基于B2B 业务商品采购内部审计的难点与对策——以D公司为例

王中鸣 得力集团有限公司

引言

随着B2B 业务的快速发展，直销企业仅供应自有产品无法完全满足客户需求，外购商品的比重逐步增大。同时，商品采购中的问题频繁暴露，企业管理者愈来愈重视商品采购内部审计。开展商品采购审计有利于企业管控采购成本、纠正采购差错，预防采购舞弊行为等效果。本文以一般B2B 企业为例，研究商品内部审计实施的难点与对策，以帮助企业有效开展商品采购内部审计。

一、背景

（一）案例简介

D 公司直销业务自2011 年开始创建，并成立了直销事业部。D 公司服务于大型政企单位并为其提供专业的供应解决方案。在政府采购与大型企业的直采渠道上建立了完备的B2B 商城，涵盖D 公司自有的5000 个产品与相关联的近50000 种优质商品。随着D 公司直销业务的迅速发展，销售规模的不断扩大，办公物资B2B 发展战略逐渐确定为D 公司的主战略。D 公司对B2B商城、SAP 系统、WMS 仓库管理系统等多个管理系统联合，支撑整个B2B 业务运行。

基于D 公司目前B2B 业务产品结构，外采产品与自有产品的销售额比例为10：1。商品采购就是为达成客户需求，保证多品牌多类别的商品供应，从而进行采购需求计划、供应商开发与管理、采购过程管理等一系列职能活动。B2B 业务商品采购与一般采购有很大区别，涉及的品牌多，品类广，产品延展性大，跨品类产品关联性弱，受客户需求影响大。除少数热门商品外很难在几家供应商进行集中和大规模采购，周期性备货困难，需要实时进行采购备货。

（二）商品采购组织体系与相关内部控制

1.采购管理部组织结构

商品采购的职能主要为制定商品采购计划、供应商开发与管理、采购过程管理以及采购监督。依据不同的职责与权限，D 公司在商品采购管理部下设计划管理科、采购管理科、区域采购管理科与价格监管科。

在此组织结构中，计划管理科的职责就是根据市场价格波动及客户需求，进行策略性备货。采购管理科负责供应商的开发与管理，以及采购作业流程进行规范及管理。区域采购管理科负责全国直销分公司采购部工作的协助、规范、监管。价格监管科负责采购价格的审查，按品类价格管理规范周期性进行比价、议价。

2.不相容职务相分离控制

整个采购业务活动中，对请购与审批、采购合同订立与审批、采购与验收、付款审批与付款执行、采购与相关会计记录实现不相容岗位相分离，形成相互制约的工作机制。目前工作中，对供应商询源、洽谈、询价、与供应商确认等关键的岗位未完全实现分离。

3.会计系统控制

商品采购的全过程：采购需求计划——采购订单确认——商品验收入库——供应商对账付款，均在OA 平台、SAP 以及WMS 中完成。已维护的供应商采购订单直接在SAP 中生成，新开发的供应商由采购员在OA 发起采购合同审批后生成采购订单，商品交付后由仓库账务员在WMS 进行收货入库，确认收货后专人负责与供应商对账，最后采购员发起商品采购付款申请，经SAP 对账成功与财务审批后自动付款并自动生成会计凭证。

（三）商品采购管理缺陷

1.价格管控不到位

采购的价格管控，包括实际采购价是否按照合同价格执行，采购退货价检查。

将商品实际采购价格与合同价格进行对比，发现采购价格高于合同价格的情况。其原因为供应商价格数据维护滞后或采购员在作业时未按照系统维护供应商价格清单进行采购。

将商品的退货价格与原采购单价进行对比，发现退货单价低于前期采购单价的情况（不属于折价退货情形），即“高采低退”，其原因为采购员未查询该物料采购价格记录或人为录单错误造成（见表1）。

表1 商品采购价格与合同价审查

2.风险商品难监管

风险商品是指易出假货，跨供应商经营范围商品。风险商品采购难监管体现在风险商品库存有限、交期紧张而无法满足客户需求时，采购员在非指定供应商处进行大批量采购，或在指定供应商采购跨品类商品。当获得客户项目型订单或者客户突发性需求订单时，现有商品的库存以及已有供应商的可采购量在时效性上无法达到客户要求。采购员即通过本地市场寻找供应商采购现货，而该供应商不在已有供应商名录内；或者向A 品牌供应商采购B 品牌商品，此类采购方式，在商品质量及售后服务等方面存在非常大的隐患。

