档案人员工作环境从以前的档案库房向数字空间转变，在数据安全方面，要健全档案网络、档案管理系统和档案数字资源安全保密防护体系。在实体安全方面，要融合互联网、物联网等“互联网+”技术，逐步提升档案库房安全保护信息化水平，满足对库房环境监测、安全防范监控、设施设备监管等一体化、智能化管理需求，推进“一屏观全馆”“一屏管全馆”等场景应用，积极探索绿色智慧档案馆室建设。