财务视角下公立医院科研经费管理问题及对策

顾 娟

玉溪市人民医院

在科技创新引领高质量发展的大环境下，科研创新与发展已成为公立医院可持续发展的关键，2021 年国家公立医院高质量发展促进行动对三级医院的科研水平提出了更高的要求，要求实施临床科研提升行动。国家三级公立医院绩效考核中将每百名卫生技术人员科研项目经费及每百名卫生技术人员科研成果转化金额纳入绩效考核指标体系，重点考核医院的科研创新能力及医院去规模化和创新成果应用能力，并要求指标值要逐步提高。从医院层面来看，随着公立医院的科研投入不断增长，科研经费占公立医院总支出的比重不断提升，如何管好、用好科研经费是医院亟待解决的问题。由此可见，不管是国家层面的要求、还是医院自身可持续发展的需要，公立医院都应不断提高科研经费管理水平，确保科研工作顺利开展，提高医院竞争力。

一、科研经费管理存在问题

（一）预算编制粗放不合理

科研预算是科研经费报销和项目结题验收的重要依据。科研经费预算编制精细、合理，才能保证经费实际支出与预算保持一致，但现实情况是项目负责人缺乏预算相关专业知识，在编制预算时多凭主观经验，缺乏严肃性和合理性。另一方面财务人员对科研项目的研究内容、方法、技术路线等缺乏深入了解，无法将研究计划科学的转化为财务指标，不能对预算编制提出指导性意见，也未对预算进行严格审核把关，只控总额未控具体支出项目及支出标准, 导致预算编制基础结构不细化、预算科目不准确、预算项目不完整，实际报销时出现支出项目与预算项目口径不一致、支出超预算或无预算开支等问题。

（二）报销时间不及时、报销附件不合规

科研人员对医院财务报销制度不熟悉，经费开支后要么不知如何报销费用，要么觉得报销手续太复杂没时间跑，往往科研项目要结题了不得不报时才集中来报销费用，导致预算执行进度慢。再者因报销时间拖延，很多项目负责人手中的发票开票时间甚至有一两年前的，有的发票因保管时间太长要么找不到了要么破损了导致报销不了。还有的报销原始凭证不合格，如发票单位名称不规范、纳税人识别号错误、无收款方签章或签章不合格、发票内容与业务不符等问题，甚至还有科研人员仅凭证一张发票，无任何附件就来报销的情况，等到了财务审核才知道有问题报不了账，对此科研人员往往不理解，总觉得是财务人员在故意刁难，造成双方的不愉快。

（三）缺乏有效的信息共享传递机制，管理流程不畅通

为保障科研项目的顺利开展，医院要求凡是涉及科研项目的采购付款事项，均于第一时间专项办理。但科研项目负责人与报销流程中的医工科、后勤部、财务科等职能科室缺乏信息共享机制和有效的沟通，大家各行其事、闭门造车，项目负责人清楚自己在使用科研经费，但各职能科室不知道，从而未能在第一时间及时办理。科研经费支付后，科研会计在账务处理时若支付审批单上标注了是科研项目经费的就从科研项目经费列支，若未标注的就作正常经费列支，因项目负责人经常漏标记导致会计人员记账不准确，造成科研项目支出账实不符，后期与科研项目负责人对账发现问题后频繁调账，影响会计核算的规范性及准确性。

（四）科研经费管理信息化水平低

经费报销完全靠手工、靠人跑。报销审批单需由经办人填制、经办科室负责人及科研管理部审核、预算归口部门登记预算、财务科长审核、总会计师或院长审批后才完成报销审批。往往一张付款审批单要耗时几小时至几天才能完成，若遇审核审批人员出差，则审批时间更长，科研人员经常抱怨人难找字难签。医院预算管理系统、会计核算系统、科研管理系统等互不联通，科研经费预算编制、预算下达、经费使用至账务处理在不同的系统中完成，信息传递不及时、不共享。财务科及项目负责人难于适时掌握项目资金的支出进度，不能适时查询经费支出内容，一旦需要科研项目经费支出情况时都需财务人员手工汇总支出，费时费力且难于保证数据准确。

（五）科研项目收入未计提科研间接费用

科研经费支出内容包括直接费用和间接费用，科研间接费用主要是医院按科研项目收入的一定比例提取的费用，专门用于科研项目实施所发生的间接成本及绩效支出，包括医院为科研人员研究项目提供的仪器设备及房屋、水、电、气、暖等消耗及支付给科研人员的绩效。原《医院会计制度》并未明确科研间接费用的提取标准及会计核算办法，长期以来医院未计提科研间接管理费用，一方面导致部分科研项目产生虚结余，另一方面医院的业务成本未得到应有的弥补。

