浅谈水利工程档案保管措施

梁艳丽，马 娥

（河南省陆浑水库运行中心，河南 洛阳 471003）

1 确保水利工程档案的完整是做好档案保管工作的前提

水利工程档案贯穿水利工程项目建设的全过程，是真实的历史纪录，是工程质量管理、资金监管的重要依据，也是工程运行管理、维修养护的重要依据。第一、围绕特定的生产对象形成的；第二、随着水利工程生产建设的进程而形成的；第三、水利工程生产建设的逻辑程序决定了水利工程档案的成套性；第四、水利工程档案是由文件资料转化来的。它包括有保存价值的文件、图纸、光盘等载体的文件材料。

水利工程档案具有极高的保存和利用价值，凡进馆的水利工程档案要收集齐全并进行严格、全面的检查。一方面要检查档案质量，确保其遵循专业性、成套性、现实性和复用性的特点，确保其完整无缺；另一方面要仔细检查档案的保管质量，包括各种载体的质量、信息记录的质量，有无霉斑、虫蛀、受潮等痕迹，以采取适当的措施，确保档案能够长久地保存。因此，确保水利工程档案的完整是做好档案保管工作的前提。

2 水利工程档案的损坏规律

水利工程档案贯穿水利工程建设过程的各个阶段，水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，除了做好水利工程档案的收集、整理等工作外，还应掌握水利工程档案的损坏规律，以防止水利工程档案的损坏。水利工程档案的损坏规律包括两个部分：一是档案制成材料损坏规律；二是档案保护的技术方法。近年来随着水利工程项目增多，随之产生的水利工程档案数量也相应增加，档案制成材料的种类也增加，有纸质档案、音像档案等不同载体的档案。水利工程档案的损坏，一般是由人为因素或自然因素造成的。人为因素是指档案人员和利用者在工作中因操作失误而引起的。自然因素包括内因和外因两个方面：内因是指水利工程档案制成材料的老化。不仅要了解损坏档案的内在因素，同时还应了解破坏档案的外界因素。在水利工程档案已经形成，内因既定的情况下，人们对档案存在环境控制的效果，对于保护档案，起到决定性作用。外因是指水利工程档案保管环境中各种有害因素的影响，主要包括不适宜的温湿度、光、灰尘、磨损等物理因素；各种有害杂质、有害气体、污斑等化学因素；还有鼠类、霉菌等生物因素对档案的危害。掌握水利工程档案的损坏规律，有针对性地加强防护，才能避免水利工程档案的损坏，相应地延长档案的使用寿命，使其更长久地服务于生产工作中。

3 提供有利于水利工程档案保管的条件

3.1 应建设专用的水利工程档案库房

维护水利工程档案的完整与安全，是水利工程建设过程的重要内容，为水利工程档案创造良好的保管条件是必要和必需的，凡大中型水利工程都应建造符合档案管理要求的档案库房。从安全方面考虑，库房要远离民用住宅，远离危险源，也应避免建在地势较低和楼顶的位置。档案库房内应配备符合实际需要的档案柜或密集架，并配备空调、去湿机、灭火器等设备。水利工程档案库房是保存档案的重要场所，一般情况下，只有专职人员能够进入，非专职人员原则上不能进入。

3.2 应设置专职水利工程档案工作人员

水利工程档案工作已融入水利工程建设与管理的全过程，是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，但在实际工作中存在重建轻管的现象：工程建设单位对档案工作不够重视，工程项目档案管理人员配置不足，档案工作经费欠缺，重视工程建设进度，轻视文件和档案管理工作，导致竣工验收时，档案质量不高，又再次返工整理文件资料，耗费大量人力物力，拖延竣工验收的时间。所以，应当在水利工程建设初期就明确分工，设置专职档案人员以及分管领导，明确相关人员的岗位职责，健全责任制度，使水利工程建设和档案工作同步有序进行，确保水利工程档案规范和安全，同时也满足水利工程建设项目在建设、管理、运行和维护等活动中产生的信息等方面的需要。

3.3 应保证日常水利工程档案的收集和整理

由于水利工程档案所拥有的利用和参考价值，使得水利工程档案成为了工程质量管理的重要方面。所以，在水利工程建设初期就应进行文件材料的收集和整理，在工程阶段验收和竣工验收时，要审查水利工程档案的内容和质量。如果参建单位未按要求提交水利工程档案，是不能通过验收的；如果水利工程档案质量达不到要求，项目法人也不能返还其工程质量保证金。所以，水利工程档案工作应纳入工作日常，不仅要注意日常文件资料的收集和整理，避免缺页、破损、沾染污渍、发霉等情况发生，更要注意在水利工程建设过程中产生的照片、录音、录像等声像材料的收集和整理，并标注清楚事由、时间地点、人物、作者等内容，做好日常水利工程档案的收集和整理，为水利工程档案的保管提供良好的条件。

