大数据在高校财务管理中的应用

任 华

南京中医药大学

一、引言

在大数据时代，海量的财经大数据和以数据挖掘为核心的大数据技术给高校从财务管理理念到会计核算、预算管理、内部控制等具体内容和管理手段都带来了挑战和机遇。高校财务工作者必须具备大数据思维，了解大数据、应用大数据、挖掘大数据，利用大数据进行管理、决策和创新，不断拓展财务职能、提升管理能力、实现财务价值，助力实现学校治理能力和治理水平现代化。

二、大数据与高校财务管理

（一）大数据的含义

“大数据”顾名思义，“大”的“数据”。“大”是指存储的海量级别。“数据”除了传统的格式化数据，在互联网和传感器广泛应用的时代，更包括如图片、音频、视频等半结构化或非结构化数据。对于高校的财务来说，大数据不但包括原本的原始单据、凭证、账簿、报表等结构化数据还包含教育教学活动中的各类业务行为数据、国家宏观经济数据、同类高校情况等大量的其他数据，这些都具有海量规模、快速流转、多样类型和价值密度低等典型的大数据特征。

“大数据”不仅指数据本身，还包括大数据技术。由于巨量数据在数量、容量、并发量三个方面常规软件和技术已难以进行获取和处理，需要新的技术来处理，这就有了包括大规模并行处理（MPP）数据库、数据挖掘、分布式文件系统、分布式数据库、云计算平台、互联网和可扩展的存储系统的大数据技术出现。大数据技术是实现财务大数据管理、预测、决策和创新等价值的手段和基石。

（二）大数据在高校财务管理中的应用价值

习近平总书记指出：“要运用大数据提升国家治理现代化水平。要建立健全大数据辅助科学决策和社会治理的机制，推进政府管理和社会治理模式创新，实现政府决策科学化、社会治理精准化、公共服务高效化”，对于高校财务管理工作来说就是要用数据提升财务管理效能、用数据保证财务决策科学、用数据改变财务服务模式、用数据创新财务管理模式。

1.实现数据共享，提升财务管理效能。高校从会计电算化到财务信息化的过程中，原本使用单一的财务核算系统发展为核算、网上预约、薪酬、收费、物流报账、凭证影像等多系统运行。由于缺乏专业的信息化专门人才，缺乏对财务信息化的顶层设计和统一规划，所以一般都是财务软件公司开发出什么，学校就应用什么，各个子系统的财务数据一般都是独立管理的数据库，不但财务内部各系统的数据信息没有完全共享和有机整合，与校内其他部门的数据交互更是壁垒重重。数据获取难、数据标准不一致、数据质量差等问题一直成为影响高校财务管理效能的重要因素。应用大数据技术，可以较好地解决这一问题。利用大数据技术，建立统一的财务大数据平台，通过对各部门、各系统、各渠道的各类数据进行采集、清洗，建立大数据模型，对数据进行实时、高效统计分析和利用，财务预测能力、分析能力、业财融合度等不断提高，财务管理的效率和效果将得以提升。

2.实现精细化管理，辅助财务决策科学。高校财务工作需要从各个业务系统获取各类基础数据、各种预算收支报表、各类项目运行情况，但是大都通过人工处理获取数据，存在数据标准不一致、数据不精准、反映不及时、数据安全性差等问题，这些严重影响了数据的汇集、共享和应用，财务面对大量的数据却很难有效利用，缺乏实行精细化管理的基础。通过建立财经大数据平台，利用大数据技术，进行多系统数据采集和数据挖掘，高校的各项经济业务活动从预算、审批、报销支付以及固定资产、工资薪酬、合同管理、票据管理等得以有机整合应用，通过对财经活动进行事前申报、事中监督、事后评价的全过程管理，根据决策事项需求，利用大数据建立量化的技术模型，将数据转变为价值，财务管理实现预算精细化、监控实时化、评价科学化。

3.实现不见面服务，提升师生满意度。在梳理财务事项、优化办事流程、将内控在系统中固化的基础上，通过智能报销系统、网上签批系统、无人投递物流系统的实施，师生办理财务业务可以“网上收件、网上受理、数据共享、自动比对、智能审批”，通过数据的流转，实现财务服务全过程“少跑腿、零排队、不见面、全自动”的“互联网+数据+财务服务”新模式。通过对财务办理事项的排名、咨询热点分布、服务诉求趋势等方面的数据分析，可以对财经热点问题和突发事件实时预警；通过历史数据纵向对比分析、风险预警和舆情分析，多维度的发现师生诉求深度规律，找出倾向性、苗头性问题，可以为学校决策提供重要的民意参考。通过对师生关心财经热点问题的分析梳理，升级财经智能问答知识库、动态更新财经状态，通过大数据分析，实时、全面感知师生所需的各类信息和服务，确保师生在办理财经业务中所反映的急难愁盼的问题能得到及时解决。