（六）科研结余经费管理不规范

部分已结题验收后课题经费有结余的项目，课题负责人对于结余经费的使用往往有两种方式，一种是激进型方式，认为课题经费是自己的，结余经费可以自由使用，不应再受任何限制；另一种是保守型方式，认为项目已结束，结余经费不敢用也不会用，任其挂账放任不管。对于课题负责人还需要继续使用的结余资金，因医院对资金的用途、标准、使用期限等均无硬性规定，给财务人员的审核及管理工作带来较大的难度。而对于课题负责人不再继续使用的结余经费，财务人员也无依据擅自结转，导致科研结余资金长期挂账，一方面未充分发挥科研资金的作用，造成资源浪费，另一方面财务每年年终结账时均要对挂账资金进行清理对账，增加了管理难度。

二、对策

（一）提高科研预算编制的科学、规范、完整

科研管理部设置专职科研预算管理员，预算管理员上岗前需至财务部预算管理岗位学习1-2 月，熟悉并掌握预算编制业务，并能独立完成预算编制，在科研预算编制中承担桥梁作用，负责将项目负责人的科研要求与财务科预算编制要求进行衔接，在与项目负责人充分沟通的前提下编制经费预算，编制预算过程中与财务科充分沟通，保证科研预算既能符合项目的实际情况，又符合财务管理要求。科研预算编制由专职人员来做，既保证了预算的科学合理，又解放了科研人员的双手，还减轻了财务科的审核压力。进一步细化科研预算项目，如设备费预算需细化到设备台（件）及相关技术指标，咨询费、出版印刷费、会议费等其他费用细化到各费用的数量、单价、金额、用途。所有预算项目均设计为标准化表格，提高预算编制的准确性和规范性。科研项目预算编制由粗放转为细致，有效避免了预算编制时因考虑不周导致的后期有支出无预算、有预算无支出、支出与预算标准不一致等情况的发生。

（二）完善科研经费管理制度，加强制度宣传培训

完善科研经费管理制度，明确差旅费、劳务费、咨询费、会议费等报销内容及报销标准，并详细规定每一类财务报销事项所需提供的材料清单。业务招待费要经分管领导审批后才能接待，报销时要提供接待人员及陪餐人员信息，接待人数10 人以下的陪餐人数不超过3 人，接待人数10 人以上的，陪餐人数不得超过十分之三。对于一些没有发票的报销费用也详细规定了需提供的报销凭证，如支付专家劳务费要有专家邀请函、专家培训课件、专家授课时间表、还需提供专家职称信息、身份证信息及银行卡信息；支付给课题组临时聘用人员的劳务费，需自制劳务费发放表，提供课题组和临时聘用人员签订的劳务协议，提供临时聘用人员工作时间及工作内容的证明等。财务科将开具发票的规范信息制作成文本下发科研人员，包括单位名称、纳税人识别号、开户银行、银行账号及其他注意事项，报销人员在开票时可提供给开票方，避免收到不合格的发票。严格规定科研经费报销时限，要求项目负责人在经济业务发生后一个月内启动报销流程，报销完成期限不得超过发票开具日期两个月，超过报销时限的不得报销。通过科研项目微信交流群、现场培训等方式定期向科研人员传达医院科研经费管理制度，财务报销制度等规章制度，通过各种方式让科研人员主动或被动地了解相关的规章制度，让科研人员从不会报销变为轻松报销。

（三）建立信息共享传递机制

规范科研经费采购申请单、材料物资出入库单及报销审批单，采购申请单及出入库单上增设“资金来源”必选项，凡是科研项目资金均需在“资金来源”选项勾选为科研资金，以保证采购项目从采购、入库、出库至付款全过程均有“科研项目”明显标识，保证各流程均第一时间专项办理，缩短采购付款时间。设置科研项目资金报销审批单，报销审批单需填写科研项目的项目名称、项目总预算、报销事项及金额等事项，审批单使用错误的不予审批，保证科研项目资金使用及会计核算的准确性。

（四）提高科研经费信息化管理水平

1.构建医院综合运营管理系统（HRP），其中预算管理系统、资金支付系统、物流系统、会计核算系统等相互联通，突破信息系统孤岛难题。科研报销数据实时更新、动态共享，实现对科研资金从预算编制至使用全过程的信息化监督管理。在预算管理系统中完成预算编制、下达、执行登记，最后通过资金支付系统付款后联动预算管理系统核销预算。科研项目负责人登陆HRP 系统中项目负责人查询模块，即能随时查到本人科研经费的使用情况，包括固定资产购置、耗材领用及其他支出，适时掌握科研经费使用进度。科研会计通过HRP 科研项目辅助账可以查询到具体的经费支出数据，财务数据由手工转为自动，管理效率得到提高。

