新形势下的事业单位档案管理创新和服务模式改革实践

摘 要：进入社会主义新时代，事业单位档案管理面临着新的发展机遇。信息技术在我国应用广泛，尤其在档案管理中融入信息技术，能提升档案管理的效率，改变传统的服务模式，使档案管理向着高质量的方向发展。因此，在档案管理中，事业单位应积极作为，加强创新，优化档案管理流程，创新档案管理模式，加快档案工作的改革。

关键词：档案管理；服务模式；改革实践

事业单位发挥着公共职能的作用，能够提升我国的行政效率，在事业单位中有着较多的档案资料，这些档案资料涵盖了事业单位多方面的内容，能为事业单位的发展、管理决策等提供依据和参考，并提升事业单位的运转效率。当前，我国不少的事业单位都开始重视档案管理，但依旧存在一些问题，这些问题制约了事业单位的发展。本文结合一些实例，就新形势下事业单位档案管理创新和服务模式的改善展开阐述，并提出一些有效的策略，希望能带来帮助。

一、事业单位档案管理的性质

事业单位档案管理至关重要，在一定意义上能影响到档案资料的储存、开发和利用程度，因此，必须采取完善的措施加强档案管理创新，并改善服务模式，使档案管理向着高质量方向发展。

一般来看，事业单位的档案管理包含档案的储存和收集以及开发和利用两大板块内容。具有以下几个方面的性质：一是事业单位档案管理广泛性强，单位内部的档案覆盖广泛，需要涵盖多个领域、多个部门，需要能够收集事业单位的全部信息资料；二是事业单位档案管理便捷性强，单位一旦建立档案资料，需要集中归类来自各个方面的信息，分类建档、专门登记和专门管理，这样能够便于查询和利用，也有利于后期维护，实现各种档案的信息共享；三是事业单位档案管理储存性强。在事业单位中，能够存储很多形式的档案，需要建立专门的存储机制，对各种类别的档案集中存储或专门存储，保证档案的安全，加强管理；四是事业单位档案管理具有较高的价值属性。很多档案资料价值较高，一些档案还涉及机密，在管理中应根据不同种类档案的价值属性分类管理，对价值较高的档案资料加强安全防护，防止出现被盗风险。此外，还应加强甄别档案资料的数据价值，避免收集一些无用的档案文件和档案信息；五是事业单位档案管理保密性强。事业单位性质特殊，承担着一些公共责任，履行着维护公共职能的责任。因此，在管理中应加强保密工作；六是事业单位的档案具有历史传承性，在一些民族地区中，事业单位档案具有一定的历史传承，一般会涉及民族地区的历史和文化，从利用开发的角度讲，应当二次开发档案，使其发挥出最大化的职能作用。

二、新形势下加强事业单位档案管理创新、提升服务效率的意义

事业单位在我国是一种公共性的服务组织，具有一定的公益性，且履行着公共职权，能够帮助政府部门承担一定的行政责任。事业单位内部档案管理工作是一项关键的工作，其通过整合单位内部各种档案信息，并整合成档案资料，分类存储、利用和开发，能为事业单位的工作提供必要的保证。因此，加强档案管理创新，提升整体服务效率，具有以下几个方面的意义：一是整理各种信息资料，省去不少中间环节，提升事业单位的决策效率。在事业单位内部，由于工作比较复杂，会形成各种资料文件，这些资料文件比较杂乱，需要整合成档案集中管理，成为重要的凭证。当涉及某领域工作时，只需查询该领域的档案资料即可，方便、快捷，有利于事业单位作出科学、合理的决策；二是能为事业单位的改革提供方向。当前，事业单位的不少档案资料价值较高，蕴含着丰富的信息，事业单位能挖掘出各种档案的潜在价值，将其融入日常管理和改革的方方面面，促进事业单位可持续发展；三是能优化资源配置，提升事业单位内部运转能力。当前，事业单位加强档案管理，能有效调配内部各项资源，档案资料文件一般能总结出单位各项事务的历史资料和历史数据，单位在当下运营时会需要用到这些资料，通过档案集中整理，能够提升事业单位的运转效率。