4 水利工程档案保管技术措施

4.1 水利工程档案保管技术应遵循的防护措施

在水利工程档案保管工作中首先要树立预防为主的观念，随时注意发现各种不利因素，加强和改进防范和维护措施，把可能出现的损毁现象消灭在萌芽阶段。坚持预防为主，还要注意防治结合。对已经损毁的水利工程档案要及时修复，对不利的保护问题及时治理，才能切实提高保护工作的效益和水平。档案库房应做好以下防护措施：①档案库房应安装防盗门、窗，并配置摄像装置等设施，做到防患于未然。②档案库房应安装防光窗帘，减少日光照射，尽量使用普通钨丝灯泡，因为日光和日光灯中的紫外线会加速档案纸张的老化。③高温环境加速纸张的水解、氧化，水利工程档案保存环境的温湿度调控应符合一般档案库房的温湿度要求，即温度在14 ℃～24 ℃，相对湿度在45%～60%，可通过自然通风、配置空调、去湿机等方法进行调控，以达到库房理想的温湿度。④档案库房内禁止吸烟和使用明火，配置灭火器等消防器材，并建立严格的防火制度。⑤清理档案库房灰尘。灰尘对水利工程档案的损害有三个方面：一是物理性破坏，可导致档案字迹不清、损坏纸张纤维等；二是化学性破坏，可对水利工程档案产生腐蚀作用；三是生物性破坏，可使水利工程档案滋生霉菌。库房周围可种树、种草，进行绿化，以防止风沙和尘土，以避免灰尘对水利工程档案的损坏。⑥库房内不得堆放食品和杂物，应保持干净卫生的环境。在高温、潮湿情况下，害虫繁殖快，所以，要严格控制好水利工程档案库房的温、湿度，并定期放置和更换防虫药盒，以避免滋生微生物和害虫。因此，档案保管工作应满足“十防”措施，即防火、防光、防水、防尘、防虫、防高温、防低温、防细菌、防霉菌、防有害气体。做好这“十防”工作，就避免了自然和人为因素对档案造成的损坏。

4.2 水利工程档案根据制成材料不同采取相应的保管措施

①底图制成材料多为不耐久保存的硫酸纸或涤纶薄膜等，材料折叠的印迹容易断裂，影响底图的保管寿命，因此，底图可以平放保存或者将底图按套卷起来，放入专用底图柜。②蓝图要将正面向内，以手风琴风箱式折叠成A4幅面大小，右下角的图标应反折后露在外面，采取折叠组卷保存。③胶片档案应避免阳光照射和微生物的危害，还应在适宜的温湿度环境中保存。胶片在入库前要进行严格检验，出入库必须经过温、湿度的调节。④水利工程档案中的磁性载体档案分为磁带档案、磁盘档案等。磁性载体档案应避免周围磁场的干扰，不要把磁化杯、磁铁等磁性材料制品带入档案库房。防磁是保护磁性材料的主要问题，否则磁性记录信号在外磁场中会衰减甚至消失，所以，应将磁性材料放入防磁柜中保存，每隔6-12 月，磁带需及时重新转录，重要的机读磁盘，每3-5 年应复制一次。为延长磁盘档案寿命，应减少使用。拿取光盘时，不能触碰数据区，避免机械划伤和污染，同时还应注意防尘和防有害气体侵入，以避免磁介质发霉分解，导致丢失数据。⑤在借阅利用方面也要做好保护措施，水利工程档案的出借要有明确的归还期限，借阅者应当悉心爱护，妥善保管，不能在档案材料上修改、涂抹、勾画或作其他标记，更不能将档案转借他人，以防丢失、泄密。

5 做好水利工程档案保管工作的意义

水利工程档案是在水利工程前期、实施、竣工验收等各建设阶段形成的，是具有保存价值的文字、图像、图表、音像等不同形式的历史纪录。这些文件材料反映了工程建设过程的具体情况，为工程质量评定、事故责任的认定、日后的维修保养提供依据和凭证，具有重要利用价值，一旦遭到破坏，很难使其恢复原貌。当前，水利工程建设项目如雨后春笋，项目多、资金量大，做好水利工程档案管理工作意义重大。水利工程档案是为了利用而产生的，做好水利工程档案保管工作是保证水利工程档案利用的重要手段。设立专用的档案库房、设置专职档案人员、做好日常的水利工程档案的收集和整理，采取有效的防护措施，克服损坏档案的各种因素，使水利工程档案能在较长时间内发挥作用，更好地为水利事业服务，是档案管理工作的意义之所在。