医院档案管理与档案升级工作浅析

文/西安市胸科医院 折小燕

医院工作具备较强的特殊性，在档案管理与档案升级的过程中，涉及的种类较多，为了能够使医院的相关人员有序开展行政管理服务工作，只有通过对信息技术的合理规划运用，才能够充分运用数据信息，从而提升档案管理的信息化水平，使其具备更强的科学性与规范性。在制定档案管理制度的过程中，也要结合医院发展的实际情况，探究最为合理的管理模式与方法，充分发挥医院档案的作用。

一、当前医院档案管理与档案升级过程中存在的常见问题

（一）档案管理意识较为薄弱。当前，伴随着大数据、云计算、互联网、人工智能等各种新兴技术的高速发展，社会逐渐步入了现代化信息时代，同时现代信息技术在各领域中的普及速度及影响力也随之扩大，特别是在医院档案管理与档案升级层面，为综合档案数字化管理提供了强大动力[1]。然而，受传统管理模式的影响，部分医院依旧面临着内部人员档案管理意识较为薄弱的窘境，具体表现为：领导层过于关注医院运营规模、业务拓展等方面的基础工作，缺乏对档案管理与档案升级的重视，且尚未意识到综合档案实行信息化管理的重要性和必要性，没有围绕“档案数字化建设”这一工作内容展开系统化、专业化的知识讲座和培训，使档案管理人员对“互联网+”背景下档案管理模式的认识存在偏差，无法及时掌握与时俱进的档案管理理念及多种形式的现代化信息技术，难以适应“互联网+”背景下医院的档案管理要求，在某种程度上阻碍了档案管理与档案升级工作的顺利实施。

（二）软硬件基础设施建设不足。基于“互联网+”时代医院档案管理与档案升级工作的有序开展，其关键在于应该适当加大有关软硬件基础购置方面的专项资金投入，积极构建一套符合医院综合档案需求的软硬件基础设施建设，这也是加快医院综合档案信息化、智能化管理的重要支撑。但在实际的系统化建设中，一些医院出于自身建设规模及经济效益的考量，尚未引入先进的智能化办公设备和数字化信息技术，如高速扫描仪、微缩相机、文件格式转化器等。在进行档案管理与档案升级工作时依旧沿用陈旧、滞后的管理设备及信息管理系统，再加上部分医院领导层缺乏对档案管理与档案升级工作的重视，没有实时关注和追踪其他医院的档案管理与档案升级现状，也没有对现有的档案管理系统进行定期更新、升级，以至于传统档案管理设备在使用过程中时常会出现运行不稳或停滞的现象，不仅不利于档案管理与档案升级工作的开展，还很难满足“互联网+”时代下日益增长的档案利用需求，无法实现对医院各科室、各部门档案管理信息进行全方位的归纳[2]。由此可见，医院档案管理与档案升级目标的实现与内部软硬件基础设施建设水平密不可分，一旦出现软硬件基础设施建设不足的情况，轻则会影响档案管理与档案升级工作的落实质量，重则会阻碍医院档案管理的信息化建设进程。

（三）现行档案管理机制不够完善。在我国，伴随着医疗卫生体制改革事业的深入推进，各大医院在档案管理的过程当中加大了信息面的拓展，各部门与各科室产生的档案信息数据也在不断增加，在一定程度上提升了档案管理人员的工作强度，对档案管理标准也有了更高层次的要求。然而，一些医院在加快创新转型的过程中，依旧存在现行档案管理机制及体系不够完善的显著弊端，尚未立足“互联网+”背景下的档案管理特点来对相应的规章机制加以优化，无法有效保障医院档案管理与档案升级工作的开展质量[3]。具体表现为以下的几点：其一，由于医院尚未成立专门的档案管理机构及管理部门，没有指派专业管理人员负责相关档案信息资源的采集、分析、归纳和整理工作，再加上未对现有的规章机制及体系加以完善，也没有明确各岗位人员的具体分工和岗位职责，这些都会对档案管理与档案升级工作的实施造成不小的阻碍，难以有效发挥档案管理的实际效用。另外，即使一些医院成立了相对独立的档案管理部门，但因与业务部门、财务部门以及其他职能部门缺少沟通与联系，使得个别档案信息资源未经其他部门处理就直接录入至档案信息管理系统之中，从而导致档案资源不够完整与真实，因此也无法实现档案管理的精细化目标；其二，档案信息资料的分类及归档范围不够细化，特别是在各部门信息资料交接的过程中，因档案管理部门与业务部门的配合度不高，稍有不慎就会影响档案资源的完整性，无法保障立卷归档的衔接度及顺畅度；其三，部分医院尚未确定文书类、图片类、影像类、声像类等不同类别档案信息数据的存储标准和数字化转变格式，致使档案信息后期使用时很容易出现二次加工的问题，信息丢失或信息篡改的现象屡见不鲜，不利于推动数字化档案数据库的建设。

（四）档案管理人员专业素养有待提升。在医院档案管理实践中，档案管理人员专业素养和综合水平的高低，对于档案管理成效具有不可忽视的关键性影响。但就我国医院档案管理人才组织结构的现状而言，大多数医院档案管理队伍的整体素养良莠不齐，相关从业人员多为兼职，对档案管理相关知识的了解不够全面，专业能力和综合素养水平相对较低，很难适应新时代背景下的档案管理要求，加之医院内部尚未构建合理化的奖惩激励机制及考核机制，无法有效调动在职档案管理人员的工作积极性、主观能动性以及创新思维，这就导致医院档案管理与档案升级工作的落实效果并不理想，难以对医院长远发展起到一定的促进作用。