三、事业单位档案管理服务创新应遵循的原则

在事业单位档案管理中，不但应当创新管理模式，在开展档案服务时还应遵循一定的原则，保证服务质量。一是事业单位档案服务应当遵循完整性原则。事业单位档案信息种类繁多，各类档案资料往往堆积如山，且每一类档案都有很多内容。因此，在档案储存管理、开发使用时，一定要保证全部信息的完整性，不能出现缺失和遗漏的现象；二是档案服务应当遵循真实性原则。档案资料的最重要特征是真实性强，档案信息一旦被记录在档，就应具备较强的依据，具备较强的实效性。事业单位应当将真实性融入整个档案服务流程中，在整理各种档案内容时，应详细比对、仔细考核；三是在档案服务过程中应遵循以人为本的原则。不管是前期的管理还是后期的服务，都应当以人为本，将“人”放到第一位，满足不同档案使用者的需求。还应当健全档案服务机制，完善服务流程，根据使用者的使用习惯改善服务模式，使档案服务能够融入整个档案管理流程中，提升服务质量。

四、新形势下的事业单位档案管理创新和服务模式改革实践

1.树立先进的管理理念

档案人员应意识到档案管理是事业单位开展各项工作的基础，加强档案管理能为事业单位提供重要的材料和凭证，并为其提供必要的管理素材。因此，档案管理人员应将档案管理工作放到重要位置，加大创新力度，为其出谋划策。一是在档案管理中管理人员应与时俱进，结合当下的管理现状，融入新的管理思想，循序渐进地改进当下的档案工作，一步一个脚印；二是事业单位应投入足够的资金。在新形势下，事业单位档案管理进入新的阶段，传统档案模式不再发挥作用，新型的档案管理信息化模式已经融入全程中，事业单位应用足够的资金引入现代化的档案设备，为档案管理打下基础；三是应当更新档案服务理念。在新时期，事业单位管理人员应转变服务模式，根据新时期档案管理的潮流，优化服务流程，贯彻信息化、多元化的服务原则，提供完善的档案服务。

2.完善档案管理服务体系

在事业单位档案管理服务的过程中，应当完善服务体系，为档案使用者提供必要的保障。第一，应当充分发挥档案管理的实际作用，加强创新，将更新档案服务体系作为一项长久内容去落實。事业单位应当确定档案管理的整体服务思路，单位管理层应意识到要达到一种什么样的服务效果，并围绕整个目标优化各个服务流程。目前，应当加强信息化服务模式，从事业单位的内部区域网入手，借助先进的网络测试技术，展现数字化档案功能，并开发新型的数字化服务手段，完善整个服务系统。第二，应当及时更新信息化系统，运用信息化系统，将整个档案管理服务流程连接起来，包括档案的收集、开发、整理、储存、利用和共享，这样整个档案服务工作就会更加方便快捷，能不断提升服务效率。第三，应当完善事业单位档案管理部门的职能，档案部门是档案服务的总部，是开展各项服务工作的中枢，因此，档案部门应创新服务形式，可以使用在线服务等方法办理档案业务，为用户带来便捷的体验。

3.优化整个档案管理流程

要做好档案管理工作，就应优化整个档案管理流程，加强创新目标，不断提升档案管理的质量。首先，应当明确档案管理目标，如果目标不清晰就会使档案工作偏离轨道，不少事业单位档案管理的整体目标是整理单位中存在的各种信息并统一归档，为单位的未来发展提供信息材料。因此，應围绕这个整体目标做好统筹工作。但同时也应看到，不同的事业单位业务内容不同，工作内容不同，各个事业单位应当建立自己的档案工作目标，在建立目标时，一定要与自身的实际工作内容相结合，应具有较强的执行性，如事业单位人事档案管理中就应与人事工作结合在一起制定目标；其次，应当完善整个档案管理流程，档案流程包含档案整理与收集、档案标记与检索、档案利用和共享等各个部分。在收集阶段，应当到事业单位各个部门收集档案，传统的模式是人工收集，比较烦琐。新形势下，应当实现自动化收集，运用先进的信息技术，如利用档案扫描技术收集，更加方便快捷，能减少出错率。在收集完后，应当将档案分为纸质和电子两部分，避免丢失。在档案整理的过程中，也应利用好信息技术，使用信息系统建立不同的档案模块，将不同的档案整合到对应的模块中，以实现集中整合，并在档案模块中建立更多的小模块，区分同一类型档案的不同型号，实现由上到下的高效整合，使每一份档案都能归类到其对应的区域，便于查询以及开展后续工作；再次，应使用信息技术建立先进的检索程序。在传统档案管理中，检索依赖于人工，比较麻烦，且容易出错。在新形势下，应当在对应的档案模块中检索，只需输入关键词，就能检索到对应的档案。此外，事业单位还应开发与档案检索有关的小程序，使用先进技术，连接到档案信息化系统中，让检索人员能通过多种渠道检索。在档案检索中，为了检索便利，应当简化处理各个档案的编号和名称，可以用英文字母代替，也可以设置多个特殊检索符号；最后，完善档案利用和档案共享机制，这一阶段是最后的阶段，事业单位应加强重视，在档案利用和共享中，原有的档案会从档案归档处分离出来，应当及时建立备份。事业单位可以建立档案资料备份系统，备份记录使用的档案，防止档案在使用过程中由于各种原因出现信息丢失等情况。此外，事业单位还应建立档案共享中心，与其他单位加强互动交流，探索档案管理与服务的经验，及时共享对方先进的信息，提升各自的档案管理效率。