2.构建多种形式的智慧报销系统，科研人员外出培训、公务、会议等活动的财务报销在“公务之家”移动报销APP 端进行。报销人员在“公务之家”中填写事项申请（如出差申请单、会议申请单等），经分管领导审批通过后，在公务之家平台入驻的商户订购机票、车票及酒店等，交易完成后供应商将对应的电子发票及票据自动推送到公务之家平台，平台将发票归集到报销人电子票据夹。报销人在平台发起报销申请时，系统自动将各类电子发票整理到报销申请单中作为附件，并自动计算报销金额，会计核定报销金额，出纳审核后将相关信息推送至直联银行还款至报销人员的公务卡。在整个报销流程中报销人不用找领导、找财务进行纸质签批，审批领导移动互联网办公，可随时随地审批业务缩短审批时间，财务人员通过平台进行票据验真验重，可以有效避免票据造假、报销违规的风险。其他报销事项如劳务费、咨询费、出版印刷费等可在医院智慧政务协同工作平台的财务支出模块进行线上审批，科研报销人员取得报销附件后，登陆移动端审批系统，通过拍照等方式上传报销附件后将纸质报销单交至财务科，之后在移动端按设定好的流程顺序完成预算登记、单据审核、审批，审批完成后会计人员打印出审批单，连同报销人员交回的报销纸质附件交出纳付款，完成报销流程。整个报销流程科研人员“只跑一次”，大大提高了报销效率。

（五）计提科研项目间接费用

财务科及科研管理部结合医院现有科学研究条件，制定科研项目间接费用管理办法，规定科研间接费用的计提比例及开支范围和标准。科研间接费用根据科研项目总额及研究周期长短，按照项目收入的10%-20%计提。间接费用开支内容包括医院管理费、科研人员绩效、其他间接费用三类。管理费主要是医院为研究提供的房屋设备维修费，日常水、电、气消耗，按照间接费用的10%提取后按月定额使用。其他间接费用占间接费用的20%，支付无法在直接费用中列支的课题审计费、业务接待费、专利维护费、伦理审查费等，其他间接费用在发生时使用。基于体现科研人员价值，充分发挥绩效支出的激励作用的目的，间接费用的70%用于支出科研绩效，科研绩效在项目结题后使用。

按照政府会计制度，医院在收到科研项目收入时提取间接费用，财务会计借记“业务活动费用或单位管理费用- 科研项目间接费用”科目，贷记“预提费用- 科研项目间接费用”科目，预算会计借记“非财政拨款结转-项目间接费用”科目，贷记“非财政拨款结余- 项目间接费用”科目。实际支出间接费用时，财务会计借记“预提费用- 科研项目间接费用”科目，贷记“银行存款”等科目。因在计提间接费用时并不清楚间接费用实际支出的内容，计提科目不能反映间接费用的真实支出，所以在使用间接费用时要根据实际支出科目调整计提费用科目，此处同时借记“业务活动费用或单位管理费用-科研项目间接费用”（红字）科目，借记“业务活动费用或单位管理费用- 水电费或绩效工资”等科目。预算会计借记“事业预算支出- 水电费或绩效工资”等科目，贷记“资金结存”科目。期末结转后，财务会计冲减“本期盈余”科目，预算会计冲减“非财政拨款结余”科目。

（六）制定科研结余资金管理制度，规范管理结余资金

制定科研结余资金管理制度，年度结余资金进行分类管理。已通过正常结题验收的项目结余资金在1 年内的，且拨款单位无明确要求的由项目负责人提出申请后重新编制预算，经科研管理部审批后可继续使用结余资金，结余资金必须用于科研相关支出，经费的使用与管理要符合国家相关法律、法规及财务制度的规定；若使用1 年后结余资金仍有剩余的，将交回医院统筹安排使用。如项目负责人未提出申请的，结余资金将转为医院科研发展基金，由医院统筹安排用于科研发展相关支出。未通过结题验收、整改后通过结题验收、因故终止执行、依法撤销等项目，结余资金按拨款单位的相关规定执行；没有明确规定的，由医院统统筹安排使用，充分发挥结余资金的价值。

三、总结

科研经费的管理除了规章制度、管理系统等软硬件条件外，还需配备一批高素质的复合型管理人才，通过外出培训、院内交流、自学等多种渠道不断提升财务人员的业务能力及自我素养，培养既懂财务管理，又具备科研理念的多样手，能融会贯通财务管理要求及科研业务要求，对科研项目实施全程有效的监督，对项目资金使用的准确、合法、合规加强审核，提高科研经费使用效率和效果，从而为科研人员研究带来极大便利，激发科研人员的研究热情，最终实现科研兴院的目标。