3.采购信息共享与安全保障不足

采购信息共享是指将有效的采购信息、供应商信息传递到每一个采购组。如共享供应商所供物料的可供货量，多家供应商的最低价以及预估送货时效等关键信息，既节约采购工作量又节约采购成本。若某一地区客户需求涉及多个品类很多个物料，相应的采购组根据客户需求制定采购计划确定不同供应商并完成一系列的交付。当其他地区客户也有相同或类似需求时，通过信息的共享，可以减少采购计划制定、选择供应商、确定采购价格等一系列重复的工作。

信息共享面临的问题在于信息安全。供应商物料供应量、价格等敏感信息在传递过程中易出现泄露，并且难以监控和追溯责任人。

二、商品采购内部审计问题与难点

（一）采购询价、比价流于形式

就内部审计而言，采购数据量非常大，且询价商品的选择上没有直接、具体的标准，很大程度上依赖审计人员的经验以及职业判断。在不了解商品属性、特征、规格参数的基础上，仅凭采购价格作为选择依据则很可能无法选出异常的商品进场询价。

询价与比价的供应商通常建立在已有供应商的基础上，审计人员自己寻找供应商进行询价、比价的能力较弱，且很难表现出真实的采购意图，通常很难获得真实且有效的供应商报价。因此，询价的结果易流于形式。

（二）供应商采购配额难判断

当一个采购组在多个供应商处采购同一商品时，选取一特定的期间，对采购的配比进行审查。审计发现存在采购配比不合理情况，即采购单价高的供应商采购的份额大，而单价低的供应商采购份额小。在同等情况下，采购的资源应当倾向于单价低的供应商。采购配比审计的缺陷在于，审计员无法评估供应商的可供货量，未全面考虑除采购价格以外的因素（如产品交期、服务水平）。采购配比的结果能够帮助审计员识别异常的采购数据，但无法做出实质性判断（见表2）。

表2 采购配比审查

（三）采购人员舞弊难以发现

常见采购人员舞弊行为有利用其职务在供应商准入、供应商选择、确认商品采购价格等环节为个人谋取经济利益；泄露公司信息（如采购价格，供应商信息）给竞争对手等方式牟取经济利益。

因舞弊常需要与第三方串通，舞弊方式方法隐蔽，存在大额现金往来等特征，内部审计人员难以发现舞弊行为。如采购员收取供应商回扣、现金红包等，将不符合标准的供应商准入，采购假冒伪劣商品。这种个人利益凌驾于公司利益之上的特别风险，若不强化监管，会对企业造成巨大的负面影响。

（四）内部审计人员素质不高，未能深入采购业务审计

从D 公司目前内部审计人员的结构来看，除部门负责人及业务骨干外，内审人员呈现年轻化特点，多数处于学生过渡于职业人的阶段，审计敏锐度不高。面对实际采购业务活动，在供应商现场询价、关键岗位人员沟通等方面劣势明显。

内部审计人员应当深入了解采购业务的各个环节，发现内部控制的缺陷及薄弱环节。尤其是供应商准入、采购商品供应商选择这些采购业务活动的前端。因内部审计人员社会经验欠缺，职业判断不足，以及采购业务活动的灵活性与复杂性等因素，导致内部审计人员未能深入采购业务审计。

三、解决思路与对策

（一）采购价格信息化

采购价格的信息化，可以为价格审计提供信息支持。面对大量的、多样的、类似的采购数据，审计人员需要进行数据处理和分析。通过信息化，将商品实际采购价与该供应商的合同价自动进行对比，也可以将同一期间内商品在不同的采购组、不同供应商间进行采购单价对比，自动输出价格异常采购数据。

建立价格信息系统，提供多平台、多供应商的商品价格信息，并且对价格信息定期更新，保证价格的时效性。方便审计人员获取各种商品的价格动态，从而有选择地对采购价格异常的商品进行检查。既提高了审计的科学性与效率，也为日常采购询价、比价提供了数据支撑。