4.优化档案人员配置

在事业单位的档案管理中，档案管理工作人员发挥至关重要的作用，档案人员综合能力的高低将直接关系着档案管理的质量，因此，应优化档案人员配置。一是应调整档案人员结构比例，在事业单位内部，不仅应包含一些经验丰富的档案人员，还应包含一些新的档案人员，实现以老带新，使档案人员结构队伍稳定，一旦老档案人员退休，就有新鲜的血液及时补充；二是应加大招聘门槛，多引进一些复合型的档案人才。进入信息化时代，事业单位档案管理将向着信息化方向发展，事业单位档案管理人才不仅应拥有先进的档案管理技术，还应拥有娴熟的信息技术，这样才能满足事业单位的档案管理需要。因此，在招聘人才时，应更加注意多招聘复合型人才；三是应当加强对档案人员的培训，在培训时可以选择使用集体培训或专门培训的方法，全面提升档案人员的综合素质。事业单位应当注重培训档案人员的档案技能和信息技术能力，将信息技术能力与档案技能融合，衍生出一套新的技术体系，使档案人员快速掌握。此外，应当将培训覆盖档案人员的整个职业生涯，使其能受到岗前培训、岗中培训。必要时，还应当邀请知名的档案管理专家到单位开展讲座，为档案人员讲解最前沿的档案技术，还可以派遣档案人员到其他的事业单位开展学习交流，学习外单位先进的技术和档案管理经验，并取长补短，融入自身的档案管理中，不断提升档案管理质量。

5.完善档案管理部门的职能

事业单位还应完善档案管理部门的职能，运用一系列先进的政策，打好组合拳，整体优化档案管理部门，加强组织建设，优化岗位设置等，发挥出档案部门的最佳作用。第一，应当明确档案管理部门的具体工作目标和工作任务，及时设置档案规划，制定档案管理制度。尤其在制定档案管理制度时，应与实际工作相符，具有较强的执行性，能为实际工作的运转提供依据和标准，使实际档案工作有一个明确的方向；第二，应当优化档案管理部门各个岗位的配置。各个岗位应当设置合理，能在不同的档案环节发挥不同的作用，各个岗位之间应当分工合理，既能互补又能开展合作，共同完成档案工作。此外，应当将合适的人员安排到合适的岗位，做到人尽其才。第三，应当建立完善的考核机制、激励机制和薪酬体系全方位衡量档案人员，做到公平公正。在建立考核体系时，应使用多种考核指标和考核方法，对档案人员的工作作出正确的评价，在建立激励机制时，应当注重精神激励和物质激励并重，提升档案人员的积极性，并根据档案人员的业务完成情况，建立完善的薪酬体系。

五、总结

我国正加快行政体制改革，事业单位改革也正在开展中，为了提升事业单位的行政效率，加快事业单位的发展，应当重视档案管理工作。事业单位应加强档案管理的创新，突破原有档案管理模式的阻碍，健全新型的档案管理体系，不断提升档案管理质量，还应改善原有的档案服务模式，在信息技术的指导下健全新型档案服务体系，将档案服务融入每一个流程和环节中，提升工作效率。

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（作者单位：山东省菏泽市广播电视台）

作者简介：单芳（1979—），女，汉族，山东菏泽人，本科，副研究馆员，研究方向：事业单位档案管理。