浅谈视频会议系统设计和运维保障

摘要：在各类通信网络技术与多媒体设备的辅助下，视频会议系统能够及时传递声音与影像等信息，以满足实时沟通与互动的目的，同时还具备软件共享与白板共享等功能。该系统的研发目的是为分布在不同地区的用户营造良好的交流环境，打破传统沟通存在的时间和地域限制。随着视频会议系统的不断推广，如何做好会议过程中系统的运行维护也至关重要。基于此，本文结合视频会议系统的结构组成和运行维护的关键环节，提出了有效的运维保障措施。

关键词：视频会议系统；设计；运维保障

在信息化时代，随着通信技术、网络技术和计算机技术的发展与进步，人们了解事件和交换信息的需求从最初的通过书本、语音和口头等方式不断拓展，进而到应用网络通信来准确、迅速地传达信息。为了满足这些需求，各种技术被有机地结合起来，从而诞生了多媒体通信这类新的技术。计算机的普及、网络通信技术和微电子技术的快速发展、宽带综合业务数字网的不断建立，极大地推动了多媒体通信的发展。作为将这些先进技术融合的成果，视频会议系统提供了诸多便利，但要保障其正常运行，需要高度重视在使用过程中的运维工作。

一、视频会议系统简介

在数字通信技术的推动下，全球不同国家的交流日益频繁，这种情况下，远程办公成为一种常见的工作形式。目前大家主要使用视频会议来进行远程办公，视频会议基于互联网技术，能够支持复杂的办公交流活动，体现了其优势。例如，在视频会议中，双方不仅可以及时沟通，还可以参与两个或多个会场的多方交流。在多方交流模式下，涉及的主体越多，对该系统的技术要求也越高。一个完善的视频会议系统主要包括五个部分：视频会议终端、传输网络、多方控制单元MCU、系统工作软件和连接的各类附属设备。在视频会议系统运行时，多方会议交流模式使用最为频繁，因此在维护工作中需要重点关注该模式。选择多方会议交流模式进行维护工作主要涉及两个方面：一是保障视频会议设备完好，二是保障视频会议过程顺利进行。

二、视频会议系统设计原则

为满足视频会议使用需求，实现主会场、分会场和连线的所有参会人员“同会场”的效果，规划设计视频会议系统时一般应满足以下几方面的需求。

（一）画面及显示

画面内容：会议画面应包括会场整体景象、局部场景、发言人的图像等静态或动态画面，还可以包括播放的视频、图片和 PPT 等画面。发言人的画面要保持正面，画面内应包括发言人的身体座位签名，座位签名不应反光。

画面质量：会议画面的清晰度应达到 1080P（或更高），有条件的情况下可以考虑使用4K高清设备。画面应保持穩定，避免出现晃动、侧置、倒置、反光、阴暗等影响观感的现象。

会场显示：各会场应使用高清显示设备，支持同时分屏显示主会场和分会场的画面。

（二）拾音及对外输出

为确保会场声音质量良好，建议采用会场扩录音设备（中控调音台）来控制对外音频输出的音量。调音台可以确保音色音质良好，并且使参会人员可以清晰、准确地听到发言人的内容，避免回声、啸叫、噪声、干扰等声音问题。此外，为提供良好的声源和设备吸声效果，可以在室内铺设地毯，并在墙壁和天花板上使用隔音毯进行处理，门窗也可以使用相应的隔音材料来减少外界噪音的干扰。对于连线个人拾音和输出，建议通过办公电脑、手机等移动设备接入视频会议系统的声音输出，为获得更好的声音质量，可以配备有线或蓝牙耳麦作为音频采集和播放设备，并尽量避免使用设备自带的扬声器进行声音外放，从而提高个人声音的清晰度和准确度。

（三）会场要求

室内灯光照度应使用人工冷光源，以避免自然光的影响。光源可以选择三基色灯（色温4000K），以确保摄像范围光色温一致，光强均匀且柔和。安装位置要注意避免可能造成刺眼等不良影响的情况，并且会场的门窗应使用深色窗帘遮挡光线。视频会议室的规模应能够满足所有参会嘉宾和部分工作人员的参会需求，具体的布置模式可以根据实际情况参考下列示例。此外，需要控制会议室的温度与湿度控制在适宜的范围内，室内温度应控制在15～25℃，室内湿度应保持在60%～80%之间。同时，会议室的环境噪声级别应控制在40dB（A），以提供最佳的开会环境。

（四）设备布局

显示设备通常放置在与会者中心位置，距离地面控制在大约1m左右，与会者与显示器设备之间的距离通常为屏幕高度的4～6倍，与会者和显示设备之间的水平视角应≤60°。根据视频会议的数据速率、参与会议的人数和会议室的面积等因素确定显示设备的屏幕大小。由于主会场的视频会议控制设备较多，为保证各设备的正常运行，还应考虑配置机房空调，降低设备的温度，避免高温导致的设备异常。

