大数据时代档案管理信息化建设创新思路

丁艳波

摘要：随着社会经济和科学技术不断发展，企事业单位对档案管理工作也愈发注重，有效利用现代先进科学技术，推动档案管理信息化发展进程。在大数据时代以后，将“大区云物智”高新技术融入档案管理信息化创新建设当中，可以取得更为理想的档案管理效果。本文联系大数据时代档案管理信息化的新特征，对当前档案管理信息化建设存在的问题进行细致剖析，并从积极创新理念思路、促进数据深度融合、对接用户实际需求、推进档案智慧服务、强化档案安全管理等方面提出建议，以供参考。

关键词：大数据时代；档案管理；信息化建设；思路创新

大数据时代，档案管理信息化建设开始朝着智能管理、区块链式储存、智慧服务方向转变，这就要求档案管理工作者主动创新档案管理信息化建设思路，为新时期企事业单位档案管理提供有力的指导。[1]

一、大数据时代档案管理信息化的新特征

大数据时代的到来，使档案管理信息化呈现出许多新的特征，主要表现为：

（一）档案信息管理高效化

在传统信袋式管理模式下，需要档案管理人员对相关档案资料信息进行细致的梳理，即便是实现了信息化的处理，也只是将计算机作为储存档案资料信息的工具。从整体上来看，档案信息依然处于孤立、离散的状态，不利于发现更深层次的档案信息。而大数据的出现，可以使档案信息管理变得更加高效，并支持对档案信息进行深度整合与处理，使流通和使用变得更加方便快捷。

（二）档案管理技术高新化

随着现代科学技术不断发展，档案管理信息化也正由传统的网络信息技术向 “大区云物智”高新技术方向转变。在将大数据技术、区块链技术、云储存技术、物联网技术和人工智能技术引入档案管理信息化建设中后，就可以助力档案数据信息深入分析与挖掘处理，并更加方便地实现信息自动采集与入库管理，为后续高效、安全利用奠定良好的基础。[2]

（三）档案信息服务精准化

在档案管理信息化中，大数据技术的有效应用极大地推动了档案信息资源的互联互通。特别是在用户画像分析、网上远程查询利用等方面，有了大数据技术的支持，档案管理服务也会由被动转向为主动，使档案利用多样化需求得到有效满足。

二、大数据时代档案管理信息化建设存在的问题

利用信息网络技术加强档案管理信息化建设，使档案管理工作效率得到极大的提升。但是进入大数据时代以后，对档案管理信息化提出更高的要求，特别是在数据库系统建设、信息数据深度融合、档案深度开发利用等方面，现有档案管理信息化还存在诸多的问题，主要表现为：

（一）思想观念落后

进入大数据时代后，档案管理信息化、精细化、智能化等特点突出，各企事业单位应结合自身实际对档案管理信息化进行優化完善，使之更加贴合新时期档案管理信息化工作开展要求。然而从实际来看，档案管理信息化建设的思想观念还较为落后，具体表现为将注意力更多放在了对档案管理系统的构建和功能完善上面，没有从数据深度挖掘、提供优质服务等方面入手，对档案管理信息化进行创新升级。

（二）数据融合不够

档案管理涉及的信息数据非常多，包括文本、图片、音频、视频等类型，有时候各种类型数据信息还会交织在一起，这增加了档案信息资料融合、分析和处理的难度，无法保障档案信息可靠性，对后续档案数据资料深入挖掘和有效利用工作的开展带来极大的影响，需要紧跟时代发展步伐，促进各项档案数据信息深度融合，以为各种决策制定提供精准服务。[3]

（三）技术水平较低

随着现代科学技术不断发展，大数据、云储存、物联网、人工智能等技术在档案管理信息化建设领域也得到较为广泛的应用，实现档案管理模式的创新升级。但是结合实际发现，这些先进技术手段在档案管理信息化建设中应用还比较少，特别是在依托大数据技术提供数据分析和数据挖掘功能、通过电子标签和射频技术实现档案赋码和信息自动采集等方面，还要结合实际进行优化完善。