4.实现大数据+,创新财务管理模式。大数据在高校广泛应用前，由于财务信息获取不全不准不及时的问题存在，大部分高校的财务管理还是局限于靠手工报账+人工算账，在报销审核、凭证整理装订等方面投入大量人力、精力和时间、预决算管理不够细致准确，内部控制、成本核算、财务分析等管理职能都未能充分履行。在大数据时代背景下，通过大数据+的充分利用，财务财务管理模式将不断创新。财经大数据平台的建立，财务部门与业务部门通过数据有效衔接，高校的财务管理将由“核算型”转变为“管理型”，原本从业务到财务的纵向管理模式也将改变为业财协同融合的横向管理模式。

三、大数据在高校财务管理中的应用

（一）大数据在报销核算中的应用

传统模式下，日常报销在依靠纸质和人工线下传递的情况下，报销规则复杂、线下审批繁琐、报销周期较长、财务审核效率较低、财务数据不能共享，造成师生报销难、财务管理难、领导决策难的“三难”状况。随着数据获取、数据清洗、数据共享、数据挖掘等大数据技术以及RPA 和机器学习、OCR 识别、电子票据、电子影像存储等技术的应用，为高校优化日常报销流程、智能生成会计凭证、提升支出管控能力、缩短师生报销时间，让高校财务工作重心真正从会计核算向财务管理型转变，从而实现财务治理能力和治理水平的提升。

报销时，师生使用手机等移动终端对原始发票进行拍照或上传电子发票，通过OCR 技术对纸质发票进行智能识别，实现对发票金额、供应商、发票各类明细等发票全票面信息的获取，通过与国家税务电子发票系统关联及发票大数据池进行查验查重，实现票据一键认证；通过预置的发票内容与预算项目和财务科目映射关系，自动生成含有报销事项、报销金额、费用类别等信息的网上预约报销单。按审批权限要求，经项目负责人、校领导等线上审批后，财务审核人员可触发自动生成记账凭证，完成核算记账工作，通过与国库支付系统、银企互联的对接，相关费用转入报销人账户、通过报账物流系统提示到账信息，师生足不出户完成报账工作。通过基于大数据的智能化报销，会计核算效率大幅提升，基于费用报销流程中沉淀的数据大量结构性和非结构性财务数据，通过结合大数据分析模型及算法进行挖掘和可视化展现，可以辅助校领导做出科学的管理决策。

（二）大数据在预算绩效管理中的应用

1.在预算绩效管理数据获取方面。高校进行预算绩效管理所需的数据按照来源分，可以分为内部数据和外部数据。内部数据包括学生信息、教职工信息、资产信息、工资信息、车辆信息等多种数据，分别来自教务系统、研究生管理系统、资产管理系统、薪酬系统、人事管理等多个部门的多个系统。由于各信息系统归属于不同部门，建设时未能充分考虑各系统间的互联互通，预算基础数据不能自动获取；学校层面缺乏统一的数据管理，没有统一的数据字典，造成数据孤岛存在。外部数据包括财政相关数据、各相关利益主体的数据、门户网站数据等，是预算绩效运行监测分析工作的基础，数据量大又极其分散，需要花费大量的人力和时间。

数据是预算编制、绩效评价的基础，有了准确的数据才能编制出准确的预算、才能对预算的绩效进行客观的分析评价。传统预算绩效管理模式下，孤立地存在于预算系统和核算系统中，预算与绩效的数据获取方式、数据类型、获取时效存在天然缺陷，实时、准确、有效的数据成为预算绩效管理的难点和痛点。大数据时代，借助网络爬虫技术据既定目标选择性地访问互联网上的网页与相关链接，循环读取网页内容，获取相关信息可以方便的获取外部数据；利用存储大数据与商业智能（BI）技术，通过建立全生命周期的校内预算绩效管理大数据平台，对数据进行收集、存储、加工、筛选、分析等，接通获取各方面的数据链条，减少数据收集的工作量、提高数据价值；通过数据可视化技术，实时展示分析数据。大数据技术的应用使预算绩效管理从编制、执行、监控、评价到反馈应用的闭环全过程能够更高效顺畅地运行和开展。

2.在预算绩效资源配置中的应用。如何科学合理的配置预算资源一直是高校财务管理的难点，实现资源最优化预算配置也是高校预算绩效管理的重要目标。由于资源最优化配置在本质上是非线性规划问题，本身既有最优化问题解在收敛性、稳定性等方面的难度、也存在外部政策的不确定性而带来的约束条件的波动，实践中很难通过传统目标规划方法科学计算出高校预算配置的最优方案。随着计算机硬件和算力的大幅提升、数据挖掘技术的迅速发展，机器学习、深度学习得以广泛应用。在资源配置预算时，可以采用BP 神经网络等大数据模型，解决难以用定量化、连续性函数描述的高校预算资源配置问题。通过对高校历年来预算分配方案及整体绩效考核得分等海量数据的训练与学习，找出预算与绩效数据间的内在规律，可以构建出高校预算与绩效之间关系的数学模型；再通过遗传算法，求解出总资源规模确定条件下总体绩效最大的最优化资源预算配置方案。