（五）整体色调

会场整体色调也是影响画面质量的重要因素。墙壁四周和桌椅宜选择浅色色调，避免选择“白色”“黑色”等色调，以免会在人物摄像时产生“反光”和“夺光”等不良效果。

（六）电力保障

电力供应必须保证正常，避免浪涌、断电、跳闸等特殊情况的发生。 如果已经部署了UPS电源，需确保其正常运作；如果还未部署UPS电源，可以考虑部署或者临时租借以备不时之需。两台视频终端约需400W的电功率，其他多媒体设备的电功率应根据实际情况单独计算，以确保UPS电源能够提供2小时以上的持续供电。

三、会议保障要求

会议主办单位依据会议议程，负责编制会议测试和演练脚本，并成立保障组来负责分会场的工作，并指定一个负责人。在会议演练过程中，各分会场按脚本要求进行系统各项测试。

各分会场技术保障人员应负责配置、 调试和测试视频终端、测试和保障网络质量、切换和管理视频信号、调试和管理音频信号以及其他相关技术工作。对于重要会议，应邀请当地原厂技术人员协助联调并确保会议的顺利进行。每次会议前，会议主办单位编制各分会场的技术人员通讯录，并建立技术人员沟通群。

各分会场必须参加联调，规范联系用语，并指定唯一负责人。如遇特殊情况需提前请假，事后再进行联调。

在联调前，各会场需搭建好系统，并确认本会场的系统正常运作，包括通过会议终端与多媒体设备连接、确定音视频工作正常、图像清晰无偏色、声音适中（通过终端音频测试播放音乐，调整会场音量大小至 75dB～80dB）、确保网络质量稳定等。

在联调过程中，各会场应尽力配合调试工作，发言会场应重点关注声音效果，并进行反复测试，如有问题及时解决。在联调结束后，各会场应保持所有设备参数不再更改，关机等待会议正式开始。

在会议正式开始前的1～2小时，进行上线点名，最终确认所有分会场设备工作正常，并进入保持状态。会议开始前播放中央电视台新闻频道直至会前打铃。

主会场负责取消发言终端的静音，分会场负责打开麦克风。

会议结束后，对现场多媒体设备工作状态进行复查和复位，确保下一次的应用正常。对会议中发生的问题进行必要的总结，并确保今后不会发生类似情况，同时，配合会议主办单位做好会议统计工作。

四、视频会议系统常见故障分析

在运行过程中，视频会议系统可能出现各类故障，若不及时处理，将影响会议的顺利进行，归纳起来主要有以下故障：

（一）远端无图像与音频输出

视频会议系统使用EI和IP网络方式与SDH传输设备连接，但在转换过程中，可能由于环境影响而发生故障，尤其是在电缆通过楼层间的竖井布放时，经常被挪动或移动，导致故障发生。

（二）信号图像被干扰

外界信号也会对视频内容的质量产生影响，导致视频劣化和音频失真，常见问题还包括信号不间断滚动、横纹重影等。除了外界干扰，信号衰减和阻抗不匹配也可能导致电源线与信号线无法同时使用，并在接头处松动。

（三）视频会议系统画面卡顿、迟缓

在视频会议过程中，如果网络线路传输存在问题或IP局域网通信的流量过大，就容易发生画面卡顿和迟缓现象。

（四）视频电话无法正常使用

当视频电话发生故障时，会直接导致视频电话无法正常使用，常见原因包括视频会议系统的网页设置存在问题或者未安装防火墙。

（五）屏幕显示未获取IP地址图标

这种故障的发生通常发生在视频会议系统运行过程中，表现为屏幕上不断地显示未获取IP地址图标。该故障往往与ADSL登录失败、登录口令或密码出现错误等有关。

五、视频会议工作中设备的运维分析

在使用视频会议系统时，如果设备发生故障，可能会导致会议无法顺利进行或中断，从而带来无法预估的损失。因此，在对视频会议系统进行运维时，首要任务是确保相关设备正常运行并保证通信线路无故障。

网络传输质量是影响视频会议正常运行的重要因素之一。如果网络传输质量不佳，可能会出现视频马赛克或视频与音频不同步的问题。因此，在对视频会议系统设备进行运维时，确保网络传输质量良好至关重要。在使用视频会议系统之前，需要重视准备工作，例如组织和协调各个会场之间的网络线路，并检查各个视频设备的工作状态，以确保它们都处于正常状态。

视频会议设备的运维工作重点包括通信线路、网络设备和会议设备三个方面。其中，通信线路的运维保障工作主要由线路运营商负责，而网络设备的运维保障则主要由通信网络运营商负责。在会议准备过程中，从事相关运维工作的人员应当及时与线路运营商协调配合，指定专人负责不同地区会议现场线路的维护。网络设备的运维主要由会议保障人员负责，包括检查相关网络设备的运行状态、会场各個线缆的连接情况以及不同会场之间的网络连通性等。若条件许可，会议保障人员还可以使用专业的检测工具如Ping It来评估网络质量。会议相关设备的运维主要由设备供应商的工程师负责，或者交给会议承办单位的信息技术部门检查会议核心设备MCU以及视频的运行状态。