（四）智慧服务欠缺

大数据的终极目标就是变数据为知识，使用户的不同需求均得到满足。要利用大数据技术对不同用户画像及需求进行了解与分析，并借助人工智能、情景模拟等技术，对档案管理服务模式进行创新，使档案管理信息化走向高级阶段。不过从实际来看，档案管理智慧服务还较为欠缺，尤其是在以用户需求为目标驱动、协同大数据价值链实现信息服务向知识服务转变方面，还要结合实际妥善处理好智能化数据库、用户有限认知、知识生产加工等的问题。

（五）忽略安全工作

大数据时代企事业单位档案数据信息爆发式增长，再加上网络开放性的影响，信息丢失、篡改等安全问题发生概率也会升高，加强档案安全管理十分必要。然而实际工作中对该项工作还较为忽略，没有结合实际对防火墙、区块链、隔离网关等安全防护技术进行灵活有效应用，档案信息资料的安全性、真实性无法得到保障。[4]

三、大数据时代档案管理信息化建设的创新思路

（一）主动更新工作理念

大数据时代下，继续沿用传统理念开展档案管理信息化建设工作已经不再适用，需要树立正确的理念和形成科学的思路开展这项工作。具体措施包括：1.加强现代档案管理信息化研究分析。在更新档案管理信息化建设理念之前，应该先对现代档案管理信息化的要求及特征进行深入研究与分析。执行时可以采用召开工作会议、多媒体宣传教育等方式，让企事业单位领导及相关人员对档案管理网络化、信息化、智能化等发展进程、主要内容、实现方式等有全面系统的认识与了解，并在此基础上主动跟上时代发展步伐，让档案管理工作朝着这个方向逐步迈进。2.有效树立档案智能精细管理理念。档案智能精细管理就是利用现代信息技术，在经过搜集数据、压缩数据、传递数据并建立档案以后，搭载云技术构建的巨大储存空间，建立结构庞大、明细清楚的档案信息资料库，档案人员和档案使用者也能通过简单操作实现数据库自动智能信息检索、分析、处理、查询、筛选和使用。在围绕这些内容向企事业单位领导及相关工作人员进行细致讲解以后，能引导他们自觉主动地更新档案管理信息化建设发展工作理念，并积极投入到大数据时代档案管理信息化建设创新发展当中。[5]

（二）促进数据深度融合

由于大数据是结构化、半结构化和非结构化数据的集合，并且大数据时代的档案信息也涉及许多种类型，常见的有文本、图片、音视频等。因此，要实现对这些档案信息数据的有效整合处理、深度挖掘和开发利用，就要在新时期开展档案管理信息化建设工作时，对数据深度融合引起高度重视。具体措施包括：1.整合共享信息资源。操作中可以利用大数据技术，将海量、零散的档案数据信息进行有效整合，并依托现代信息网络技术使档案信息资源得到高效的传递与共享，构成庞大的信息资源，为实现最高形式的档案资源利用打下良好的基础。2.加强数据分析挖掘。开展档案管理信息化建设工作，要将小数据和大数据有效融合起来，助力一些常规性的问题得到更好的解决。在档案领域，小数据是储存在关系数据库中结构化的传统数据，在借助大数据、云计算等技术对这些数据信息进行深层次分析处理以后，就可以形成与大数据关系密切的档案信息资源库，为后续结合实际需求构建相应分析决策模型提供强有力的支撑，档案管理信息化、智能化发展进程也会进一步加快。

（三）应用最新科学技术

随着各种高新技术手段的出现，将之运用到档案管理信息化创新建设中，就能驱动档案治理现代化的新引擎，使之由数字化逐步过渡到数智化阶段。具体措施包括：1.档案管理流程智能化再造。在档案管理信息化的基础上，有效融入大数据、物联网等技术，使档案管理各项工作流程联系更为紧密，并在加强档案数据信息高效流通和共享中，实现对数据库系统的有效建设和缩减不必要的工作流程，进而为档案管理自动智能发展进行赋能。[6]2.有效融入各种高新技术。新时期档案管理信息化建设工作的开展，要结合实际有效融入大数据、物联网、区块链等高新技术，以更好地实现信息采集与自动入库，在面对庞大档案数据信息資源时，也可以通过云储存进行有效的管理。另外，将现代人工智能技术应用到档案管理信息化建设当中，还可以对档案音频、影像等资料进行修复着色，并以更加形象生动的方式展现出来，促进这些档案资料得到有效保管与利用。