（三）大数据在内控管理中的应用

根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》，高校的内控目标是提高学校内部管理水平，规范内部控制，加强学校廉政风险防控机制建设。具体工作包括梳理学校各类经济活动的业务流程，明确业务环节；系统分析经济活动风险，确定风险点；选择风险应对策略，在此基础上根据国家有关规定建立健全学校各项内部管理制度；并督促相关工作人员认真执行。

随着高校规模的扩张和学科的发展，学校的部门越来越多，经济事项越来越多样、业务流程越来越复杂，利用大数据技术，将内控的信息数字化、通过内控技术的创新，内控的手段智能化，改变以往“经验性的人工控制”向“数据化的智能控制”转变，确保学校的内控目标的实现。

利用大数据技术整合学校内部各项经济业务活动所产生的信息数据建立大数据平台，实现内控数据的电子存储，可以实现信息资源共享，大幅提高工作效率。将学校各项业务活动业务流程和控制流程相结合，将内控的制度要求转化为流程操作中的判断标准，嵌入在信息系统业务流环节中，通过业务发起、流转、审批、结果的全过程留痕，增强控制执行的刚性，确保国家法律法规、和校内规章制度得到严格执行。通过深入分析和挖掘业务和财务数据，使内部控制的管理水平和效率得到提升。运用机器学习、智能搜索、模式识别、数据分析、智能控制等大数据技术，能更深入地洞察业务流程、实现合规检查；进行风险等级评估、有效识别高风险的管控领域、进行风险预警和异常跟踪；利用大数据平台数据还可以实施内部控制的在线评价和大数据审计。

（四）大数据在财务数据展示中的应用

财务数据是专业和枯燥的，非财务人员很难直接读懂数据。利用大数据展示技术实现数据可视化，将数据通过图像或经过设计的图形直观的、快速的、便于理解的进行展现。利用EXCEL、Power BI、Tableau、Python 等工具，制作条形图、柱形图、折线图、饼图、面积图、气泡图、雷达图、仪表盘等可视化图表。通过数据图表的呈现，可以传达出数据背后的深层次的信息和价值，让数据的使用者快速、准确的获取所需信息，并据此进行决策。比如按照时间维度展现历史数据和实时数据，通过数据对比，可以了解项目的执行情况、预算的执行进度、对预算执行异常情况进行预警，降低风险。通过不同层级对财务数据的关注重点不同，可以展现个性化、分层级的数据内容。比如为校领导关注展示出全校性的财务整体指标状况，为部门负责人展示本部门的预算执行情况，为报销人员展示自己的项目报销情况。

四、大数据时代财务管理的挑战与应对

一是要树立大数据思维：对事物的认知首先要从思想上改变，才能落实到行动上。高校的财务管理者要能紧跟时代步伐，认识到大数据的基础性战略资源地位，认识到数据资源在财务管理方面的重要作用；转变思维方式，养成建立“用数据思考、用数据说话、用数据决策、用数据管理、用数据创新”的管理思维和管理机制。

二是要建立大数据平台：目前高校的各种财经大数据还有如深埋在地下的资源，处于“休眠”状态，亟待挖掘利用。财务管理者要学会“挖掘数据、激活数据”，高度重视数据的生成、采集和管理，对财经数据资源进行摸查整理，梳理数据资产，列出数据目录，建立数据档案，掌握应用场景，建立财经大数据平台。

三是要做好大数据安全防护：大数据为我们高校财务管理工作带来了巨大机遇和便利，但数据价值的实现需要数据安全作为保障。因此，数据安全是我们利用大数据需要关注的首要问题。高校需要明确相关安全防范制度、制定基于数据生命周期的数据安全防护方案、采取相关技术防护措施以满足数据安全的要求，特别是敏感财务数据的安全。

四是要培养大数据人才：“大数据”使高校财务管理的技术、方法、模式都发生了深刻的变化，对财务管理人员的信息化水平和数据分析能力提出了更高的要求。财政部在《会计行业人才发展规划(2021-2025 年)》中明确“强化对会计信息化能力的要求，推动各级各类会计人才适应会计工作数字化转型”。高校财务人员要改变财务知识结构单一、对信息化系统了解限于操作的现状，不断加强相关计算机网络信息技术的学习，利用大数据技术工具，更高效地履行分析、决策等管理职能。财务人员要适应时代发展和学校高质量发展的要求，实现从专业型、技术操作型向管理型、复合创新型人才的转变。