（二）对供应商准入、持续评估审计

供应商准入与持续评估审计可以从供应商关系、供应商资质、供应商考核评价等方面切入。

1.供应商关系审查

供应商准入环节，查询供应商法人或股东信息，与公司名册中的人员信息进行比对，初步判断是否有公司在职人员的亲属为供应商的情况，也可以通过简易调查方式核实供应商与洽谈、审核、核准人员的关系情况。

2.供应商资质审查

供应商资质是指供应商代理资格，以及产品授权。不具备代理资格、厂商授权的供应商，无法判断其进货渠道及产品质量。内部审计人员可以直接预约上门检查供应商授权，检查供应商授权的文件。必要时，可以要求供应商提供进货发票，现场查看供应商仓库等形式评估供应商的资质。

3.供应商持续评估审查

供应商考核从质量、交期、服务、价格四个维度设置不同指标和权重对其进行评价。针对考核评估的内容审查采购员是否按照已设定的指标以及得分标准进行打分评价，是否存在人为帮助供应商得分行为，关注得分较低的供应商仍合作的原因。

4.取消合作供应商再合作审查

取消合作的供应商，因不符合公司供应商要求，或违背商业合作原则而停止合作。当发现有采购组对已取消合作的供应商继续进行下单采购时，审计人员应重点关注取消合作的供应商再次准入、合作的情况。重点关注洽谈、审核、核准人员是否违反制度流程操作现象，并通过调查核实供应商与洽谈、审核、核准人员的关系情况。

（三）举报投诉制度与举报人保护制度

建立举报投诉制度，并将投诉的方式及途径传达至全体员工、供应商、客户。明确举报投诉处理程序，包括举报受理处理、举报立项调查、举报人保护和沟通、举报奖励和处罚以及举报事项结案。

了解举报人员的心理，内部员工举报可能体现对管理者的厌恶，或对舞弊行为的抵制；外部供应商举报可能因自身被取消合作，或者公司在同类其他供应商进行更高规模采购。了解举报人员心理，引导其帮助内部审计获得重要的审计证据。

（四）加强人才培养，提高内部审计人员素质

提升内部审计人员素质是强化工作质量、提升工作效率、发现采购缺陷的关键。企业可通过增设员工培训、制定员工激励机制、人才梯队建设等方式提升内部审计队伍的素质。可以在年初制定全年培训计划，也可以不定期进行典型审计案例分享与探讨；制定与审计成效挂钩的绩效考核制度，如审计人员的奖金与发现采购违规损失金额挂钩，可以激励内部审计人员充分发挥主观能动性；完善人才梯队建设，根据审计人员的专业能力或管理能力设置不同的成长通道。

四、审计建议与问题整改

（一）规范采购操作流程，健全规章制度

建立规范的采购操作流程和一系列的规章制度，保证采购过程统一、协调、高效运转。如直销分公司采购部日常采购工作依照《分公司直销采购作业规定》执行，只有建立相关规章制度，才能使内部审计有据可依。

（二）审计案例宣导与廉洁文化建设

工作中，对发现采购人员收受回扣、职务侵占等违规行为，以书面或者视频会议的形式，向全体采购人员进行宣导，起到警示作用。重视廉洁文化建设，营造诚信守法、廉洁自律、阳光向上的团队文化。

结语

随着B2B 业务的增长，产品品类的不断增加，商品采购需求将不断扩展，如何通过内部控制与内部审计以达到差错纠弊、风险预警目的。本文结合D 公司审计部实际情况，对采购业务活动中审计存在的难点与局限性进行分析总结，通过对原有业务流程优化、信息化建设、供应商准入与评估审计、举报投诉制度、审计人员培养等方式优化商品采购审计模式。但在实际应用上，仍存在一定的审计限制，如信息化建设中采购信息的可获取性，相关数据的可比性；以及举报调查中因内部审计并不具备国家机关等强制性措施，部分审计证据难以获得。在未来的审计工作中，需要不断进行审计流程的优化以深入采购业务活动，促进企业管理水平，发挥最大的审计价值。