（四）推进档案智慧服务

档案智慧化服务是大数据时代档案管理信息化建设创新中的一项重要内容。企事业单位开展档案管理工作，其最主要的目的就是充分利用档案存在的有价值信息资源，以此推动企事业单位获得更加健康稳定的发展。在依托大数据分析、人工智能等技术对档案开发利用模式进行创新升级以后，除了可以将档案管理服务模式由被动转变为主动，还可以为人们提供更加精准和个性化的档案服务。具体措施包括：1.依托大数据技术进行用户图像分析。在有效利用数据挖掘分析技术对用户信息进行深度挖掘和对用户行为进行跟踪分析以后，就可以有效探测到用户的兴趣爱好。然后围绕所得信息资料，对不同的档案使用产品进行开发制作，所生产的各种档案服务产品也能切实满足不同用户的需求。2.利用多媒体技术再现档案真实历史原貌。执行时可以从虚拟现实技术入手，使档案管理彻底摆脱依靠图像、视频等的分散式管理方法，整个过程实物档案也不会发生毁坏、丢失等情况。[7]3.构建数字化档案知识服务系统。操作中要先对用户的需求目标进行有效了解，再协同大数据价值链，以大规模和智能化的知识库作为基础，实现对数字化档案知识服务系统的有效构建。同时，结合实际需要对知识源、知识库等管理功能进行开发完善，使档案信息管理逐渐转向档案知识管理，并在这过程中实现对档案知识的有效生产、加工与应用，实现档案管理服务优化升级。

（五）强化档案安全管理

要更好地应对大数据海量信息冲击和网络开放性对档案管理信息化带来的安全威胁，在加快档案管理信息化建设创新时，要将档案安全管理作为一项必不可少的工作融入其中。具体措施包括：1.防火墙访问防范。防火墙是内部网络与外部公共网络之间的第一道屏障。从理论上来看，防火墙位于网络安全的最底层，主要负责网络间的安全认证与传输工作。在推进档案管理信息化建设创新时，也要注重使用防火墙技术，有效完成传统的过滤任务，并在此基础上为各种网络应用提供相应的安全服务。2.网络入侵检测防御。通过网络入侵防御设备可以在网络入侵行为进入被保护网络之前，通过报警、阻断等方式实现有效拦截。在档案信息化管理中，某些网段也需要通过网络入侵检测系统，实现对网络侵入的有效监测、自动识别和拦截处理，以此保证网络运行和档案信息安全性。[8]3.网关病毒防御。传统病毒防御大多是依靠计算机终端杀毒软件实现，无法取得提前预防、控制和处理的效果。在建立网关病毒防御体系以后，就可以对出入网络的数据信息进行查找和杀毒，针对黑客对应用服务器群的入侵与破坏也能进行有效阻截，保证信息安全。

四、结束语

进入大数据时代，档案管理涉及的信息资料变得越来越多，对档案管理信息化提出崭新的要求。企事业单位开展档案管理信息化建设活动，要综合灵活应用大数据、物联网、云储存、区块链、人工智能等技术，对档案管理信息化进行优化创新，使之朝着智能化、精细化等方向转变。对于档案信息服务也可以借用大数据技术实现档案知识服务的升级，助力新时期档案管理水平与质量得到进一步的提升。

参考文献：

[1] 任玲，晏喜丽.大数据时代档案管理信息化对策研究[J].中华建设，2023（04）：26-27.

[2] 陈苏.大数据时代高校人事档案管理的信息化建设探究[J].人才资源开发，2023（02）：28-30.

[3] 王赞.大数据时代下不动产登记档案管理信息化建设探讨[J].知识经济，2022（22）：13-15.

[4] 邓继红.大数据时代医院档案管理信息化建设的创新性研究[J].兰台内外，2022（11）：1-3.

[5] 崔旭.大数据时代医院档案管理信息化的创新路径分析[J].档案管理，2022（02）：121-122.

[6] 于桂芝.大数据时代医院档案管理信息化建设的创新思路[J].中国管理信息化，2022（05）：19-21.

[7] 谢杏.大数据时代房产测绘档案管理的信息化建设与应用[J].城建档案，2021（12）：13-14.

[8] 张晨.大数据时代医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2020（15）：63-64.