（五）数字化档案的信息安全系数较低。在现代化信息技术蓬勃发展的新趋势下，越来越多的医院开始致力于数字化档案管理方面的建设，并以互联网技术和计算机技术为依托，构建了相对完善的档案信息共享数据库及管理平台，但因互联网本身就具备较强的共享性、隐蔽性和开放性，再加上一些医院尚未针对档案管理系统增设数字密钥、数字加密技术、防火墙等安全防护措施，这就使得系统在运行过程中很容易出现非法攻击、病毒入侵等风险，极大地增加了数字化档案信息被篡改或丢失的安全隐患，不利于保障档案资料的可靠性以及真实性。

二、医院档案管理与档案升级工作改革路径

（一）形成档案管理与档案升级工作适应性服务观念。档案管理与档案升级工作作为医疗部门一般工作职能中不可缺少的构成要素，在社会快速发展的背景下，既可以直观体现医院系统化管理的实现状况，还可以展现出经营项目的合理性和有效性，特别是在主要决策与发展计划方面，充分发挥了档案管理职能的支撑作用。为了能够顺应时代的快速发展，医院档案管理与档案升级工作还需要满足于时代发展的基本要求，使其符合发展理念，不断优化档案管理与档案升级工作[4]。与此同时，还需要针对档案管理与档案升级工作指出良好的发展目标和判断标准，从而在转型过程中提升档案管理效率，打开新型的档案管理路径，充分调动医院合理发展的主动性与积极性。将医疗卫生中心工作作为核心，将服务作为基本发展动机，制定完善的服务体系方案，从而促进档案管理与档案升级工作和时代的同步发展。另一方面，通过先进服务理念的支撑实现档案管理信息化，完成阶段性发展要求与目标。

（二）完善档案信息资源。其一，管理者需要加大对医疗档案源头管理的力度，主要是严格审核原始档案的内容，有效使用与开发档案信息，合理分配档案资源。就办公人员而言，医院需要进一步培训和考核办公人员档案管理能力，使其可以充分了解医院档案资源分配状况，同时按照医院的具体要求分类管理海量档案资源，提升管理效率。对于不断产生的医疗档案信息，管理者需要充分了解信息的用途和来源，同时把这些资源按照类型和主要流程存储和管理，提升档案的完好性；其二，医院需要按照国家政策，逐步构建行政管理网络，加大各科室之间的交流与沟通，有效调整工作，逐步扩展档案行政管理部门的工作职能，全面发挥档案资源的作用；其三，不仅需要合理管控档案资源源头，管理者还需要对档案管理的细节问题提高重视程度，遵照相应的原则开展档案管理与档案升级工作。医院档案管理与档案升级工作开展过程中需要由点及面，保证管理工作的全面化和精细化，这样不但能提升档案管理与档案升级工作的效率，还能充分挖掘与扩展医院档案资源的使用范围。

（三）构建完善的赏罚制度。通过构建完善的赏罚机制，还可以保证事业单位工作人员可以用心地做好本职工作。事业单位人事部门需要定期检验和不按时抽查档案管理人员的工作结果，并且定期考核档案管理人员的专业素质。另外，通过合理构建赏罚制度，还可以让事业单位档案管理人员在做好本职工作期间，逐步优化自身管理方式，提高专业素质，从而不断提升事业单位总体档案管理水准，更好地推动我国事业单位的发展。

（四）提高员工信息素养。档案资源管理和研发过程中渗透信息技术、信息缩微电子技术及大数据处理技术等新型的科学技术，可以使档案管理更加信息化，强化档案资源的价值与作用[5]。所以，不仅需要研发创新理论，加大档案信息研发，医院还应加大对档案现代管理人才的培训力度。以往在开展档案资源管理时管理人员的不能够熟练地应用和操作信息技术，因此医院还需要对档案人员的专业能力定期开展培训工作，以提高对培训工作的重视程度，通过采取组织知识讲座、专题培训等方式提升档案人员的知识水平和专业技能，强化档案资源的管理。另外，医院在招聘人才方面还需要对技术人员提出严格要求，为医院引进具有医疗基础知识和信息技术知识的全面人才，合理使用和研发档案资源，提高医院的竞争力，最终实现经济效益与社会效益地最大化。

（五）构建档案保密制度体系。虽然共享医疗服务信息有利于患者加快就医，提升医院医疗服务的效率，但在使用电子档案管理技术过程中，需要对信息进行保密和安全管理。医院在开展档案管理与档案升级工作的基础上，还需要按照有关信息安全保护要求，防止信息面临泄漏的风险，确保档案管理的安全化。例如，医院还需要加强对自身经营状况、患者病历和重大医疗成果的保密管理，采用新型的保密管理技术，使医院自身和患者的合法权益得到更好保障。医院还可以运用VPN 虚拟专用网络，建立属于医院内部的网络交流管理系统，为病人设置专属的信息管理界面，提升医院各个信息档案的安全性与可靠性。另一方面，医院还需要利用信息加密技术加强对档案信息的保护，确保内部文件、控制信息及口令的高效性，并且提升档案信息传输的平稳性和完整性。

三、结语

总之，医院档案管理的健全与完善在档案工作改革中发挥着至关重要的作用，医院档案信息具有较强的特殊性与广泛性，正是由于其具备这些特征，才能够在档案工作改革中给档案管理与档案升级工作做出巨大贡献。标准化、现代化的医院档案管理尤为重要。我们相信，经过大家的共同努力，必定可以使档案管理与档案升级工作实现良好的管理效果，为医院档案工作的转型与改革提供内驱动力。