六、视频会议进行中的运维保障工作

在视频会议的整个过程中，从会议的开始到结束，都需要重视运维工作。因此，在此期间需要指定一名负责人，负责统筹和安排相关运维工作，以确保视频会议顺利进行，并在发生突发情况时能够迅速安排相应负责人员进行处理，避免会议中断。视频会议系统具有一定的复杂性，这要求从事运维工作的人员具备专业技能与职业精神。在视频会议进行的过程中，运维工作可以分为三个阶段，具体内容如下：

（一）会前阶段

在视频会议召开之前，需要检查会议室中的灯光、音频设备、视频设备以及现场其他设备等，确保所有设备处于正常运行状态。针对分会场存在发言任务的情况，需要重点组织全流程演练测试。

①灯光设备直接关系着会议画面质量。因此，在视频会议开始前，需要调节好灯光，确保画面质量，选择不反光的会议桌桌签，并调整摄像设备的角度，以确保能够清楚地看到桌签内容。

②话筒、音响等设备是影响会议发言人发言效果的重要因素。因此，在视频会议开始前，运维人员需要检查音频设备的运行状态，包括查看话筒是否被压线，是否处于开启状态，以及话筒的高度是否适合等。

③投影仪、摄像机等视频设备直接关系着会议的效果。因此，在视频会议开始前，运维人员需要检查相关视频设备，包括摄像机、电视机、摄像头、LED显示屏等均处于开启状态、摆放位置最佳、会场中所需的计算机设备连接良好且无黑屏的情况。对于需要人工操作的设备，必须确保相应负责人到位。

在视频会议开始前的1～2小时，需要确保所有主会场和分会场中的设备都处于开机上线状态。主会场需要逐个点名测试各个分会场，确保设备的声音和画面无任何异常。测试结果正常后，分会场的设备才能切换到在线状态。主会场统计进行倒计时并打铃，然后主席台领导落座，会场画面回到主会场。

在视频会议开展前，还需要运维录音、会标、录像、对讲机等设备，确保这些设备在会议开始之前处于良好的准备状态，在获得最终的会议主持词后，还要对不同摄像机的位置进行核对。

（二）会中阶段

在视频会议进行阶段，也称为会中阶段，由专业的信息技术人员负责检查音频与视频信号、摄像机镜头、音响设备、会场灯光以及MCU等。

①控制音响：负责控制会议现场的音乐和音量，确保音响效果良好。

②摄像机镜头运维：由专业的技术人员负责在会议过程中进行摄像镜头的切换，根据规定的操作流程，例如在会议开始时使用大全景镜头，切换到发言者镜头时先使用小全景，确保会议画面质量。

③信号切换：在视频会议中，存在大量信号源，因此需要结合会议实际情况，通过控制视频矩阵和中控进行信号切换，包括本地和远程信號。

④灯光与MUC的运维：在远程会议中，需要根据会议进程控制灯光和MCU。这项工作对运维人员的专业技能要求较高。除了确保会议过程中的灯光效果，还需要及时切换摄像机镜头。

（三）会后阶段

在视频会议结束后，也被称为会后阶段。在这个阶段，运维的重点是对会议进行整理和存放。相关的运维工作人员需要关闭相关设备的信号源，确保音响设备、LED显示屏、电视等音频设备在充分散热之后关闭电源，还需要对设备和仪器进行分类整理，并入库存放，以便下次使用。同时，根据运维实际情况填写运维保障记录，并为后期查看提供重要的参考依据。

七、结束语

随着信息技术的发展，信息系统运维保障应运而生。视频会议系统的运维工作也必将随着信息系统的专业化而专业化。作为技术人员，需要密切关注时代的发展趋势，进一步提升视频会议系统运维技术水平，同时注重培养专业技术人才，这样才能有效推广远程视频会议系统的应用，并为我国现代化建设提供支持。

作者单位：吴戈平 中国人民政治协商会议新疆维吾尔自治区委员会办公厅

参  考  文  献

[1]程强.浅谈视频会议系统的运维保障[J].经济技术协作信息，2013（26）：89.

[2]韩瑞民，赵宝磊，邱元朋，等.浅论视频会议系统的运维保障[J].信息技术与信息化，2012（4）：21-23，35.

[3]杨志英，张天明，吴金塔，等.福建省应急视频会商指挥系统的应用研究[J].水利信息化，2011（4）：56-60，65.

[4]葛世伦，尹隽编.信息系统运行与维护[M].电子工业出版社，2012.

[5]彭妙颜，周锡韬.信息化音视频设备与系统工程[M].人民邮电出版社，2008.

[6]穆芮.视频会议系统现状分析[J].中国电力教育，2009（S1）：444-445.